文件和資料控制程序

1、1.目的對(duì)與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制，使管理體系運(yùn)行的所有場(chǎng)所都能得到文件的有效版本，防止使用作廢文件。2.適用范圍適用于集團(tuán)公司與質(zhì)量環(huán)境有關(guān)的所有場(chǎng)所的文件資料的控制。3.職責(zé)漀甀爀椀攀爀 ?一攀眀? ? ?耈 ?梔? 韄? 韄? ? ? ?行政部負(fù)責(zé)編制并監(jiān)督實(shí)施木程序。2各部門的職責(zé)詳見(jiàn)wx/ems/cx/a/07附表1-3?？刂瞥绦驖N甀爀椀攀爀 ?一攀眀? ? ?耈 ?梔? 韄? 韄? ? ? ?文件和資料的控制方法：包括分類、編制、組織會(huì)簽、審批、編號(hào)、收發(fā)、復(fù)制、更改、銷毀等規(guī)定，具體在本程序的附表中說(shuō)明。4. 1. 1體系文件的控制方法（詳見(jiàn)wx/ems/cx/a

2、/07附表1）4. 1. 2外來(lái)及管理性文件的控制方法（詳見(jiàn)wx/ems/cx/a/07 附表2）4. 1. 3工程技術(shù)文件資料的控制方法（詳見(jiàn)wx/ems/cx/a/07 附表3）4.1.4 1程承包合同的控制，執(zhí)行集團(tuán)公司的合同評(píng)審控制程序、合同管理辦法。4. 2文件的評(píng)審各部門在管理體系運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)需要對(duì)文件進(jìn)行修訂時(shí)，要及時(shí)將文件修訂信息傳遞到企管部，由企管部整理并提交管理評(píng)審。4. 3更改形式及歸檔要求4.3.1更改形式：管理體系文件的更改，可在原文件上劃改（更改數(shù)字在30字以內(nèi)，用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容，在更改處加蓋更改專用章，更改內(nèi)容填寫在文件修改記錄表ems/07 -5表上）或

3、局部換頁(yè)更改。換版的管理體系文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)注名原文件作廢。4.3.2文件和資料的歸檔：執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理辦法。4. 4文件和資料的編號(hào)規(guī)定4.4.1集團(tuán)公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號(hào)依據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文分類規(guī)定，每年從01開(kāi)始順序編號(hào)。4.4.2體系文件編號(hào)規(guī)定4. 4. 2. 1體系文件分類乳質(zhì)量體系文件：指依據(jù)is09002： 1994版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件，分質(zhì)量手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書和崗位責(zé)任制三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版（is09001： 2000版） 后失效。b.環(huán)境管理體系文件：指依據(jù)is014001： 1996版標(biāo)準(zhǔn)編制的文件，分環(huán)境管理手冊(cè)、環(huán)境管理程序文件、環(huán)境管理

4、作業(yè)指導(dǎo)書三層。4. 4. 2. 2質(zhì)量體系文件編號(hào)文件編碼規(guī)定：乳公司代碼：建筑集團(tuán)公司一xj；文件類別：質(zhì)量保證手冊(cè)一qa ；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書一qp ；文件序號(hào)：用兩位阿拉伯字母表示，從01開(kāi)始。4. 4. 2. 3部門和分公司代碼工程部一gc 經(jīng)營(yíng)部一jy 企管部一qg 行政部一xz 財(cái) 務(wù)科一cw試驗(yàn)室一sy 開(kāi)發(fā)辦一kf 材料公司一cl 集團(tuán)一公司一y 集團(tuán)二公司一zr sq 集團(tuán)五公司一wy h 集團(tuán)八公司一bf zi 集團(tuán)一公司一ws s 直屬一處一yc 屬四處一zs 集團(tuán)三公司一sj 集團(tuán)六公司一lc 集團(tuán)九公司一jc 集團(tuán)十二公司一ad 集團(tuán)四公司一集團(tuán)七公司一q 集團(tuán)十

5、公司一直屬三公司一j 直屬二處一rc 直屬三處一sc 直4.4.2. 4環(huán)境管理體系文件編號(hào)環(huán)境管理手冊(cè)：wx/emsc/a-2001 環(huán)境管理程序文件：wx/ems/cx/a/xx-2001 c.集團(tuán)公司編制的環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書wx/ems/zds/a/x x-2001 各部門和分公司編制的環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書wx/ems/ yy /a/xx- 崗位責(zé)任制：wx/gwzr/yy/a/xx-2001 各代碼含義：emsc ：代表環(huán)境管理手冊(cè)ems ：代表環(huán)境管理體系cx ：代表環(huán)境管理程序文件zds ：代表環(huán)境管理作業(yè)指導(dǎo)書xx ：代表文件序號(hào)，從01開(kāi)始yy ：代表部門代碼，部門代碼見(jiàn)本程序4

6、. 4. 2. 3條款的規(guī)定2001：代表文件編制時(shí)間為2001年a：代表a版gwzr：代表崗位責(zé)任制度5.相關(guān)文件wx/emsc/a-2001環(huán)境管理手冊(cè)wx/ems/cx/a/12-2001記錄控制程序xj/qp/xz/01-2000檔案管理辦法xj/qp/02-2000合同評(píng)審控制程序xj/qp/jy/04-2000合同管理辦法6?標(biāo)準(zhǔn)表格ems/07-1文件和資料控制清單ems/07-2文件資料發(fā)文審批表ems/07-3文件會(huì)簽表ems/07-4文件資料收文登記表ems/07-5文件修改記錄表ems/07-6文件和資料控制檢查記錄ems/07-7文件資料銷毀記錄ems/12-1記錄（文

7、件）借閱登記表體系文件控制規(guī)定wx/ms/cx/a/07-2001 附表 1 序號(hào)犧類逆門項(xiàng)目 第一層文件第悲文件件分公司管理制度等1編制并填寫ems/07-2 表企管部各要素主管部門各部門分公司主管人員2核稿主管副部長(zhǎng)主管副部主管副部長(zhǎng)分公司自定3審定管理者代表主管部長(zhǎng)主管部長(zhǎng)分公司主管副經(jīng)理4組織會(huì)簽企管部企管部企管部分公司自定5批準(zhǔn)最高管理者管理者代表最高管理者/ 主管分公司經(jīng)理6編號(hào)企管部企管部企管部分公司辦公室7打印行政部企管部各部門各部門分公司辦公室8發(fā)放與回收并填寫ms/02-1 表企管部企管部企管部分公司辦公室9收文并填寫ems/07-4 表各部門分公司各部門分公司各部門所屬各

8、單位10更改、換版同 1-9同 1-9同 1-9同 1-911復(fù)制禁止禁止禁止禁止12銷毀并填寫ems/07-7 表企管部企管部企管部分公司辦公室外來(lái)及管理性文件控制規(guī)定wx/ems/cx/a/07-2001 附表2 序號(hào)部門項(xiàng) 1 ?外來(lái)與質(zhì)量、環(huán) 境有關(guān)的行政 文件公司下發(fā)與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的管理性文件環(huán)境法律、法規(guī)和其它要求的文件1接收與傳遞各部門工程部2編制并填寫ems/07-2 表各部門各主管部門工程部3核稿主管副部長(zhǎng)主管副部長(zhǎng)主管副部長(zhǎng)4批準(zhǔn)打印行政部行政部5審批主管部長(zhǎng)主管部長(zhǎng)總工程師6編號(hào)、打印行政部行政部7收文并填寫相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)部門ems/07-4 表、分公司分公司分公司8發(fā)放與回收并填寫ems/07-1行政部行政部工程部9更改、換版同 2、 3、 5-810復(fù)制同 2-5、 7-8同 911銷毀并填寫ems/07-7 表行政部行政部工程部工程技術(shù)文件資料控制規(guī)定wx/ems/cx/a/07-2001 附表 3 序號(hào)文件種類項(xiàng)、工程技術(shù)文件和資料的控制清單企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)施工組織設(shè)計(jì)1編制并填寫ems/07-2 表工程部工程部項(xiàng)目部2審 核主管副部長(zhǎng)主管副部長(zhǎng)工程部3組織會(huì)簽工程部4審批總工程師總工程師總工程師5編號(hào)、打印工程部 / 行政部工程部 / 行政部項(xiàng)目部6發(fā)放與回收并填寫ems/07-1工程部工程部分公司辦