如何提高工作效率

1、1. 確定方向 不走冤枉路俗話說： " 馬壯車好不如方向?qū)?"，這句話的典故來自春秋戰(zhàn)國時期，有位夫子備了很多 物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答：" 此路非往楚國。 "夫子說： "我的馬很壯，沒關(guān)系。 " 路人又再強調(diào)這不是去楚國的方向，夫子依然固執(zhí)的說：" 我的車很堅固。 "路人只好嘆息的說： " 這不是往楚國的方向?。?" 方向錯誤，再怎么努力都枉然。仔細想想做這項工作的重點是什么， 希望藉此得到什么結(jié)果， 這樣做之后是不是真的能 得到想要的結(jié)果，與你的主管及上下游流程的同事一同討

2、論，再決定整個方向及流程。小箴言：光是忙碌是不夠的。問題在于：我們到底在忙些什么？ 美國自然主義作家亨利大衛(wèi)梭羅( Henry David Thoreau )2. 做行事歷及項目執(zhí)行計劃事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：計算機軟件，例如 Outlook 內(nèi)有計劃表、行程表和日歷。日歷或是商務(wù)日志。自行設(shè)計的簡單表格。以一天的計劃表來說， 首先列出你必須做的事， 這些是你今天的首要工作； 然后再列出 應(yīng)該做的事， 以及可以做但并不急于一時的事。 然后評估各項工作所需的時間， 再決定如何 把時間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內(nèi)去做。

3、一天的時間規(guī)劃完成后， 可以延伸成一周的計劃， 決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。 每天要 確認行程是否照計劃進行。小箴言： 知道計劃何時開始， 就開始列進度， 但不要讓做計劃的時間取代了執(zhí)行的時間。 波士頓顧問公司副總裁史塔克( George Stalk)3. 運用系統(tǒng)思考，工作分門別類進行養(yǎng)成把握重點，循序漸進，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必 須先決定哪一個工作比較重要， 必須優(yōu)先去做；那些比較不重要， 可以緩辦。不考慮優(yōu)先次 序所產(chǎn)生的另一結(jié)果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情， 等之后再提出時，往往已 失去時效性。依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。依工作的重要性

4、決定投入工作的時間。同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作一次解決。 不斷地思考是否有更有效率的工作方法。 心理學(xué)與避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。 小箴言：不要浪費時間做 "垃圾 "工作，去做那些會增加你生產(chǎn)力的工作。 行為專家羅貝塔羅史( Roberta Roesch)4. 事前準備需周到在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具， 只會事倍功半， 徒增出錯的機會。 事 前即將一切所需都準備好，即取即用。隨時準備好 "最新 "的信息： "資料 "的隨時更新與增刪，可以讓我們永遠掌握到最新的訊 息，并隨時將它做好整

5、編、歸類等的工作，以供我們隨時掌握最新的狀況， 并可迅速做出正 確的思考判斷。要有 "工具庫 "的觀念：隨時將自己的知識、經(jīng)驗、技能等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以 便隨時可以拿出來運用，或重新組合，以便縮短時間、提高效率，增加更多的成功機率。尋找自己的 "良師 "：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗、智能與人脈關(guān)系，可以提供各類的協(xié)助。小箴言：當(dāng)你在做小事情的時候，你必須想" 大事情 " ，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。 趨勢專家艾文托佛勒( Alvin Toffler )5. 不斷學(xué)習(xí)新的知識與技

6、能在十倍速生涯里， 工作變換得快， 工作速度本身也快， 加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速 產(chǎn)生， 若不加緊學(xué)習(xí)腳步， 就可能像老牛拖著重車， 或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公 路上一樣， 不僅充滿了無力感， 更會遭受時代無情的淘汰。 "苦干 "是成功的充分或基本條件， 但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。不斷學(xué)習(xí)對工作能力的增進很重要， 綜觀古今中外成功人士， 或是觀察卓越企業(yè)的主管， 主動發(fā)問、 參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到新知與技術(shù)，再消化 出更有效的做事方法與解決問題之道。小箴言： 今天要追求成功， 和是

7、否擁有能夠開花結(jié)果的知識、 知識多少與能夠開花結(jié)果成正比。 企管顧問與作家畢德士( Tom Peters)6. 創(chuàng)意使你輕松做事有創(chuàng)造力， 才不會為了一些問題苦思對策， 在無例可循的情況下， 急得像熱鍋上的螞蟻， 坐立難安。 時時評估創(chuàng)意帶來的好成果， 在過程中你會領(lǐng)悟到， 利用創(chuàng)意來解決問題是一種 快樂而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：開放心胸， 經(jīng)常注意周遭的環(huán)境， 就像科學(xué)家一樣善于觀察四周的一舉一動， 就可發(fā)現(xiàn) 很多新方法能解決老問題。檢視所有可能的方案，千萬別因 "不可能 "、"幼稚"、"沒人

8、成功過 "或是 "從沒聽說過 "而 輕易放棄。善用自己的第六感，保有敏銳的感覺，放松身心，運用你的靈感，突破思維的限制。抽離各個解決問題方案的精華， 予以分類整理，再重新組合， 看看彼此的關(guān)系如何，能 否衍生出新的觀點。小箴言： 現(xiàn)在的公司需要很多好點子才能應(yīng)付各種改變，但往往斤斤計較員工是否準時上班。 管理專家馬克艾普勒（ Mark Eppler ）7. 適當(dāng)?shù)?e 化工具輔助高科技能幫助你節(jié)省時間，不過先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什 么？它對你有用嗎？購買軟件前你需先做研究， 確定它的功能符合你的需求， 要讓 e 化工具 確實幫你提升效率，請遵

9、循以下步驟：請教同時熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊， 是否能節(jié)省時間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢。列一張采購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次?；c時間練習(xí)該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。一般會使用的 e 化工具，包括計算機及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò) （包含線上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等） 、個人數(shù)字助理（ PDA ）、行動電話、掃描儀 等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。 新格無線通訊小箴言：如果你不了解科技，就永遠不可能讓科技成為你的幫手。Cingular Wirele

10、ss )執(zhí)行長史帝芬卡特( Stephen Carter)要讓工作有效率， 分工合作甚至找專家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ唬?授權(quán)是節(jié)省時間的終極武器， 也是增加效率的法寶。 投資一點時間常常和你的員工溝通， 會產(chǎn)生很大的效益， 尤其要讓他 們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔(dān)工作負荷。以下基本原則幫助你更有效地授權(quán)：1. 決定什么事要授權(quán)出去。授權(quán)和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權(quán)是交付某人完成你 的工作職責(zé)，但是你保有控制權(quán)，并負有責(zé)任。2. 說明清楚你要的結(jié)果。一般來說，被授權(quán)者都會用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希 望運用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。3. 清楚界定責(zé)任。確定對方了解他所應(yīng)負的

11、責(zé)任，如果他不了解任務(wù)及目標，或是不符 合你的期望，要重新仔細檢討整件事。小箴言：高績效者會集中心力于解決問題，而不會集中心力于責(zé)怪問題的發(fā)生。Performance Sciences Corp. 總裁查爾斯佳飛爾( Charles Garfield )9.做好情緒管理每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。 情緒管理就像大禹治水一樣， 最好能夠疏導(dǎo)， 如果一股腦將不滿情緒 發(fā)泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。丹尼爾高曼( Daniel Goleman )提出提升情緒智商的五個步驟：1. 我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的 一天是什么樣子？2. 我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。3. 我要如何改變？擬定計劃朝目標去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習(xí)。4. 改變要如何持續(xù)？改變要靠實踐， 要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為 模式。5. 找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。小箴言：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因為，這必須克服他人和自己。 笑傲職場一書作者波德斯塔( Connie Podesta)10.適度休息消除壓力很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情