學(xué)校檔案管理問題與應(yīng)對策略

1、學(xué)校檔案管理問題與應(yīng)對策略 一、研究背景 學(xué)生檔案是對學(xué)生在學(xué)校中各種經(jīng)歷的記錄，如：身體健康狀況、思想情況以及學(xué)習(xí)情況等，是重要的一種原始憑證，因而具有原始性、真實(shí)性，以及一定的法律效應(yīng)。用人單位在人才招聘時會將學(xué)生檔案中重要的記錄作為參考，其是與學(xué)生職業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系的，因而無論是對學(xué)生，還是對社會、高校而言都是十分重要的，因此必須做好學(xué)生檔案的管理工作。 二、學(xué)生檔案管理的重要意義 在國家相關(guān)法律文件的管理之下，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)包括黨組織關(guān)系資料、畢業(yè)生登記表、高中檔案、學(xué)籍檔案、入學(xué)登記表、獎懲記錄以及體檢表等內(nèi)容。一份完整的學(xué)生檔案是對學(xué)生各方面素質(zhì)的反映，通過檔案的查閱，能夠?yàn)槿?/p>

2、常的管理工作提供一定的依據(jù)，從而有助于提高學(xué)校整體的管理水平。對于用人單位來講，學(xué)生檔案的查閱，能夠?qū)W(xué)生成長的情況、綜合素質(zhì)進(jìn)行全面了解。因而，高效的學(xué)生檔案管理水平能夠同時滿足社會、學(xué)生以及高校等不同需求。 三、存在于管理中的弊端 （一）劃分不清的管理部門。雖然在相關(guān)的高等學(xué)校對學(xué)生檔案管理的工作作出了規(guī)定，但由于缺乏約束力，因而并沒有在高校中引起足夠重視，甚至有的高校沒有將檔案館建立起來。現(xiàn)階段，很多高校的學(xué)生檔案管理工作沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，時常會出現(xiàn)管理混亂的局面，如：有的是學(xué)生所在學(xué)院直接管理，有的則是由教務(wù)部門來管理。 （二）缺乏學(xué)生檔案的管理意識。學(xué)生沒有足夠重視到檔案的重要性，在檔

3、案中潦草書寫，錯誤地填寫個人信息；對于自己檔案的管理意識缺乏，對檔案的歸檔內(nèi)容不了解，甚至有的學(xué)生對于檔案的存放也極不關(guān)心，在畢業(yè)離校后不知道檔案被放置在何處。 （三）管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失。國家并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)定高中以后學(xué)生檔案的走向，因而在不同的省份有著不同的學(xué)生檔案對待方式，其中所涉及的內(nèi)容詳細(xì)程度也會有所差異，各個高校均是按照自身所在省份的標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)生的檔案進(jìn)行收集和歸納。 （四）保護(hù)隱私不到位。學(xué)生真實(shí)的信息被記錄在學(xué)生檔案之中，其中涉及學(xué)生隱私的信息，如：家庭住址、身體健康狀況等。在整體的檔案管理中，有很多人能夠接觸到學(xué)生隱私的信息，對于高校學(xué)生檔案的管理工作者來講，必須對學(xué)生隱私的保護(hù)

4、引起足夠重視。然而在實(shí)際的管理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)管理人員并沒有具備學(xué)生隱私保護(hù)的意識，甚至還將隱私泄露給他人，從而給學(xué)生造成了傷害。 四、學(xué)生檔案管理意識和水平的提高 （一）設(shè)置一個專門的檔案管理部門。各高校應(yīng)當(dāng)將學(xué)生檔案館以及檔案管理部門設(shè)置出來，并由檔案管理部門全面負(fù)責(zé)管理學(xué)生的檔案信息。通過檔案管理部門以制度化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來管理檔案。另外，在對學(xué)生的檔案進(jìn)行規(guī)劃時，需要在檔案館的批準(zhǔn)下進(jìn)行，這樣才能夠確保所收集檔案內(nèi)容的完整性。 （二）國家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一制定。國家相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在各個高校學(xué)生檔案實(shí)際管理情況之下，將滿足其管理特色的標(biāo)準(zhǔn)制定出來，要求各個高校按照所頒布的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行管理

5、任務(wù)，以便于將學(xué)生檔案管理的工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向推進(jìn)。 （三）學(xué)生檔案意識的提高。為了提高高校整體檔案管理的水平，就必須將學(xué)生自我檔案管理的意識提高。如：學(xué)?？梢圆扇n案知識競賽、課堂講座以及教學(xué)等方式有意識地提高學(xué)生檔案管理的意識，從而減少學(xué)生檔案在學(xué)校滯留的情況。 （四）信息化檔案管理的推進(jìn)。對于高校學(xué)生檔案的管理工作而言，也需要將信息化技術(shù)引入進(jìn)來。國家檔案部門在將系統(tǒng)化檔案管理的軟件制作出來后，可以在這樣的背景下將更多的檔案管理的系統(tǒng)或軟件開發(fā)出來，從而以電子化的方式對檔案進(jìn)行處理，并將相關(guān)學(xué)生的信息進(jìn)行歸納和統(tǒng)計后有效地在檔案管理的總系統(tǒng)中導(dǎo)入，便于長時間保存。 五、總結(jié) 綜上

6、所述，對于高校檔案管理的工作而言，管理的核心是學(xué)生檔案的管理部分，因?yàn)槭恰耙匀藶楸尽苯逃枷牒屠砟畹闹匾w現(xiàn)，因而在現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用下，我們需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，以便將學(xué)生檔案管理的工作做好。 參考文獻(xiàn)： 1趙磊.學(xué)校檔案管理存在的問題及優(yōu)化策略A.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.軟科學(xué)論壇 2鄧茵.企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略分析J.辦公室業(yè)務(wù),2015,(20):70+84. 3湯惠玲.淺談中職學(xué)校教務(wù)檔案管理辦公自動化中存在的問題及應(yīng)對策略J.辦公室業(yè)務(wù),2013,(07):165+167. 4陳晶.淺議中職學(xué)校檔案管理工作的問題與策略J.新