辦公室5S推行實施方案

1、關于辦公室開展 5S 推行計劃方案一、目的 :通過 5S 活動的有效開展辦公室辦公環(huán)境 ,提升辦公室人員的工作效率 ,.改 善辦公場所的環(huán)境 ,提高辦公人員的整體素質(zhì) ,能夠有效提高辦事效率 ,提升部門 的整體形象。二、適用范圍： 本推行方案適用于本部門辦公人員。三、行業(yè)術語：1.5S的起源5S起源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機器、材料、方法等生 產(chǎn)要素進行有效管理，是日式企業(yè)獨特的一種管理方法。2.5S的含義5S指的是日文 SEIRK整理)、SEITON(整頓)、SEIS0(清掃)，SEIKETSU (清潔)、Shitsuke(修養(yǎng))這五個單詞，因為五個單詞前面發(fā)音都是“s” 所以統(tǒng)稱

2、為“ 5S”其中：整理：區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場不放置非必需品；整頓：將尋找必需品的時間減少為零；清掃：將崗位保持在無垃圾、無灰塵、干凈整潔的狀態(tài)；清潔 ：將整理、整頓、清潔進行到底，并且制度化； 修養(yǎng)：對于公司管理制度事項，大家都要遵守執(zhí)行。四、辦公室5S要求：(一) 、 整理1、每月考勤文件和日常所有文件(包括電子文檔) ，把文件分為必要 (有效 )和不 要(無效)的。必要員工資料和工資考勤保存在文件柜歸檔，不要的全部銷毀。2、每月日?？记诤驼埥虇斡涗洠瑢徟蟮挠行П韱?、記錄統(tǒng)一保存文件夾并歸 檔。3、本部門所轄區(qū)域的設備、物品、空間，并區(qū)分“要”和“不要” ，并分類如下 ( 1)、設備

3、：電腦、打印機、電話、傳真機、文具和書籍等。( 2)、物品：公共辦公用品、個人用品和裝飾品。( 3)、空間：柜架、桌椅、抽屜和儲物柜等。4、“不要”物品經(jīng)各部門主管判定后，集中處理。(二) 、整頓1、文件資料的管理整頓( 1)、檔案管理依據(jù)公司文件檔案管理制度執(zhí)行。 (2)、將文件按待處理、處理中和已處理分類放置。( 3)、機密類文件根據(jù)應用情況分為每日必用、常用和常不用 3 種，常不用的機 密類文件盡快處置。( 4)、電子文檔資料分類必須條理清晰， 需要永久或長期保存的， 應打印成紙制 文件并同時將電子文檔存儲到電腦硬盤或 U 盤進行妥善保存。2、辦公室的整頓( 1)、辦公室桌面除文件盒、筆

4、筒、文件、電腦外無其他物品。 ( 2)、電腦：桌面呈 45 度角貼墻放置，豎式主機置桌面下。( 3)、抽屜：所有物品分類放置，辦公用品放上層，個人用品放下層。（4）、桌椅：桌面物品擺放整齊有序，桌面清潔、干凈，椅子擺放整齊（5）、垃圾筒：置于桌后或辦公桌右下角。（6）、公司報刊：放置在報架上，或閱完后放入辦公桌內(nèi)。（三）、清掃1、辦公區(qū)域（如通道、地面）不需清掃，由專門的保潔人員負責。2、清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域，具體清掃基準如下：清掃對象清掃要求周期清掃時間個人區(qū)域桌面干凈、整潔，桌洞內(nèi)無垃圾、雜物每天一次每天下班后辦公設備電腦主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢每周一次每周五下班后

5、文件資料桌面、電腦中無失效文件；超過保管期限的及時銷毀；保管期限內(nèi)的在文件資料柜歸檔；無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等每月一次每月最后一天（四）、清潔1、徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。2、利用本部門推行小組巡查，提高辦公區(qū)域 5S活動意識（五）、素養(yǎng)1、遵守公司員工手冊有關規(guī)定。2、遵守公司員工日常行為管理規(guī)定。（六）、安全1、正確使用辦公室各種電器設備。2、定期檢查辦公區(qū)域各種電源、線路的安全狀況。3、保持安全通道、出口的暢通。（七）、節(jié)約1、最大限度地利用各種辦公用品。2、設置各類辦公用品分類回收箱。3、對不能再使用的辦公設備進行相關回收處理。五、辦公室5S推行小組成員組織結(jié)構(gòu)和職責

6、如下:辦公室5S推行小組成員職責：1、組長的職責：總體把握5S推行小組的工作方向，監(jiān)督檢查本部門 5S活動效果。批準5S 推行計劃書、評價5S推行、改善成果、在辦公區(qū)域5S活動推行中擁有最高裁決 權(quán)。2、副組長的職責：決定5S活動重點、活動時間，負責活動推行項目提案，改善辦公區(qū)域工作環(huán) 境。準備小組會議召開工作，組織部門 5S稽查員對本部門檢查、統(tǒng)計和評估 5S 活動效果、并上報組長。定期做推行情況報告，協(xié)助辦公區(qū)域5S推行小組組長處理事務，同時，組長不在時，代行其職責。3、5S稽查員的職責：對辦公區(qū)域成員進行5S檢查和監(jiān)督，對5S檢查結(jié)果公布到辦公區(qū)域人員。上報給副組長辦公區(qū)域5S推行情況，

7、跟進推行小組會議決定事項。4、組員的職責：參與本部門開展5S活動方案，具體落實實施部門推行工作，執(zhí)行上級的各種 工作指示，參與5S活動的評比、評價、確定開展 5S活動效果。六、辦公室5S實施標準要求：1、桌面:物品方面，將公司用品和個人用品區(qū)分開來；公司用品放在明顯處，私人物 品放在不明顯處；企業(yè)用品放在抽屜的上層，私人物品放在抽屜的下層；辦公桌 椅應設置姓名標牌。2、文件柜:A. 文件柜左上角貼柜子編號、名稱、部門、以及責任人等；B. 柜門內(nèi)貼上柜內(nèi)文件/物品位置對應圖；C. 文件柜內(nèi)分層分類，用分隔線和標簽區(qū)分。3、文件資料：將所有文件資料有效分類，運用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取，

8、如下圖示為經(jīng)過分類整理后的文件資料放置圖例：按一股文斗分交. 按主A>÷>1Z- H逞塞.4、抽屜:A. 清除不用或不用物品，留下必需品；B. 所有物品應分類，并進行標識；C. 辦公用品放置在上層，個人用品放置在下層5、墻壁不隨意張貼紙張：使用使用膠水、膠紙將紙張貼在墻上時，一旦揭除會留下難看的斑跡，從而影 響辦公室整體形象。6、辦公室標識管理：、辦公桌區(qū)域標識根據(jù)辦公人員的數(shù)量，將辦公桌劃分為不同員工的作業(yè)區(qū)域， 其標識的內(nèi)容包 括以下3個部分。1）區(qū)域名稱；2）區(qū)域所屬人姓名；3）區(qū)域人職務。、區(qū)域物品放置標識各區(qū)域所屬人根據(jù)本人辦公用品以及其他物品的多少， 標識不同

9、物品的放置位 置。有時，并不用具體地標識出物品放置位置， 也可以將所有辦公桌上的物品整 齊放置到所屬區(qū)域，如下圖所示。、文件夾標識管理文件夾外部標識主要是指側(cè)面標識和正面標識。其中，側(cè)面標識主要包括以下5個要素。1）文件夾編號；2）文件夾名稱；3）文件夾內(nèi)文件內(nèi)容簡述；4）文件夾管理部門；5）文件夾管理責任人。文件夾標識的注意事項：1）無論文件的厚薄，文件夾標識的長度、寬度都應保持一致；2）若將文件夾放入文件盒內(nèi)，文件盒也應有相應的標識；3）在文件夾側(cè)面加上斜線或三角形，以形成目視管理標準；4）統(tǒng)一文件夾標識的規(guī)格和字體。5）如下圖所示：七、辦公室5S活動檢查表:辦公室5S活動檢查表活 動檢查

10、內(nèi)容配分得 分問題點描述整理桌面及抽屜內(nèi)均無多余物品，且擺放整齊:4有無檔案規(guī)定，并保存歸檔3辦公區(qū)域是否有不用或不急用的物品、工具4辦公區(qū)域是否有明確的區(qū)域標識 ，且標識清楚4小計15分整 頓定位明確，使用目視管理，任何人可隨時使用4文件柜、辦公用品是否有管理責任人:3購置品和各部門快遞包裹有無規(guī)疋放置處4文件等是否實施定位化（顏色、斜線）管理4小計15分清 掃地面、桌面是否雜亂3電腦和辦公設備線路是否雜亂3個人區(qū)域墻壁、地面是否保持干凈3辦公區(qū)域文件、工具、辦公用品是否有灰塵2辦公區(qū)域死角是否有灰塵4小計15分清潔辦公設備是否保持干凈3抽屜內(nèi)是否雜亂3私人物品有無依規(guī)定放置3下班時桌面上是

11、否整齊3辦公區(qū)域人員是按照前 3S是否規(guī)范化、標準化3小計15分素 養(yǎng)是否遵照規(guī)定統(tǒng)一佩戴好廠牌3待人接物態(tài)度好，語言禮貌，舉止文明3有無遲到、早退、曠工現(xiàn)象3堅持上班前開展5S活動五分鐘，下班后開展5S活 動五分鐘3辦公人員儀容端正、著裝整潔得體315分安全辦公設備電源開關、線路是否有定期檢查5辦公區(qū)域通道是否堆放有個人物品:5每天下班后，辦公設備電源是否及時關閉5小計15分節(jié) 約報廢的辦公室設備是否及時回收處理3辦公用品是否合理使用2過期的辦公文件廢紙是否及時清理3是否節(jié)約辦公用紙、電2小計10分評語八、辦公區(qū)域5S檢查考核方法:方法說明定期巡查方法每周至少巡查一次，由部門 5S推行小組制

12、定檢查時間到 現(xiàn)場巡查和督導，發(fā)現(xiàn)問題，及時做好記錄。不定期巡查方法不疋期到現(xiàn)場進仃巡查和督導，隨時發(fā)現(xiàn) 5S活動推仃中 的問題，以便迅速采取措施解決。1、5S推行小組檢查工作的步驟：（1）、確定時間和地點開展巡查工作前，確定巡查的時間和地點。（2）、開展巡查工作到辦公區(qū)域現(xiàn)場巡查，并多與現(xiàn)場人員溝通、交流，以便發(fā)現(xiàn)問題。（3）、發(fā)現(xiàn)問題在開展巡查工作的過程中，通過仔細觀察和詢問，發(fā)現(xiàn)5S活動推行中存在的問題。（4）、發(fā)出改善通知向存在問題的單位或責任區(qū)由郵件形式通知區(qū)域責任人，要求其立即改善。（5）、跟蹤監(jiān)督改善及時跟蹤問題改善的進度，監(jiān)督改善情況，必要時適當進行指導。2、檢查考核程序：（1）、由5S推行小組制訂計劃檢查時間，由于本部門涉及其他部門（秘書部、人力資源部、ISo部）可以制訂分組到各區(qū)域進行 5S活動檢查,記錄相關結(jié)果，然后 在辦公室根據(jù)評分標準評分。當天下午5:30前將有關檢查記錄發(fā)以郵件形式發(fā)布到每個辦公人員的郵箱。（2）、推行小組成績后由每個月底30日于次日早晨9:30前公布成績。（3）、推行小組于成績公布當日下午 2:30召開總結(jié)會議，辦公檢查結(jié)果和指導 問題改善。(4) 、每月3日公布上