會議組織流程標(biāo)準(zhǔn)

1、會議組織流程標(biāo)準(zhǔn)會議是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、 身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙 向的交流機(jī)會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動 的組織流程及實施是一個非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一?會前籌備會前籌備：是會議和活動舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：一、會議時間的確定確定會議時間要考慮單位的生產(chǎn)任務(wù)周期，為使會議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-8周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。二、會議議程的安排會議議程是會

2、議要討論的項目列表， 會議的目的就是在對這些項目進(jìn)行溝通，因 此議程是整個會議方案的靈魂，是會議是否能夠成功的關(guān)鍵，因此，議程是整個會議 籌備前需要最早確定的事情之一。年會通常的內(nèi)容包括：工作總結(jié)；經(jīng)濟(jì)形勢、行業(yè)發(fā)展趨勢與工作計劃的討論；優(yōu)秀員工發(fā)獎；年終獎、紅包的發(fā)放或宣布；員工才藝表演、團(tuán)隊競賽；抽獎；聚餐; 戶外活動，包括打球、滑雪、旅游等各類項目。在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些項目是一定需 要的，哪些項目是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。三、會議的三類相關(guān)人員會議通常有三類相關(guān)人員：1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員3、參加人員。1、領(lǐng)

3、導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人， 包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等, 為整個會議定下基調(diào)；2、籌備與接待籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供會議籌備的具體 細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在會議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而 也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是 否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。 、精心策劃要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分 準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。 這就要求我們接待人員必須具備較高 素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一

4、個人都代表企 業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成 每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱 情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客 人留下終生的印象。我們平時要詳細(xì)了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗、名勝古跡、土特產(chǎn)、交通以及各類酒店設(shè)施，包 括酒店位置、菜單（品）、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等，為領(lǐng)導(dǎo)提供分析資 料及使用建議，供屆時領(lǐng)導(dǎo)選擇。在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，女口：來賓人數(shù)、姓名、 性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日 期、來訪路

5、線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好 接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制 訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、 就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn) 定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點，以確保 工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。 、規(guī)范運作每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，工作同樣需要有 自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。 不論是宏觀的整

6、體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來 賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序 銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考 慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提 下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程 模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍， 以便及時彌補(bǔ)可能存在的

7、疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。 這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意 外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損作企業(yè)形 象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”?；I備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，（1）要設(shè)定一個負(fù)責(zé)人；（2 ）要有人專 門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；（3）要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場地、布置會場；（4） 有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來參會人員的住宿、旅行安排；（5）要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計游戲與其他活動；（6）要有專人負(fù)責(zé)會議

8、現(xiàn)場的接待事宜，等等。 、參加人員制定接待程序，落實各項細(xì)節(jié):在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人； 誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等 等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計劃。1、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而 來，滿意而歸。2、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。3、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保 衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。4、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。5、 做好接待前的準(zhǔn)備工作

9、，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會客室（會議室），確定接 待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。6、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，落實到人（會議記錄、照相、攝 像）7、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計劃，申請接待費用。四、安排食宿1、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡 拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。2、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）。客人用房： 各種 類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工 作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、 周到的服務(wù)）

10、。3、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能 正常使用，按照要求為房間配水果 （需每天更換）。4、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間 安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。5、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求 餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品物美價廉。6、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預(yù)先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。7、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。8、逐一落實各項細(xì)節(jié)。五、接待車輛1、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心

11、，駕駛經(jīng)驗豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗和禮儀知識。2、用車接客時，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右 側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應(yīng)先下車由車后 繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框 處，提示客人勿碰撞。3、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門 的行李車。如果是車隊行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路 線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進(jìn)中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯 的

12、標(biāo)志一號碼；每臺車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在 每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；4、 現(xiàn)場實施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行；如有任何特 殊情況改變行程，應(yīng)及時通知相關(guān)人員和司機(jī)。5、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。6、如果來賓人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號和住房號， 并打印成表格。在來賓抵達(dá)時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘 的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數(shù)。會議前期的籌備過程中要考慮的，如主席臺的座位安排與姓名牌如何擺放？主 持人是否要準(zhǔn)備串詞？發(fā)言的人是否要準(zhǔn)備投影設(shè)備？嘉賓是否要有標(biāo)志？表演的 人是否需

13、要道具與服裝，等等，都要在參會人員名單確定后，進(jìn)行準(zhǔn)備。六、會議日程范文會議日程，是會議開始前要發(fā)放的關(guān)于會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了 解會議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時間安排，因此，會議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里 提供一個春節(jié)活動及公司年度會議所使用的日程模板供大家參考。會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議 前期準(zhǔn)備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相 關(guān)的參會人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。XX公司年會日程（范文）經(jīng)過一年的努力進(jìn)取，公司取得了良好的業(yè)績，為總結(jié)

14、工作，展望公司的發(fā)展前 景、表彰優(yōu)秀，公司將舉行年度會議，會議日程如下：會議日期：XXXX年02月05日8 : 30-17 : 00會議地址：XX市XX大酒店大會議廳參會人員：公司總部全體員工、分公司經(jīng)理、各項目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人8 : 30-12 : 00各部門、項目部匯報上一年度工作情況及下一步工作計劃12 : 00-13 : 30午餐，中餐廳及參會人員合影留念13 : 30-16 : 00各部門、項目部繼續(xù)匯報上一年度工作情況及下一步工作計劃16 : 00-16 : 30分公司經(jīng)理講話 16 : 30-17 : 00表彰優(yōu)秀員工17 : 00會議結(jié)束七、會議管理、會議預(yù)算會議預(yù)算是會議管理

15、與策劃的重要內(nèi)容之一， 會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響 會議經(jīng)費預(yù)算，因此，籌備時，會議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時將會議預(yù) 算范本或會議預(yù)算報告上報會議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會議預(yù)算。會議預(yù)算包括以下6項內(nèi)容：1、交通費用交通費用可以細(xì)分為： 出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、 機(jī)場、碼頭至住宿地的交通； 會議期間交通費用：主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會?到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可 能使用的預(yù)定交通； 歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交

16、通費用。2、場地費用具體可細(xì)分為： 會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光 指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī) 設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)一一比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要 加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。 會議設(shè)施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本 電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常 需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意 的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求，否則可能影響會議的進(jìn)行。

17、 另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用 中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。 其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉 儲、娛樂、保健、媒介服務(wù)等，可視會議需要進(jìn)行采購。對于這些單項服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費用正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項 目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、 客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。 會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)

18、當(dāng)關(guān)閉或者開放 的服務(wù)項目及范圍。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的 在會議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。茶點基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮 到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15 %，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）5、其他娛樂、演出、保健、旅游項目費用會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些 項目需要根據(jù)活動安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。6、雜費雜

19、費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝 卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、 翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費用 預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。八、會議物品采購清單與采購人員安排在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會議相關(guān)物品的采 購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進(jìn)行 得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。會議物品采購、訂制及租賃主要包含的 11項內(nèi)容：1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相

20、關(guān)。會議場所的費用，通常 在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦 人員來講，場地選擇是個重要的事情。如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇， 會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租 用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點：賓館、酒店、會議中心 飯店這幾類場所。 賓館、酒店許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此, 對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。 會議中心會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè) 的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)

21、人員； 大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服 務(wù)。 飯店飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議 場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不 然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了 解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級。1、住宿、娛樂、演員、旅行目的地預(yù)訂2、車輛使用及租賃安排3、票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇4、音像輔助設(shè)備租賃5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標(biāo)、背景板、展架、易拉寶

22、、鮮花、 條幅等等。會場布置雖然是個細(xì)節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議 的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完 成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告 給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會場布置總體要求會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、 動感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。會議場所的室外布置會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：1、主會標(biāo)2、歡迎拱門、條幅3、彩球、鮮花、氦氣球4、地毯5、展架、易拉寶、廣告板6、引導(dǎo)牌7、燈箱8、簽到臺9、休息座椅等會議場所的室內(nèi)布置會議場所的室內(nèi)布置

23、可根據(jù)需要選擇：1、會標(biāo)、背景板2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置，3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾4、音像輔助設(shè)備5、燈光、電源設(shè)備6、茶點，7、獎品、禮品、活動道具8、桌牌、名牌9、攝像設(shè)備，等7、禮品、獎品、紀(jì)念品、演出道具采購清單8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品10、會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容， 提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召 開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程 表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、 廣告材料，等11、與會議

24、相關(guān)的其他物品各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不 到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題九、請柬、邀請函的7項信息與范文有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請 函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會 議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn) 7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。 請柬與邀請函具備的7項信息：1、活動類型2、活動日期、時間與會期3、會議邀請者與被邀請者4、會議地點5、是否需要回復(fù)（會議回執(zhí)）6、提供的餐飲7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等邀請函范文XXX先生/女士：XX

25、公司將于2月5日8: 30-17 : 00，舉辦公司年會，特邀請合作伙伴派員參 加。會議議程如下：會議地點在XX國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。請貴公司于2月2 日前提供參會人員人數(shù)及名單。因有團(tuán)隊活動，參會者請備休閑裝。會議中心地址：XX街XX號，公司接送車 輛8: 00,由火車站接參會者到會議中心。XX公司1月9日請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙 張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議， 請柬與邀請函的預(yù)算越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時 登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等

26、項時，非常重要，也與會議的 預(yù)算密切相關(guān)。第二章會議地點的選擇會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地 點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關(guān)鍵因素，參會人員對會議感受、會議預(yù) 算都與會議地點的選擇關(guān)系密切。一、會議地點評估的幾個項目在選擇會議地點后，要對會議場地進(jìn)行評估，可參考如下16個項目：1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費2、停車場3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量4、電信聯(lián)絡(luò)便利性5、裝修與外觀6、清潔程度7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔8、食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）9、餐飲服務(wù)水平10、工作人員表現(xiàn)11、服務(wù)水平12、供暖、

27、空調(diào)、照明設(shè)施13、住宿設(shè)施14、音像輔助設(shè)備15、休閑設(shè)施16、其他設(shè)施與服務(wù)以上項目逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇 2-3個備選地點，逐 一列出其優(yōu)劣，提交會議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議 要求相符合。會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細(xì)節(jié)，會議室 座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。二、會議室座位安排的五種方式會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細(xì)節(jié)，會議室 座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安

28、排禮儀。會議室座位安排通常有五種方式：1、圓桌會議型所有人轉(zhuǎn)著桌子就座，方便所有人參與討論，通常用于小型會議及需要討論較多 的會議。盡管圓桌會議型就座人員相對平等，但仍然需要注重就座的禮儀，可在座位 上擺放姓名牌，用于提醒就座的次序。2、正式演講型正式演講時，要給演講者、發(fā)言人一張講臺或辦公桌，方便演講者站立或座著講 話，同時，還要根據(jù)演講人的要求及演講需要，擺放相應(yīng)的音像輔助設(shè)備。聽眾在演 講者對面，按排坐，面向演講者。這樣的布置有利于演講者與聽眾的溝通。這種座位排列方式，應(yīng)稍微多提供一些座位，因為在中間的座位有可能是空的， 聽眾通常不會座得非常滿。3、小組討論型據(jù)會議的需要，把座位分成幾個

29、圓桌型，在會議主要發(fā)言人發(fā)言結(jié)束后，參會人 員將分成幾個小組進(jìn)行討論，培訓(xùn)經(jīng)常采用這種形勢，方便對課題進(jìn)行小規(guī)模的深入 研討，保證更多的人對議題表達(dá)意見。4、就餐座位安排對于正式的晚餐或宴請，應(yīng)選擇這種方式安排座位，在餐桌上要擺放桌號提示牌, 或提供座位用于表示就座的次序，可在參會人員的請柬上標(biāo)明就餐的餐桌號。5、禮儀型有些非常正式的會議，對就座禮儀要求很高，例如有上級領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓參加的 會議，在主席臺上就座的人，如何安排座位一定要參照禮儀指導(dǎo)書，并事先征求會議 領(lǐng)導(dǎo)小組、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓本人或秘書的意見。三、會議的食品飲料安排會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并

30、 確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。安排食品飲料時，需要了解是否有特別 飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：1、茶點茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式 2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者 花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為王。可以放在會議室內(nèi)的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員 外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會議籌辦人員與 會議場所提供商協(xié)商。2、正餐正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工 作餐性質(zhì)，以安排自

31、助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較 正式的規(guī)格，期間可能會安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排 好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預(yù)定 住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、內(nèi)部食堂；2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；3、會議或住宿場所提供；4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。四、音像輔助設(shè)備安排任何會議與活動，都應(yīng)該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容， 會議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會影響會議的效 果，所以，使用音像輔

32、助設(shè)備有以下幾個優(yōu)點：可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾 理解演講的內(nèi)容；運用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；音像輔助 設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；幫助觀眾集中精力聽講與討論，而 不需要做筆記 會議常用的音像輔助設(shè)備有以下 7類：1、白板白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用 磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁 吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。2、計算機(jī)有些演講人不方便攜帶筆記本電腦， 可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會議室 的計算機(jī)中，用計算機(jī)演示的文件可以是 PPT文件、W

33、ORD文件，也可以是EXCEL 表格、圖表，甚至是動畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計算機(jī) 也是會議室常備的音像輔助設(shè)備之一。3、投影儀投影儀可以把計算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于 會議室的重要設(shè)備。在準(zhǔn)備計算機(jī)及投影儀的時候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的 意外事故做好準(zhǔn)備。4、畫架、活動掛圖畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下 與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。5、展板展板是便攜式的圖板，展示會議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準(zhǔn)備 好，擺放在會議室相關(guān)位置。6、音響設(shè)備根據(jù)會議

34、室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。7、其他設(shè)置錄像機(jī)、電視機(jī)、膠片投影儀、幻燈片投影儀等，隨著計算機(jī)的普及，這些類型 的音像輔助設(shè)備使用的越來越少了。會議時，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報告人進(jìn)行溝通，并按他們 的要求準(zhǔn)備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會議籌備人員通過其他 方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好五、會場布置要注意的幾個細(xì)節(jié)會場布置雖然是個細(xì)節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議 的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完 成，在會場布置之前，通常要出個會場布置方案，畫出會場布置

35、的效果圖，報告給會 議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。第三章會議過程控制一、會議接待的2點注意事項會議接待是參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重 要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準(zhǔn)備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學(xué)習(xí)組 織、籌備一個會議的重要內(nèi)容，對于大型會議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會議接待方案。會議接待中要注意的事項為：1、妥當(dāng)安排接待人員會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候, 都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要 準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕?。對會議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外 情況處理辦法案等。2、充足準(zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料， 一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另 一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、參會人員名單3、參會人員登記表、簽到表4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本5、會議日程6、關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息7、會議相關(guān)印刷品8、會議評估反饋表9、其他會議信息為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議 接待前注意了這2個