文檔管理辦法

1、文檔管理辦法關(guān)于文檔歸檔管理方法一般來說，監(jiān)理工程文件的形成數(shù)量大、時間跨度長、種類多、變更多，而且形成階段之間有親密聯(lián)絡(luò)。所以，應(yīng)對文件的歸檔種類、歸檔流程事先賜予明確。為加強公司文檔資料的管理，確保文檔資料的完好性、平安性、用法便捷性，特制定本文檔資料管理方法。一、電子文檔名目設(shè)置參照下面所述“二、文檔分類，并根據(jù)其挨次編制電子文檔名目。依據(jù)文件夾排序規(guī)章，在文件夾前加上序號及“_二、電子文檔分類本方法管理的文檔資料既包括電子文檔，也包括紙質(zhì)文檔資料。電子文檔資料可以根據(jù)以下方式分類：1、招標階段文檔2、監(jiān)理根據(jù)標準標準、招投標文件、合同文件、設(shè)計文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細那么3、報審、報驗文

2、件開工報審、施工組織設(shè)計或工程開發(fā)方案報審、設(shè)備報驗等4、監(jiān)理指令監(jiān)理通知單、變更通知5、報告監(jiān)理報告、監(jiān)理月報等6、工作往來文檔業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單及回復(fù)、工程支付、會議紀要7、總結(jié)8、影像資料三、電子文檔相關(guān)權(quán)限1、存放流程文件形成實時由各工程資料代管員搜集整理，每月或季度交由信息工程部資料員歸檔一次，歸檔時間為自然月的25日遇節(jié)假日順延。在存放時，工程部資料員須對歸檔的電子文件進展校檢，不符合標準的可要求資料代管員進展整改。2、權(quán)限設(shè)置日常工作中，由信息工程部資料員對電子文檔進展維護和管理；工程施行過程中，對應(yīng)的工程資料代管人員有權(quán)對其權(quán)限內(nèi)的文檔進展讀和寫取和存，操作前需征得有關(guān)方同意。3、查詢

3、方式1查閱文檔資料須事先申請附件一：文檔資料查閱申請表并獲得有關(guān)方同意：屬于本工程范圍內(nèi)的資料查閱應(yīng)得到工程總監(jiān)或工程資料代管員的同意，非本人所從事的工程的資料查閱、拷貝應(yīng)得到信息工程部負責(zé)人同意。2電子文檔的查閱應(yīng)在資料員工程資料代管員或工程部資料員的指導(dǎo)下在專用電腦上進展，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作包括事前的查毒殺毒。四、文件清單五、電子文件命名規(guī)章文件采納組合編碼方式命名，文件的全名格式為： 說明：1、一個完好的文件名由文件名稱、工程名、文件編制年月日、和文件4個局部，通過經(jīng)下劃線“_連接組合而成。2、工程名稱，在工程開頭之時的統(tǒng)一確定，可以根據(jù)習(xí)慣采納簡稱。3、文件編制年月日

4、用8位數(shù)字表示。4、文件用3位以下英文字母表示。六、工程文檔資料管理與歸檔流程1、專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔，承受承建方工程文檔建立方工程的文檔，搜集整理其它的監(jiān)理工作資料流程。2、一般狀況下專業(yè)監(jiān)理工程師在編制完成監(jiān)理工作文檔后應(yīng)當(dāng)上報工程總監(jiān)或其他相關(guān)負責(zé)人審查流程，在獲得總監(jiān)或相關(guān)負責(zé)人審查確認后流程方可作為公司文檔分發(fā)給建立方、承建方等相關(guān)單位流程。3、存管在各監(jiān)理工程師手中的文檔資料均屬公司學(xué)問產(chǎn)權(quán)，全部文檔資料都應(yīng)定期如每季度的最終5個工作日內(nèi)移交給工程總監(jiān)或工程資料代管員并由其歸檔流程。4、各工程總監(jiān)或資料代管員應(yīng)定期如每季度一次對本工程的文檔資料進展清理，同時在每半年一次向

5、信息工程部歸檔流程。文檔資料歸檔時應(yīng)進展具體記錄見附件一。5、歸檔到信息工程部的文檔資料應(yīng)進展準時地整理、編目，同時完好保存到信息工程部的專用數(shù)據(jù)庫里電子文檔或資料柜里紙質(zhì)文檔資料流程，以備查詢、調(diào)用。文檔資料管理與歸檔流程見下列圖：文件名稱×××××× 工程名稱×××× 編制年月日××××××××××× 七、管理人員及職責(zé)1、信息工程部資料員信息工程部設(shè)資料員兼職，其職責(zé)為：敦促各工程

6、總監(jiān)資料代管員工程進展文檔資料歸檔，負責(zé)文檔資料的接收事宜。負責(zé)歸檔資料的整理、編目、入庫、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)儲等。負責(zé)文檔資料數(shù)據(jù)庫的管理、維護、操作。負責(zé)歸檔資料的保管、調(diào)用、借閱、拷貝、打印等。2、工程資料代管員各工程依據(jù)工程詳細狀況設(shè)資料代管員一名兼職，其職責(zé)為：負責(zé)接收本工程內(nèi)各監(jiān)理工程師上報、移交的文檔資料。對文檔資料進展整理、轉(zhuǎn)儲、入庫、存柜、保管。負責(zé)文檔資料的調(diào)用、整理、拷貝、打印等。八、紙質(zhì)文件入柜歸檔資料范圍1、監(jiān)理合同2、監(jiān)理大綱3、監(jiān)理規(guī)劃4、監(jiān)理細那么5、監(jiān)理指令監(jiān)理通知單等6、往來文檔業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單及回復(fù)等7、會議紀要8、監(jiān)理月報9、監(jiān)理記錄、平行檢測及獨立抽檢

7、文件材料10、監(jiān)理工作總結(jié)11、監(jiān)理日志12、影像資料九、紙質(zhì)文件歸檔要求1、歸檔的文件材料要完好、系統(tǒng)、精確。各工程用表按水運工程監(jiān)理標準用表規(guī)定填寫，需簽字蓋章的地方肯定不能漏簽；監(jiān)理通知及業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單要形成閉合性，需要承受單位簽署看法及回復(fù)的，必需簽署完好。2、歸檔的文件材料必需是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。3、原那么上按各個工程工程歸檔，各個工程工程再按“入柜歸檔資料范圍進展資料整理歸檔。各文檔按“入柜歸檔資料范圍分12冊，第1冊監(jiān)理合同、第2冊監(jiān)理大綱為第一卷；第3冊監(jiān)理規(guī)劃、第4冊監(jiān)理細那么為其次卷；第5冊監(jiān)理指令、第6冊往

8、來文檔、第7冊會議紀要為第三卷；第8冊監(jiān)理月報、第9冊監(jiān)理記錄、平行檢測及獨立抽檢文件材料、第10冊監(jiān)理工作總結(jié)為第四卷；第11冊監(jiān)理日志、第12冊影像資料為第五卷。4、檔案名稱的填寫要留意內(nèi)容精確，文字簡練通順，構(gòu)造完好，必需提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份；科技文卷名目各項必需按交辦發(fā)2009225號文規(guī)定填寫完好。5、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和常常用法的文件歸檔2份或3。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。6、卷盒的尺寸采納310mm×220mm,卷盒的厚度依據(jù)分類整理及便利查閱利用的要求，可采納20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。7、歸檔時間：各工程工程

9、負責(zé)人應(yīng)于工程開工驗收后馬上最遲一周內(nèi)將歸檔的文件整理立卷，移交部門資料員歸檔。十、檔案的查閱和借閱1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。閱后準時歸還。2、查閱檔案資料時一般不得對其進展復(fù)制。確有特別狀況必需復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署看法前方可復(fù)制。3、原那么上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必需由借閱人出具借閱申請并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽名認可。借出檔案時應(yīng)留意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自翻開檔案柜翻閱查找；2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否那么按管理規(guī)定停頓借閱；3要愛惜檔案，不得喪失，并留意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借別人；4所借檔案不得隨便折疊和拆散，嚴禁對檔案隨便更改、涂寫；5借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔