會計電算化工作出現(xiàn)的問題及對策

1、（能源化工行業(yè)）會計電算 化工作出現(xiàn)的問題及對策20xx年xx月多年的企業(yè)咨詢豉問經(jīng)驗.經(jīng)過實戰(zhàn)驗證可以落地機行的卓越管理方案，值得您下載擁有會計電算化工作出現(xiàn)的問題及對策三明電業(yè)局實業(yè)總 x 公司陸立豐 內容提要 隨著電子信息產業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛，隨著我國加入 wto 后，會計電算化工作在社會經(jīng)濟中所起作用就更顯的重要。然而我國實施會計電算化工作起步較晚，許多地方仍在實行傳統(tǒng)的手工會計，會計工作仍只處在會計核算上，且沒有真正把會計工作提升到壹個管理階段。在當今經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，會計如果仍只是滯留在單純的會計核算上，會計工作將失去其真正應發(fā)揮的作用。只有加快

2、實施會計電算化工作才能解決會計滯后的問題。因此會計電算化工作中出現(xiàn)的問題也越來越引起人們的關注，本文以適應社會主義市場經(jīng)濟改革和發(fā)展的思路及目標為依據(jù)，順應當今網(wǎng)絡時代的發(fā)展潮流，面向加入世界貿易組織對中國會計的要求，從工作環(huán)境、操作流程、管理三方面對會計電算化出現(xiàn)的問題進行探討。且對這些問題提出自己的壹點見解和解決方案。關鍵詞：會計電算化；存在問題；存在原因；解決方案正文我國的會計電算化工作起步較晚 ,從 20 世紀 70 年代末才開始 ,經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、 有計劃地穩(wěn)步發(fā)展階段,到目前的管理型會計發(fā)展階段。 自 20世紀 90 年代初期以來，我國會計改革已邁出了穩(wěn)健、有

3、序的步伐，且取得了輝煌成就?？墒牵捎跁媽儆谏蠈咏ㄖ懂牐湓谟^念、理論、方法等方面均應隨著客觀經(jīng)濟環(huán)境的變化而不斷改革、發(fā)展和完善。根據(jù)財務工作本身的特點，網(wǎng)絡迅速發(fā)展、電子商務的迅速興起等等，壹些先進的、現(xiàn)代化的事物的不斷出現(xiàn)，使傳統(tǒng)會計無法適應現(xiàn)代社會的需要。這就對會計電算化工作提出了更高的要求，使建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務系統(tǒng)變得刻不容緩。目前，會計電算化工作在實踐中也存在著壹些問題，嚴重阻礙了我國會計電算化工作向更深層次的發(fā)展。本文就當前會計電算化進程中出現(xiàn)的問題及對策談壹些見法。壹、信息時代的到來，會計電算化對傳統(tǒng)會計產生的影響。20 世紀中葉，隨著社會生產集約化程度的不

4、斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進壹步解放生產力，提高勞動生產率帶來了極大的便利。會計電算化 （electronicdataprocessingaccounting 簡稱 edpa） 即指計算機數(shù)據(jù)處理會計。它不再是傳統(tǒng)的算賬、記賬會計，仍包括分析、預測、控制、決策等管理職能；它不僅僅只減輕會計核算的勞動強度，而且在會計信息的產生和利用方面遠不是傳統(tǒng)會計所能做到的。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領域更是以嶄新的計算機賬務處理系統(tǒng)取代了舊式的手工 “日清月結” ，便捷的企業(yè)管理電算化逐漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)普遍采用（壹

5、） 、改變了會計信息處理和使用的方式和方法。電算化會計數(shù)據(jù)處理的代碼化、程序化和自動化，是對手工會計信息處理方式和方法的本質變革，這壹變革改變了手工會計下成本計算、編制報表等只能在月末進行的做法和限制。例如，如果在程序中做出標識，計算機完全能夠將特定期間應計制下的會計數(shù)據(jù)和信息按收付制進行歸集，從而改進現(xiàn)行現(xiàn)金流量表的編制方法。（2） 、提高了會計信息的質量和會計工作的效率，降低了會計人員的勞動強度。電算化會計以計算機為信息處理工具，提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和精度；數(shù)據(jù)處理的自動化、程序化和規(guī)范化，提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性。同時，計算機的使用，使廣大會計人員不用再整日埋頭于記賬、

6、算賬，從繁重的會計核算和數(shù)據(jù)轉抄中解放出來，其勞動強度大大降低。這樣就能夠把大量時間用于財務管理方面，提高會計的職能作用。（3） 、促進會計工作職能的轉變，引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計下會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低，使會計人員有更多的時間參和企業(yè)運營管理，促進會計工作職能發(fā)生轉變。從而，對會計人員的知識結構和素質的要求也就更高。電算化會計下的人員除會計專業(yè)人員外，仍有計算機專業(yè)人員。會計專業(yè)人員不但要精通本專業(yè)，仍要熟悉計算機，具有上機處理基本業(yè)務核算工作的能力，掌握壹般性故障排除方法和糾錯方法；計算機專業(yè)人員除應有本專業(yè)知識外，仍應有財會專業(yè)知識，

7、了解會計核算工作，通曉會計數(shù)據(jù)流程。且且仍要不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術，以滿足電算化會計進壹步發(fā)展的需要，形成復合型人才。二、實施會計電算化的必要性。隨著世界經(jīng)濟的飛速發(fā)展， 對會計信息質量的要求不斷提高。 實施會計電算化就越顯的必要。（壹） 、會計電算化能夠及時、準確、完整地提供經(jīng)濟信息，是宏觀經(jīng)濟管理需要。管理經(jīng)濟的關鍵，在于及時、準確地進行決策，而決策能否及時、準確，在很大程度上取決于信息的質和量。在我們已跨入信息社會的今天，只有在電算化條件下，才能提供全面、準確、及時的信息。會計亦如此。例如，國有企業(yè)年終的會計報表匯審工作，全國成千上萬家企業(yè)，其會計報表匯總量非常大，

8、在手工條件下往往要拖幾個月，根本談不上及時性，而且準確性不高，而采用電算化后只要幾天就能夠匯總完。所以采用計算機必需的。（2） 、會計電算化是企業(yè)微觀管理的需要?！敖?jīng)濟越發(fā)展，會計越重要” 。據(jù)專家們分析：在企業(yè)管理信息中有70%或 70%之上的信息來源于會計信息。 “企業(yè)管理要以財務管理為中心”。這就足見會計管理在企業(yè)管理中是何等的重要！然而，會計工作如果不借助于計算機輔助管理，不實現(xiàn)會計電算化，也就無法實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化，也就不能滿足企業(yè)管理的需要。（3） 、會計電算化能夠減少資金占用，控制不合理開支，直接提高企業(yè)經(jīng)濟效益。會計電算化后，能夠通過準確的預測功能，測算出資金需要量，且通過嚴密

9、地實時監(jiān)控，控制和杜絕不合理費用發(fā)生，及時處理積壓存貨和呆帳等，以進壹步降低存貨儲備，減少應收貨款，把節(jié)約下來的資金用于其它盈利項目。這樣能夠創(chuàng)造出直接經(jīng)濟效益。（4） 、同國際會計準則接軌必須加快實現(xiàn)電算化會計。當前國際上計算機運用于會計工作中已相當普遍，會計準則的制定大部分是按計算機應用后的需求來考慮的。在加入世貿組織的今天，我們如不加快實施會計電算化工作，就很難同國際會計準則靠攏。企業(yè)的國際競爭力就無法得到提升，就必將被國際市場所淘汰。三、會計電算化工作中出現(xiàn)的問題及其原因。目前許多單位要么微機記賬，要么微機出報表，或二者兼而有之，初步實現(xiàn)了會計工作電算化，取得了較好的效果。但由于這項工

10、作剛剛啟步，尚處于探索階段，加之缺乏統(tǒng)壹規(guī)劃和組織協(xié)調，仍存在許多問題。而會計電算化工作環(huán)境、操作流程、管理這三環(huán)節(jié)是會計電算化工作中較為重要的，以下我就針對這三方面進行分析。（壹） 、會計電算化工作環(huán)境中存在的問題及原因。1 、重視會計電算化自身因素，忽視會計電算化環(huán)境因素。會計電算化自身因素是指直接維持計算機運行的各因素之和。它包括計算機硬件系統(tǒng)及其配套設施、會計電算化軟件、會計電算化工作人員以及賴以輸入信息的原始憑證。會計電算化環(huán)境因素是指對會計電算化產生促進和制約作用的社會環(huán)境總和。包括經(jīng)濟環(huán)境、政治環(huán)境、法律環(huán)境、管理環(huán)境、以及意識環(huán)境等。這些環(huán)境因素對電算化會計具有極大的制約作用。

11、會計電算化的正常運轉必須具備相應的環(huán)境條件，如電算化會計管理制度、內部控制制度以及單位領導對電算化會計優(yōu)越性的充分認識和重視。只有具備上述條件，電算化會計才能在財務管理中有效地發(fā)揮作用。某些單位存在著只重視會計電算化自身因素，而忽視環(huán)境因素的現(xiàn)象。如有的已開展會計電算化工作的單位，大多都沒有建立和制定相應的電算化會計管理制度及內部控制制度，單位領導也沒有足夠重視，認為微機記賬只是手工記賬的重復，從而缺乏有效的管理。2、重視報賬功能，忽視管理功能。長期以來，我國會計工作主要從事事后核算，很少進行事前的分析和事中的控制。會計電算化的運用和發(fā)展能夠極大地發(fā)揮電子計算機卓越的計算功能，將財會人員從繁重

12、的算賬、報賬工作中解脫出來，把精力放在加強財會管理方面。然而，我國實行會計電算化的單位中卻存在著重視報賬功能，忽視管理功能的現(xiàn)象。采用的財會軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等功能較強，而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊， 或根本沒有設計， 或內容過于簡單、 功能不全。且且查詢功能也不很強， 限制了其管理功能， 失去了會計電算化對加強財務管理的積極意義。3、重視財務軟件的技術性，忽略其實用性目前，許多單位在購買財務軟件時，往往喜歡買最先進的產品，而忽略了企業(yè)自身的情況和需求。當下的會計電算化市場中新概念很多， “網(wǎng)絡財務軟件”、 “會計信息化軟件”、 “在線

13、財務軟件 ”等等。 有不少實行會計電算化的單位， 在選擇財務軟件時， 往往也是只聽冠名， 而未能結合單位自身的需要。如果光考慮財務軟件技術的先進性而忽略了自身的情況，壹方面將會導致資源浪費，另壹方面會因財務軟件的復雜難以操作，結果事和愿違，反而影響了本單位會計電算化的進程。（2） 、會計電算化工作操作流程上的問題及原因。1 、在業(yè)務操作的關鍵時刻，計算機突然以 “待機 ”、 “死機 ”等手段 “磨蹭 ”和抵抗，致使會計業(yè)務難以按部就班進行。如在數(shù)據(jù)錄入操作中，操作員尚未對錄入數(shù)據(jù)確認存盤，計算機卻突然 “死機 ” ；在對下屬單位報來的軟盤進行數(shù)據(jù)采集時，系統(tǒng)卻以 “待機 ”為由長時間的 “磨蹭

14、 ”。更嚴重的是， 操作員當前根本沒有執(zhí)行任何違規(guī)操作， 而計算機卻突然提示 “執(zhí)行了非法操作，即將關閉 ”等信息， 使辛辛苦苦的勞動壹瞬間化為烏有。 作為高科技通病， 無疑此現(xiàn)象直接影響到會計電算化核算的質量和效率，已經(jīng)構成現(xiàn)代會計工作的障礙。2 、軟驅“做手腳 ” ，拒讀或破壞軟盤數(shù)據(jù)信息。所屬單位生成上報的軟盤介質數(shù)據(jù)信息，是有些單位財會部門實施會計核算和會計分析的必不可少的 “源資料” ，是匯總單位會計基礎工作的重要組成部分。 可是， 當匯總單位會計人員如法插入軟盤接收數(shù)據(jù)信息時， 計算機卻 “睜眼說白話 ”，對任何沒有質量問題的軟盤提示 “軟驅里沒有磁盤 ”、 “磁盤沒有格式化 ”，

15、有時甚至對裝有上報數(shù)據(jù)信息的軟盤 “施暴 ” ，致使重要的數(shù)據(jù)信息丟失。3、會計電算化的數(shù)據(jù)備份不足。按照財政部頒布的會計電算化管理辦法的規(guī)定，實行會計電算化的單位發(fā)生的新的經(jīng)濟業(yè)務內容經(jīng)過電算化賬務處理后，應堅持當天備份，且要雙重備份，且分處、分人保管。但在實際工作中常有以下幾種不應有的情況發(fā)生：壹是部分電算化操作人員未養(yǎng)成每天備份的習慣，因此，機器壹旦出現(xiàn)故障，則部分賬務數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少電算化操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，因此，壹旦發(fā)生問題就沒有相應補救措施。三是習慣性用軟盤備份。目前絕大多數(shù)財務軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷，隨著光盤存儲技術

16、的日趨成熟和價格的逐步下調，實行會計電算化的單位應選擇那些既具有軟盤備份功能，又具有光盤備份功能的財務軟件。（3） 、會計電算化工作在管理上存在的問題及原因。1 、會計電算化基礎管理滯后于會計電算化的發(fā)展。單位實現(xiàn)會計電算化后，傳統(tǒng)的會計分工模式將被打破，會產生許多新的崗位，也帶來了許多新的要求，提出了新的問題。因此會計電算化的基礎管理必須跟上會計電算化的發(fā)展。而目前，實行會計電算化的單位對會計電算化的內部管理很多仍是模仿手工記賬的管理辦法，結果導致了會計電算化的基礎管理混亂， 影響了會計電算化工作的健康發(fā)展。 對此， 財政部門要盡快制定壹系列規(guī)范管理的制度，且明確提出管理的要求。單位內部也要

17、建立健全會計電算化內部管理機制。通過強化會計電算化的基礎管理工作，促進會計電算化的健康發(fā)展。2、會計電算化下往往忽視財會專業(yè)人員重要性。在傳統(tǒng)會計核算形式下，從對原始憑證的分析處理開始，壹直到財務報表的生成和財務數(shù)據(jù)的分析，都由財務會計人員完成。整個財務會計工作始終離不開財會人員，財會人員顯得至關重要。在電算化會計方式下，只是原始憑證的分析和輸入由會計人員直接處理，會計報表的生成以及壹部分財務數(shù)據(jù)的分析都由計算機自動生成。財會人員的工作顯得較機械、簡單，而維護計算機運轉的計算機人員的工作卻顯得相對重要。因此，這些單位更多地依賴計算機專業(yè)人才，造成重視計算機專業(yè)人員，忽視會計人員的現(xiàn)象。各單位不

18、斷地提高計算機檔次，不斷翻新機型，卻缺乏對財會人員的業(yè)務培訓。致使壹些會計人員不懂計算機，而計算機專業(yè)人員又對會計不明白。在運行時就出現(xiàn)不必要的麻煩。3、會計電算化不能只重視系統(tǒng)建設，忽視電算化會計制約機制。有些單位將計算機系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)的輸入和修改、軟件的輸入和修改交給同壹個人完成，大大增加了差錯和舞弊的可能性。有些單位為了加強控制，不是從會計電算化入手建立相應的內部控制制度，而是保留了傳統(tǒng)會計核算方式下的大部分會計資料，甩賬率始終難以提高，沒有充分發(fā)揮電算化會計的優(yōu)越性。而且長期計算機和手工雙軌運行，增加了財會人員工作量，會使財務人員產生厭煩情緒。4 、認為會計電算化工作是法規(guī)的盲區(qū)。為

19、了使會計電算化工作規(guī)范運作，財政部從1994 年始至目前為止，相繼頒布了關于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見 、 會計電算化管理辦法 、 商品化會計核算軟件評審規(guī)則 、 會計核算軟件基本功能規(guī)范等規(guī)章。但不少已經(jīng)實行會計電算化的單位，無論是單位的領導，仍是單位財務部門的財會人員尚不知道上面這些專門針對會計電算化的規(guī)章。甚至有的地方的經(jīng)濟管理部門也不知道這些規(guī)章的存在，會計電算化的上馬基本上是會計軟件 x 公司安裝，幫助會計人員會操作就算了。因此，有時在實際操作中已經(jīng)違規(guī)了，但操作者不清楚，單位的領導也不知道，同時也沒有相應的部門去糾正， 更談不上有部門監(jiān)督管理了。 對此， 各級財政部門要加強對

20、會計電算化規(guī)章的宣傳、指導和監(jiān)督檢查。同時，已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化的單位內部也應根據(jù)財政部的有關規(guī)章，結合單位的實際建立單位內部會計電算化的管理制度。四、針對這些問題提出的預防和解決對策。會計電算化工作是壹項系統(tǒng)工作，對于所出現(xiàn)的問題是不可避免的，我們不能因為這而害怕實施會計電算化。那樣我們的會計電算化工作將不會進步。針對會計電算化工作中存在的上述問題，我認為應采用如下對策：1 、加強基礎工作的建設，改善會計電算化運行環(huán)境。要充分發(fā)揮電算化會計運算速度快、存儲容量大的特點，使其在財務管理中發(fā)揮應有的作用，仍需從以下方面加強基礎工作的建設，改善會計電算化的運行環(huán)境。第壹，加強預算收支和憑證審核制度。

21、電算化會計只能迅速、準確地處理數(shù)據(jù)，及時提供有關信息，但且不能預知將要發(fā)生的費用及支出情況，也不能審核支出的真實性和合法性。要使電算化會計輸出數(shù)據(jù)真實可靠，首先必須保證輸入的數(shù)據(jù)真實合法。因此，必須健全預算收支和原始憑證審核等制度。否則，就會導致假賬真算現(xiàn)象的產生。第二，完善電算化會計的內部控制制度。內部控制的目標及其對財務管理的重要性且不因計算機的采用而改變或削弱。電算化條件下內部控制的重點是控制系統(tǒng)內部人員的非法、越權操作和作弊。除手工操作下的內部控制同樣適用外，電算化會計系統(tǒng)仍必須從系統(tǒng)控制方面給予加強。它應做到以下幾點： 1 、系統(tǒng)用戶只負責提供待處理數(shù)據(jù)，而不應介入系統(tǒng)部門的日常業(yè)務

22、； 2 、系統(tǒng)部門只負責數(shù)據(jù)處理，不經(jīng)管系統(tǒng)部門以外的財產物資； 3、除非差錯產生于系統(tǒng)內部， 系統(tǒng)內部不得擅自更改差錯， 而應將數(shù)據(jù)退仍責任部門按規(guī)定手續(xù)更改后，再送職能部門處理； 4 、系統(tǒng)內部系統(tǒng)分析、程序設計和計算機的操作等職責應予以分離。第三，改變財務管理的形式和方法。計算機是壹種先進工具，將這種工具成功地運用于財務管理之中，必須改變財務管理的形式和方法。如引入經(jīng)費自給率等財務分析指標，充分利用計算機運行速度快、 存儲容量大的特點， 對數(shù)據(jù)進行及時迅速的處理， 為財務管理決策服務。2、更新認識，轉變觀念。單位領導要重視會計電算化工作，要認識開展會計電算化工作的意義，且且樹立以財會人員

23、為核心的 “人本主義思想”。具體而言，即在會計電算化過程中，強調人的作用，特別是財會人員的作用，牢固樹立人是會計電算化工作的決定因素的觀點。它包括三層含義：壹是計算機是人們引入會計工作的先進工具，而不是會計工作的全部；二是會計電算化運行環(huán)境是由財務會計人員、計算機專業(yè)人員以及廣大的職員營造和構建的，會計電算化系統(tǒng)離不開運行環(huán)境；三是會計制度的設計、財務數(shù)據(jù)的分析和解釋以及各種預測和規(guī)劃工作主要是由財會人員完成，會計專業(yè)人員在會計電算化工作中處于核心地位。計算機專業(yè)人員固然必不可少，但會計人員的作用更加重要。報賬型會計是以程序化工作為主，但管理型會計則以非程序化工作為主（如財務會計信息的分析、財

24、務監(jiān)督的實施等） 。會計電算化的巨大作用是將廣大的財會人員從繁重的算賬、結賬工作中解放出來，且提供及時有用的信息，以供分析決策之用。針對瞬息萬變、競爭激烈的市場，計算機無法取代財會人員非程序化的分析、預測和控制工作，而只能是財會人員的工具。會計電算化的發(fā)展為會計人員將其精力主要投向財務會計管理工作，以降低成本和風險，提高資金使用效益提供了充分的條件。3、改善和提高會計軟件功能，將會計電算化引入單位財務管理活動?，F(xiàn)行單位會計軟件雖然開始從核算型向管理型過渡，但總體上講，模塊內容簡單，功能不強，不能適應單位財務管理的需要。要真正充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu)點，為財務管理服務，必須將其納入管理信息系統(tǒng)，提

25、高會計軟件功能，增加具有管理性功能的模塊，如設計比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務分析模塊，資金需求供給預測模塊等等。4、建立計算機及應用程序的檢測和維護組織，確保會計電算化日常工作有條不紊的進行。硬件及系統(tǒng)的安全，是會計電算化工作安全運轉的前提和基礎。鑒于此，企業(yè)有必要設置計算機及系統(tǒng)管理維護組織，按照工作計劃對所屬單位計算機及其系統(tǒng)進行定期檢測、保養(yǎng)、維護及接受報修。發(fā)現(xiàn)軟、硬件缺陷，應及時對其進行維護和更換，避免造成不必要的數(shù)據(jù)信息丟失。對于規(guī)模小或電腦人才缺乏的單位，也應設置電腦維護崗位，建立電腦定期維護制度，杜絕因維護不到位造成會計電算化工作停滯現(xiàn)象發(fā)生。5、建立電算化會計

26、檔案管理制度，確保系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)信息安全完整。電算化會計檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。會計電算化檔案管理應注意的問題：壹是要根據(jù)檔案介質的具體情況決定保管的具體環(huán)境，嚴防磁化、浸濕和塵染。二是對重要檔案要雙份備份，異位保管。三是對能夠打印的數(shù)據(jù)信息，要盡量打印壹份，以紙、 磁或光介質形式同時保管。 四是建立定期檢查和內部監(jiān)督制度， 確保各類檔案安全有效。6、采取必要的防護措施，抵制病毒侵襲。壹是要堅持使用正版軟件，禁止使用盜版或未經(jīng)檢測和消毒的軟盤，外采軟盤壹律先在另外的機器上檢查和清除病毒后才能使用。二是在計算機中裝入防病毒軟件，及時發(fā)現(xiàn)且殺死病毒；設置系統(tǒng)防火墻，阻擋非法網(wǎng)絡用戶介入系統(tǒng)。三是堅持定期備份數(shù)據(jù)和文件。四是不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。此外，為防范計算機病毒傳播， 要盡力專機專用， 不在會計電算化計算機上進行和系統(tǒng)無關的其他操作。加入 wto 以后，我國經(jīng)濟將迅速融人世界經(jīng)濟體系之中，經(jīng)濟的繁榮發(fā)展和市場的全面開放，必將對企事業(yè)單位的信息化進程產生新的推動，會計電算化方面的需求將大大增加。會計電算化工作必將成為財務工作重點。競爭的國際化會促進會計信息質量和服務