某集團(tuán)公司合同管理辦法細(xì)則

1、某集團(tuán)公司合同管理辦法細(xì)則* 集團(tuán)股份有限公司合同管理辦法（試行）目錄一、總 則···········································&#

2、183;········1二、合同管理機(jī)構(gòu)、人員職責(zé)· ··································1三、合同的擬定及談判· ·

3、;·······································2四、合同的審核及簽訂· ········

4、;································4五、合同的履行················

5、83;······························6六、合同的變更及解除· ················

6、83;······················6七、合同的歸檔··························&

7、#183;···················7八、附則·····························&#

8、183;······················7一、總則第一條 為了加強(qiáng)對公司合同的管理，規(guī)范合同行為，維護(hù)本公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生，使公司的合同管理制度化、規(guī)范化，根據(jù)中華人民共和國合同法及國家其他有關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合本公司的實(shí)際制定，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱合同、協(xié)議（以下簡稱合同）是指公司與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事

9、權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，具體包括建設(shè)工程合同、委托合同、采購合同、借款合同、租賃合同、行紀(jì)合同以及其它各類民事合同等。本辦法所稱職能部門是指本公司各業(yè)務(wù)執(zhí)行部門及分支機(jī)構(gòu)。第三條 本辦法所稱的合同管理是指本公司對所簽訂的合同進(jìn)行擬定、 審查、監(jiān)督、登記、歸檔等處理。具體包括資信調(diào)查、意向接觸、商務(wù)談判、合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等全過程的管理。二、合同管理機(jī)構(gòu)、人員職責(zé)第四條 本公司合同的綜合管理工作統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部和法務(wù)負(fù)責(zé)， 具體包括全公司合同的登記、編號、送審、統(tǒng)計(jì)等工作。第五條 各職能部門合同的擬定、 洽談由本部門負(fù)責(zé)人委派專人負(fù)責(zé)，具體負(fù)責(zé)本部門合同管理的日常工作。第六條財(cái)務(wù)部的

10、合同管理職能：1. 負(fù)責(zé)本公司合同專用章的保管，并按規(guī)定使用合同專用章。2. 負(fù)責(zé)合同管理日常工作，建立合同管理臺賬，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料。3. 對合同進(jìn)行財(cái)務(wù)層面的審查，并提出修改意見。4. 對各職能部門合同管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查。5. 配合主辦部門的合同簽訂工作，參與合同的起草、論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作。6. 協(xié)助辦理公司法人代表授權(quán)委托書等手續(xù)。7. 指導(dǎo)配合各部門辦理合同的報(bào)批、鑒證和公證等事項(xiàng)。8. 承辦其他有關(guān)合同管理工作。第七條法務(wù)的合同管理職能：1制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門及分支機(jī)構(gòu)實(shí)施。（流程見附件

11、）2宣傳有關(guān)合同管理的法律、法規(guī)知識，總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)合同管理中出現(xiàn)的問題。13對合同進(jìn)行編號，聯(lián)系顧問律師進(jìn)行初審，并定期檢查合同履行情況。4負(fù)責(zé)本公司格式合同的制訂和審批。5. 對各職能部門合同管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查。6. 負(fù)責(zé)本公司所簽訂、批準(zhǔn)合同的最終歸檔工作。7. 建立本部門的合同管理臺帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進(jìn)行登記。 合同臺帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、 履行情況及記載合同主要內(nèi)容的帳薄。第八條各職能部門的合同管理職責(zé)：1 配合財(cái)務(wù)部和法務(wù)做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項(xiàng)工作，及時反饋合同管理工作中存在的問題。2 認(rèn)真學(xué)

12、習(xí)合同法，向本部門員工做好合同法及相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹工作。及時向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同管理工作中出現(xiàn)的有關(guān)情況。3 負(fù)責(zé)將本部門承辦的合同（包括需要變更、解除、作廢的合同）交由法務(wù)進(jìn)行審查。4. 負(fù)責(zé)對交給法務(wù)審核的合同內(nèi)容進(jìn)行解釋和說明。5. 負(fù)責(zé)對尚未交本公司法務(wù)的合同進(jìn)行歸檔整理，同時對標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人全稱、標(biāo)的金額和數(shù)量、交付期限、談判記錄、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進(jìn)行登記。6. 建立本部門的合同管理臺帳及統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進(jìn)行登記，并將統(tǒng)計(jì)表每月匯總至法務(wù)。7. 負(fù)責(zé)將合同正本交本公司財(cái)務(wù)部和法務(wù)歸檔。8. 對所簽訂合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)

13、行的責(zé)任， 并要及時掌握和檢查合同履行情況， 及時向法務(wù)通報(bào)在履行過程中發(fā)生的問題，提出解決問題的建議。三、合同的擬定及談判第九條擬定合同前應(yīng)對合同對方進(jìn)行資信調(diào)查，具體要求審明下列情況：1 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或其它證照；2 企業(yè)法定代表人證明書；3 企業(yè)法定代表人的授權(quán)委托書；4 工程合同的合同對方必須提供從事建筑、安裝、監(jiān)理、裝飾、消防等工程的許可證書和資質(zhì)證書。5 廣告代理合同的合同對方必須提供從事廣告代理資格的法律文件。6 房屋租賃合同的合同對方必須提供租賃許可證書，沒有租賃許可證書的，應(yīng)當(dāng)提供房屋所有權(quán)證明資料。27 房屋購買合同的合同對方應(yīng)當(dāng)是房屋所有權(quán)的完全擁有者，并應(yīng)當(dāng)提供房屋所

14、有權(quán)證明資料。8 履行能力，包括但不限于最新會計(jì)年審報(bào)表，最新的工商年審資料。需提供擔(dān)保的合同，還必須查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力；9 合同對方以往工作評估報(bào)告；10其他所需要的相關(guān)文件。各職能部門完成資信調(diào)查后，應(yīng)將資信調(diào)查文件的原件（或復(fù)印件）一起提交審核。第十條各職能部門擬定的合同應(yīng)做到：條款齊全、責(zé)任明確、邏輯性強(qiáng)、文字表達(dá)清楚。合同應(yīng)包括的基本內(nèi)容及應(yīng)注意的問題如下：1. 首部包括：（ 1）合同名稱；（2）合同當(dāng)事人的名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、開戶銀行等基本資料；（ 3）訂約的目的、依據(jù)。2. 正文詳細(xì)內(nèi)容及要求如下：（1）合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格或酬金、履行期限

15、、地點(diǎn)和方式及違約責(zé)任。（2）應(yīng)包括法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款及當(dāng)事人雙方要求訂立的條款。（3）數(shù)量和質(zhì)量條款應(yīng)符合國家計(jì)量法規(guī)和質(zhì)量法規(guī)的規(guī)定。（4）價(jià)金條款應(yīng)符合國家物價(jià)法規(guī)和國家金融法規(guī)，一般應(yīng)寫明物品單價(jià)、總價(jià)、計(jì)價(jià)單位、支付手段和支付方法及時間。（5）對于違約責(zé)任條款，如該類合同有法定違約金規(guī)定的，按規(guī)定予以明確。如無，必須在合同中具體寫明違約具體情形和約定的違約金額或計(jì)算方法。（6）確定合同爭議的解決方式。根據(jù)具體情況和協(xié)商結(jié)果，確定合同爭議的解決途徑以及管轄條款。且在爭議解決辦法中盡力爭取由我方所在地法院管轄。3. 結(jié)尾和附則：（1）合同結(jié)尾部分包括：合同正本及副本的份數(shù)

16、，發(fā)送單位，合同有效期限，簽約地點(diǎn)和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。（2）合同文本超過兩頁的，應(yīng)加蓋騎縫章。（3）應(yīng)將合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。第十一條合同雙方協(xié)商變更、修改合同條款的補(bǔ)充協(xié)議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過程中的各種書面往來文件（包括傳真、圖表、單據(jù)、確認(rèn)書、對賬單等）也是合同的組成部分。第十二條公司有格式合同的， 應(yīng)統(tǒng)一使用格式合同。 使用格式合同， 應(yīng)做到：條款齊全、內(nèi)容具體、用詞準(zhǔn)確、字跡清楚，嚴(yán)格按示范文本的要求填寫。3第十三條 合同談判由承辦部門負(fù)責(zé)組織、安排。主談人是合同主要參與談判人，50 萬元標(biāo)的以上的合同至少有兩名談

17、判人，100 萬元標(biāo)的以上的合同至少有三名談判人。第十四條合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)主辦人。根據(jù)需要，承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)親自參加全部或階段性合同談判。合同金額超過人民幣100 萬元的，合同談判應(yīng)當(dāng)有顧問律師參與，涉及重大事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由顧問律師主持談判工作。合同金額不足人民幣 100 萬元的，如本公司與合同對方對擬簽合同付款條件及支付方式有重大爭議，合同最后一輪談判應(yīng)當(dāng)有財(cái)務(wù)部參加；如本公司與合同對方對擬簽合同其他條款有重大爭議，合同最后一輪談判應(yīng)當(dāng)有顧問律師參加。第十五條 沒有承辦部門負(fù)責(zé)人參加的合同談判中， 合同金額的變動須報(bào)承辦部門負(fù)責(zé)人審核，如有需要，根

18、據(jù)財(cái)務(wù)管理規(guī)定，承辦部門并報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核。沒有顧問律師參加的合同談判，合同其他條款的變動須報(bào)法務(wù)和顧問律師審核。第十六條合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實(shí)。第十七條 負(fù)責(zé)履行或參與履行擬簽合同的部門， 應(yīng)當(dāng)參與合同談判。 沒有上述相關(guān)部門的參與，合同承辦部門不得獨(dú)自進(jìn)行合同談判。第十八條 進(jìn)行合同談判時， 承辦部門應(yīng)當(dāng)記錄合同洽談情況。 合同洽談記錄須隨合同一并報(bào)批。合同洽談記錄應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：1合同編號、項(xiàng)目名稱、主管部門、洽談對方；2洽談雙方參加人員；3洽談次數(shù)，洽談時間、地點(diǎn)；4洽談內(nèi)容摘要；5主辦人意見及承辦部門負(fù)責(zé)人意見；6相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見。第十九條 合同金額

19、在 500 萬以上或?qū)Ρ竟居兄卮笥绊懙暮贤?應(yīng)由本公司副總經(jīng)理以上人員主持談判。四、合同的審核及簽訂第二十條 合同談判結(jié)束并落實(shí)全部合同條款后， 承辦部門應(yīng)當(dāng)制作合同報(bào)批文本， 填寫合同申請表，連同合同初稿及修改稿、合同談判文本及修改稿、合同對方資信評估報(bào)告及相關(guān)材料，按照合同申請表所列流程在合同擬簽定日前五個工作日送交有關(guān)部門審批。第二十一條經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在合同申請表填寫如下內(nèi)容：1 申請日期；2 項(xiàng)目名稱，應(yīng)簡要概括合同項(xiàng)目的主要內(nèi)容；43 合同金額，指合同涉及的總金額；4 合同對方，指與本公司簽署該份合同的相對方，如為三方合同，則需注明合同的另外兩個相對方；5 項(xiàng)目概況，應(yīng)含合同標(biāo)的、數(shù)

20、量、單價(jià)、合同期限、履行時間及方式。6 項(xiàng)目概況欄簽名及日期。第二十二條部門負(fù)責(zé)人意見：1 審核該合同項(xiàng)目是否符合本公司發(fā)展計(jì)劃及本公司領(lǐng)導(dǎo)的工作部署；2 合同條款、內(nèi)容是否符合本辦法的規(guī)定；3 合同主辦人是否按法律程序組織談判；4 審核后若合同符合上述內(nèi)容，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在“部門負(fù)責(zé)人意見”一欄填寫審核意見，并在該欄簽名、注明日期。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在合同主辦人報(bào)批后一個工作日內(nèi)，就上述本項(xiàng)出具意見。第二十三條 部門負(fù)責(zé)人出具審核意見后， 合同主辦人應(yīng)在合同擬簽日期前四個工作日報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部審核。第二十四條財(cái)務(wù)部就如下事項(xiàng)進(jìn)行審核：1 審批合同項(xiàng)目的財(cái)務(wù)可行性；2 合同價(jià)格條款及付款方式是否符合財(cái)務(wù)制

21、度；3 合同項(xiàng)目是否符合本公司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃；4 合同項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的資金來源；5 審核后若合同符合上述內(nèi)容，財(cái)務(wù)部經(jīng)理在“財(cái)務(wù)部意見”一欄填寫“該項(xiàng)目符合財(cái)務(wù)計(jì)劃、資金來源、同意項(xiàng)目執(zhí)行”等字樣，并在該欄簽名，注明日期。財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)在主辦人報(bào)批后一個工作日內(nèi)，就上述事項(xiàng)出具具體意見。第二十五條 財(cái)務(wù)部出具審核意見后，合同主辦人應(yīng)在合同擬簽日期前三個工作日，報(bào)法務(wù)及顧問律師審核。第二十六條法務(wù)及顧問律師就合同的合法性進(jìn)行審核，主要審查以下三方面的內(nèi)容：1合同主體的審查。 即依照合同承辦部門提供的相關(guān)材料審查對方當(dāng)事人是否具備合同主體資格、 是否超越營業(yè)執(zhí)照或其他證照規(guī)定的經(jīng)營范圍，以及對方經(jīng)辦人員代理權(quán)

22、限情況進(jìn)行審查。2合同內(nèi)容的審查。即審查合同內(nèi)容是否合法，條款是否完備和齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否清楚，爭議處理?xiàng)l款是否具備。3合同文字的審查。包括審查合同用語是否規(guī)范、文字表達(dá)是否準(zhǔn)確。第二十七條法務(wù)及顧問律師應(yīng)當(dāng)在經(jīng)辦人報(bào)批后一個工作日內(nèi)，在合同審批表律師審核欄應(yīng)上述事項(xiàng)出具具體意見，并在意見欄右下方簽名并注明日期。5第二十八條 顧問律師出具審核意見后， 主辦人依據(jù)前述全部審核意見對合同進(jìn)行修改定稿，定稿后主辦人將合同呈遞法務(wù)最后審核。第二十九條 如合同屬部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限內(nèi)合同， 承辦部門負(fù)責(zé)人審批簽字后交財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限外合同，承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署明確

23、意見后呈送公司分管領(lǐng)導(dǎo)。第三十條 屬公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限合同， 公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限外合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署明確意見。第三十一條 公司分管領(lǐng)導(dǎo)在簽署明確意見后將合同呈遞公司總經(jīng)理。 公司總經(jīng)理審批簽字后交財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章。第三十二條合同蓋章時必須提供以下資料：1合同正本（至少一式四份） ；2填寫完備的合同申請書、合同洽談記錄（附后）；3資信調(diào)查所得的材料。第三十三條合同標(biāo)的在 1萬元以下的由部門負(fù)責(zé)人審批；合同標(biāo)的在5 萬元以上的由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同標(biāo)的在10萬元以上或?qū)居兄卮笥绊懙暮贤晒究偨?jīng)理審核。五、合同的履行第三十四條 合同承

24、辦部門和經(jīng)辦人應(yīng)在合同履行過程中，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，并按下列不同情況作出不同處理。1合同的相對方如期履行合同約定的全部義務(wù)的，合同終止后一個月內(nèi)，經(jīng)辦人應(yīng)對履行過程作簡要說明，并報(bào)交法務(wù)；2合同的相對方如因情況變化，未能履行部分合同義務(wù)或中途不履行義務(wù)的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 1 工作日內(nèi)向法務(wù)出具詳細(xì)說明，由法務(wù)根據(jù)情況提出建議，采取相應(yīng)措施；3合同的相對方完全不能履行合同或完全不履行合同的，經(jīng)辦人應(yīng)在得知情況后 1 工作日內(nèi)向法務(wù)提交詳細(xì)說明，由法務(wù)征詢顧問律師后，采取非訴訟或訴訟方式解決。第三十五條在上述處理過程中，合同經(jīng)辦人同時應(yīng)將下列有關(guān)履行過程的文件交法務(wù)：1 我方所持的

25、全部合同（包括補(bǔ)充合同）原件；2 相對方履行合同過程中出具的文件：如提貨單、欠款確認(rèn)書、付款證明等；3 其他相前材料。第三十六條合同經(jīng)辦部門應(yīng)在每個季度的最后一個星期內(nèi)，對部門內(nèi)未終止的合同作出全面核查，并作出報(bào)告，經(jīng)法務(wù)整理后交公司總經(jīng)理。6第三十七條 法務(wù)在合同簽訂后，應(yīng)對合同的履行進(jìn)行監(jiān)察、檢查；對各部門出具的報(bào)告應(yīng)即時作出處理。第三十八條 公司定期對合同簽訂、履行、管理和歸檔工作定期如開會議，不斷完善合同管理制度。六、合同的變更和解除第三十九條 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。第四十條 需要變更、解除合同，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與

26、對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，書面函告，限期答復(fù)。第四十一條 合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報(bào)后，必須及時請示承辦部門領(lǐng)導(dǎo)立即處理。第四十二條合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1主體變更，應(yīng)征得合同各方書面同意。2有 擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。3經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)審批的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議應(yīng)報(bào)原審批機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。4經(jīng)公證的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。第四十三條變更、解除合同的各方在尚未達(dá)成協(xié)議以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。第四十四條合同期限屆滿，各方未就合同續(xù)期達(dá)成一致的，合同自行失效。七、合同的分

27、類歸檔第四十五條合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后五日內(nèi)應(yīng)將合同正本交本部門合同管理員保管。合同管理員對已生效的合同應(yīng)編號登記列具清單后， 連同合同原件及與合同有關(guān)的文書、函件、圖表、電報(bào)、傳真等逐個建立檔案。清單內(nèi)容包括：合同編號、名稱、主要內(nèi)容、當(dāng)事人名稱、價(jià)金、簽約時間、簽署和審批領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦部門及人員、是否經(jīng)律師審查及律師姓名、合同項(xiàng)目是否屬計(jì)劃內(nèi)、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定等。第四十六條 履行完畢的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行過程中的往來信函、單據(jù)、傳真件必須送綜合部檔案室進(jìn)行編號歸檔。第四十七條 法務(wù)每月 25 日至 30 日與承辦部門合同負(fù)責(zé)人核對上月承辦部門合同， 督促合同歸檔

28、。每年 12 月 10 日至 30 日法務(wù)將上年度簽訂的全部合同予以整理存檔。7八、 合同專用章管理第四十八條合同專用章管理：（一）合同專用章僅用于對外簽訂合同，并嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用；（二）合同專用章做到專人專管，嚴(yán)格印章使用，所有用章均需由經(jīng)辦人員簽字登記并建立使用臺帳；（三）加蓋合同專用章之前必須經(jīng)公司總經(jīng)理審查簽字，未經(jīng)簽字的任何合同都不得加蓋合同專用章；（四）非合同文稿及空白紙張不得蓋合同專用章。九、獎懲規(guī)定第四十九條 公司在合同管理中，有下列行為的應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處分，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。（一）違反規(guī)定授權(quán)或超越授權(quán)范圍擅自簽訂合同的。（二）未按規(guī)定程序進(jìn)行審查、會簽，拒不

29、改正，造成經(jīng)濟(jì)損失的。（三）發(fā)生合同糾紛不及時報(bào)告、處理不及時或處理不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失或影響的。（四）借工作之便收受賄賂、假公濟(jì)私的。（五）采取脅迫、欺詐等違法和不正當(dāng)手段洽談和簽訂合同的。（六）違反規(guī)定簽訂違法合同、無效合同、權(quán)利義務(wù)不對等或執(zhí)行后不利于公司的合同的。第五十條 任何單位和個人均有權(quán)檢舉、 揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法犯罪或損害公司利益的行為。對檢舉揭發(fā)有功人員，公司依照有關(guān)規(guī)定給予獎勵并保密。八、附則第五十一條本辦法所稱的“以上” 、“以下”，包括本數(shù)；所稱的“不滿” ，不包括本數(shù)。第五十二條本辦法未盡之事宜，一律按我國合同法以及有關(guān)的法律、法規(guī)執(zhí)行。第五十三條各分公司可根據(jù)本辦法制定實(shí)施、考核細(xì)則，并報(bào)財(cái)務(wù)部和法務(wù)。第五十四