會議室管理培訓(xùn)課件

1、 會 議 室 管 理 培 訓(xùn)會議室管理員會議室管理員引言引言 會議，是指在遵守一定國家的法律和遵守一定的會會議，是指在遵守一定國家的法律和遵守一定的會議規(guī)則的前提下，圍繞一定的議題，三個(gè)人以上（包議規(guī)則的前提下，圍繞一定的議題，三個(gè)人以上（包括三個(gè)人）在一起共同商討（商議）問題（議題），括三個(gè)人）在一起共同商討（商議）問題（議題），以便達(dá)到或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或以便達(dá)到或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或達(dá)成協(xié)議，或作出決議（決定）等有目的有組織有領(lǐng)達(dá)成協(xié)議，或作出決議（決定）等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的集會。導(dǎo)的集會。 會議的六個(gè)基本構(gòu)成要素：與會者、會議主持人、會會議的六個(gè)基本

2、構(gòu)成要素：與會者、會議主持人、會議議題、會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)。議議題、會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)。l會議是工作的一個(gè)重要組成部分。會議是工作的一個(gè)重要組成部分。l會議是集思廣益、溝通信息、培訓(xùn)交流、匯報(bào)工作會議是集思廣益、溝通信息、培訓(xùn)交流、匯報(bào)工作的一種重要方式。的一種重要方式。l由此可見，會議對人們工作的重要程度。由此可見，會議對人們工作的重要程度。思考：既然會議如此重思考：既然會議如此重要，要開好一個(gè)會議，要，要開好一個(gè)會議，需要做好哪些工作？需要做好哪些工作？【會議的作用會議的作用】 目目 錄錄會議召開會議召開1電話會議電話會議2接待禮儀接待禮儀3 投影儀突發(fā)狀況的簡單處理投

3、影儀突發(fā)狀況的簡單處理4 目目 錄錄會議召開會議召開1電話會議電話會議2接待禮儀接待禮儀3 投影儀突發(fā)狀況的簡單處理投影儀突發(fā)狀況的簡單處理4會議籌備會議籌備 會議善后會議善后 會議過程會議過程 會議基本禮儀會議基本禮儀 序號序號要素要素內(nèi)容內(nèi)容強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)1會議目的和類型確定會議目標(biāo)和希望達(dá)成的結(jié)果，對會議進(jìn)行定位 不開無目標(biāo)的會議2會議主題、時(shí)間和議程確定會議的主題、時(shí)間和議程并事先進(jìn)行公告 不開無準(zhǔn)備的會議3會議參加者主持人記錄人參與人員（包括決策者、直接參與討論者、相關(guān)知情協(xié)作者、參與學(xué)習(xí)者等） 為避免會議同質(zhì)性的后果，最好的方法是讓參加會議的人員盡可能多樣化，使會議在決策時(shí)出現(xiàn)盡可能多的

4、觀點(diǎn)和意見。 理想的情況是，與會人員應(yīng)該包括所有與議題有關(guān)的人員和最后決策者。4會議資料準(zhǔn)備會議資料；若有必要，應(yīng)事先分發(fā)會議資料 理想的情況是，對于定期召開的會議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。5會場準(zhǔn)備會場布置座次安排【會議關(guān)鍵要素的確認(rèn)會議關(guān)鍵要素的確認(rèn)】誰去做這些會前的準(zhǔn)備工作？誰去做這些會前的準(zhǔn)備工作？l部門秘書？l會議室管理員？NONONONO 既然會議是我們工作的一種重要形式，我們在既然會議是我們工作的一種重要形式，我們在座的每一位都會參與到各類會議中，同時(shí)，我座的每一位都會參與到各類會議中，同時(shí)，我們也需要組織各類會議。們也需要組織各類會議。

5、你們認(rèn)為，會前需要做哪些準(zhǔn)備呢？你們認(rèn)為，會前需要做哪些準(zhǔn)備呢？會前籌備會前籌備 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備確定與會人員，確定與會人員，統(tǒng)計(jì)與會人數(shù)；統(tǒng)計(jì)與會人數(shù)；我司現(xiàn)共有會議室我司現(xiàn)共有會議室及培訓(xùn)室及培訓(xùn)室2323間，其間，其中總部有中總部有9 9間、體驗(yàn)間、體驗(yàn)中心有中心有9 9間、培訓(xùn)基間、培訓(xùn)基地有地有5 5間，可根據(jù)不間，可根據(jù)不同需求選擇相對應(yīng)同需求選擇相對應(yīng)的會議室。的會議室。確定會議類型，確定會議類型，接待還是內(nèi)部會接待還是內(nèi)部會議，大型會議或議，大型會議或者小型會議，以者小型會議，以便安排不同規(guī)格便安排不同規(guī)格的會議室；的會議室；確定會議需要使用確定會議需要使用設(shè)備和用品種類、設(shè)備

6、和用品種類、要求，如白板紙、要求，如白板紙、激光筆、移動投影激光筆、移動投影等；等；人員人員設(shè)備設(shè)備 類型類型 地點(diǎn)地點(diǎn)會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備9、 人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。21.8.2921.8.29Sunday, August 29, 202110、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。1:15:581:15:581:158/29/2021 1:15:58 AM11、人總是珍惜為得到。21.8.291:15:581:15Aug-2129-Aug-2112、人亂于心，不寬余請。1:15:581:15:581:15Sunday, August 29, 202113、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2

7、1.8.2921.8.291:15:581:15:58August 29, 202114、抱最大的希望，作最大的努力。2021年8月29日星期日上午1時(shí)15分58秒1:15:5821.8.2915、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。2021年8月上午1時(shí)15分21.8.291:15August 29, 202116、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2021年8月29日星期日1時(shí)15分58秒1:15:5829 August 202117、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。上午1時(shí)15分58秒上午1時(shí)15分1:15:5821.8.299、 人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。21.8.2921.

8、8.29Sunday, August 29, 202110、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。1:15:581:15:581:158/29/2021 1:15:58 AM11、人總是珍惜為得到。21.8.291:15:581:15Aug-2129-Aug-2112、人亂于心，不寬余請。1:15:581:15:581:15Sunday, August 29, 202113、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。21.8.2921.8.291:15:581:15:58August 29, 202114、抱最大的希望，作最大的努力。2021年8月29日星期日上午1時(shí)15分58秒1:15:5821.8.2915、

9、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。2021年8月上午1時(shí)15分21.8.291:15August 29, 202116、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2021年8月29日星期日1時(shí)15分58秒1:15:5829 August 202117、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。上午1時(shí)15分58秒上午1時(shí)15分1:15:5821.8.29 為避免工作時(shí)間的沖突，在發(fā)為避免工作時(shí)間的沖突，在發(fā)出正式會議邀約或通知前，出正式會議邀約或通知前，通常要先和與會者本人或其通常要先和與會者本人或其秘書進(jìn)行電話溝通，確定與秘書進(jìn)行電話溝通，確定與會人的空閑時(shí)間。會人的空閑時(shí)間。例如： “您好！我是*部門的*

10、，我們計(jì)劃召開關(guān)于的會議， 想邀請*參加，會議初步定于.，大約持續(xù)， 請問是否符合您的時(shí)間安排？”如何與與會者溝通會議時(shí)間？如何與與會者溝通會議時(shí)間？【會議關(guān)鍵要素的確認(rèn)會議關(guān)鍵要素的確認(rèn)】必要時(shí)需對與會者進(jìn)行必要時(shí)需對與會者進(jìn)行其他提醒，例如：攜帶相其他提醒，例如：攜帶相應(yīng)器材，做好發(fā)言準(zhǔn)備，應(yīng)器材，做好發(fā)言準(zhǔn)備，相關(guān)注意事項(xiàng)等。相關(guān)注意事項(xiàng)等?！景l(fā)送會議邀約發(fā)送會議邀約】總部會議室清單總部會議室清單樓數(shù)樓數(shù)號數(shù)號數(shù)座位座位桌型桌型用途用途設(shè)備情況設(shè)備情況一樓一樓一號一號1818座座會議式桌型，董事會桌椅會議式桌型，董事會桌椅內(nèi)部會議、接待使用。內(nèi)部會議、接待使用。固定投影固定投影二號二號1

11、 10 0座座會議式桌型，董事會桌椅會議式桌型，董事會桌椅內(nèi)部會議、接待使用。內(nèi)部會議、接待使用。固定投影固定投影三號三號1 18 8座座會議式桌型，課桌式桌椅會議式桌型，課桌式桌椅內(nèi)部會議、討論使用。內(nèi)部會議、討論使用。固定投影固定投影二號二號一號一號1717座座會議式桌型，董事會桌型會議式桌型，董事會桌型內(nèi)部會議、大型接待使內(nèi)部會議、大型接待使用。用。固定投影固定投影二號二號1 10 0座座會議式桌型，流動式桌椅會議式桌型，流動式桌椅小型部分會議使用。小型部分會議使用。移動投影移動投影三號三號1 10 0座座會議式桌型，流動式桌椅會議式桌型，流動式桌椅小型部門會議使用小型部門會議使用移動投

12、影移動投影四號四號1 10 0座座會議式桌型，流動式桌椅會議式桌型，流動式桌椅小型部分會議使用。小型部分會議使用。移動投影移動投影中心會議室中心會議室6 66 6座座培訓(xùn)式桌型培訓(xùn)式桌型, ,流動式桌椅流動式桌椅大型接待，公司級大會、大型接待，公司級大會、培訓(xùn)使用。培訓(xùn)使用。三樓三樓一號一號1 11 1座座會議式桌型，董事會座椅會議式桌型，董事會座椅CEOCEO專用，可供借用。專用，可供借用。固定投影固定投影二號二號1 10 0座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部會議、討論使用。內(nèi)部會議、討論使用。固定投影固定投影體驗(yàn)中心、培訓(xùn)基地會議室清單體驗(yàn)中心、培訓(xùn)基地會議室清單樓數(shù)樓數(shù)

13、號數(shù)號數(shù)座位座位桌型桌型用途用途設(shè)備情況設(shè)備情況三樓三樓A A2020座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部會議、討論使用內(nèi)部會議、討論使用有投影儀有投影儀B B2727座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部會議、討論使用內(nèi)部會議、討論使用有投影儀有投影儀C C3030座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅市場部開會使用市場部開會使用有投影儀有投影儀四樓四樓A A2020座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部會議、討論使用內(nèi)部會議、討論使用有投影儀有投影儀B B2525座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部會議、討論使用內(nèi)部會議

14、、討論使用有投影儀有投影儀五樓五樓A A 10 10座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅CEOCEO開會使用開會使用有投影儀有投影儀B B2222座座培訓(xùn)式桌型，培訓(xùn)式桌椅培訓(xùn)式桌型，培訓(xùn)式桌椅CEOCEO開會使用開會使用有投影儀有投影儀B B1212座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用有投影儀有投影儀六樓六樓A A1616座座會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅會議式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用有投影儀有投影儀B B3030座座培訓(xùn)式桌型，培訓(xùn)式桌椅培訓(xùn)式桌型，培訓(xùn)式桌椅內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用內(nèi)部培訓(xùn)、開會使用有投影儀有投影儀

15、另：在顏莊另：在顏莊A A棟二樓設(shè)有培訓(xùn)室棟二樓設(shè)有培訓(xùn)室4 4間，三樓設(shè)有培訓(xùn)室間，三樓設(shè)有培訓(xùn)室4 4間間注注: :如會議臨時(shí)如會議臨時(shí)取消，請?zhí)崛∠?，請?zhí)崆鞍胄r(shí)告前半小時(shí)告 知會議室管知會議室管理員。理員。 會議需求者需會議需求者需提前一天預(yù)定會議室，提前一天預(yù)定會議室，未經(jīng)申請，不得擅自未經(jīng)申請，不得擅自使用會議室使用會議室 存放路徑：存放路徑： M:0M:0共享文共享文件件 會議室管會議室管理理 會議室預(yù)會議室預(yù)定表定表會議室預(yù)定流程會議室預(yù)定流程 會議發(fā)生沖突時(shí)會議發(fā)生沖突時(shí), ,該怎么解決？該怎么解決？有哪些原則？有哪些原則？會議室使用原則會議室使用原則類類 型型定定 義義小小

16、 會會指人數(shù)少、會議重要性低、時(shí)間不緊急的會議。指人數(shù)少、會議重要性低、時(shí)間不緊急的會議。大大 會會指人數(shù)多，重要性高，時(shí)間緊急的會議。指人數(shù)多，重要性高，時(shí)間緊急的會議。 部門會議部門會議指部門內(nèi)部的會議。指部門內(nèi)部的會議。公司會議公司會議指公司重大決策的會議，跨部門的會議，對外接待性指公司重大決策的會議，跨部門的會議，對外接待性會議。會議。一般會議一般會議指重要性低，時(shí)間相對不緊急的會議。指重要性低，時(shí)間相對不緊急的會議。緊急會議緊急會議重要性高，時(shí)間緊的會議，對外接待規(guī)格高的會議。重要性高，時(shí)間緊的會議，對外接待規(guī)格高的會議。 注意：內(nèi)部會議服從外部會議、小會服從大會、部門會議服從公司會

17、議、注意：內(nèi)部會議服從外部會議、小會服從大會、部門會議服從公司會議、一般會議服從緊急會議。一般會議服從緊急會議。窗簾一般情況下，首先關(guān)閉靠近投影屏幕的窗簾。燈光一般情況下，靠近投影屏幕的燈要關(guān)閉l影響會議室光線的因素l其他影響會議現(xiàn)場環(huán)境的因素投影儀確保投影圖像穩(wěn)定、清晰、居中、大小適宜 。窗戶 根據(jù)會議室噪聲、溫度、通風(fēng)等情況決定窗戶開關(guān)。桌椅1.檢查桌椅數(shù)量是否夠用； 2.根據(jù)會議需求擺放桌椅，如小組討論、講課式等。還有哪些因素會影響會議現(xiàn)場的環(huán)境？【會議室的準(zhǔn)備會議室的準(zhǔn)備】你會開空調(diào)嗎你會開空調(diào)嗎? ?是不是打開空調(diào)就可以了？是不是打開空調(diào)就可以了？空調(diào)的作用原理是什么？空調(diào)的作用原理

18、是什么？ 溫度下降需要時(shí)間溫度下降需要時(shí)間提前開啟會議室空調(diào)提前開啟會議室空調(diào)壓縮機(jī)冷凝器節(jié)流閥蒸發(fā)器 會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào)會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào) 人體感覺最舒適的溫度是多少度？人體感覺最舒適的溫度是多少度？ 24242828 調(diào)節(jié)空調(diào)時(shí)，除了溫度還要考慮哪些因素？調(diào)節(jié)空調(diào)時(shí)，除了溫度還要考慮哪些因素？ 風(fēng)速：先調(diào)至最大，待溫度下降后調(diào)至最小風(fēng)速：先調(diào)至最大，待溫度下降后調(diào)至最小 風(fēng)向：一定不能直吹人體風(fēng)向：一定不能直吹人體 在會議進(jìn)行中需不需要調(diào)節(jié)溫度？在會議進(jìn)行中需不需要調(diào)節(jié)溫度？ 需要，因?yàn)闀h室不是密閉的空間，與會人數(shù)也可能發(fā)生需要，因?yàn)闀h室不是密閉的空間，與會人數(shù)也可能發(fā)生變化，會議進(jìn)行時(shí)與

19、會人的活動也會影響人們對會議室溫變化，會議進(jìn)行時(shí)與會人的活動也會影響人們對會議室溫度的要求，所以要根據(jù)會議現(xiàn)場的情況來選擇是否需要在度的要求，所以要根據(jù)會議現(xiàn)場的情況來選擇是否需要在會議進(jìn)行中調(diào)節(jié)溫度。會議進(jìn)行中調(diào)節(jié)溫度。 還有哪些因素會影響會議室的溫度？還有哪些因素會影響會議室的溫度？ 1. 1.會議室中的電器設(shè)備在使用過程中釋放出的熱量會議室中的電器設(shè)備在使用過程中釋放出的熱量 2. 2.室外天氣的變化室外天氣的變化 會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào)會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào) 會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào)會議設(shè)備準(zhǔn)備空調(diào) 請將溫度控制請將溫度控制在在2323度度-26-26度度 風(fēng)速可調(diào)至最小，風(fēng)速可調(diào)至最小，兩格兩格 風(fēng)口請

20、勿對著人風(fēng)口請勿對著人 雪花圖案為制冷雪花圖案為制冷標(biāo)志，打開空調(diào)時(shí)，標(biāo)志，打開空調(diào)時(shí)，請按請按“模式模式”鍵，將鍵，將空調(diào)調(diào)為制冷模式空調(diào)調(diào)為制冷模式會議設(shè)備準(zhǔn)備投影會議設(shè)備準(zhǔn)備投影 開關(guān)鍵開關(guān)鍵 打開打開 按一下按一下 關(guān)上關(guān)上 按兩下按兩下會議設(shè)備準(zhǔn)備投影會議設(shè)備準(zhǔn)備投影 投影插孔投影插孔 注意：注意： 頭大方向上頭大方向上 頭小方向下頭小方向下會議設(shè)備準(zhǔn)備投影會議設(shè)備準(zhǔn)備投影 電腦切換投影方法：電腦切換投影方法：1 1、 同時(shí)按同時(shí)按FnFn、F3F3鍵鍵 或或 同時(shí)按同時(shí)按Fn;Fn;2 2、如果切換不過來，可直接用鼠標(biāo)操作、如果切換不過來，可直接用鼠標(biāo)操作 單擊右鍵單擊右鍵圖形選項(xiàng)

21、圖形選項(xiàng)輸出至輸出至監(jiān)視器監(jiān)視器3 3、切換時(shí)，為保證畫質(zhì)質(zhì)量，電腦分辨率應(yīng)調(diào)為、切換時(shí)，為保證畫質(zhì)質(zhì)量，電腦分辨率應(yīng)調(diào)為10241024* *768;768; 開關(guān)按鈕上會標(biāo)注槽燈、筒燈、中間日光燈開關(guān)按鈕上會標(biāo)注槽燈、筒燈、中間日光燈開關(guān)在這里！燈光的控制燈光的控制會議設(shè)備準(zhǔn)備燈光會議設(shè)備準(zhǔn)備燈光會議設(shè)備準(zhǔn)備燈光會議設(shè)備準(zhǔn)備燈光 開會時(shí)，只需開會時(shí)，只需開筒燈即可。開筒燈即可。 槽燈作用不大，槽燈作用不大，一般不必打開一般不必打開會議設(shè)備準(zhǔn)備激光筆會議設(shè)備準(zhǔn)備激光筆 連接電腦連接電腦USBUSB插插口口 多運(yùn)用于多運(yùn)用于PPTPPT， 可上下翻頁可上下翻頁 目目 錄錄會議室管理會議室管理1

22、電話會議電話會議2接待接待3 投影儀突發(fā)狀況的簡單處理投影儀突發(fā)狀況的簡單處理4會議申請會議申請 會議回復(fù)會議回復(fù) 儀器使用儀器使用 后續(xù)動作后續(xù)動作 電話會議，通俗地說就是利用電話機(jī)作為工具，電話會議，通俗地說就是利用電話機(jī)作為工具，利用電話線作為載體來開會的新型會議模式。它沒有利用電話線作為載體來開會的新型會議模式。它沒有時(shí)間、地域限制。打破了通話只能局限于時(shí)間、地域限制。打破了通話只能局限于2 2方的界限，方的界限，可以滿足可以滿足3 3方方以上（根據(jù)不同提供商的產(chǎn)品，最高可以上（根據(jù)不同提供商的產(chǎn)品，最高可實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)40004000方同時(shí)通話）它具有信息更加真實(shí)，范圍更方同時(shí)通話）它具有

23、信息更加真實(shí)，范圍更加廣泛等特點(diǎn)加廣泛等特點(diǎn)。 什么叫電話會議呢？什么叫電話會議呢？電話會議申請電話會議申請XXXX電話會議需求：電話會議需求：會議主題：會議主題： 時(shí)間：時(shí)間：X X月月X X日日 X X時(shí)時(shí)X X分時(shí)分分時(shí)分 方數(shù)：方數(shù)：X X人人 方數(shù)：需要接入的線路數(shù)，而不是指與會人數(shù)方數(shù)：需要接入的線路數(shù)，而不是指與會人數(shù)例：例：會議主題：行政部電話會議會議主題：行政部電話會議時(shí)間：時(shí)間：1010月月1010日日 9:00-10:309:00-10:30方數(shù)：方數(shù)：1010 將以上信息將以上信息填好后，以郵填好后，以郵件形式發(fā)給會件形式發(fā)給會議室管理員進(jìn)議室管理員進(jìn)行電話會議申行電話

24、會議申請。請。電話會議設(shè)備電話會議設(shè)備八爪魚八爪魚 中轉(zhuǎn)器連接口中轉(zhuǎn)器連接口 電話線連接口電話線連接口 （孔比較?。妆容^?。?八爪魚連八爪魚連（孔比較大）（孔比較大） 擴(kuò)音功能擴(kuò)音功能 電話似的按鍵電話似的按鍵 目目 錄錄會議室管理會議室管理1電話會議電話會議2接待接待3 投影儀突發(fā)狀況的簡單處理投影儀突發(fā)狀況的簡單處理4座次的擺放座次的擺放 物品的擺放物品的擺放 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng) 我司的接待，一律跟隨國際慣例，主人對門而坐，客人背門而坐。我司的接待，一律跟隨國際慣例，主人對門而坐，客人背門而坐。座次按重要程度依次從中間往兩邊散開。（圖中數(shù)字號碼代表重要程度）座次按重要程度依次從中間往兩邊散

25、開。（圖中數(shù)字號碼代表重要程度） 注：注： 但由于二樓一號情況特殊，改為主人背門而坐，客人對門而坐。但由于二樓一號情況特殊，改為主人背門而坐，客人對門而坐。A為主方 B為客方接待座次安排接待座次安排A8A8A6A6A4A4A5A5A3A3 A1A1A2A2A7A7B7B7B5B5B3B3B1B1B2B2B4B4B6B6B8B8接待注意事項(xiàng)接待注意事項(xiàng) 1 1、確定客人的基本情況：人數(shù)，名單及職務(wù)，誰是負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人有、確定客人的基本情況：人數(shù)，名單及職務(wù)，誰是負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人有幾個(gè)，是否有特殊要求。幾個(gè)，是否有特殊要求。 2 2、預(yù)定會議室：如有接待，請?zhí)崆耙惶鞂h室進(jìn)行預(yù)訂，預(yù)定時(shí)，、預(yù)定會議室：如有接待，請?zhí)崆耙惶鞂h室進(jìn)行預(yù)訂，預(yù)定時(shí)，預(yù)留一個(gè)小時(shí)左右的準(zhǔn)備時(shí)間，注意會議室的容量，不能太大，更不預(yù)留一個(gè)小時(shí)左右的準(zhǔn)備時(shí)間，注意會議室的容量，不能太大，更不能太小。能太小。 3 3、如有文件、音頻需要用投影展示，最好提前拷入電腦，放置容易發(fā)、如有文件、音頻需要用投影展示，最好提前拷入電腦，放置容易發(fā)現(xiàn)的位置，并再次檢查文件格式是否正確。如臨時(shí)需要用現(xiàn)的位置，并再次檢查文件格式是否正確。如臨時(shí)需要用U U盤，需