檔案管理制度范本

1、內(nèi)部管理制度系列檔案管理制度范例（標(biāo)準(zhǔn)、完整、實(shí)用、可修改）GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMP LATE編號：FS-QG-24471檔案管理制度范例Exa mples of file man ageme nt systems說明：為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為，使人員管理工作有章可 循，提高工作效率和責(zé)任感、歸屬感，特此編寫。檔案管理制度 1.0主要內(nèi)容及適用范圍 規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案 管理執(zhí)行客戶檔案管理制度2.0檔案的管理機(jī)構(gòu) 2.1文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。2.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人

2、視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2.3檔案室主要職責(zé)： 2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度 2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;233做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作 234做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作 2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。3.0檔案的種類 3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、 開發(fā)

3、計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、 單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè) 和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。3.8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以

4、及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、 匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、 員工工資審核記錄等相關(guān)資料。3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部 門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、 錄音資料、錄像資料、影片資料等。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。4.0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工

5、作的整體，它們之間 相對獨(dú)立，但又相互制約。5.0檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方 式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料， 由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、 立卷、歸檔。5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。5.2立卷歸檔的時(shí)間 521凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情 況適當(dāng)延長。5.3立卷歸檔的要求5.3

6、.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。532移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。533歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系， 適當(dāng)照顧文件的保

7、存價(jià)值， 使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。5.3.7立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。5.3.8立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。539立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。5.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。5.3.11各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、 原件、6.0檔案的借

8、閱 6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級 檔案。6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案， 須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加 標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。6.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給 復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)

9、制不會有誤。6.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔 案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某 事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱 手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔 案管理員要及時(shí)催還。6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。7.0檔第10頁/共10頁案保密要求7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保

10、密意識，雙方共同做好保密工作。7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理， 及時(shí)提供利用。7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤 簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督 辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。8.0超期檔案的銷毀8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn) 后，按規(guī)定銷毀。8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后， 監(jiān)銷人應(yīng)