某大酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)與出入庫(kù)管理制度(doc 9頁(yè))

1、莫愁湖大酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和出入庫(kù)管理制度（試行）實(shí)施部門(mén)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人楊德文適用范圍各部門(mén)執(zhí)行人核算會(huì)計(jì)部門(mén)執(zhí)行人專(zhuān)兼職核算員編 號(hào)1、總則1.1 酒店對(duì)各部門(mén)經(jīng)營(yíng)管理所需要的物資、用品實(shí)行集中采購(gòu)、集中保管,按當(dāng)日實(shí)際需要分期出庫(kù)（各部門(mén)不設(shè)專(zhuān)門(mén)的2級(jí)庫(kù)）。最大限度地降低庫(kù)存量,降低采購(gòu)費(fèi)用。1.2酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)分兩大類(lèi),即正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)需要的各類(lèi)物資、日常采購(gòu)類(lèi)、因客情需要和突發(fā)事故無(wú)備用件的臨時(shí)采購(gòu)類(lèi)。1.3本辦法由財(cái)務(wù)部組織實(shí)施和考核兌現(xiàn)。2、物資申購(gòu)2.1日常類(lèi)2.1.1由財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)或倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)庫(kù)存量、經(jīng)營(yíng)需要量、采購(gòu)周期、保質(zhì)期等負(fù)責(zé)請(qǐng)購(gòu),制定請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后

2、報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)部組織采購(gòu)人員采購(gòu)。2.1.2餐飲部鮮貨類(lèi),由廚師長(zhǎng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)和庫(kù)存情況,制定次日采購(gòu)計(jì)劃（清單）,部門(mén)核算員確認(rèn)庫(kù)存情況（冰箱、保鮮柜、貨架庫(kù)存量等情況）。餐飲部經(jīng)理審核簽字后報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理審批,送采購(gòu)員采購(gòu)。2.1.3其它經(jīng)營(yíng)部門(mén)經(jīng)營(yíng)需要的水果等鮮貨類(lèi),由部門(mén)當(dāng)日?qǐng)?bào)次日請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃交倉(cāng)庫(kù)保管員,由保管員次日填報(bào)酒店統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃,審批程序同上。2.2臨時(shí)采購(gòu)2.2.1因客情需要的臨時(shí)采購(gòu)（鮮貨、酒水）,由經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理按客人需要先通知采購(gòu)員采購(gòu),然后補(bǔ)報(bào)申購(gòu)計(jì)劃審批。2.2.2其它因無(wú)庫(kù)存配件或原件、因突發(fā)事故損壞而影響經(jīng)營(yíng)的,可以先通知采購(gòu)員采購(gòu),然后補(bǔ)報(bào)申購(gòu)計(jì)劃審批。3、采購(gòu)價(jià)

3、格3.1酒店物資采購(gòu)價(jià)格實(shí)行綜合定價(jià)的方式確認(rèn)采購(gòu)物資價(jià)格,作為執(zhí)行參考、監(jiān)督價(jià)格的依據(jù)。3.2市場(chǎng)調(diào)價(jià),綜合比價(jià)、定價(jià)3.2.1由財(cái)務(wù)部指定有關(guān)部門(mén)和人員、市場(chǎng)、時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)價(jià),調(diào)價(jià)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、真實(shí)的反映市場(chǎng)價(jià)格。調(diào)價(jià)不得少于三個(gè)市場(chǎng)、商場(chǎng)。調(diào)價(jià)參與部門(mén)的人員為經(jīng)營(yíng)部門(mén)、財(cái)務(wù)人員。3.2.2財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)或經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)價(jià)實(shí)行綜合定價(jià),制定執(zhí)行參考價(jià)。3.3調(diào)價(jià)時(shí)間3.3.1鮮貨每周一為調(diào)價(jià)時(shí)間,每周一次。3.3.2干貨調(diào)料每月27日調(diào)價(jià)一次。3.3.3小五金件、日用品、低值易耗品每月27日調(diào)價(jià)一次。3.4干貨、調(diào)料、小五金等如選定固定提供商,提供商應(yīng)每月25日?qǐng)?bào)一次價(jià)給財(cái)務(wù)部。3.

4、5酒水飲料類(lèi)、低值易耗品等批量較大的,應(yīng)有三家提供商以上的比價(jià),決定最后執(zhí)行價(jià)格。4、采購(gòu)4.1采購(gòu)的方式4.1.1酒店各類(lèi)物資采購(gòu)均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織和管理。由下屬采購(gòu)組負(fù)責(zé)采購(gòu),無(wú)特殊情況均由執(zhí)行總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批,其他人員不得采購(gòu)物資。4.1.2定點(diǎn)采購(gòu)由財(cái)務(wù)部制定合同,發(fā)布招標(biāo)信息,選定提供商,簽定提供合同。定點(diǎn)提供商必須有經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地、營(yíng)業(yè)執(zhí)照,有充足的貨源和渠道,并隨叫隨到,有一定資金實(shí)力和送貨能力（必須是一級(jí)或二級(jí)代理商）,以防范風(fēng)險(xiǎn)。由采購(gòu)組負(fù)責(zé)執(zhí)行。4.1.3非定點(diǎn)提供物資,由采購(gòu)組負(fù)責(zé)采購(gòu)。4.1.4所有采購(gòu)物資均應(yīng)索取產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證明,杜絕三無(wú)產(chǎn)品。5、驗(yàn)收（

5、貨）入庫(kù)5.1日常物資5.1.1由倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)員現(xiàn)場(chǎng)按采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、合同、契約進(jìn)行驗(yàn)貨,標(biāo)準(zhǔn)件商品物資應(yīng)開(kāi)箱核驗(yàn)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、重量、品牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、單價(jià)等進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格辦理入庫(kù)手續(xù),當(dāng)場(chǎng)三方簽字確認(rèn),不合格的拒絕入庫(kù),非標(biāo)準(zhǔn)件商品物資,應(yīng)使用計(jì)量工具逐件驗(yàn)收,對(duì)容易注水、濕水、夾帶次品的干、鮮貨要開(kāi)包開(kāi)箱,逐項(xiàng)（凈重量）檢查驗(yàn)收。數(shù)量較大、金額較大的批量采購(gòu),核算會(huì)計(jì)要參與驗(yàn)貨。5.1.2鮮貨由廚房兼職驗(yàn)貨員（驗(yàn)收質(zhì)量）、餐飲部核算員、倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)員、財(cái)務(wù)部有關(guān)負(fù)責(zé)人在后廚收貨處現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨,鮮貨驗(yàn)收應(yīng)逐項(xiàng)逐個(gè)（件）驗(yàn)收,對(duì)容易注水、帶水、夾帶雜物、次品、冰塊、皮毛、枯

6、死、蟲(chóng)害的物資要嚴(yán)格查驗(yàn),對(duì)物品成色、數(shù)量、重量、規(guī)格、單價(jià)按請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收,不合格物資應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退回,驗(yàn)收合格的現(xiàn)場(chǎng)辦理入庫(kù)手續(xù),各方簽字確認(rèn)。5.1.3 海鮮（海鮮由海鮮商提供）由后廚兼職核算員和餐飲專(zhuān)職核算員,依據(jù)前臺(tái)消費(fèi)點(diǎn)單,通知海鮮提供商提供,海鮮單一式四聯(lián),一聯(lián)收銀員,一聯(lián)海鮮商,一聯(lián)劃單員（該聯(lián)餐飲核算員復(fù)核后當(dāng)日繳核算會(huì)計(jì)）,一聯(lián)廚房,分別核算。5.2臨時(shí)物資5.2.1臨時(shí)采購(gòu),鮮貨由倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)員、核算員、廚房兼職驗(yàn)貨員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨,辦理入庫(kù)手續(xù)。5.2.2其他急需的物資用品由倉(cāng)庫(kù)管理員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨和事后現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn),辦理入庫(kù)手續(xù)。管理使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),核算會(huì)計(jì)應(yīng)憑入庫(kù)單實(shí)地核驗(yàn)

7、,并簽字確認(rèn)負(fù)責(zé)。5.3入庫(kù)手續(xù)辦理,所有物資驗(yàn)收后辦理入庫(kù)手續(xù),辦理手續(xù)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng),現(xiàn)場(chǎng)分單加蓋財(cái)務(wù)已入庫(kù)專(zhuān)用章,不得更改時(shí)間和異地辦理,入庫(kù)根據(jù)必須在驗(yàn)貨兩小時(shí)以內(nèi)送財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)。5.3.1 日常采購(gòu)（非鮮貨類(lèi)）,采購(gòu)員將執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單、合同及采購(gòu)計(jì)劃及隨貨同行根據(jù),交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨,入庫(kù)單一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì),一聯(lián)交采購(gòu)員報(bào)帳,一聯(lián)留存核算。5.3.2 日常采購(gòu)（非鮮貨類(lèi)）,財(cái)務(wù)部定點(diǎn)提供商供貨,采購(gòu)員將執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資請(qǐng)購(gòu)單、合同及采購(gòu)計(jì)劃和提供商將隨貨同行根據(jù),交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨,入庫(kù)單一聯(lián)（請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、合同等隨入庫(kù)單一同）繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì),一聯(lián)交提供商結(jié)算,一

8、聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。5.3.3 鮮貨采購(gòu),采購(gòu)員將鮮貨采購(gòu)請(qǐng)單交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨,入庫(kù)單一聯(lián)（鮮貨請(qǐng)購(gòu)單一同）繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)核算（兩小時(shí)內(nèi)）,一聯(lián)交餐飲核算員核算,一聯(lián)交廚師長(zhǎng)核算和出品定價(jià)。鮮貨臨時(shí)采購(gòu)手續(xù)辦理同上,但必須由餐飲部經(jīng)理簽定確認(rèn)。5.3.4 臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu),采購(gòu)員采購(gòu)回物資后由倉(cāng)庫(kù)管理員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨,辦理入庫(kù)手續(xù)（由使用部門(mén)在當(dāng)日到核算會(huì)計(jì)處辦理出庫(kù)手續(xù)）,使用部門(mén)簽字確認(rèn),一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)核算,一聯(lián)采購(gòu)員報(bào)帳,一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。5.3.5 海鮮,每日收市時(shí),餐飲部核算員與海鮮提供商核對(duì)實(shí)耗量、金額,雙方簽字確認(rèn),財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)根據(jù)收銀員結(jié)算點(diǎn)單和餐飲部核算聯(lián)審核后確認(rèn)最后數(shù)量、金

9、額與海鮮提供商對(duì)賬,核算會(huì)計(jì)蓋已審核章后按結(jié)算第一款執(zhí)行。6、出庫(kù)6.1 物資出庫(kù)由使用部門(mén)專(zhuān)兼職核算員填報(bào)領(lǐng)用物資計(jì)劃單,部門(mén)經(jīng)理審核簽字,送財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)審核后開(kāi)出庫(kù)單,部門(mén)憑出庫(kù)單在倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資,管理員憑出庫(kù)單發(fā)貨。鮮貨當(dāng)場(chǎng)辦理出入庫(kù)手續(xù)。6.2 核算會(huì)計(jì)必須嚴(yán)格把關(guān),嚴(yán)格控制非本部門(mén)使用和非經(jīng)營(yíng)使用物資的領(lǐng)用出庫(kù),嚴(yán)格按實(shí)際需要量審批出庫(kù)量。6.3 物資出庫(kù)一般不得批量或整件（杜絕部門(mén)設(shè)二級(jí)庫(kù)）出庫(kù),消耗量不大的物品應(yīng)按瓶、克、個(gè)、支等單位出庫(kù)。核算會(huì)計(jì)應(yīng)跟蹤考核貴重物品使用、消耗情況,必要時(shí)應(yīng)單獨(dú)建立臺(tái)帳跟蹤、考核。6.4 維修材料及非消耗品、易損品,實(shí)行交舊領(lǐng)新,報(bào)損報(bào)廢的舊材料、用

10、具用品由倉(cāng)庫(kù)收回（交舊必須核準(zhǔn)品牌、規(guī)格、批號(hào)）。無(wú)交舊的由部門(mén)經(jīng)理審簽原因、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核明確處理意見(jiàn)后方可發(fā)放。7、退庫(kù)（退貨）7.1 各部門(mén)物資退庫(kù)一律填寫(xiě)退庫(kù)單,報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后,由部門(mén)兼專(zhuān)職核算負(fù)責(zé)辦理,倉(cāng)庫(kù)管理員辦理退庫(kù)手續(xù),蓋退庫(kù)專(zhuān)用章退庫(kù)單一式三聯(lián),一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì),一聯(lián)部門(mén)核算,一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。7.2 提供商提供物資退庫(kù)（退貨）,由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫(xiě)退庫(kù)單報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后,辦理退庫(kù)手續(xù),蓋退庫(kù)專(zhuān)用章由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退貨,一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì),一聯(lián)交提供商,一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。7.3 自購(gòu)物資退庫(kù),由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫(xiě)退庫(kù)單報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后,辦理退庫(kù)手續(xù),蓋退庫(kù)專(zhuān)用章由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退

11、貨,一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì),一聯(lián)交采購(gòu)員,一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。8、結(jié)算8.1 日常物資定點(diǎn)提供商結(jié)算,實(shí)行一月結(jié)算一次,下月初結(jié)上月貨款,每月1號(hào)為對(duì)帳辦理手續(xù)時(shí)間,15號(hào)為付款結(jié)算時(shí)間。8.2 日常物資、鮮貨臨時(shí)采購(gòu)結(jié)算,實(shí)行當(dāng)天采購(gòu)當(dāng)天報(bào)帳的日清辦法,采購(gòu)員不得壓帳、在外掛帳或隔日?qǐng)?bào)帳。8.3 所有結(jié)算都必須三單齊全、完整。由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核,票面內(nèi)容必須無(wú)改動(dòng)（采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、發(fā)票）,入庫(kù)印章、驗(yàn)貨人筆跡等按合同要求核準(zhǔn)后,填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)結(jié)算單,簽字確認(rèn)金額、根據(jù)張數(shù)是否符合財(cái)物制度等。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核報(bào)總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)部經(jīng)理安排資金計(jì)劃報(bào)銷(xiāo)或支付。8.4 結(jié)算原則上提供商實(shí)行匯票支付,同城數(shù)額較

12、大金額結(jié)算均實(shí)行匯票結(jié)算。自己采購(gòu)由財(cái)務(wù)部核定周轉(zhuǎn)金,當(dāng)采購(gòu)計(jì)劃額度超過(guò)周轉(zhuǎn)金額度時(shí),由財(cái)務(wù)部經(jīng)理核準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批該批差額預(yù)借款額。9、有關(guān)規(guī)定9.1 因部門(mén)申購(gòu)不準(zhǔn),造成的浪費(fèi)由申購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)賠償和退貨費(fèi)用,無(wú)法退貨的由經(jīng)理賠償。9.2 不按采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu),數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等造成無(wú)法使用的,由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退換和賠償費(fèi)用。9.3 倉(cāng)庫(kù)管理員、驗(yàn)貨員責(zé)任心不強(qiáng),不按規(guī)定驗(yàn)貨、把關(guān),造成的損失由保管員或驗(yàn)貨員各50%賠償,入總倉(cāng)庫(kù)的由保管員賠償。9.4 入庫(kù)單號(hào)核驗(yàn)不嚴(yán)、數(shù)額不準(zhǔn)確,入庫(kù)根據(jù)如有改動(dòng),核算會(huì)計(jì)不查清楚,不附書(shū)面說(shuō)明,出現(xiàn)虛假入庫(kù)報(bào)帳,均由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賠償損失。9.5 物資出庫(kù)控制不嚴(yán),大批量出庫(kù)或直接出庫(kù),不屬該部門(mén)使用的物資擅自