辦公用品管理辦法修訂版

1、行政管理部標(biāo)準(zhǔn)文件版次第二版文件標(biāo)題辦公用品管理辦法（修訂版）文件編號簽發(fā)部門行政管理部簽發(fā)人簽發(fā)日期目的為規(guī)各分公司及各部門辦公用品的管理，在滿足分部工作需要、保障各分公司及各部門各項業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展的同時，為杜 絕辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象，降低辦公費(fèi)用支出，特制定本管理辦法。適用國：中亮電器總部、下屬各分公司、物流及售后（簡稱公司各部門） 發(fā)布國：中亮電器總部、下屬各分公司、物流及莒后（簡稱公司各部門）職責(zé)一、 行政管理部負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，毎半年核定一次辦公用品費(fèi)用定額，實施定額管理。二、 行玫管理部負(fù)責(zé)購置辦公用品的釆購。三、 行玫事務(wù)專員負(fù)責(zé)辦公用品綜合釆購計劃的申報、辦公用品釆購、保管、

2、發(fā)放和費(fèi)用核算等管理工作及部分特殊辦 公用品的制作、發(fā)放.建帳、保管。作業(yè)容一、 管理原則（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)量化管理的原則。公司各部門辦公用品品種具有相同性特點，再加上辦公用品易購、易耗特性，為 其進(jìn)行呈化管理提供了可能。（-）集中購買和分月領(lǐng)用的原則。由于辦公用品價值低.品種多.使用部門分布國廣、計劃性不強(qiáng)等特點，為了 降低采購運(yùn)作成本，獲得價格優(yōu)勢可釆用集中釆購.分月領(lǐng)用的原則，即行政管理部事務(wù)專員集中批量釆購， 各使用部門按照規(guī)定按月領(lǐng)用。（三） 部分耐用辦公用品原則上不再増補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的實行以舊換新原則。（四） 事務(wù)專員每月中旬以騰訊通方式公布各部門辦公用品領(lǐng)用明細(xì)及金額，提醒各

3、部門勿超預(yù)算。年底根據(jù)分公 司及各部門領(lǐng)用情況，與部門預(yù)算進(jìn)行對比，節(jié)省則給予部門獎勵200元，反之則罰款200元。二、 領(lǐng)用要求（一）辦公用品申購實行費(fèi)用預(yù)算制度，各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，毎月25日前編制辦公用 品申領(lǐng)單（附表一）提報下月辦公用品，部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報行政管理部。（-）行政審務(wù)專員在核對辦公用品領(lǐng)用申請表單與辦公用品臺賬庫存后，編制辦公用品申請購置計劃表（附 表二），經(jīng)行政經(jīng)理、財務(wù)預(yù)算主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在預(yù)算額度統(tǒng)一購買、管理辦公用品，辦公用品購置 實行定點采購管理。（三） 各部門指定專人申領(lǐng)辦公用品（各門店申報到分公司指定專員處匯總），辦公用品領(lǐng)用必須

4、由部門主管/經(jīng) 理簽宇后方可領(lǐng)用。（四） 領(lǐng)用物品遵循以舊換新原則。若因無法繼續(xù)使用需要報廢，無法以舊換新的，必須由部門主管/經(jīng)理批準(zhǔn)后 方可領(lǐng)用。（五） 各部門指定人根據(jù)公司規(guī)定的辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申領(lǐng)（詳見附表九）。頁腳（六）辦公用品領(lǐng)用時問為每月卜3號，逢節(jié)假日順廷，其他時問不辦理辦公用品類領(lǐng)用業(yè)務(wù)。三、 辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用（-）個人辦公用品的發(fā)放U 新入職的員工，由本部門負(fù)責(zé)人以及人力資源部簽字后按照標(biāo)準(zhǔn)一次領(lǐng)用。具體標(biāo)準(zhǔn)為：文件夾三個、 圓珠筆一支.中性筆一支，筆記本一本，以后按照規(guī)定按需領(lǐng)用。2、個人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實填寫個人辦公用品申領(lǐng)單，經(jīng)部門總監(jiān)審核并簽字后，交行政管理部

5、審批 同意，由事務(wù)專員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放。（附件：附表三個人辦公用品申領(lǐng)單）3、事務(wù)專員根據(jù)個人領(lǐng)取情況做出詳實登記，負(fù)責(zé)建立個人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請單對應(yīng)詳實填寫個 人物品領(lǐng)取登記表。（附表四個人物品領(lǐng)取登記表）（-）部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀.固體膠、橡皮擦.回形針、直尺.訂書機(jī)、涂改液.美工刀按區(qū)域分配，毎分公司辦公區(qū)分配 矣（至少兩人一套）。2、計算雜除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、事務(wù)專員根據(jù)各部門已編制簽批的部門辦公用品申領(lǐng)單建立檔案，制部訂辦公用品領(lǐng)取登記表， 據(jù)表單如實發(fā)放所列物品，部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后需簽宇確認(rèn)。（附件：附表五部門辦公用品領(lǐng)取登記表）（三）會議期問辦公用品管

6、理規(guī)定1、公司會議期問會務(wù)組按需填寫會務(wù)組用品申領(lǐng)單，由會務(wù)組負(fù)責(zé)人審核簽字后交行政經(jīng)理審批同意 后方可進(jìn)行領(lǐng)用。（附表六會務(wù)組用品申領(lǐng)單）2、事務(wù)專員認(rèn)真核實申領(lǐng)單后方可發(fā)放物品，同時要做好會議期問物品領(lǐng)取登記表，注明會議主題、時 問.各會務(wù)組名稱、負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)物品品名等等。以備核查。（附表七會議期問物品領(lǐng)取登記表）四、 辦公用品購置（一）行政管理部事務(wù)專員根據(jù)審批簽宇后的辦公用品申請購置計劃表實施購買，并于月底完成。（-）審務(wù)專員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量。（三）臨時急需的辦公用品，由部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)行政部經(jīng)理確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后購置。五、 管理要

7、求（一）行政管理部設(shè)事務(wù)管理專人負(fù)責(zé)辦公用品統(tǒng)計.釆購、入庫.分發(fā)、結(jié)算工作，采購和入庫應(yīng)分別由兩個 人負(fù)責(zé)。辦公用品入庫需根據(jù)入庫單嚴(yán)格檢查品種.數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否相符，按手續(xù)菠收入庫， 登記上帳。凡質(zhì)量不合格的辦公用品不得接收，數(shù)量與送賞單不符的按照實際數(shù)量入庫。（-）各類用品的入庫驗收，行政事務(wù)專員應(yīng)仔細(xì)嚴(yán)格地核對質(zhì)量.數(shù)量進(jìn)行檢查，（三） 辦公用品的庫房管理要做到帳目齊、數(shù)呈清.擺放整齊，帳實相符.并且要日清月結(jié)。（四） 各部門指定專人毎月對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計，并對辦公費(fèi)用使用情況進(jìn)行綜合考評。（五） 分公司要設(shè)專人負(fù)責(zé)本區(qū)域各門店的辦公用品統(tǒng)計.領(lǐng)取、發(fā)放工作，并按規(guī)定建立

8、各門店辦公用品領(lǐng)用登 記制度，對領(lǐng)回的辦公用品尤其是耐用辦公用品建立檔案卡，領(lǐng)取辦公用品者要簽字。耐用辦公用品若非正 常損壞或人為丟失，當(dāng)事人要按價賠償。（六） 各分公司以及物流.售后釆用當(dāng)月領(lǐng)用，當(dāng)月消耗的模式。目前現(xiàn)有的庫存，各部門按需領(lǐng)用，直到領(lǐng)用完 為止，不再保留庫存，各部門指定保管員做好后續(xù)工作。（七） 調(diào)離人員在裁職前，要辦理物品交接手續(xù)（附表八辦公用品交接登記表），行改管理部要負(fù)責(zé)收回離職人 員的辦公用品并簽宇確認(rèn)，人力資源管理中心在得到行政管理部的簽字確認(rèn)后方可辦理調(diào)高人員的離職手續(xù)。（A）行政管理部及各部門指定人員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。（九）專務(wù)專

9、員須防止辦公用品受潮、蟲蛀.損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。頁腳（十）事務(wù)專員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正 常使用。六、 管理實施辦法分類管理：根據(jù)本公司辦公用品實際使用情況，及辦公用品的使用和收回方式不同，分為六大類，對不同類別 釆取差異管理。（一）小辦公用品包括：筆、膠帶.復(fù)寫紙.印泥/油、文件夾、訂書針.三聯(lián)收據(jù).訂書機(jī)、回形針、軟面抄、 皮筋.牙膏、風(fēng)油精、紙杯、計算器、垃圾袋、POP筆、補(bǔ)充液.報銷單、氣球.毛巾、拖把.掃帚.紙 簍、衛(wèi)生紙、洗潔精等。（-）辦公用紙，A4紙、A3址、電腦打印紙、（傳真縱）熱敏紙等。（三）

10、 辦公耗材：色帶、墨盒.添加粉等。（四） 印刷品：廣告紙海報、以舊換新押金單/簽收單、銷售單.公出單、驚爆價等。（五） 工服：總部及分公司職能部門工裝、營業(yè)員（促銷員）工裝.駐店人員（保安、庫工）工裝、配送車隊 及售后安裝隊工裝、保潔人員工裝等。關(guān)于工服的管理參照公司關(guān)于工服管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行：（六） 辦公家具：辦公桌.辦公椅、五節(jié)柜、更衣柜.憑證柜、排椅.上下床等，由行政管理部固定資產(chǎn)專員進(jìn) 行建帳管理，并對各類家具進(jìn)行編號逍冊，由其領(lǐng)用人保管使用。七、 辦公用品的使用與保管（一）使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮.浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡 節(jié)省每一紙、每一顆釘

11、.每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。（-）辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為巳有，挪作私用：不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品 隨意丟棄廢置。（三） 精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、用 品使用壽命。（四） 辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印.不得用做草紙. 包裝紙；大頭針、曲別針等要及復(fù)使用：紙可雙面利用，修改校對稿可先用玻舊紙打印等，充分發(fā) 揮各種辦公用品的最大使用效率。（五） 印制文件材料要有科學(xué)性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費(fèi)。（六） 、計算器、

12、訂書機(jī)、文件欄.文件夾.筆筒、打孔機(jī)、剪刀.美工刀.直尺、起釘器.鼠標(biāo)、鍍盤等耐用辦公用品，巳按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊渙新，杜 絕虛報冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個人負(fù)責(zé)賠償。（七） 對于高檔耐用辦公用品，部訂問應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障， 由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件亭宜；因使用不當(dāng)，人為適成設(shè)備損壞的，直接 責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。頁腳流程圖時問標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵流程申請時受理時審核時發(fā)放時發(fā)放時入庫、入帳統(tǒng)計并保管結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)記帳動作標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人監(jiān)督/審核根據(jù)門店上報情況填寫辦公 用品申報計劃，并經(jīng)本部門領(lǐng) 導(dǎo)簽宇

13、同意，上報行玫管理部各部門指定專人分公司經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人根據(jù)各分公司上報悄況匯總 后制定釆購計劃事務(wù)專員行政副經(jīng)理根據(jù)庫存，合理制定辦公用品 采購統(tǒng)一購買行政副經(jīng)理財務(wù)預(yù)算審核/總經(jīng)理簽宇根據(jù)申請計劃配發(fā)至各分公 司（按申報計劃定期發(fā)放各部 H）事務(wù)專員直接上級文字工整，表述準(zhǔn)確、詳細(xì)，以部門為單位遞交領(lǐng)用人直接上級物資入庫，登記入帳（差異協(xié) 調(diào)調(diào)整事務(wù)專員直接上級統(tǒng)計并保管領(lǐng)用單，以備查詢（外發(fā)或修正出庫單）事務(wù)專員直接上級結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)記入各分公司.各部 門辦公費(fèi)科目事務(wù)專員直接上級成長贊助一.爭務(wù)專員毎月10號前未及時上報財務(wù)預(yù)算部，成長贊助10元。二.事務(wù)專員每月15號前未及時向各部門通報的

14、.成長贊助10元。三.各部門指定人未按要求申領(lǐng)辦公用品，成長贊助20元。四.年終對各部門進(jìn)行考核，趙標(biāo)部門按照超標(biāo)比例的1貳，作為成長贊助。附件附表一辦公用品申領(lǐng)單附表二辦公用品申請購置計劃單 附表三：個人辦公用品申領(lǐng)單 附表四：個人辦公用品領(lǐng)取登記表 附表五：部門辦公用品領(lǐng)取登記表 附表沃：會務(wù)組用品申領(lǐng)單附表七：會議期問物品領(lǐng)取登記表 附表八：辦公用品交接登記表附表九：辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)頁腳附表一辦公用品申領(lǐng)單申請部門：年 月 日編號名林規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo) 簽字行政經(jīng)理簽字注：部門人員填寫一部門領(lǐng)導(dǎo)審核一行政管理部簽批一事務(wù)專員建檔后如實發(fā)放頁腳附表二:辦公用品申請購置計劃單日期

15、：年 月 日申請部門預(yù)計購置時間編號品名規(guī)格單 位數(shù)量預(yù)算 額度實際 金額備注事務(wù)專員簽字行政經(jīng)理簽字財務(wù)管理部預(yù)算 員簽字總經(jīng)理簽批注：事務(wù)專員編制購買清單一行政經(jīng)理簽字一財務(wù)預(yù)算員簽字一總經(jīng)理簽批f采購。頁腳附表三:個人辦公用品申領(lǐng)單日期： 年 月 日所在部門申請人編號申請物品規(guī)格單 位數(shù)量是否領(lǐng)取備注部門領(lǐng)導(dǎo) 簽字領(lǐng)取時間注：部門人員填寫一部門領(lǐng)導(dǎo)審核f事務(wù)專員建檔后如實發(fā)放。頁腳附表四:個人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時問物品名稱規(guī)格單 位數(shù) 量單 價總金 額備注注：此表由辦公用品事管專員負(fù)責(zé)登記、建檔。頁腳附表五:部門辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時問物品名稱規(guī)格單

16、 位數(shù) 量單 價總價備注/使用人注：此表由辦公用品事務(wù)專員負(fù)責(zé)登記、建檔。頁腳附表六:會務(wù)組用品申領(lǐng)單會議主題：會議時間：申請人：申請日期：編號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)到備注部門領(lǐng)導(dǎo) 簽字行政總監(jiān)簽字注：會務(wù)組人員按需申請一會務(wù)組負(fù)責(zé)人審核一行政管理部經(jīng)理簽批f事務(wù)專員發(fā)放。貞腳附表七:會議期間物品領(lǐng)取登記表會議主題會議時間領(lǐng)取人/日期物品名稱規(guī)格單 位數(shù) 量單 價總 價備注貞腳附表八:辦公用品交接登記表日期物品名稱單 位數(shù) 量移交人所在 部門接收人所在 部門備注注：此表由事務(wù)專員登記，如若辦公用品回收，則事務(wù)專員為接收人，并負(fù)責(zé)登記入庫貞腳附表九:辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)類別品名單位領(lǐng)有標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)量

17、最低使用壽命備注文件夾（雙夾）個所有人員3永久入職發(fā)放、按需發(fā)放中性筆（黑）支所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放筆記本本所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放水性筆/水性筆芯支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放圓珠筆/圓珠筆芯支所有人員1兩個月入職發(fā)放、按需發(fā)放工作牌個所有人員1永久入職發(fā)放長尾夾個所有人員3永久按霜求發(fā)放個所有人員1永久按需求發(fā)放機(jī)個所有人員13年以上允許以舊換新按霜求發(fā)放鉛筆支所有人員1三個月按需求發(fā)放名片盒所有人員1三個月按需求發(fā)放紅水筆支所有人員1一個月按需求發(fā)放水筆芯（0. 38）支所有人員1一個月按需求發(fā)放鐵票夾個所有人員3永久按需求發(fā)放個人辦 公用M直尺根所有人員1永久按

18、需求發(fā)放剪刀把部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙簍個部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙杯包部門1兩個月按需求發(fā)放衛(wèi)生紙部匸1一個月行政管理部放置垃圾袋卷部門1-個月按需求發(fā)放回形針、大頭針盒部匸1一個月根據(jù)實際需求訂書機(jī)個部門13年以上允許以舊換新按需求發(fā)放訂書針盒部匸1一個月根據(jù)實際需求固體膠支部匸2一個月根據(jù)實際需求雙面膠卷部匸1一個月根據(jù)實際需求光敏油瓶部匸1一個月根據(jù)實際需求插線板塊部匸1永久根據(jù)實際需求計算器個部匸1永久以舊換新A4紙包部匸實際消耗一個月按實際需求發(fā)放墨盒個部匸實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放碳粉次部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放色帶條部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放復(fù)寫紙盒部門16個月按實際需求發(fā)放部門公用辦公 用品會計憑證類本部門實際消耗實際消耗按實際需求發(fā)放