企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中組織行為分析

1、企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中組織行為分析當(dāng)前,企業(yè)主要采用耗費(fèi)大量資源的手工管理形式進(jìn)行管理,隨著采購(gòu)量和庫(kù)存品種的日益增加,這種管理方式就會(huì)導(dǎo)致信息傳播不流暢、透明度不高、更新不及時(shí),給物資供應(yīng)管理工作造成了一定的困難。為了提高物資供應(yīng)人員的工作效率,提高物資供應(yīng)管理水平,符合企業(yè)實(shí)際情況并且滿足其各種需求的物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng)就順勢(shì)而生了。管理信息系統(tǒng)MIS在強(qiáng)調(diào)管理、強(qiáng)調(diào)信息的現(xiàn)代社會(huì)中越來(lái)越得到普及。管理信息系統(tǒng)在管理現(xiàn)代化中起著舉足重輕的作用。它不僅是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的有效途徑,同時(shí),也促進(jìn)了企業(yè)管理走向現(xiàn)代化的進(jìn)程。目前,信息化建設(shè)與實(shí)施仍然是許多企業(yè)未能解決好的系統(tǒng)工程,困擾著無(wú)

2、數(shù)管理者和企業(yè)家。如何根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)開(kāi)發(fā)出適合本企業(yè)的信息系統(tǒng)已經(jīng)是當(dāng)前眾多企業(yè)迫不及待需要解決的難題。一、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和企業(yè)組織行為信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)實(shí)施流程包括需求調(diào)研、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)構(gòu)架、程序設(shè)計(jì)和編寫、測(cè)試運(yùn)行和系統(tǒng)實(shí)施。企業(yè)要把信息技術(shù)系統(tǒng)引入組織中,總是為了解決組織某種問(wèn)題或者實(shí)現(xiàn)某種目的。換句話說(shuō),組織的需求決定了技術(shù)系統(tǒng)所呈現(xiàn)的最終形態(tài)、結(jié)構(gòu)與實(shí)現(xiàn)的意義。系統(tǒng)分析、系統(tǒng)架構(gòu)和程序設(shè)計(jì)編寫都是信息技術(shù)系統(tǒng)提供者在明確了組織需求后進(jìn)行的技術(shù)開(kāi)發(fā)工作。接著,為了確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和有效性,一般信息管理系統(tǒng)都要進(jìn)行測(cè)試運(yùn)行。在這個(gè)過(guò)程中,根據(jù)測(cè)試運(yùn)行的反饋分別進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。最后,進(jìn)行

3、系統(tǒng)在組織中的實(shí)施。這個(gè)過(guò)程不僅包括硬件的安裝、軟件的安裝運(yùn)行、系統(tǒng)功能的實(shí)施和完善,還包括對(duì)使用者的培訓(xùn)、指導(dǎo)以及其他咨詢服務(wù)。在這些工作結(jié)束后,信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者還要為使用者提供信息管理系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)服務(wù)。在以上的各個(gè)環(huán)節(jié)中,企業(yè)是整個(gè)流程的主導(dǎo)者。在需求調(diào)研的過(guò)程中,企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際情況和需求制定信息管理系統(tǒng)的參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者的工作就是把企業(yè)的意愿用系統(tǒng)表達(dá)出來(lái)?？梢哉f(shuō),信息管理系統(tǒng)真正的結(jié)構(gòu)是由企業(yè)決定的。除了以上技術(shù)開(kāi)發(fā)工作以外,其他的工作大多是要求技術(shù)提供者和使用者共同進(jìn)行的。在這個(gè)過(guò)程中,企業(yè)仍然是主導(dǎo)者。企業(yè)對(duì)待信息管理系統(tǒng)的態(tài)度、對(duì)待技術(shù)提供者的態(tài)度、企業(yè)中信息管理

4、系統(tǒng)影響的人員的反饋和配合,都是決定項(xiàng)目最終面貌的重要因素。二、企業(yè)物資管理現(xiàn)狀分析企業(yè)組織機(jī)構(gòu)就是企業(yè)組織內(nèi)部各個(gè)有機(jī)組成要素發(fā)生作用的聯(lián)系方式或形式,組織結(jié)構(gòu)不僅體現(xiàn)了人們?cè)诠ぷ髦械南嗷リP(guān)系,而且還反映了企業(yè)不同層次、不同部門、不同崗位的職責(zé)與權(quán)利,同時(shí)也為各部門各環(huán)節(jié)之間的溝通與協(xié)作提供框架,它反映了企業(yè)目標(biāo)貫徹實(shí)施的正式程度,為整個(gè)企業(yè)的管理奠定基礎(chǔ)。物資處組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。三、系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中組織行為分析分析信息管理系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施應(yīng)用的現(xiàn)狀,我們的分析對(duì)象應(yīng)該是企業(yè),即引入信息管理系統(tǒng)的組織,而不是信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者。每個(gè)單位有著獨(dú)特的社會(huì)背景、發(fā)展歷程、市場(chǎng)環(huán)境和運(yùn)行原則,相應(yīng)的就產(chǎn)

5、生了獨(dú)特的人員構(gòu)成、企業(yè)文化。尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)人、科級(jí)干部對(duì)單位的影響是非常巨大的。每個(gè)單位的情況都是復(fù)雜的。所以,信息管理系統(tǒng)進(jìn)入單位的過(guò)程和結(jié)果也必定是不同的。(一)系統(tǒng)實(shí)施與企業(yè)組織中非正式群體組織中的非正式結(jié)構(gòu)是指未經(jīng)明確規(guī)定而從組織成員的活動(dòng)及相互作用中自發(fā)產(chǎn)生的具有靈活性的關(guān)系模式。非正式結(jié)構(gòu)的存在有正式組織結(jié)構(gòu)中的不確定因素帶來(lái)的影響?，F(xiàn)代企業(yè)組織作為科層制組織,已經(jīng)在相當(dāng)大的程度上通過(guò)正式的組織規(guī)范控制了組織行為,但是不確定的領(lǐng)域總是存在的。在正式的單位組織結(jié)構(gòu)中,員工互相之間的關(guān)系是明確規(guī)定的。但是,就像大多數(shù)組織一樣,單位并不是永遠(yuǎn)按照成文的規(guī)定方式運(yùn)行的。單位中存在著的非正

6、式結(jié)構(gòu)往往決定著單位的實(shí)際運(yùn)行情況。例如,按照規(guī)定和一般常識(shí),物資采購(gòu)和驗(yàn)證是由單位主管處長(zhǎng)負(fù)責(zé)的。就是說(shuō),主管處長(zhǎng)應(yīng)該是采購(gòu)和驗(yàn)證群體中最具有威信和權(quán)力的人。但是,實(shí)際情況確是,在采購(gòu)和驗(yàn)證群體中最具有威信和權(quán)力的人不是主管處長(zhǎng),而是科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。在單位主管處長(zhǎng)是正式領(lǐng)導(dǎo)人,科長(zhǎng)是非正式領(lǐng)導(dǎo)人。我們看到,正式領(lǐng)導(dǎo)人擁有的是職權(quán),而非正式領(lǐng)導(dǎo)人擁有的是權(quán)力。職權(quán)是發(fā)布命令的權(quán)力,是上級(jí)授予下級(jí)的。權(quán)力是影響,說(shuō)服或者使他人按照自己的意志行事的能力。正式領(lǐng)導(dǎo)人代表著組織的意志,其行動(dòng)目標(biāo)是組織目標(biāo),而非正式領(lǐng)導(dǎo)人代表著他個(gè)人或一個(gè)相對(duì)小的、非正式群體的意志,其行動(dòng)目標(biāo)是個(gè)別群體目標(biāo)。在這里,主管處長(zhǎng)

7、工作目標(biāo)是采購(gòu)到優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品,保證科研生產(chǎn)的正常運(yùn)行。需要說(shuō)明的一點(diǎn)是,在單位的正式組織結(jié)構(gòu)中,主管處長(zhǎng)處于高于科長(zhǎng)的科層位置。但是,現(xiàn)實(shí)情況并不是這樣。主管處長(zhǎng)除了主管業(yè)務(wù)科外還分管配送站,還要負(fù)責(zé)質(zhì)量體系建設(shè)、招投標(biāo)等多項(xiàng)工作,因此,日常的采購(gòu)工作主要掌握在科長(zhǎng)的手里。作為非正式群體的領(lǐng)導(dǎo)人,在采購(gòu)區(qū)域里,科長(zhǎng)和主管處長(zhǎng)擁有幾乎同樣高的威信和權(quán)力。接下來(lái),我們要闡述在物資管理系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用的過(guò)程中,非正式結(jié)構(gòu)和非正式群體起到了什么樣的作用。首先,在其統(tǒng)籌管理下,系統(tǒng)實(shí)施工作在預(yù)定的期限內(nèi)可以順利完成。在這個(gè)過(guò)程中,如果每個(gè)人都要通過(guò)正規(guī)的程序和渠道來(lái)做事的話,完成這些事情可能要花數(shù)倍的時(shí)間。而

8、科長(zhǎng)用自己在科員中的威信和權(quán)力取得了他們的支持。第二,主管處長(zhǎng)意識(shí)到由科長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)的非正式群體的存在,就授權(quán)給他,依靠科長(zhǎng)來(lái)完成工作?？崎L(zhǎng)也希望加強(qiáng)主管處長(zhǎng)對(duì)他的信任感,會(huì)以更高的效率工作。由于科長(zhǎng)帶領(lǐng)科員積極配合系統(tǒng)實(shí)施工作,主管處長(zhǎng)需要做的相關(guān)工作就減少了,給正式管理者減輕了工作負(fù)擔(dān)。第三,由于物資管理信息系統(tǒng)的引入,某些崗位出現(xiàn)了人員冗余的情況。單位在此時(shí)就相應(yīng)的做出人員調(diào)整的決定。被調(diào)整的人員對(duì)單位、對(duì)管理者懷抱怨是可以理解的。科長(zhǎng)作為非正式群體的領(lǐng)導(dǎo)人,要主動(dòng)和他們溝通讓他們把壓抑的怨氣釋放出來(lái)。第四,系統(tǒng)實(shí)施工作完成后,單位管理者需要了解系統(tǒng)的使用情況。而科員在與單位正式管理者的溝通中

9、傾向于按照管理者偏好的方式和結(jié)果做出反饋。以上的論述表明,在物資管理信息系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用的過(guò)程中,單位中的非正式結(jié)構(gòu)、非正式群體起到了獨(dú)到、積極的作用。同時(shí),物資管理信息系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用也在一定程度上對(duì)非正式結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重構(gòu),改變了非正式群體的狀態(tài)。(二)系統(tǒng)實(shí)施與企業(yè)員工的相互作用信息技術(shù)應(yīng)用到物資管理在我國(guó)事業(yè)單位是近幾年的事情。信息管理系統(tǒng)對(duì)大部分做物資采購(gòu)工作的員工來(lái)說(shuō),仍然是缺少了解的新鮮事物。新技術(shù)的引入必然導(dǎo)致工作內(nèi)容、工作環(huán)境的改變,乃至企業(yè)評(píng)價(jià)體系和群體價(jià)值觀的改變。技術(shù)對(duì)人存在著行為暗示的作用。因?yàn)槿嗽诠ぷ髦械乃伎寄Ｊ胶托袨榉绞綗o(wú)法脫離現(xiàn)存的技術(shù)所建構(gòu)的結(jié)構(gòu)和許可空間。當(dāng)新技術(shù)以陌

10、生、強(qiáng)硬、功能強(qiáng)大的面貌進(jìn)入工人熟悉的思考和行動(dòng)空間之后,疏離恐怕是最首要的后果了。事實(shí)上,員工們所感受到的是技術(shù)的支配。信息技術(shù)強(qiáng)大的功能、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的計(jì)算都給使用者帶來(lái)強(qiáng)大的壓力,使用者在物資管理系統(tǒng)的管理下,工作過(guò)程是透明的。(三)系統(tǒng)實(shí)施與正式組織結(jié)構(gòu)變遷在目前我國(guó)的信息技術(shù)水平條件下,信息系統(tǒng)在企業(yè)組織中的實(shí)施應(yīng)用最終能不能取得成功,幾乎不取決于信息系統(tǒng)本身的設(shè)計(jì)和功能等技術(shù)因素,而取決于企業(yè)組織能否按照管理者的目標(biāo)取得結(jié)構(gòu)變遷的成功。企業(yè)在實(shí)施應(yīng)用物資管理系統(tǒng)的同時(shí),也成功地進(jìn)行了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。物資管理系統(tǒng)最重要的功能之一就是使整個(gè)采購(gòu)流程更加透明,數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。企業(yè)應(yīng)用了物資

11、管理系統(tǒng)后,對(duì)采購(gòu)部門整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整。首先,單位依附于物資管理系統(tǒng)之上建立了單位內(nèi)部網(wǎng),設(shè)定不同員工的操作權(quán)限,明晰匯報(bào)關(guān)系。這樣一來(lái),員工之間的工作交流在計(jì)算機(jī)上就可以完成了。這一舉措不僅可以解決物資采購(gòu)環(huán)節(jié)上的控制而且,數(shù)據(jù)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上可以被所有權(quán)限級(jí)別足夠的人員調(diào)取利用,使單位的決策更加科學(xué)、準(zhǔn)確、迅速。物資管理信息系統(tǒng)是技術(shù)性、管理性、系統(tǒng)性極強(qiáng)的軟件系統(tǒng)。在選擇開(kāi)發(fā)的時(shí)候,必須充分考察、反復(fù)論證,只有能與企業(yè)的制度和組織結(jié)構(gòu)融為整體的信息系統(tǒng),才能取得最大的成功。當(dāng)然,在面對(duì)信息系統(tǒng)的時(shí)候,企業(yè)自身也必須主動(dòng)適應(yīng),作出必要的調(diào)整,絕不是要求軟件系統(tǒng)被動(dòng)地適應(yīng)企業(yè)的需要。建立物

12、資供應(yīng)管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果,物資管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅能提高工作效率和物資管理水平,而且會(huì)有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本,促進(jìn)企業(yè)的管理創(chuàng)新。物資信息系統(tǒng)改變了以往獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式,使管理者對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部信息的掌握更加及時(shí)和準(zhǔn)確。通過(guò)信息化平臺(tái)建設(shè),給企業(yè)物資管理體系注入了活力,形成了一個(gè)手段先進(jìn)、質(zhì)量水平高的物資管理系統(tǒng)。信息化的不斷加強(qiáng),會(huì)推動(dòng)企業(yè)管理工作中的信息化進(jìn)程,使其不斷提高物資采購(gòu)管理質(zhì)量和水平。參考文獻(xiàn)：1 薛華成.管理信息系統(tǒng)(第三版)M.清華大學(xué)出版社,1999.2 (美)Ronald H.Ballou .企業(yè)物流管理-供應(yīng)鏈的規(guī)劃、組織和控制M.機(jī)械工業(yè)出版社,2002.3楊