淺談電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)及改進(jìn)建議

1、    淺談電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)及改進(jìn)建議    摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與發(fā)展，公文處理電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。本文結(jié)合所在單位電子公文網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)情況，就電子公文系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)加以探討，并提出了改進(jìn)建議。關(guān)鍵詞：電子公文；公文處理；優(yōu)缺點(diǎn)電子公文也稱(chēng)數(shù)字化公文，是運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和現(xiàn)代信息管理技術(shù)制發(fā)的全數(shù)字化形式的公文。目前，武漢大功率機(jī)車(chē)檢修段使用的是萬(wàn)戶辦公自動(dòng)化（oa）系統(tǒng)子系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用提高了我段辦公效率和管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)了“無(wú)紙化”辦公，在電子公文系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用中，作者發(fā)現(xiàn)總結(jié)了以下幾個(gè)優(yōu)缺點(diǎn)。1 電子公文

2、系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)1.減少公文傳遞時(shí)間，提高了工作效率我段電子公文系統(tǒng)引入了工作流和協(xié)同辦公等新概念，實(shí)現(xiàn)了從公文起草、審核、簽發(fā)到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲(chǔ)等工作環(huán)節(jié)的無(wú)紙化流轉(zhuǎn)。簡(jiǎn)而言之，電子公文處理系統(tǒng)就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公文收發(fā)管理。傳統(tǒng)公文處理方式中文件的流程經(jīng)歷起草、排版、會(huì)簽、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等多個(gè)流程，過(guò)程復(fù)雜繁瑣，而且操作起來(lái)花費(fèi)不少時(shí)間，通常依靠公文管理員一人完成，難免會(huì)影響工作的質(zhì)量和效率。使用電子公文系統(tǒng)會(huì)把這些流程變的簡(jiǎn)潔明快、操作簡(jiǎn)單、流轉(zhuǎn)快捷，電子公文處理界面的一道程序、一次點(diǎn)擊就能夠完成紙質(zhì)公文多道程序、多個(gè)人次才能完成的工作量。單位及部門(mén)公文管理人員只需每天對(duì)

3、電子公文系統(tǒng)進(jìn)行操作，在個(gè)人界面進(jìn)行發(fā)文管理和收文管理。電子公文處理系統(tǒng)在縱向上，段領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(mén)可以和各基層車(chē)間之間方便、快速地進(jìn)行公文的傳送和共享；橫向上，它密切了段各部門(mén)辦公人員之間的協(xié)調(diào)、協(xié)同工作，節(jié)省大量辦文時(shí)間，極大地提高了辦文和辦事的效率。2.節(jié)省辦公成本，促進(jìn)節(jié)能環(huán)保在發(fā)文過(guò)程中，一份公文往往要經(jīng)過(guò)多次、多人修改才能成稿，特別是一些重要文件，修改的次數(shù)可能更多，過(guò)去每次修改都要打印紙質(zhì)文稿。電子公文系統(tǒng)應(yīng)用后，領(lǐng)導(dǎo)可直接在電子辦公系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，使相關(guān)人員修改公文時(shí)不必打印紙質(zhì)文稿，而且還可以多人次直接在計(jì)算機(jī)上修改，解決了過(guò)去因反復(fù)修

4、改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問(wèn)題，同時(shí)減少了打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的損耗。在收文過(guò)程中，文件在電子辦公系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性，避免了不必要的財(cái)力、人力、物力的浪費(fèi)。3.優(yōu)化公文處理流程，方便公文的催辦和查詢傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無(wú)法確保文件的質(zhì)量與及時(shí)性。在過(guò)去的公文處理過(guò)程中，公文傳送或者通過(guò)郵寄，或者是由人親自送到，文件接收過(guò)程也通過(guò)了多個(gè)部門(mén)（如收發(fā)室等）轉(zhuǎn)接，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。文件下發(fā)時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)上下級(jí)、部門(mén)之間越級(jí)行文錯(cuò)誤等不規(guī)范現(xiàn)象。電子公文處理系統(tǒng)通過(guò)固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)

5、化的模塊，任何節(jié)點(diǎn)的操作人員都不可以跨節(jié)點(diǎn)操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會(huì)詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)會(huì)正確地進(jìn)行備份，使電子公文系統(tǒng)嚴(yán)格按職責(zé)、按流程操作，環(huán)環(huán)相扣，減少了不必要的環(huán)節(jié)，提高了公文處理的速度，保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。同時(shí)電子公文系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，具有很強(qiáng)的透明性和可視性，凡是與該公文相關(guān)的人員隨時(shí)可以查看自己辦理過(guò)的文件的整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程，包括辦理方式、辦理步驟，對(duì)應(yīng)的辦理人等，對(duì)公文的整個(gè)流程進(jìn)行適時(shí)跟蹤，隨時(shí)掌控文件的去向和當(dāng)前狀態(tài)，便于催辦、查詢與利用。4.專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)管理，明確公文管理權(quán)責(zé)在電子公文系統(tǒng)中，分工是比較明確的，所有文件只要在電子公文系統(tǒng)設(shè)定的平臺(tái)上按正常流

6、程進(jìn)行操作，起草人的發(fā)文都會(huì)自動(dòng)提交到相關(guān)主管人員進(jìn)行處理，同時(shí)還會(huì)明確科室審核、初核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、蓋章管理流程，確保各科室與車(chē)間相關(guān)流程負(fù)責(zé)任。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都能明確的找出相關(guān)負(fù)責(zé)人，這就避免了責(zé)人方面混亂，實(shí)現(xiàn)了專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)管理。電子公文系統(tǒng)還對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的處理機(jī)修改痕跡自動(dòng)生成記錄，只要打開(kāi)公文查詢就能找到明確的記錄，對(duì)以后每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任人的辦理意見(jiàn)，追究相關(guān)人員的責(zé)任提供了依據(jù)。5. 增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，推進(jìn)信息共享公開(kāi)傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只可供一人的閱讀，存在著信息的獨(dú)占性。在應(yīng)用電子公文系統(tǒng)之后，系統(tǒng)人員不僅對(duì)來(lái)自外部的信息加強(qiáng)了有效采集，而且通過(guò)系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)，段內(nèi)

7、公文在相同的地點(diǎn)和時(shí)間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實(shí)現(xiàn)了各部門(mén)間的協(xié)作與信息共享，大大推進(jìn)了信息公開(kāi)的進(jìn)程。電子公文系統(tǒng)加強(qiáng)了對(duì)段內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理，為基層站段的政策決定提供了有力的信息保證。公文管理人員能夠在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)或不同時(shí)間、不同地點(diǎn)共同檢索、閱讀和使用電子公文信息，辦文時(shí)的征求意見(jiàn)、會(huì)簽公文和聯(lián)合行文變得簡(jiǎn)便易行。2 電子公文系統(tǒng)的存在的問(wèn)題1.如果某一流程處理不及時(shí)，公文就無(wú)法按時(shí)處理及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、落實(shí)是公文辦理的關(guān)鍵因素，公文處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要求及時(shí)處理，才能確保公文在一定時(shí)限制內(nèi)辦結(jié)，一旦出現(xiàn)該環(huán)節(jié)的人未能及時(shí)處理的情況，就有可能延誤公文的處理

8、時(shí)間，因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)流程及所涉及的操作都有嚴(yán)格的權(quán)限控制，每個(gè)用戶以帳戶和專(zhuān)用密碼登陸，其他人員無(wú)法進(jìn)入該系統(tǒng)辦理文件。2.受限于技術(shù)處理手段，一些環(huán)節(jié)不符合檔案管理要求領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)是公文處理的重要環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件多以領(lǐng)導(dǎo)手簽形式，領(lǐng)導(dǎo)的筆跡即為簽發(fā)的依據(jù)。我段電子公文的簽發(fā)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子簽名，而是使用打印和手寫(xiě)筆兩種簽發(fā)形式，手簽表單增強(qiáng)了業(yè)務(wù)模塊的適應(yīng)性方便領(lǐng)導(dǎo)使用，使個(gè)人辦公人性化，但無(wú)論是打印還是手寫(xiě)筆的簽發(fā) 都不能真正體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的權(quán)威性和唯一性，一旦領(lǐng)導(dǎo)登陸密碼外泄或被盜，就存在被人冒簽的隱患。3. 容易出現(xiàn)意外狀況網(wǎng)絡(luò)中，不確定因素存在太多，如文件起草和傳輸過(guò)程中，意外出現(xiàn)電

9、腦死機(jī)、斷電情況，很容易造成文件的丟失和損壞。保密文件還可能遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，造成文件丟失和泄密，所以電子公文系統(tǒng)也存在著很大風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素。3 改進(jìn)建議1. 針對(duì)“如果某一流程處理不及時(shí)，公文就無(wú)法按時(shí)處理”的問(wèn)題，我段優(yōu)化電子公文系統(tǒng)，增加轉(zhuǎn)辦功能，如領(lǐng)導(dǎo)不在單位無(wú)法及時(shí)處理文件，可電話征求意見(jiàn)，指定公文管理員進(jìn)入電子公文系統(tǒng)管理員賬戶按電話所征求意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)辦，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2.對(duì)于保密文件可能泄密的缺點(diǎn)，目前段保密文件依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式，專(zhuān)人負(fù)責(zé)保密文件流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)完畢后收回紙質(zhì)文件，嚴(yán)禁在流轉(zhuǎn)過(guò)程中將保密文件轉(zhuǎn)化成電子文件。4 小結(jié)電子公文系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文的全面、完善的協(xié)同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對(duì)傳統(tǒng)