如何開高質量的會議

1、如何開高質量的會議我們從以下的五個方面交流： 一、無效會議的危害二、高質量會議的好處三、如何組織一場高質量的會議四、如何衡量是高質量的會議五、參會者會議禮儀會議是我們工作中不可或缺的一種工作方式。可是經常會聽到人們這樣的抱怨：又要開會煩死了；天天開會，天天不會；開會簡直是浪費我的時間，一聽開會頭疼，不去又不行等等這樣的牢騷。為什么會出現這樣的情況呢？主要是因為公司會議的效率太低，無數次重復同樣的內容始終沒有結果，使人們對會議很反感，卻又不得不做，無效會議的危害產生了。一、無效會議的危害：(1)目標沒有辦法實現，會議成了抱怨的載體。會議涉及到營銷目標的制定、人事、薪資調整等，一定要前期做充分的準

2、備，否則就會成為抱怨會。比如：會議本來是想告訴大家目標制定的情況，卻成了抱怨會。宣布了脫離現實的目標就會出現“這樣的目標簡直是不可能實現的，”“真是站得說話不腰疼，目標拍腦袋就定了，也不看看現在的市場是什么樣的”“這么高的目標我不做了”等等的抱怨，這樣會議就成為了抱怨的載體了。(2) 時間成本、場地費用、資料成本等損失巨大。時間是看不見的內耗，如果會議沒有結果，其時間成本、場地費用、資料成本等損失是無法量化的。無效的會議造成企業(yè)巨大的浪費，有些是有形的，有些是無形的，有型的指：會議資料、場地費用、銷售的影響等等，無型的指：時間、機會等等，而這樣的成本浪費往往沒有引起企業(yè)足夠的注意和重視。(3)

3、與會者對會議不滿，會降低士氣，對團隊工作沒有任何幫助。由于對會議沒有足夠的認識，就使例會成為一種形式。比如：有一家餐飲公司，例會內容只有一項：把店內的問題講出來。會議的氣氛就開始緊張了。而且最要命的每次幾乎就是那幾個問題：員工士氣不好、衛(wèi)生不達標、員工服務不好。這些問題都是管理層面的問題，不是一天兩天就可以解決的，然而就是次次說，次次沒有解決方法。這樣的會議由什么意義呢？對團隊工作沒有任何幫助。天天開會，天天不會，長此以往，會議失去了應有的價值。(4)形成巨大的公司內耗。把大量的時間用在無效的會議上，停滯和阻礙工作的有效進行。這主要體現在時間成本、溝通成本等等方面，這些屬于公司看不見的內耗，而

4、這些內耗嚴重停滯和阻礙工作的有效進行。二、高質量會議的好處(1)開會是一種群體決策的方式，可以避免結論的片面性。避免出現閉門造車、紙上談兵、一葉障目、亂作決定的現象出現。就像有些公司的主管，比較大男子注意，所有覺得就得我說了算，這樣就不好了，偏激的決定既影響內部的和諧，影響決策的執(zhí)行情況、員工士氣等。應該讓大家都有發(fā)言權，群策群力，這樣朝著一種良性的狀態(tài)發(fā)展。(2)會議讓大家面對面地溝通和交流，可以彌合工作中的一些裂痕。溝通可以解決一切問題。當然溝通也是有講究的，高效溝通會起到事半功倍效果，如果有機會我們在交流一下關于溝通質量的話題。開會就是公司內部溝通最有效的方法之一，可以批發(fā)領導的思想，短

5、時間發(fā)現、分析、制定、解決公司問題。(3)會議比簡單地發(fā)一個文件更有效，因為會議是通過互動把某些觀點提升、提煉、進行有效加工的過程。比如：有些公司老總很重視開晨會，然而把文件下發(fā)下去之后發(fā)現執(zhí)行不了，。有些人覺得早會無所謂，開不開都行；有些人在開，卻流于形式；有些人開了，落實不了；有些人開幾天可以，卻堅持不了等等的問題。如果通過討論讓大家意識到早會有多重要，在配合合理的績效，這比簡單的下發(fā)一個開晨會的文件要有效的多。如果“意識”沒有改變，“行為”就不會有好的結果。(4)會議能夠讓與會者參與決策，更容易執(zhí)行會議所定的目標和任務。要知道會議的內容是需要員工去執(zhí)行的，如果員工對所執(zhí)行的內容有看法、不

6、想執(zhí)行，其會議決策落實打折扣了。比如：目標、制度、方案等執(zhí)行層面的內容就會出現執(zhí)行難的問題。(5)會議也是一種有效的培訓，是進行信息交流和培訓的很好方式。有句話說：最好的培訓是分享。因為在會議中通過交流會有很多的經驗和思想撞擊出來，有心人會發(fā)現，這樣的交流可以學到的很多知識。三、如何組織一場高質量的會議前段時間有個向日葵說，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？呵呵，看似簡單，其實并不簡單，它也是一項龐大的系統(tǒng)工程啊。怎樣才能組織好一場會議呢？從四個方面來交流：a、確定會議的性質b會前準備c會中注意d會后注意先說第一個方面：確定會議的性質首先你要對會議的性質有所了解。一般按照參會人員來分：

7、1、外部會議公司外部會議，可以分成產品發(fā)布會、研討會、座談會、招商會等。2、內部會議內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。每次開會前總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經常漏掉一些事項。我們將會議分成會議前、會議中、會議后三大塊。第二個方面：會前準備會前的準備工作根據角色的不同包括二個方面：1、組織者準備的內容時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。人物，以公司內部會議為例，會議有

8、哪些部門來參加，會議有哪些人物來參加？主持人？會議記錄？會議內容整理？會議決策下發(fā)？拍照？攝像？等等相關崗位人員的確定。會議的主題 會議需要做什么決定？決定前找誰商議？誰會贊成或否定這一決定？這次會議希望有什么效果？會議組織者對這次會議的期望值實現了多少？會議議程是什么？會后如何跟進？與會人員是否明白會議議題、任務？是否拿到了會議議程？是否有備而來？是否明白會議結果向誰傳達、怎樣傳達、如何貫徹？物品準備：就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。一般來講：紙、筆、筆記本、投影儀、照相機、dv、咖啡、小點心、條幅、會議議程、會議紀律、座次排列等。2、參會者準備的內容根據收到的會議通知精神，從主

9、題出發(fā)，準備相關的工作資料。 “凡事預則立，不預則廢”，會議組織者恰恰是制造員工行為效果的決定因素。第三個方面：會中注意在會議進行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。 這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。一個有經驗的會議主持人應該起到以下作用：介紹參會人員控制會議進程避免跑題或議而不決控制會議時間當然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉和準備，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達成共識，這就是一個高效會議的訣竅。第四個方面：會后準備在會議完畢之后，我們應該注意以下細節(jié)，主要包括：會談要形成文字結果，

10、哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；如果必要，合影留念。四、如何衡量會議是高質量的(1)目標能實現。富有成效的會議的目標應該能夠實現，這是一個非常重要的衡量標準。上次會議當時提出的各類問題是否解決？解決了多少？解決得程度？需要那些幫助？(2)目標在最短的時間內被實現。不能開一個馬拉松式的會議，今天開完明天接著開，雖然最后也把目標實現了，但這并不是富有成效的。(3)所有的參會者都感到滿意。這種滿意并不是說對會議的內容，而是對會議進行的方式。要在輕松的狀態(tài)下進行會議，大家也都感到滿意，那么目的就達到了。也就是說會議的氣氛要和諧、熱烈、互動。五、開會

11、注意事項細心準備、按時開會。按時開會可以取得主動權，以良好的精神狀態(tài)來組織的會議才可談效率、質量。注意狀態(tài)很重要。主題明確、有議必決。一次會議多個議題，效果不會很好，而布置任務一類的會議，可把內容綜合到一個會上講，要求分別貫徹落實，減少開會，減少決議文件，文山會海之中，效率何來？會上可以決定的事，不要拖到會后還無決議，一議再議，議而不決，只是徒勞無功，浪費時間。言簡意賅、清晰表達。匯報、建議、交流等必須簡明扼要，言之有物，廢話、空話、套話更要嚴格禁止，切忌不斷重復。參會人明確、形式多樣。會議要求什么樣的人參加，該來的一個不能少，無關人員一個不要。如果范圍比較大的會議，還可以采用電視電話會議形式，充分利用現代信息手段，這樣可以節(jié)省時間、節(jié)約會議費用開支。五、參會者會議禮儀1、 著裝整潔，最好穿正裝。2、 女士應化淡妝。3、主動把手機調成震動或者關機。手機盡量不要放在會議桌上。如遇到緊急事務必須接電話，要長話短說，盡量在半分鐘內完成，等會議結束后再處理。4、隨身攜帶筆記本，記錄重要的信息。5、主講人的課件或者電腦未經本人同意不要擅自打開。6、會議期間不要隨意走動或者交頭接耳。7、會議期間如有特殊情況必須離開，先和坐在旁邊的人講：對不起，打擾了?；蛘吆皖I導示意有事要出去。征得領導同意