OA基本概念及操作指引

1、OA百科名片OA系統(tǒng)流程圖OA，辦公自動化，OA是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動的辦公，目的是提高效率。OA也是Office Action（ 審定通知程序，審定通知行為）的縮寫，是國家知識產(chǎn)權(quán)的審查意見書 的英文翻譯。目錄一、OA概念二、OA由來和進(jìn)展歷程三、協(xié)同OA以后進(jìn)展趨勢四、企事業(yè)機(jī)構(gòu)對協(xié)同 OA的需求五、協(xié)同OA選型推廣六、OA市場的情況OA其他含義、OA概念、OA由來和進(jìn)展歷程三、協(xié)同OA以后進(jìn)展趨勢四、企事業(yè)機(jī)構(gòu)對協(xié)同OA的需求五、協(xié)同OA選型推廣六、OA市場的情況0A其他含義展開編輯本段一、OA概念1、OA差不多概念OA的核心問題是如何提高日

2、常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都能夠歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件抄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文治理、會議治理、資料 治理、檔案治理、客戶治理、訂貨銷售，庫存治理，生產(chǎn)打算， 器材需求，技術(shù)治理，質(zhì)量治理，成本、財務(wù)計(jì)算、勞資、人事 治理等等，那么這些差不多上日常辦公工作的處理范圍。大連泛東軟件-助推企業(yè)精細(xì)化治理之路然而我們發(fā)覺 0A承載過多，那到底辦公自動化應(yīng)該包含那些內(nèi)容：廣義講，關(guān)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打 印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件差不多上能夠成為0A系統(tǒng)。狹義上講，0A系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助治理，提高辦公效率和治理手段的系統(tǒng)。2

3、、協(xié)同0A定義協(xié)同辦公（0A）軟件確實(shí)是采納Internet/lntranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同 工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位 的信息采集、信息處理，為企業(yè)的治理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。在基礎(chǔ)0A的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身 需求的治理工作流程、知識目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、 更簡單、更靈活、更開放的滿足日常0A辦公需求。3、協(xié)同治理定義在協(xié)同0A的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合 知識治理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作治理包括客戶

4、資源 的治理等，最要緊的三個方面確實(shí)是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的 協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財、物、信息和 流程組成了企業(yè)運(yùn)作的差不多要素，協(xié)同治理將這些資源整合在 統(tǒng)一的平臺上?？偨Y(jié)而言，協(xié)同治理的本質(zhì)確實(shí)是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行 協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá) 成共同的目標(biāo)。編輯本段二、0A由來和進(jìn)展歷程差不多界定 0A系統(tǒng)以后，我們再回憶一下0A系統(tǒng)在我國的進(jìn)展脈絡(luò)。（下文假如非特指，辦公自動化即指狹義的0A系統(tǒng)）1、中國的0A系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案治理。由于打算 經(jīng)濟(jì)體制的阻礙，政府

5、對企業(yè)的治理出了依靠法律、法規(guī)之外， 還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時候，也經(jīng) 常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當(dāng)時的政府官員和企 業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來我往難以分辨，同時存在著比較嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān) 系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級不掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭 文件就比較自然?，F(xiàn)在的0A系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案治理為核心的辦公治理系統(tǒng)，事實(shí)上辦公事實(shí)上確實(shí)是辦文。2、隨著企業(yè)的介入， 0A軟件也有一定的進(jìn)展，加入了專門多企業(yè)的特性，例如，0A現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)的知識治理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的 整合，然而，效果并不是專門理想。要緊功能的收發(fā)文、檔案治 理、物品治理、文檔治理、車輛治理、后勤治理、簡

6、單的人事治 理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從 文件起草、批閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)， 存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時刻長，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。 然而由于在機(jī)構(gòu)和流程上專門難作專門大的改動，因此解決之道 確實(shí)是采納先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化， 而且實(shí)現(xiàn)整個辦文過程電子化，從全然上改變了傳統(tǒng)的工作模式。在此種情況下，0A作的所有工作只是是將手工工作搬到計(jì)算 機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，去卩沒有增加任 何先進(jìn)的治理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實(shí) 在過于有限，僅僅處理一些公文就能夠稱為辦公自動化了嗎？假 如我們

7、認(rèn)真觀看市面上的 0A產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣 度也是特不讓人失望的。這確實(shí)是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所 處的差不多現(xiàn)實(shí)和困境。這也是我們的客戶對0A不中意的焦點(diǎn)所在。辦公自動化的進(jìn)展經(jīng)歷了五個時期：從PC機(jī)加上個人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個時期，那個時期大概在20世紀(jì)80年代到90年代初，大伙兒要緊是實(shí)現(xiàn)文字處理，確實(shí)是單機(jī)的辦公 自動化；第二個時期是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn) 了文件共享、信息共享，那個應(yīng)該在90年代；第三個時期，即在21世紀(jì)初期，那個時期的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識治理為目標(biāo)的辦公自動化。第四個時期，即協(xié)同辦公門戶，那個時期的特點(diǎn)是 0

8、A系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相關(guān)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），與組織內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成， 數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。弟五個時期，也確實(shí)是移動化時期。隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)展，0A進(jìn)入了移動化時期。 移動0A使得辦公人員能夠在 任何時刻任何地點(diǎn)使用0A同時也引入了基于 GPS的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動審批等等移動功能，把0A應(yīng)用推向了新的額高度。1、第一代0A以email、個人office 辦公軟件處理為核心，個人來處理日 常工作，在組織內(nèi)缺乏專門好的溝通渠道。2、第二代0A要緊是以傳統(tǒng)的收發(fā)文治理，檔案治理為主。加入了專門多的輔助功能如，BBS公告板、名片夾、日程安排、報告治理、圖 書治理、車輛治理

9、、公司大事記等小功能。這些功能相對獨(dú)立， 如此的功能也能夠用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實(shí)現(xiàn)。這些功能關(guān)于企業(yè)沒 有實(shí)際的大的關(guān)心。而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)專門多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對軟件 公司的要求也不高。然而這類對企業(yè)沒有起到實(shí)際的使用價值。3、第三代0A第二代的0A產(chǎn)品在功能上加強(qiáng)了，加入了專門多功能。例如加入了文檔治理、人事的治理、資產(chǎn)的治理，特不是在流程方面逐步得到了加強(qiáng)。他的功能依舊相對對立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)依舊沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對如此 的功能，我們會問：如此的辦公自動化到底解決了什么問題？企 業(yè)用了辦公自動化到底

10、解決了什么問題。實(shí)際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更 高的高度，更寬敞的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的 關(guān)系。同時我們也不能忽略技術(shù)的阻礙。因此我們需要第三代的 0A系統(tǒng)。4、第四代0A當(dāng)我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)覺，在企業(yè) 除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力 等治理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間專門少能 夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來講，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個系統(tǒng) 然后再進(jìn)入另一個系統(tǒng)，同時發(fā)覺數(shù)據(jù)常常不一致，我能夠比較 確信地講，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分差不多上這種 情況。他們往往具有多個供應(yīng)商提供的多個系統(tǒng)，但

11、專門少集成。 也有少數(shù)企業(yè)采納 ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的 企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。1、集成，這是第一點(diǎn)需求。從目前用戶的使用技能和同意程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考 慮，WEB界面最容易同意。另外從集成方面來講，必須采納人人支 持的 web標(biāo)準(zhǔn)如 HTML JavaScript ，ActiveX ，IIOP，DHTML XMLJAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術(shù)難度就會導(dǎo) 致集成不可能實(shí)現(xiàn)。2、完全基于 web,這是第二點(diǎn)需求。關(guān)于流程，熟悉辦公自動化系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是特不完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。關(guān)于如何 優(yōu)化該流程，假如我們宥于

12、原有的思維模式和知識領(lǐng)域，我們無 法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程治理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn) 行重組。（辦公自動化系統(tǒng)和治理咨詢?nèi)绾谓Y(jié)合在一起）3、流程優(yōu)化的，這是第三點(diǎn)需求。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，我們?nèi)巳瞬畈欢嗌现R工作者，要求辦公自動化系統(tǒng)必須具有知識內(nèi)涵，或者講是基于知識。提供知識治理所需的最差不多的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。4、基于知識的，這是第四點(diǎn)需求?？傊覀円蟮霓k公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采納 Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識的治理的辦公治理系統(tǒng)。5、協(xié)同治理針對"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"，協(xié)同治理最要 緊的三個方面確實(shí)是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié) 同。協(xié)同治理理念要緊體現(xiàn)為三大差不