文件標準化管理制度

1、文件標準化管理制度文件資料標準化管理制度1 目的為進一步加強文件管理，標準文件流程，進步工作效率和辦文效率，充分發(fā)揮文件上傳下達的作用，確保公司政令暢通，特制定本制度。2 適用范圍2.1 本制度適用于公司文件資料的管理.2.2 本制度指的文件資料包括公文、管理制度、方案、外來文件和資料等。3職責權限3.1行政辦負責以公司名義上報、下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、歸檔和銷毀。3.2 其它各部門負責以部門名義上報、下發(fā)的各類文件資料的管理，行政辦負責文件資料審查、打印、校對工作。3.4各部門的對外文件，經行政部文字格式的審核，上報主管副總經理審批。4 術語定義4.1 公文指總公司在處理各

2、種公務時用法的應用型文書，包括：打算、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。4.2 管理制度指要求公司成員共同遵守，按肯定程序工作、到達肯定標準，并進展考核的文件。4.3 方案指總公司為完成肯定時期內的工作任務，而事先做出支配的文件。5 工作內容及程序5.1 文件資料的編寫格式5.1.1 文件資料的用紙標準型紙張。圖樣表格等不宜減小時，該頁必需按以上尺寸折疊裝訂。一般用型a45.1.2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)章5.1.2.1 依據(jù)文件內容的編排劃分，章就是一個章節(jié)，包括條和款，條是章的一個局部，款就是章或條的一個層次。5.1.2.2 章用阿拉伯數(shù)字表示，第一章就用“1表示，以

3、下按挨次依次類推。“章應左起空兩格書寫，右側空一格寫該章的標題，該標題一行書寫不夠，可另起一行，但這一行的第一個字與該標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。5.1.2.3 “條用阿拉伯數(shù)字表示，分開章的標題另起一行，先左起空兩格，書寫該條所處章的編號，后加一個小圓點再寫該條在該章所處的挨次，如第“4章第一條，就用“4.1表示，右側空一格書寫該條的標題內容。一章的各條依據(jù)需要再分為假設干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，那么分另表示為“4.2.1、“4.2.2、“4.2.3，假如“4.2.1再分為2個小條，那么分別表示為“4.2.1.1、4.2.1.2;條

4、一般只劃到第三層次，即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內容用“款的形式進展表達。一章的各條和下一層次再分的條有無標題，原那么上應全都，條一般要求都有標題，“款沒有編號。5.1.2.4 “章條編號最尾阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點，“章條詳細內容的第一行應從左起空兩格書寫，其次行起均應頂格書寫。5.1.2.5 公文的編排格式可不執(zhí)行以上條款。5.1.3 文件資料的字體、排版、裝訂標準5.1.3.1 文件資料正文為三號仿宋字體、標題為二號宋體加粗；a4型紙左右頁邊距為上頁邊距為26mm、下頁邊距為26mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm，一般文件上下行距為26磅，紅頭、黑頭文件上下行距為單倍行

5、距；公文排版按印刷的標準紙張用法。5.1.3.2 文件資料印刷的文頭文頭字一律套紅印刷、文頭文字與正文用紅線隔開，一般占文頭紙三分之一，函件文頭一般占文件首頁，文頭紙的五分之一或四分之一。5.1.3.3 文件資料的頁面、頁眉、頁腳編排格式見公司vi形象設計中相關規(guī)定。5.1.3.4 文件資料一般左側死頁裝訂成冊，一些處于需持續(xù)改良或修訂的文件資料可采納活頁裝訂，但應確保文件資料的完好。5.2 文件資料的編寫格式及內容5.2.1 公文格式及內容公文一般由發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附件、抄送機關，印發(fā)機關和時間等局部組成，格式要求參照5.1.3規(guī)定。5

6、.2.2 管理制度格式及內容管理制度一般由標題、目的、適用范圍、職責權限、術語定義、工作內容及程序、考核標準及方法、引用文件、相關記錄等局部組成。5.2.3 方案格式及內容5.2.3.1 年度工作總結由工作回憶、工作重點、施行對策、指標分解等內容組成。5.2.3.2 工作方案主要應以表格為主，包括序號、工作內容、工作標準、完成期限、責任人等內容，如需以文字表述，內容應包括前言、工作內容、完成期限、責任人等局部。5.3 文件資料的處理程序文件資料的處理分為發(fā)文和收文。發(fā)文一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、印刷、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。收文一般包括登記、傳遞、批辦、承辦、催辦、分

7、發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。5.3.1 文件和資料的擬寫要求5.3.1.1 文件資料編寫要符合本制度的相應格式。5.3.1.2 文件資料送領導批準之前，應當由職能部門進展審核，審核的重點是否需要行文或以制度行式下發(fā)，內容是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。5.3.2 文件資料的審批程序5.3.2.1 公文的審批公司各部門依據(jù)職責權限起草相關公文，經部門領導審核，主管領導批準施行，各部門進展發(fā)放。需用“黨發(fā)、工發(fā)的公文，由相關部門起草，報請黨委書記、工會主席簽發(fā)。審批公文時，主批人應當明確簽署看法，并寫上姓名和審批時間。5.3.2.2 管理制度的審批公司級的管理文件由相關部門組織起草，主

8、管領導審核，總經理批準施行。部門級管理文件由相關部門組織起草，經部門領導審核，主管領導批準施行。5.3.2.3 方案類文件的審批公司年度方案由各部門共同編制，經總經理辦公會爭論，總經理批準施行。部門工作方案由各部門制定，主管領導批準施行。5.3.3 文件資料的用印文件資料的用印見公司印章管理制度。5.3.4 文件資料的分發(fā)5.3.4.1 文件和資料發(fā)放前的標識a) 公司各部門在發(fā)放文件和資料前，假設屬受控文件、應加蓋紅色受控章，并填寫持有者，屬部門用法的文件應填寫部門名稱，以示是唯一有效用法的文件。屬存檔的文件應加蓋紅色“存檔印章，未加標識或蓋有“作廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。b) 屬于可利用網(wǎng)

9、絡分發(fā)的文件資料應對其用法權限和修改權限進展設置，并考慮公司文件的保密要求。5.3.4.2 文件和資料的發(fā)放手續(xù)發(fā)放給部門或其他公司的文件由收件公司或部門業(yè)務人員在文件資料發(fā)放、回收登記表上簽名，以傳真形式或郵件形式發(fā)文的，應注明發(fā)文日期或儲存郵件發(fā)送記錄，以示收文。發(fā)放給公司領導的文件，由各部門填寫文件傳閱批辦記錄表交領導傳閱。5.3.5 文件和資料的修改文件和資料發(fā)放用法后，屬于個別文件更改時，原文件起草部門應填寫文件和資料修改通知單，報原審批人審核批準，原發(fā)文部門將文件和資料修改通知單和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進展處理。屬于大量文件更改時，文件資料修改通知單內容可匯總表格統(tǒng)一說明并下發(fā)。5

10、.3.5.1 對文件個別內容進展修改或增補文件內容時，應實行換頁的方式，應在在文件修改記錄上登記。由原發(fā)部門將作廢頁收回，填寫文件和資料發(fā)放、收回登記表。5.3.5.2 修改內容超過原文件三分之一時，那么適用換版方式。應由原編寫部門負責修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章和持有者，原發(fā)文部門所持舊版文件和資料收回，按文件資料做廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫文件和資料發(fā)放、收回登記表。5.3.6 文件資料的管理及歸檔5.3.6.1 文件和資料在用法過程中不得隨便涂改，外借和復制。假設受控文件用法人調離本公司，那么由原發(fā)文部門負責收回受控文件，收回的文件重新下發(fā)，其別人員用法時，其持有者標識更

11、改為現(xiàn)持有者。5.3.6.2 文件資料的保密范圍按公司體系文件中要求處理。5.3.6.3 文件和資料的存檔見公司檔案管理制度。5.3.7 文件資料的借閱5.3.7.1 文件資料的借閱見公司檔案管理制度。5.3.8 文件和資料的作廢銷毀5.3.8.1公司各部門對收回的文件和資料，應填寫文件和資料銷毀清單，經部門主管領導批準后三個月內施行銷毀。5.3.8.2 存檔的作廢文件加蓋“作廢章予以留存。5.3.9 外來文件資料處理5.3.9.1 對國家、地區(qū)、政府部門及其它外界公司來文由行政部在收文登記表中做好收文登記，并填寫文件傳閱批辦記錄，經行政部填寫擬辦看法后，報相關領導閱批。行政部按批辦看法交相應

12、部門或人員承辦，承辦完畢后，承辦部門或人員填寫注辦說明，并將文件交回行政部，行政部對文件進展歸檔整理，需要時承辦部門可以留存復印件。5.3.9.2 對于子公司上報公司職能部門的文件，以及公司部門之間的文件傳遞，公司各部門負責收文，并填寫收文登記表。5.3.9.3 對國家、行業(yè)等標準或其它文件資料的購置，見填寫購置申請表，總經理批準后，由各部門負責購置，并在行政部辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，財務部門見入庫單前方可辦理有關報銷手續(xù)，用法時由各部門辦理借閱手續(xù)。5.3.9.4 外來文件資料的歸檔見總公司檔案管理制度。6 考核標準及方法上報文件資料考核標準,另行下發(fā)，參照執(zhí)行7 相關支持文件及流程圖7.

13、1印章管理制度7.2檔案管理制度7.3外購文件資料掌握流程7.4外來文件資料掌握流程7.5文件資料發(fā)放掌握流程7.6文件資料修改銷毀掌握流程7.7異動人員文件資料掌握流程8 相關記錄8.1入庫單8.2文件和資料發(fā)放、收回登記表8.3收文登記表8.4文書處理傳閱單8.5傳真、函電登記表8.6文件和資料修改通知單8.7文件和資料銷毀清單8.8購置申請表外來文件資料掌握流程管理目的通過對外來文件資料的有效傳遞，準時精確貫徹國家及行業(yè)的方針政策、工作意圖，反映相關的工作狀況和問題，從而確保公司政令暢通。關鍵掌握點1.文件資料的登記2.文件資料處理的準時性3.文件資料的歸檔4.文件發(fā)文注明承辦部門。說明

14、1.收文登記要保證全面，內容包括收文序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、承辦人。2.文書管理人員要催促文件的處理，確保不積壓文件。3.文書處理人員要把握文件的去向，確保辦理后的文件資料完好歸檔。文件資料發(fā)放掌握流程管理目的1.使公司各類文件資料得到相應的審核，以保證文件資料的適合性。2.確保文件資料使各公司、各部門溝通意圖、統(tǒng)一行動的作用。3.保證公司文件資料完好存檔。關鍵掌握點1.文件資料在下發(fā)前得到有效的批準。2.各類文件資料應符合文件資料標準化管理制度的相應格式。3.文件資料的準時發(fā)放及存檔。說明1.核稿把關的主要內容指是否需要行文、是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，用何文種，行文格式是否符合有關規(guī)定以及文件資料的編寫格式等事項。2.公文要得到相應領導簽發(fā)，制度方法類文件資料必需經相應的爭論修改后下發(fā)。3.在發(fā)文前，假設屬受控文件，應加蓋紅色受控章；屬部門用法的文件應填寫部門名稱；屬存檔文件應加蓋紅色存檔“印章。4.文件資料一但形成，應準時通知相關人員領取，緊急文件應先用傳真、電子郵件等形式及時告知相關人員。管理目的1.確保各公司、各部門用