政府采購(gòu)檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策

1、政府采購(gòu)檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策 摘要：政府采購(gòu)檔案管理工作主要是對(duì)政府相關(guān)部門(mén)采購(gòu)活動(dòng)及各項(xiàng)決策進(jìn)行記錄，也是確保采購(gòu)公正、公開(kāi)、公平的重要手段。經(jīng)過(guò)20余年的努力，政府采購(gòu)管理工作已經(jīng)獲得了長(zhǎng)足的進(jìn)步和發(fā)展。但是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加之各方面因素的影響，政府采購(gòu)檔案管理工作開(kāi)始出現(xiàn)一些弊端與不足，亟需對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。基于此，本文對(duì)政府采購(gòu)檔案管理工作中的問(wèn)題以及對(duì)策進(jìn)行分析探討，以期能夠幫助有效解決當(dāng)前政府采購(gòu)檔案管理工作中的問(wèn)題。 關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)；檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策；分析研究 政府采購(gòu)工作是政府能夠正常良好運(yùn)行的一個(gè)重要基礎(chǔ)，而政府采購(gòu)檔案則是政府采購(gòu)工作活動(dòng)過(guò)程的書(shū)面記錄與

2、見(jiàn)證，其不僅能夠反映出政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購(gòu)的相關(guān)工作過(guò)程，也能夠真實(shí)地記錄并反映出在采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)具體決策行為。根據(jù)政府采購(gòu)檔案文件記載，能夠總結(jié)政府采購(gòu)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為政府后續(xù)采購(gòu)工作的高效高質(zhì)開(kāi)展提供參考。但是當(dāng)前我國(guó)部分政府部門(mén)的采購(gòu)檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題，因此對(duì)政府采購(gòu)檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行分析研究，具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和意義。 一、政府采購(gòu)檔案管理概述 政府采購(gòu)也被稱(chēng)為公共采購(gòu)，是指我國(guó)各級(jí)政府以及其所屬機(jī)構(gòu)為開(kāi)展日常的政府工作以及政務(wù)工作或?yàn)槊癖娞峁┕卜?wù)的需要，在政府財(cái)政部門(mén)或其他有關(guān)部門(mén)機(jī)構(gòu)和社會(huì)公共監(jiān)督的條件下，以國(guó)家法定的方式、方法和程序，對(duì)貨物、工程、服務(wù)

3、等行為進(jìn)行采購(gòu)的過(guò)程。政府采購(gòu)作為一項(xiàng)政府中工作量巨大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須對(duì)其采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行全方面、多層次地真實(shí)記錄和反映。政府采購(gòu)檔案是政府采購(gòu)過(guò)程中的真實(shí)記錄與資料，完整、科學(xué)的政府采購(gòu)檔案不僅可以確保政府采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，而且還可以有效提高政府采購(gòu)檔案管理工作效率。通常情況下，政府采購(gòu)檔案管理工作一般是以文字、圖紙、光盤(pán)、圖表、聲像等形式作為載體，且管理工作主要包括：（1）采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施中的文字資料，如采購(gòu)項(xiàng)目文件材料、評(píng)審文件材料、招投標(biāo)文件材料、合同文件材料等；（2）政府采購(gòu)檔案管理的記錄資料，如采購(gòu)檔案查閱與銷(xiāo)毀資料、采購(gòu)檔案交接清冊(cè)資料等；（3）采購(gòu)管理工作中所涉及的文件資料，如

4、審批資料、政府采購(gòu)工作相關(guān)規(guī)定制度、日常統(tǒng)計(jì)資料、年度報(bào)表資料等。在政府采購(gòu)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)所涉及的檔案資料比較多，對(duì)其進(jìn)行良好管理，是尤為必要且重要的。 二、政府采購(gòu)檔案管理作用 （一）采購(gòu)檔案管理是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的詳細(xì)記錄。通常情況下，政府采購(gòu)工作需要在公平、公開(kāi)、公正的情況下開(kāi)展招標(biāo)方式工作，從而體現(xiàn)出維護(hù)國(guó)家與社會(huì)公共利益、促進(jìn)廉政建設(shè)、保護(hù)采購(gòu)當(dāng)事人合法權(quán)益等一系列的作用。實(shí)際上，政府采購(gòu)檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性與完整性將直接影響著后續(xù)政府采購(gòu)工作的開(kāi)展，也直接反映著政府采購(gòu)工作質(zhì)量水平的高低。從宏觀角度進(jìn)行分析，政府采購(gòu)檔案不僅可以為委托單位提供和保存采購(gòu)的真實(shí)數(shù)據(jù)資料，而且也能夠幫助提高政

5、府有關(guān)部門(mén)進(jìn)行和開(kāi)展對(duì)采購(gòu)資料的利用與參考的效果，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。而從微觀角度進(jìn)行分析，政府采購(gòu)檔案的管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)政府職員提供一定的幫助，是其不斷學(xué)習(xí)、提升自身綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)水平的一個(gè)重要參考。（二）采購(gòu)檔案管理是減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的重要保證。良好高效的政府采購(gòu)檔案管理工作，能夠規(guī)范政府采購(gòu)工作的過(guò)程流程，減少和防范采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任問(wèn)題。在政府采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，容易出現(xiàn)部分問(wèn)題，這些問(wèn)題具有滯后性，往往在采購(gòu)結(jié)束后暴露，必須加以關(guān)注并進(jìn)行解決。若以司法方式對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的現(xiàn)金成本，也會(huì)帶來(lái)巨大的時(shí)間成本損失。而采購(gòu)檔案管理工作的良好進(jìn)行，能夠?yàn)閱?wèn)題的解決提供具

6、體、真實(shí)、完整的相關(guān)資料信息，可作為問(wèn)題解決的直接性證據(jù)。因此，政府采購(gòu)檔案管理工作能夠有效地減少和防范政府采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任。（三）采購(gòu)檔案管理是優(yōu)化采購(gòu)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。政府采購(gòu)的具體過(guò)程一般是根據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，來(lái)開(kāi)展采購(gòu)檔案管理。良好的采購(gòu)檔案管理工作，可以對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行全方位記錄，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析、總結(jié)和評(píng)價(jià)，從而對(duì)政府采購(gòu)工作提供幫助，優(yōu)化采購(gòu)活動(dòng)，提高采購(gòu)的質(zhì)量水平。 三、政府采購(gòu)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題 在進(jìn)行政府采購(gòu)檔案管理過(guò)程中，常見(jiàn)的問(wèn)題如下：（1）政府采購(gòu)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，現(xiàn)行的政府采購(gòu)檔案管理工作存在著主體責(zé)任不清、標(biāo)準(zhǔn)不一、管理松散等問(wèn)題，管理模式不夠

7、成熟完善；（2）政府采購(gòu)檔案管理存在缺位現(xiàn)象。采購(gòu)過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作工程，包括了眾多的工作環(huán)節(jié)，相應(yīng)地，管理工作也必須全過(guò)程進(jìn)行和開(kāi)展。但是當(dāng)前部分采購(gòu)檔案管理中，存在著檔案管理脫節(jié)、制度漏洞較多等問(wèn)題，影響著檔案管理的效果；（3）政府采購(gòu)檔案管理基礎(chǔ)較為薄弱。由于我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)頒布印發(fā)的時(shí)間較晚，因此，雖然政府采購(gòu)檔案管理工作在近些年來(lái)有著長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是基礎(chǔ)薄弱問(wèn)題一直是政府采購(gòu)檔案管理中的一個(gè)主要問(wèn)題，較為薄弱的基礎(chǔ)對(duì)整體管理水平的提高帶來(lái)了一定的不利影響；（4）政府采購(gòu)檔案利用效率較低。部分政府采購(gòu)檔案的管理工作中，缺乏對(duì)檔案資料的整理與分類(lèi)，導(dǎo)致檔案資料的利用效率不高，不

8、利于提高檔案管理工作的效果。 四、政府采購(gòu)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策 （一）宣傳采購(gòu)檔案管理工作意義的重要性政府采購(gòu)檔案管理工作有著重要的作用和價(jià)值，當(dāng)前政府采購(gòu)檔案管理工作的開(kāi)展首先需要提高相關(guān)部門(mén)與職員的工作意識(shí)，通過(guò)宣傳采購(gòu)檔案管理工作的意義和重要性，創(chuàng)造出良好的政府采購(gòu)檔案管理工作環(huán)境，培養(yǎng)和幫助相關(guān)工作人員形成檔案管理的意識(shí)，從而有效提高政府檔案管理的效率。（二）完善政府采購(gòu)檔案管理制度通常情況下，政府采購(gòu)檔案管理制度的建立與完善，能夠從多個(gè)方面幫助和推動(dòng)政府采購(gòu)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。從宏觀角度進(jìn)行分析，管理制度的建立與完善，能夠?yàn)檎w管理工作的開(kāi)展提供相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，從而規(guī)范采購(gòu)檔

9、案管理工作的內(nèi)容與過(guò)程，提高檔案管理工作的有效性；從微觀角度進(jìn)行分析，完善的制度能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供關(guān)鍵的指導(dǎo)，提升檔案管理工作的實(shí)際水平與效果。（三）加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案交流評(píng)審政府財(cái)政監(jiān)管部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行的需要，廣泛開(kāi)展政府采購(gòu)檔案的交流評(píng)審工作或相關(guān)活動(dòng)，為政府部門(mén)相關(guān)工作人員建立一個(gè)的交流與溝通平臺(tái)，推動(dòng)和促進(jìn)工作人員之間的交流，這既可以通過(guò)取長(zhǎng)補(bǔ)短來(lái)不斷完善采購(gòu)檔案管理工作，還能夠幫助政府采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，從而提高政府采購(gòu)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。（四）開(kāi)展檔案管理多元化建設(shè)21世紀(jì)是信息化時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)，在這一時(shí)代背景下，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域都在不斷地普及應(yīng)用計(jì)算機(jī)

10、與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從而推動(dòng)行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展。而在政府采購(gòu)檔案管理工作中，也需要開(kāi)展管理工作多元化建設(shè)，利用現(xiàn)今飛速發(fā)展的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大力推動(dòng)采購(gòu)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與電力化建設(shè)，既可以提高采購(gòu)檔案管理信息化水平，幫助提升采購(gòu)檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展水平，還可以推動(dòng)采購(gòu)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，從而最大程度發(fā)揮和體現(xiàn)出政府采購(gòu)檔案的作用與價(jià)值。 五、結(jié)語(yǔ) 總而言之，政府采購(gòu)檔案管理工作是政府日常政務(wù)工作中的重要內(nèi)容，必須對(duì)其加以關(guān)注和重視。在當(dāng)前政府采購(gòu)管理中還存在一些問(wèn)題，本文對(duì)此進(jìn)行了分析研究，并對(duì)其存在的問(wèn)題以及相應(yīng)地解決對(duì)策進(jìn)行闡述和總結(jié)，以期能夠有效解決已經(jīng)存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提高政府采購(gòu)檔案管理工作的效率與水平。 參考文獻(xiàn)： 1尹艷.淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策J.科技信息,2014(14):159-159. 2袁昌平.淺析政府采