企業(yè)合同管理制度

1、江蘇 * 有限公司合同管理制度為提高企業(yè)合同管理水平，爭(zhēng)創(chuàng)“守信用重合同”企業(yè)，特制定如下合同管理制度：一、合同管理機(jī)構(gòu)及法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度企業(yè)設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，由姜光前為分管負(fù)責(zé)人，組成人員有趙曼、畢鳳琴等 3 人（一）、合同管理機(jī)構(gòu)的職能1、宣傳合同法律法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護(hù)本單位的合法權(quán)益。2、應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時(shí)將潛在 的不良賬款進(jìn)行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。3、商賬處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊(duì)伍，及時(shí)制定對(duì)逾期應(yīng)收賬 款處理的方案，并組織有效的追賬。（二）、信用管理人員崗位責(zé)任制度1、法定代表

2、人的主要職責(zé) 授權(quán)委托合同承辦人員對(duì)外簽訂合同； 對(duì)企業(yè)合同承辦人員進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲； 定期了解合同的簽訂、履行情況。2、合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人的主要職責(zé) 組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會(huì)、案例評(píng)析會(huì)； 統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理企業(yè)合同專用章的使用； 制止企業(yè)或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)； 日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生；建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序； 協(xié)調(diào)與供銷、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。3、合同管理員的主要職責(zé) 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理

3、合同執(zhí)行中的問題和糾紛。 登記合同臺(tái)帳，做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情 況。發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時(shí)向合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)告。 參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。 定期向合同管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)信用管理情況。負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。參與商賬追收。 配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。4、供銷部門的主要職責(zé) 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。 嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。 對(duì)所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。在合同履行過程中， 加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系， 發(fā)生問題及時(shí)向合同管理機(jī)構(gòu)合同 管理員通報(bào)。本部門合同的登記、統(tǒng)計(jì)、

4、歸檔工作。 參加本部門合同糾紛的處理。配合企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)做好合同管理工作。5、財(cái)務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé) 加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。 做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提出處理建議。 解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。 本部門合同的登記、統(tǒng)計(jì)和歸檔工作。 配合企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)做好合同管理工作。三）、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度1、定期組織企業(yè)中層以上人員進(jìn)行合同法律法規(guī)學(xué)習(xí)， 每季度學(xué)習(xí)計(jì)劃不少于一次， 時(shí) 間不少于 2 個(gè)小時(shí)。并結(jié)合黨委、政府中心工作安排學(xué)習(xí)內(nèi)容。2、企業(yè)負(fù)責(zé)人、 各部門負(fù)責(zé)人要帶頭參加法律法規(guī)學(xué)習(xí)。 合同專兼職

5、管理人員需經(jīng)過合 同法規(guī)培訓(xùn)和考核，取得合格證書。3、分管合同工作的負(fù)責(zé)人和合同管理有關(guān)人員要定期組織活動(dòng)， 結(jié)合工作中碰到的實(shí)際 問題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問題。二、合同專用章管理制度一） 合同專用章管理制度簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。1、各有關(guān)部門的合同專用章由合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一歸口管理。 合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)申請(qǐng)報(bào)告 的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。2、合同專用章的刻制由合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。 任何部門不得擅自刻制合同專用章， 凡需刻 制合同專用章的部門，必須由申請(qǐng)部門提出書面申請(qǐng)報(bào)告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時(shí)按 工作的實(shí)際需要

6、和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交合同管理機(jī)構(gòu)審查 后統(tǒng)一辦理。3、凡持有合同專用章的部門， 應(yīng)做到合法使用、 專人保管。如遇工作需要， 需攜帶外出， 應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。合同專用章不得代用，混用。5、凡遇合同專用章遺失， 應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告， 并將本部門批示意見送合同管理機(jī) 構(gòu)備案，在當(dāng)?shù)厥屑?jí)報(bào)紙上刊登遺失聲明，辦理相關(guān)證明材料。6、凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請(qǐng)程序與手續(xù)與新申請(qǐng)相同，原合同專用章 交還合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。三、合同評(píng)審管理制度合同簽訂前實(shí)行評(píng)審制度。合同評(píng)審機(jī)構(gòu)設(shè)在信用管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，評(píng)審人員由信用管理 機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)、信用管理機(jī)構(gòu)負(fù)

7、責(zé)人、信用管理員、合同承辦人、供銷、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組成。一）、合同評(píng)審程序1、合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交信用管理員初審；2、信用管理員填寫合同評(píng)審表中初審記錄交信用管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批， 簽署審批意 見。3、特殊合同（投資、聯(lián)營合同、涉外合同） 、重大合同（訂立價(jià)款在 萬元以上的 合同），由信用管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，信用管理員匯總各部門會(huì)審意見后交 信用管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。4、合同管理員將合同評(píng)審表歸入該合同檔案。（二）、評(píng)審內(nèi)容1、嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。2、嚴(yán)格審查代理人的代理身份和代理資格。3、嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。4、仔細(xì)審查對(duì)方

8、當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地 考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。四、合同簽訂、履行、變更制度（一）、合同簽訂管理1、合同承辦人簽約前必須對(duì)對(duì)方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行 性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評(píng)審機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)審。2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織。3、對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人 不得對(duì)外簽訂合同。4、除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的， 應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。各部門所需的合同文本由合同管理員統(tǒng)一購買或定

9、制。5、各部門的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號(hào)。6、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn) 確。7、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔?duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方 當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織 或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審 查。8、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。9、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。10、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交

10、本單位財(cái)務(wù)部門備案，作為財(cái)務(wù)部門收付 款物的依據(jù)。（二）、合同履約管理1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同 的履行。2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。 如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況 和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及 時(shí)提出書面異議。4、合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同 約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。5、凡與合同

11、有關(guān)的來往文書、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。 對(duì)我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。6、合同管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時(shí)間順序及時(shí)建立合同簽訂與履行情況 臺(tái)帳。（三）、合同的變更和解除1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報(bào)合同評(píng)審機(jī)構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與 對(duì)方簽訂變更或解除協(xié)議。2、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)， 并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。3、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取 有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不

12、履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向合同管理機(jī)構(gòu)報(bào)告。4、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人， 說明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。五、應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度1、建立應(yīng)收賬款賬目，明確應(yīng)收貨款，分期應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的數(shù)額、期限、應(yīng)付款 人等內(nèi)容。2、建立應(yīng)收賬款賬齡分析分級(jí)表，將應(yīng)收賬款按賬齡分為合同期內(nèi)、進(jìn)入預(yù)警期內(nèi)、到 期、逾期、進(jìn)入最后通牒期，進(jìn)入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級(jí)，制訂相應(yīng)的催收 措施。3、對(duì)應(yīng)收賬款加強(qiáng)日常監(jiān)督， 根據(jù)實(shí)際情況每周或每月打印出會(huì)計(jì)賬上全部接近到期的 應(yīng)收賬款記錄進(jìn)行分析和

13、診斷，對(duì)每筆賬款作出處理意見。4、制訂商賬（逾期應(yīng)收賬款）追收辦法，培訓(xùn)催收、追收人員。5、設(shè)計(jì)商賬追收工作流程，包括內(nèi)勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法 律訴訟。六、合同糾紛處理制度1、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或法 定代表人，并通報(bào)合同管理機(jī)構(gòu)，提供材料。2、為解決合同糾紛所采取的措施，必須在法定的訴訟時(shí)效內(nèi)進(jìn)行。3、合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人 員應(yīng)配合好合同管理機(jī)構(gòu)參加仲裁或訴訟。5、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即 向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。6、合同發(fā)生糾紛后， 需要委托代理

14、人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的 代理人參與處理糾紛。7、解決合同糾紛的申請(qǐng)書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判 決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交合同管理機(jī)構(gòu)備案。8 在處理合同糾紛過程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。七、企業(yè)合同檔案管理制度1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件；對(duì)方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職

15、務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標(biāo)的驗(yàn)收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。2所有合同都必須按部門編號(hào)。合同管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺(tái)帳。3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將合 同檔案資料移交信用管理員。8辦公室衛(wèi)生管理制度一、主要內(nèi)容與適用范圍仁本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。2 此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理二、定義1 公共區(qū)域：包括辦公室走道、會(huì)議室、衛(wèi)生間，每天

16、由行政文員進(jìn)行清掃；2 個(gè)人區(qū)域：包括個(gè)人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。1. 公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1 )保持公共區(qū)域及個(gè)人區(qū)域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。2 )保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。3 )保持墻壁清潔，表面無灰塵、污跡。4)保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5 )保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定(或隱蔽)的地方。6 )保持衛(wèi)生工具用后及時(shí)清潔整理，保持清潔、擺放整齊。7)垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時(shí)清理，無溢滿現(xiàn)象。2. 辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1 )辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應(yīng)放在

17、個(gè)人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時(shí)清理掉。2 )辦公文件、票據(jù)：辦公文件、票據(jù)等應(yīng)分類放進(jìn)文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3)辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機(jī)、啟丁器等，應(yīng)放在辦公桌一側(cè)，要從哪取使用完后放到原位。4)電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關(guān)機(jī)。5)報(bào)刊：報(bào)刊應(yīng)擺放到報(bào)刊架上，要定時(shí)清理過期報(bào)刊。6 )飲食水機(jī)、燈具、打印機(jī)、傳真機(jī)、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護(hù)釘固定不可亂搭接臨時(shí)線。7)新進(jìn)設(shè)備的包裝和報(bào)廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程序及時(shí)予以清除。3.個(gè)人衛(wèi)生應(yīng)注