大學(xué)城建學(xué)院采購管理制度

1、采購管理制度第一章 采購管理手冊第一節(jié) 總 則第一條 為了規(guī)范學(xué)院采購行為，提高學(xué)院采購資金的使用效益和辦事效率，促進廉潔 自律，制定本手冊。第二條 學(xué)院采購必須經(jīng)院務(wù)管理委員會審批確認，嚴格遵循公開透明原則、公平競爭 原 則、公正原則和誠實信用原則。第二節(jié) 采購方式第三條 學(xué)院采購實行集中招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源和定點議價采 購方式相結(jié)合。第四條 采購物質(zhì)、工程或服務(wù)金額超過伍萬元的都應(yīng)納入制訂的年度采購計劃，采用 集中公開招標和邀請招標方式采購。第五條 金額低于伍萬元，采購貨物的規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度 小的 采購項目可采用詢價方式采購。第六條 符合下列情

2、形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：1、招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；2、采用招標所需時間不能滿足緊急需要的；3、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；4、規(guī)格、標準不太統(tǒng)一，價格變化較大的；5、不能事先計算出價格總額的。第七條 符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：1、只能從唯一供應(yīng)商處采購的；2、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；3、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購， 且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的；4、金額較?。ㄒ磺г詢?nèi)）的臨時采購項目（如辦公消耗品等）。第三節(jié)

3、采購系統(tǒng)、供應(yīng)商財務(wù)部第八條 采購活動不僅僅由采購部門完成， 它涉及學(xué)院其他部門， 如使用部門、 門、總務(wù)處和其他業(yè)務(wù)部門等，是一個系統(tǒng)。其進行采購活動時，應(yīng)依法按規(guī)定進行，結(jié)果 需符合采購價格低、采購效率高、采購質(zhì)量和配套服務(wù)優(yōu)良的要求。第九條 本學(xué)院采購部門指總務(wù)處。第十條 供應(yīng)商是指向?qū)W院提供貨物、工程或者服務(wù)的法人、其他組織或者自然人。 供應(yīng)商一般應(yīng)具備以下條件：1、具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；2、具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；3、具有履行合同等所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；4、在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。第四節(jié) 學(xué)院采購程序第十一條 學(xué)院各職能部門依據(jù)“艱苦奮斗、勤儉節(jié)約、

4、必需急需”的原則，填報“申 購表”?！吧曩彵怼?是學(xué)院各個部門通知采購部門進行采購活動的一種憑證， 也是控制采購的 第一環(huán)節(jié)。在實施采購之前， “申購表”必須通過使用部門、主管院領(lǐng)導(dǎo)、總務(wù)處、財務(wù)部 門等負責(zé)人共同簽字審核， 采購主管院領(lǐng)導(dǎo)核定價格后報院務(wù)管理委員會審批 （附“申購表” 式樣）。1、請購部門負責(zé)人審核的目的是保證所請購物資、工程或服務(wù)的品種、質(zhì)量等滿足學(xué) 院教學(xué)和科研的需要；2、總務(wù)處負責(zé)人審核的目的是根據(jù)庫存情況核準采購數(shù)量；3、財務(wù)負責(zé)人審核的目的是嚴格按照預(yù)算計劃撥付資金和嚴格控制預(yù)算外的采購項目， 防止重復(fù)采購，并預(yù)計采購價格；4、院領(lǐng)導(dǎo)和院務(wù)管理委員會審批的目的是根據(jù)

5、資金及整體計劃、價格作出全部、 部分、延期或否決等采購決策；5、特殊情況需按緊急情況辦理時，可在“申購表”備注欄注明原因，以急件遞送。第十二條 采購部門根據(jù) “申購表” 向請購部門詳細落實對需購物資、 工程或服務(wù)的品 質(zhì)、品牌、規(guī)格型號、時間、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等的要求，以便貨源選擇、 招標及價格談判等作業(yè)能順利進行。第十三條 采購部門從供應(yīng)商中， 選擇實績良好的廠商、代理商等，通知其報價，再經(jīng) 過以下幾個步驟確定采購預(yù)算及采購底價。1、多渠道詢價：多方面打探市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。2、比價：分析各供應(yīng)商提供的性能、品質(zhì)、服務(wù)等數(shù)據(jù)，找出比價標準。3、估價：由

6、采購、 專業(yè)人員、 成本會計等人合作， 估算出符合要求， 較為準確的底 價， 并據(jù)此做好采購預(yù)算。第十四條 根據(jù)采購金額、 采購預(yù)算及底價和其它實際情況， 采取相應(yīng)的采購方式進行 采購活動。第十五條 物質(zhì)、 工程或服務(wù)項目采取集中公開招標方式采購的， 自招標文件開始發(fā)出 之日起至投標人提交投標文件截止之日止，不得少于二十日。第十六條 物質(zhì)、 工程或服務(wù)項目采取邀請招標方式采購的， 采購部門應(yīng)當(dāng)從符合相應(yīng) 資格條件的供應(yīng)商中，選擇三家以上的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標邀請書。第十七條 在招標采購中，出現(xiàn)下列情形之一的，應(yīng)予廢標：1、符合專業(yè)條件的供應(yīng)商或者對招標文件作實質(zhì)響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家的；2、出

7、現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；3、投標人的報價均超過了采購預(yù)算；4、因重大變故，采購任務(wù)取消的。 廢標后，采購部門應(yīng)當(dāng)將廢標理由通知所有投標人。第十八條 廢標后，除采購任務(wù)取消情形外，采購部門應(yīng)當(dāng)重新組織招標。第十九條 采用詢價方式采購的，應(yīng)當(dāng)遵循下列程序：1、采購人員和專業(yè)人員（有關(guān)專家）組成的詢價小組對采購項目的價格構(gòu)成和評定成 交的標準等事項作出規(guī)定。2、詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供 應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。3、詢價小組要求被詢價的供應(yīng)商一次報出不得更改的價格。4、根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，

8、并將結(jié)果 通知所有被詢價的未成交的供應(yīng)商。第二十條 采用競爭性談判方式采購的，應(yīng)當(dāng)遵循下列程序：1、成立由采購人員和專業(yè)人員組成的談判小組。2、制定出包括談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款及評定成交的標準等事項的談判 文件。3、談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判， 并向其提供談判文件。4、談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。5、談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，并 根據(jù)符合采購需求、 質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商， 并將結(jié)果通知所有 參加談判而未成交的供應(yīng)商。第二十一條 采取單一來源方式采購的，

9、應(yīng)當(dāng)在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格 的基礎(chǔ)上進行采購。第二十二條 學(xué)院和供應(yīng)商之間的權(quán)利和義務(wù)， 按照平等、 自愿的原則以合同的方式約 定，并采用書面形式。簽定采購合同應(yīng)注意以下幾個方面：1、合同符合合同法；2、合同的簽定人一般為學(xué)院院長或總經(jīng)理。也可以授權(quán)學(xué)院有關(guān)人員，但必須提交授 權(quán)委托書作為合同附件；3、簽定合同時，應(yīng)由學(xué)院采購部門，使用部門，有關(guān)技術(shù)、質(zhì)量鑒定人員和財務(wù)部門 共同完成；4、合同必須對需采購的物資、工程或服務(wù)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求、驗 收方式、付款方式、交貨期限和違約責(zé)任等做出明確規(guī)定；5、一般一式三份，第一份正本存采購部門，第二份正本交供應(yīng)商，第三份副

10、本交財務(wù) 部門。第二十三條 金額較小 （一千元以內(nèi)） 的臨時采購項目， 購買發(fā)票是雙方履行責(zé)任的主 要依據(jù)，一般不再簽定其它合同。如果有服務(wù)或質(zhì)量方面的要求，需讓其在發(fā)票上注明。第二十四條 采購部門匯同使用部門和有關(guān)技術(shù)質(zhì)量鑒定人員組織對供應(yīng)商履約的驗 收。大型或者復(fù)雜的采購項目， 應(yīng)當(dāng)邀請國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)參加驗收工作。 各部門在 驗收時應(yīng)嚴格把關(guān)，對質(zhì)量不符、規(guī)格型號不對、數(shù)量不準、渠道來源不清、工程及服務(wù)等 達不到合同要求的， 驗收成員應(yīng)拒絕在驗收書 （單）上簽字。 只有供應(yīng)商全面履行了責(zé)任后， 驗收人員方可在驗收書（單）上簽字。驗收人員簽字后將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第二十五條 付款是

11、整個采購活動中一項非常重要的工作， 很容易產(chǎn)生錯弊問題。 付款 中要注意以下幾點：1、使用部門將驗收單（入倉、工程、服務(wù)質(zhì)量等）連同購置發(fā)票、運輸費用發(fā)票等憑 證送采購部門，由采購部門向財務(wù)部門申請付款。2、采購部門在收到上述原始憑證后， 應(yīng)該對其進行認真審核并填制 “費用報銷單” ，經(jīng) 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽認后送財務(wù)部門辦理審核報銷手續(xù)。3、發(fā)生退貨或折讓，對已付貨款的，采購部門在辦完退貨手續(xù)或取得折讓價后退回貨 款或折讓款，并通知財務(wù)部門查收； 對未付貨款的進貨退出， 財務(wù)部門不予付款； 對未付款 的進貨折讓，在采購部門辦完手續(xù)后，由財務(wù)部門減少進價，扣除折讓后付款4、財務(wù)部門按合同規(guī)定的期限和方式

12、支付采購款。5、出納辦理付款時，應(yīng)嚴格核對支付憑證上的金額、收款單位、審核批準手續(xù)、領(lǐng)款 人身份證、相關(guān)原始憑證、會計憑證等。如有疑問，應(yīng)及時查詢后才能支付。6、為提高學(xué)院信譽度，維護學(xué)院聲譽，對已到法定或約定支付期限，但尚未支付的款 項，財務(wù)部門應(yīng)追查原因并督促采購部門及時辦理支付手續(xù)。7、對預(yù)付款項，由采購部門跟蹤貨物的進貨情況，財務(wù)部門要及時督促和監(jiān)督。8、財務(wù)部門應(yīng)定期與資產(chǎn)管理部門進行帳帳核對，保證財產(chǎn)物資的安全、完整。 第二十六條 每項采購活動 （特別是金額萬元以上的采購活動） 完成后的采購文件應(yīng)當(dāng) 妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件主要包括活動記錄、采購預(yù)算、合同

13、文本、驗收證明等內(nèi)容。若是投標采購，還包括招標文件、投標文件、評標標準、定標文件第五節(jié) 監(jiān)督與責(zé)任第二十七條 學(xué)院應(yīng)當(dāng)加強對采購部門及采購活動的監(jiān)督檢查。 重點是采購方式、 采購 程序、價格體系的監(jiān)督檢查；第二十八條 采購人員應(yīng)當(dāng)具有相關(guān)職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能， 且學(xué)院應(yīng)對其專業(yè)水平、 工 作實績和職業(yè)道德狀況定期進行考核，不合格者不得繼續(xù)任職。第二十九條 審批、審核、質(zhì)檢、財務(wù)、采購等人員不僅職責(zé)權(quán)限明確、而且應(yīng)相互分 離。第三十條 任何部門和個人對學(xué)院采購活動中的違法行為， 有權(quán)控告和檢舉， 學(xué)院將及 時調(diào)查和處理。第三十一條 有下列情形之一的，應(yīng)追查主管人員及當(dāng)事人的責(zé)任：1、應(yīng)當(dāng)采用招標方

14、式，而被擅自采用其他采購方式的；2、擅自提高采購標準的；3、以不合理的條件對供應(yīng)商實行差別待遇或者歧視待遇；4、與供應(yīng)商惡意串通的；5、在采購活動中接受賄賂或者獲取其他不正當(dāng)利益的；6、投標采購中，在開標前泄露標底的；7、在監(jiān)督檢查中提供虛假情況的。第六節(jié) 附 則第三十二條 因需要再制訂的補充內(nèi)容經(jīng)審批后與本采購手冊同時試用。 第三十三條 本采購手冊僅適用于廣州大學(xué)城建學(xué)院，解釋權(quán)歸總務(wù)處。第二章 采購稽核制度第一條 稽核小組人員：由精通教投公司行政部、財務(wù)處、學(xué)校事業(yè)部及城建學(xué)院財務(wù) 處、總務(wù)處相關(guān)人員組成。第二條 稽核范圍：對精通教投公司及城建學(xué)院整個資產(chǎn)的采購、驗收、管理程序進行 稽核。

15、第三條 稽核內(nèi)容：1、物資采購的申購手續(xù)是否完善。2、購回物資后是否根據(jù)各自的財務(wù)制度辦理入庫、出庫手續(xù)。3、物資采購的價格是否合理。4、一萬元以上的物資采購是否采取招標方式（由于辦公用品用量很大，也需招標，每 年一次，當(dāng)年的辦公用品等零星采購在中標單位購買） ，招標的原則及評標的程序是否按制 度執(zhí)行。5、合同簽訂時，是否征求有關(guān)部門意見，合同的條款是否合理。6、在合同執(zhí)行過程中，是否按條款執(zhí)行。第四條 稽核方式：采取定期與不定期兩種方式，定期稽核為一個季度一次，安排在季 未，另外根據(jù)需要進行不定期稽核， 當(dāng)月單項資產(chǎn)超過 5 萬元的采購一個月內(nèi)要稽核， 稽核 時由稽核小組組長組織，三人及三人收上成員參加進行稽核。第五條 稽核的依據(jù)