研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)初探

1、    研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)初探     摘要：本文根據(jù)管理信息系統(tǒng)（management information systems簡稱mis）理論，總結(jié)了當(dāng)前我國各個院校在開發(fā)研究生教育管理信息系統(tǒng)遇到的共同問題，分析了問題產(chǎn)生的原因，提出了解決問題的思路。關(guān)鍵詞：mis，研究生，教育管理，問題一、我國研究生教育管理信息系統(tǒng)發(fā)展概況我國自1979年恢復(fù)研究生教育以來，研究生教育的規(guī)模不斷擴大，尤其是近5年來研究生教育經(jīng)歷了飛躍式的發(fā)展。隨著研究生教育規(guī)模的擴大，教育管理的事務(wù)在迅速增加，研究生教育的信息量也就隨之急劇增加，管理工作向著多層

2、次、多方位發(fā)展，服務(wù)型管理的理念日益被廣大研究生教育管理人員所接受。在這種形勢下，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)形勢的需要，有相當(dāng)一部分研究生教育管理部門開始放棄傳統(tǒng)的紙筆管理，轉(zhuǎn)而向現(xiàn)代計算機技術(shù)尋求幫助。研究生教育快速發(fā)展的時期，也恰恰是計算機與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時期，兩者的結(jié)合就顯得十分必然。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，研究生教育管理信息系統(tǒng)也經(jīng)歷了從簡單的桌面數(shù)據(jù)庫應(yīng)用到瀏覽器服務(wù)器（bs）模式管理的發(fā)展。當(dāng)前bis模式的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為研究生教育管理的主流發(fā)展方向，而被越來越多的研究生教育管理機構(gòu)所采用。然而在投入巨大的人力和物力以后的研究生教育管理系統(tǒng)卻總是不盡人意。我們通過對

3、各高校研究生教育管理系統(tǒng)的分析及自身的實踐發(fā)現(xiàn)了一些共性的問題，并對出現(xiàn)問題的原因做了初步的分析。二、對當(dāng)前研究生教育管理信息系統(tǒng)設(shè)計及實現(xiàn)中存在問題的分析1.研究生教育管理信息系統(tǒng)要實現(xiàn)的目標(biāo)難以明確通過對本校在這方面的實踐及對各個兄弟院校的了解，我們發(fā)現(xiàn)要在系統(tǒng)開發(fā)前就完全確立系統(tǒng)的目標(biāo)和內(nèi)容是不現(xiàn)實的。首先，研究生教育涉及的內(nèi)容十分廣泛，研究生教育管理信息系統(tǒng)要管理的內(nèi)容、達到的效果涉及的內(nèi)容很多，很難通過短期的溝通完全確定所有的內(nèi)容。即使在系統(tǒng)開發(fā)的初期確立了當(dāng)時認為是明確的目標(biāo)，在系統(tǒng)開發(fā)過程中有時也會因增加的功能而改變設(shè)計目標(biāo)甚至全部重來。其次，開發(fā)人員常常希望管理人員一開始就能夠

4、提出對系統(tǒng)的全部或大多數(shù)要求，然后開發(fā)人員可以短時間內(nèi)把原有的工作方式基本掌握，而且要設(shè)計出一種新工作方式。然而實際上這是很困難的。由于管理人員對計算機技術(shù)不甚了解，對于建立一種以數(shù)據(jù)處理為核心的工作方式很難適應(yīng)，也不了解系統(tǒng)開發(fā)究竟能有什么效果，引起怎樣的變化。所以管理人員對系統(tǒng)的要求對開發(fā)人員來說往往是分散和不規(guī)范的。正是由于研究生教育管理信息系統(tǒng)本身的復(fù)雜性和管理人員與開發(fā)人員在設(shè)計思想上的難以溝通導(dǎo)致系統(tǒng)建設(shè)中最終目標(biāo)和內(nèi)容常常難以確定。我們認為研究生教育管理水平的提高是長期的、不斷的，因此，與之相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)建設(shè)也是一個長期連續(xù)的過程，要從發(fā)展和變化的角度看待系統(tǒng)建設(shè)。實際工作

5、中，急于在一次開發(fā)過程中做好一切工作，希望以后長期受益的做法是錯誤的，也是有害的。這種只顧眼前利益的做法，往往使所開發(fā)的系統(tǒng)不能隨管理工作的變化而改動，使用一段時間后維護工作量太大，以致難以承受，甚至不得不推倒重來，使原來開發(fā)工作中的一切努力都付之東流。所以，在研究生教育管理信息系統(tǒng)的開發(fā)中要從實際出發(fā)，按部就班，循序漸進。最好是一邊開發(fā)一邊使用，隨時修改。同時管理人員也要逐步改變管理理念，接受以信息為核心的現(xiàn)代管理思想，而開發(fā)人員也不能急于求成，要充分與管理人員溝通。2.研究生教育管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中開發(fā)人員與管理人員溝通困難在開發(fā)過程中，對于管理人員來講是盡可能少地改變原有的工作流程，繼

6、承原有的以適應(yīng)人的特點為核心的工作模式。而開發(fā)人員要改變這種工作模式，變?yōu)檫m合計算機系統(tǒng)的處理大批量規(guī)范數(shù)據(jù)和簡明的工作模式。如果系統(tǒng)僅僅是模擬原有的方式，而不是根據(jù)計算機的特點重新設(shè)計出一種新的模式，那么系統(tǒng)的功能就十分有限。但是如果一味地以使用計算機為中心而過多的改變原有的工作模式，常常導(dǎo)致系統(tǒng)開發(fā)完成后使用困難最終被完全放棄。（1）管理人員應(yīng)該首先接受以數(shù)據(jù)平臺為中心的管理思想，改變原有的管理模式中重復(fù)、多余的部分，使管理過程簡單明了。要認識到優(yōu)秀的管理信息平臺是研究生教育管理的重要資源，也是改變管理模式提高效率的關(guān)鍵。不要把開發(fā)人員僅僅當(dāng)成程序員而直接安排工作，而應(yīng)充分聽取開發(fā)人員的意

7、見，接收新的思想。同時，建立對研究生教育管理效率的評價手段，以明確系統(tǒng)運行的效果。（2）開發(fā)人員往往抱怨管理人員對計算機不了解，缺乏系統(tǒng)的觀念，常常在實現(xiàn)了一個功能以后又提出新的要求或者從孤立的角度提出和系統(tǒng)相悖的要求，而在開發(fā)人員看來這是應(yīng)該統(tǒng)一考慮的問題。然而開發(fā)人員也必須考慮管理人員的要求，因為系統(tǒng)畢竟是由管理人員來使用的，但是也不能完全陷入對具體問題的解決而忽略了把握系統(tǒng)性、本質(zhì)性的問題。這就要求開發(fā)人員對系統(tǒng)有一個明確的概念。所以管理人員與開發(fā)人員的有效溝通和兩者在開發(fā)中對系統(tǒng)控制的平衡性是系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵。如果開發(fā)人員在開發(fā)過程中過多控制就會導(dǎo)致開發(fā)完成的系統(tǒng)過于僵硬而難以應(yīng)用；反之

8、管理人員過多控制就會使開發(fā)過程難以實施。這就要求管理人員與開發(fā)人員能夠互相學(xué)習(xí)，互相理解，共同組織系統(tǒng)的開發(fā)，確保在系統(tǒng)開發(fā)中有充分的互動，以便有效地貫徹系統(tǒng)建設(shè)的思想，把系統(tǒng)建設(shè)推向成功。3.研究生教育管理信息系統(tǒng)難以推廣使用研究生教育管理信息系統(tǒng)的使用者除了管理人員以外，大量的數(shù)據(jù)采集工作是由學(xué)生、導(dǎo)師或者教研室來完成的，而在系統(tǒng)的開發(fā)過程中往往忽視他們的要求。如果開發(fā)人員只重視計算機技術(shù)本身，而缺乏考慮用戶的使用需求，就常常導(dǎo)致雖然編寫了大量的程序，而使用者卻不愿使用，使系統(tǒng)的推廣使用遇到困難。如果僅僅靠說服有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，用行政命令迫使用戶參與開發(fā)，這樣很容易使用戶產(chǎn)生消極甚至反感情緒，導(dǎo)致

9、開發(fā)與應(yīng)用的分離。要解決這個問題我們認為可以從以下兩個方面著手。（1）開發(fā)人員不僅僅要促使用戶參與到開發(fā)過程中來，更應(yīng)該從用戶使用界面的簡單、明確著手，使大部分用戶不需要經(jīng)過培訓(xùn)就能夠使用。（2）及時開展試運行是吸引用戶參與開發(fā)工作并和他們具體交流的有效途徑。在試運行過程中要及時與用戶交流，以便于修改。所以，在開發(fā)過程中應(yīng)該先開發(fā)在校研究生使用的子系統(tǒng)。由于在校學(xué)生流動性小，能夠及時與開發(fā)人員進行交流。整個系統(tǒng)的推廣使用需要循序漸進，不可操之過急，只有不斷的改進才能使研究生教育管理系統(tǒng)真正發(fā)揮作用。4.研究生教育管理信息系統(tǒng)的建設(shè)缺乏可持續(xù)性（1）開發(fā)人員的變更是造成系統(tǒng)建設(shè)連續(xù)性中斷的常見原因?，F(xiàn)在我國大多數(shù)學(xué)校的研究生教育管理信息系統(tǒng)都是通過找研究生自主開發(fā)或者委托公司開發(fā)。研究生畢業(yè)或與公司的合同到期后，再找其他人員來繼續(xù)開發(fā)就十分困難，甚至維護都困難。有時雖然可以維護或繼續(xù)開發(fā)卻浪費了大量的人力物力。（2）開發(fā)人員沒有充分考慮研究生教育管理當(dāng)中的變化因素，編寫的應(yīng)用程序不容易擴充和改動。對此，管理人員要把研究生教育未來發(fā)展的方向與開發(fā)人員交流，以幫助開發(fā)人員把系統(tǒng)中固定部分和變化部分區(qū)分開。（3）管理人員貪大求全，想一次完成管理信息系統(tǒng)開發(fā)，雖然當(dāng)時的設(shè)計非常完善，但由于研究生教育管理本身的變化，常常導(dǎo)致一個優(yōu)秀的系統(tǒng)難以發(fā)揮作用而不得不重