公司公文規(guī)定格式

1、公司公文規(guī)定格式1、公文一律采用 A4或 B5 型號(hào)的紙張打印，頁(yè)面邊距按標(biāo)準(zhǔn)版面。2、公文的字體采用“宋體”形式。3、公文的文頭位于首頁(yè)最上端， 采用“加粗一號(hào)宋體”字體， 為公司名稱， 文頭第二行， 采用公文“加粗小初號(hào)宋體”寫(xiě)“文件”兩字； 發(fā)文字號(hào)位于文頭 第二行之下，由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成；以上并居中。下劃 一道 4.5 磅的雙實(shí)線。4、所有正式的對(duì)外文件要求統(tǒng)一排序，各部門代字如下：總經(jīng)辦粵晟總字行政部粵晟行字財(cái)務(wù)部粵晟財(cái)字公司粵晟字5、公文的標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明確，采用“加粗一號(hào)黑體”字體。6、公文的正文要做到一文一事； 正文超過(guò)一頁(yè)的要加頁(yè)碼； 正文采用“四 號(hào)”字

2、體。7、公文的附件位于正文之下，成文日期之上，前面書(shū)寫(xiě)“附”字樣，其后 分別標(biāo)出附件序號(hào)、附件標(biāo)題和份數(shù)。8、公文稍偏右排寫(xiě)“特此通知”， 另起一行偏左排寫(xiě)“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行！ ”并 空兩個(gè)空格，采用“三號(hào)”字體。9、公文的審批人位于文件底部左側(cè)， 是代表公司或部門最后核查并批準(zhǔn)向 外發(fā)出公文的簽名， 目的在于表明公司或部門發(fā)文的具體責(zé)任者， 另起一行寫(xiě)明 審批人職位及姓名，采用“三號(hào)”字體。10、公文的呈送部門位于審批人職位及姓名以下， 寫(xiě)明呈送部門，采用“三 號(hào)”字體，所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實(shí)線作為界線。11、公文的抄報(bào)、抄送部位于末頁(yè)下端，采用“三號(hào)”字體所占區(qū)域用一 條與圖文區(qū)等寬

3、的平行實(shí)線作為界線， 形成“抄報(bào)、抄送”欄。頂格靠左書(shū)寫(xiě)“抄 報(bào)：”、“抄送：”字樣，其后依次標(biāo)有各抄報(bào)、抄送部門，其間用標(biāo)點(diǎn)隔開(kāi)。12、成文公司名稱、校對(duì)員名字、日期位于正文的末頁(yè)最下端，要求用漢 字表明完整的年、月、日，并在日期前頂格寫(xiě)上公司名稱，采用“三號(hào)”字體， 所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實(shí)線作為界線。13、主送、抄報(bào)、存檔文件均使用原件，抄送文件使用復(fù)印件。14、公文中出現(xiàn)的所有數(shù)字與日期，全部用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，法律文件中 的數(shù)字用漢字書(shū)寫(xiě)。15、各部門在撰制發(fā)放范圍為公司內(nèi)部的公文時(shí)，如文中需重復(fù)使用公司名稱，則可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。各公司名稱的規(guī)范化簡(jiǎn)稱統(tǒng)一如下： XX公司簡(jiǎn)稱

4、 為“XX”， XX公司簡(jiǎn)稱為“ XX”。樣本格式如下： 佛山市凱諾晟商貿(mào)有限公司 文件 粵晟字 092802 號(hào) 關(guān)于 XX*附： 1.*2.* 特此通知 請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行！ 審批人：XX/XX 呈送：董事會(huì)抄送：公司總部各部門各分公司凱諾晟商貿(mào)有限公司校對(duì)員： XX年 X 月 X日印發(fā)參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。 甚感茫然。 汲取他們的長(zhǎng)處， 初擬本公司公文格式， 以便本公司今后在制作文件 時(shí)有一個(gè)統(tǒng)一的格式。一 、公文用紙及版面規(guī)格 采用 A4紙。頁(yè)邊距離：上 3.7cm, 下 3.5cm，左 2.8cm，右 2.6cm, 每頁(yè) 22 行，每行 28 字。二

5、、秘密等級(jí)和保密期限用 3 號(hào)宋黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之 間用“”隔開(kāi)。三、文頭字體 大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色四、發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分組成。 代字：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱極度簡(jiǎn)縮； 年份，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，外加六角括號(hào)“ ”序號(hào)，不加“第”字，也不加“ 0”。用 3 號(hào)仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。五、簽發(fā)人 “簽發(fā)人”3字后標(biāo)全角冒號(hào)，用 3 號(hào)仿宋體，簽發(fā)人姓名用 3號(hào)楷體居 右空 1 字標(biāo)識(shí)，與發(fā)文字號(hào)在同一行。六、公文標(biāo)題 用小二號(hào)黑宋體。離發(fā)文字號(hào)下空 2 行，居中排布。七、主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空 1 行，用 3 號(hào)

6、仿宋體，左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。八、正文在主送機(jī)關(guān)之下左空 2字，用 3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行頂格。九、附件用 3 號(hào)仿宋體字，離正文空一行；左空 2 字標(biāo)識(shí)，“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)； 若有序號(hào)，用 3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)， 序號(hào)與附件名稱之間用圓點(diǎn)隔開(kāi)； 附件名稱 后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。十、成文時(shí)間和印章 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。 成文時(shí)間離附件空 3行，右空 4字，為仿宋 3號(hào)字，成文時(shí)間用漢字，“零” 應(yīng)寫(xiě)為“”；加蓋印章應(yīng)“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm4mm，端正、居中，下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)， 采用下套方式， 即僅以下弧壓在

7、成文時(shí)間上； 當(dāng)印 章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。若要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，則離附件空 2 行，在成文日期之上。若名稱比成 文日期短，則居日期中間；若比日期長(zhǎng)，則首字比成文日期左移2 字。 十一、附注公文如有附注，在成文時(shí)間下空一行，用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字加圓 括號(hào)標(biāo)識(shí)十二、主題詞 “主題詞”用 3 號(hào)黑宋體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)， 詞目用 3 號(hào)宋體字；詞目之間空 1 字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 十三、抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān)，一般用 3 號(hào)仿宋體字。在主題詞之下，居左空 1 字；“抄 送”二字后加全角冒號(hào)， 抄送機(jī)關(guān)較多， 回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊， 抄

8、送 機(jī)關(guān)間要用逗號(hào)隔開(kāi)， 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)， 可以防止私加抄送機(jī)關(guān)或變 造公文。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行， 之間不加分隔線。編排方法同抄送機(jī)關(guān)。十四、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之下 （無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下 ）占 1 行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 字，印發(fā)日期右空 1字。印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以 自行簡(jiǎn)化。印發(fā)日期要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。十五、版記 版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行 版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末 條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線。 首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上， 末