基于大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理探究

1、    基于大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理探究    譚淑紅 【摘要】隨著現(xiàn)代化的快速發(fā)展，檔案信息的管理越來越受到關(guān)注，管理的方式也越來越詳細(xì)化、復(fù)雜化。就目前而言，檔案管理是各個單位必備的基礎(chǔ)性工作。隨著大數(shù)據(jù)時代的大力推動，讓檔案管理完全融入了新時代，有了“新”的特點。大數(shù)據(jù)時代的到來，為強化檔案管理帶來了新的發(fā)展契機，如今很多單位或者部門將檔案信息化建設(shè)作為檔案管理新的發(fā)展方式，檔案信息化已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在我們的日常生活中。本文主要針對大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理進行詳細(xì)探究，以供參考。【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;檔案信息化管理;管理探究檔案管理無論是對管理

2、部門還是檔案部門，都是一項基礎(chǔ)性、重要的工作。隨著現(xiàn)代化的普及，大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展， 給檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。目前，在大數(shù)據(jù)時代的這一新的背景下，我們要深刻了解并意識到檔案管理的重要作用，以問題為導(dǎo)向，對檔案管理進行不斷優(yōu)化升級，讓檔案管理在日常工作中盡可能發(fā)揮其自身的積極作用。一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理建設(shè)的意義受大數(shù)據(jù)時代的影響，檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。眾所周知，信息已經(jīng)成了目前推動社會向前發(fā)展的一項重要資源。面對如今紛繁復(fù)雜、不斷變化的社會發(fā)展環(huán)境，各個機構(gòu)主體不斷收集整理信息資源將其納為己有非常重要。檔案信息作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其價值舉足輕重。隨

3、著信息化的發(fā)展，很大程度上減輕了管理人員的工作量，大大提高了他們的工作效率和工作質(zhì)量。除此之外，它的發(fā)展為檔案信息的管理安全帶來了有力的保障，增強了檔案信息的實效性。二、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)（一）機遇。大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案信息化的建設(shè)提供了有力的支撐，帶來了前所未有的發(fā)展機遇。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展越來越好，檔案資源也越來越豐富化、詳細(xì)化、有效化。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)快速上升的趨勢，讓數(shù)據(jù)的種類逐漸多元化，結(jié)構(gòu)復(fù)雜化，而數(shù)據(jù)信息的收集與整理也逐漸多樣化，這直接導(dǎo)致檔案信息完全呈現(xiàn)了不同的特點的分別有以下幾點：第一，信息資源相對增加。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

4、的不斷發(fā)展與成熟，極大程度上降低了信息的存儲成本，讓信息資源呈快速上升趨勢。第二，檔案信息的形式逐漸多樣化。大數(shù)據(jù)時代，信息的載體不再是單一的文字，大量音頻、視頻、圖像等的出現(xiàn)讓信息的載體逐漸豐富，而數(shù)據(jù)的類型也日益多樣化。第三，檔案信息價值密度相對較小。信息資源不斷增長的同時，一些有利用價值的信息數(shù)據(jù)其增長速度會大幅度下降。因此，對于信息資源，我們要有選擇性地去收集相關(guān)信息數(shù)據(jù)，不能過度盲目，要用理性的眼光看待信息資源。目前，我國已經(jīng)實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)相互融合的模式，這為檔案管理提供了極大的便利?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅能夠讓企業(yè)與企業(yè)、部門與部門之間有效進行數(shù)據(jù)連接，還可以實現(xiàn)兩者之間

5、的檔案建立、交接、流轉(zhuǎn)甚至是保存等各個環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系與無縫連接，這直接提高了檔案管理工作的效率。（二）挑戰(zhàn)。檔案信息化管理建設(shè)面臨著前所未有的發(fā)展機遇的同時也存在著極大的挑戰(zhàn)。受大數(shù)據(jù)時代的影響，給檔案工作的具體實施帶來了些許困難。首先，職責(zé)模糊，分工不明確。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，有詳細(xì)的工作流程指標(biāo)。檔案信息都是相關(guān)部門整理后統(tǒng)一移交到檔案室進行歸檔處理，職責(zé)明確，分工落實到個人，便于工作檢查。然而信息化管理建設(shè)下，檔案室與各個部門之間缺乏交流，導(dǎo)致工作交接的時候容易出現(xiàn)失誤且找不到相對應(yīng)的負(fù)責(zé)人。其次，檔案信息的收集范圍局限被打破。由于大數(shù)據(jù)時代比較注重“全過程的記錄”，內(nèi)容比較詳細(xì)，這同

6、檔案信息管理秉承“有用的信息才會被記錄”觀念相違背。最后，檔案系統(tǒng)功能使用較為保守。之所以保守的原因是針對檔案系統(tǒng)功能的使用我們目前僅僅局限于檔案的集中歸檔與管理，而對于數(shù)據(jù)的分析歸納尚未涉及，這也直接導(dǎo)致了對數(shù)據(jù)的深層次剖析不到位，這是目前檔案信息管理建設(shè)所面臨的最大瓶頸。三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理存在的問題（一）檔案的安全性不足。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，信息資源逐步豐富多樣化，信息的傳播速度也非常迅速，這給各行業(yè)的管理工作帶來契機的同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。一般被我們歸檔的內(nèi)容都是彌足珍貴的資料，且涉及范圍比較寬泛，我們在借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將紙質(zhì)版的檔案制作成電子版檔案進行保存時，還需要采取相應(yīng)的措施確保檔

7、案存儲的安全性。然而一些單位在管理檔案時，總是忽視其信息載體安全性。例如，數(shù)據(jù)平臺上沒有通過安全軟件有效監(jiān)控的電子檔案非常容易遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕，甚至?xí)?dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失，給相關(guān)部門帶來巨大的損失。迄今為止，盡管還沒有出現(xiàn)過此類事件，也未見到檔案管理部門針對此類事件的通報批評，但是檔案管理的安全性必須是我們工作中重點關(guān)注的一項。（二）缺少專業(yè)的檔案管理工作人員。在不斷更新的數(shù)據(jù)化時代背景下，檔案管理的技術(shù)、手段也在不斷更新發(fā)展，這對工作人員的專業(yè)水平、綜合素質(zhì)有了更高的要求。而就檔案管理工作人員的綜合情況來看，大多數(shù)工作人員受傳統(tǒng)觀念影響頗深，完全掌握不來較為先進的管理技術(shù)，業(yè)務(wù)能力低下，甚至

8、一些工作人員在管理檔案和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)之間存在著一定的脫節(jié)。而在一些檔案管理經(jīng)驗豐富的工作人員中我們發(fā)現(xiàn)，盡管他們管理檔案非常的專業(yè)化，但是對大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)的掌握完全沒有達到相應(yīng)要求，甚至還有工作人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平均不達標(biāo)，這嚴(yán)重威脅了檔案管理工作的質(zhì)量性與可靠性。（三）缺少科學(xué)的工作制度。管理工作的有效進行需要完善的制度為之提供保障。因此，為了確保檔案管理信息建設(shè)的有效性，需要合理科學(xué)管理制度為工作的有序開展提供有力保障。但是一些單位在進行檔案管理時完全忽略了相關(guān)制度的積極作用，盡管一些單位制定了管理制度，但是其內(nèi)容過于陳舊，同實際并不符合，相對來講過于滯后，這給工作也帶來了極其不利的

9、影響，迫使管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)達不到有效結(jié)合使其容易出現(xiàn)無序操作等現(xiàn)象，加大了工作量的同時降低了工作效率，增加了相關(guān)成本，浪費了大量資源。四、大數(shù)據(jù)時代下提升檔案管理的對策（一）構(gòu)建安全管理系統(tǒng)。安全性是有效開展工作的前提條件。建立安全的檔案管理系統(tǒng)，有利于確保檔案管理與服務(wù)的安全性與有效性。此外，我們還需要增強檔案管理的安全意識，在對檔案信息數(shù)據(jù)進行相應(yīng)保護的同時，也要適當(dāng)?shù)丶訌姍n案管理系統(tǒng)的安全性。安全管理系統(tǒng)化的建設(shè)在一定程度上消除了檔案信息在傳遞過程中所存在的安全隱患，為檔案信息管理工作提供了強有力的支撐。相關(guān)部門要拓寬知識領(lǐng)域，加強相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，要學(xué)會善于運用大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)在

10、保證安全的前提下對開展的檔案管理工作進行有效指導(dǎo)，對具體的工作加以規(guī)范。例如，可以成立相關(guān)的檢查小組，對大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案的管理平臺定期進行安全化的檢查，進而有效排查平臺中可能存在的安全隱患。確保一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患，檢查小組能夠及時有效地處理和解決。（二）加強大數(shù)據(jù)檔案人才隊伍建設(shè)。人才的培養(yǎng)對工作的有效進行提供了智力支持。加強大數(shù)據(jù)檔案人才隊伍建設(shè)，能夠確保檔案管理工作有序進行的同時推動檔案管理工作水平“更上一層樓”。為了實現(xiàn)人才建設(shè)“強”與“優(yōu)”的有效融合，我們需要嚴(yán)格遵照以下幾點：第一，廣泛吸納專業(yè)人士。注重人才的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，積極吸納社會優(yōu)秀人才，為大數(shù)據(jù)檔案管理工作不斷輸入新鮮血液。

11、第二，企業(yè)要加強對員工專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高自身綜合素養(yǎng)，拓寬其知識領(lǐng)域，培養(yǎng)他們自主創(chuàng)新意識。第三，優(yōu)化工作人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)。（三）檔案服務(wù)實行智能化。檔案服務(wù)實行智能化，從服務(wù)的角度來看可以有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量，盡情發(fā)揮檔案管理人員的積極作用，能夠有效地解決檔案管理中所存在的一系列問題，推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。智能化的推行，它不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理的被動模式，樹立了主動意識，還能夠確保檔案信息的有效價值盡可能地發(fā)揮出來。在開展工作時，可以充分利用云計算以及智能化等先進的科學(xué)技術(shù)有效提升檔案信息管理部門的服務(wù)水平，通過研究分析用戶們的日常行為來了解他們對信息的需求，從而有針對性地為廣大

12、用戶們提供更加智能化、一體化的服務(wù)。（四）轉(zhuǎn)變職責(zé)內(nèi)容與管理重心。傳統(tǒng)的檔案管理工作注重對實物載體進行保管，在很大程度上忽視了檔案信息遠(yuǎn)程協(xié)作、信息共享、安全操作等方面的關(guān)鍵作用，因此，已經(jīng)無法滿足時代的要求。對此，管理人員們需要轉(zhuǎn)變觀念，在管理職責(zé)和重心方面主動適應(yīng)。（五）樹立檔案觀與服務(wù)觀。事物是不斷發(fā)展的。因此，檔案管理工作者不能僅僅關(guān)注過去與現(xiàn)在，要展望未來，與時俱進，不斷地提高自身的專業(yè)知識與技能，學(xué)會對不同類型的檔案問題進行有效處理。對于那些結(jié)構(gòu)不相同的數(shù)據(jù)信息要進行科學(xué)規(guī)整，積極構(gòu)建智能化的檔案管理模式，讓檔案信息能夠有序地進行存儲與排列，大力提高檔案數(shù)據(jù)管理工作的效率與質(zhì)量。（

13、六）建立健全檔案管理的各項制度。推動檔案管理工作穩(wěn)中向好發(fā)展，需要建立健全檔案管理的各項制度。需要從以下兩方面進行考量：第一，實現(xiàn)制度與技術(shù)的有效結(jié)合。要認(rèn)真研究大數(shù)據(jù)在檔案管理中的具體應(yīng)用與實現(xiàn)的效果，結(jié)合大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)不斷推動工作逐步詳細(xì)化與合理化，從而確保工作制度和大數(shù)據(jù)技術(shù)相融合。第二，落實大數(shù)據(jù)檔案管理的各項制度。制度的確定需要我們有效地落實到位，才能保證效果的實現(xiàn)。還要成立監(jiān)察小組，定期檢查，從根本上確保工作制度的落實情況。五、結(jié)語信息化背景下，提高檔案信息管理建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。因此，在開展檔案管理工作的進程中，要全面樹立檔案觀與服務(wù)觀，適應(yīng)發(fā)展要求，積極轉(zhuǎn)變管理的職責(zé)內(nèi)容與管理重心，致力于打造智能化的檔案服務(wù)模式。積極構(gòu)建安全的管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性與實效性。加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，為我國檔案信息管理工作提供智力支持。建立健全相關(guān)的制度建設(shè)，為我國的檔案信息工作提供制度保障。【參考文獻】1李楊玲.基于大數(shù)據(jù)的檔案信息化管理方法研究j.營銷界，2019（24）：131-132.2王靜梅.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理j.當(dāng)代教育實踐與教學(xué)研究，2019（05）：46-47.3荊冰，劉秀.淺談大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案信