行政辦公管理指引

1、日常接待工作管理規(guī)定目的 第一條為促進(jìn)工作的 規(guī)范化，進(jìn)一步提高公司日常接待的管理水平，制定 本規(guī)定。客戶接待分類 第二條、貴賓 接待 1外賓及相關(guān)政府相關(guān)部 門及領(lǐng)導(dǎo) 的公司的重要客 戶、貴賓 接待主要 是指對公司的重要客人、接待。、業(yè)務(wù) 接待 2業(yè)務(wù) 接待主要是指 對營銷 客戶洽談等的接待。、普通接待 3 普通接待主要是指 對一般來 訪客戶的接待。接待 場地 第三條、客人來訪時 要進(jìn)行來 訪登記，登記后前臺工作人 員要立即通知被 來仿者；1、如來訪 客人為貴賓 且人數(shù) 較少時，安排到貴賓室等候，如人數(shù) 較 多時統(tǒng)一安排到會 議室 2等候，業(yè)務(wù) 接待或普通接待 視來訪人數(shù)安排至?xí)?議室或洽淡

2、室。 、接待場 地 環(huán) 境要求 3）物品擺放整 齊，且表面無灰 塵 1. ）地面干凈無污物，室溫適宜，燈光合適 2 相關(guān)部門職責(zé)及程序 第三條、貴賓 來訪 1天通知管理部部提前準(zhǔn) 備接待事宜；管理部在得知有 貴賓 來訪前， 管理 1 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需提前部要落 實人員做好必要的安排：；天告知）1）清掃、整理接待場 所，備好茶水（水果鮮花需要 請?zhí)崆?1）按公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 的指示安排 車輛 接送，預(yù)訂客房、客人返程機（車 ）票、就餐等。 2）準(zhǔn)備公司 資料及通知相關(guān)人 員陪同客人。 3、業(yè)務(wù) 接待及普通接待 2）一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門自行安排接待，管理部行政人 員隨時提供 協(xié) 助。1）如需就餐，相關(guān)業(yè)務(wù)部門

3、應(yīng)及時通知管理部行政人 員。 2前臺禮儀規(guī)范 第三條為規(guī)范前臺接待的形象，充分發(fā)揮前臺接待的窗口展示作用，維護(hù) 良好的公司形象，特制定本 規(guī)范。、儀容規(guī)范1）前臺接待人員頭發(fā)梳理整齊，不化濃妝；保持口氣清新，以適合近 距離交談；1指甲修剪整 齊，不涂抹鮮艷 的指甲油，不宜使用濃郁的香水。 2） ）前臺接待人員服飾要求職業(yè)裝，且干凈、簡約、不花哨。 3 、電話 接聽禮儀規(guī) 范 2“請稍等”之類的謙詞。、“對不起”、）電話接聽：接電話中，要勤說“ 請問”1“您好，盛業(yè)金融集 團，請在電話玲響后的第二、第三聲的時 候接起 電話。首先要說 ： 2）。，如因故遲 接，要向來電者“對不起，讓你久等了 ”問

4、有什么可以幫 到您” 做好電話記錄 ：前臺工作人員在接電話時，要隨時記錄電話內(nèi)容，這些記錄應(yīng)簡潔 完 3)整，最好具備以下幾點：何時、何人、何地、何事、為什么、如何進(jìn) 行4)“還有什么事 嗎”或者“還有什么要吩咐禮貌掛斷 電話：通話完畢后， 可以詢問對方：的嗎”要表示感謝，并讓對方先掛斷電話。會議管理制度目的 第一條制度化，實現(xiàn)會議管理規(guī)范化、提高會議質(zhì) 量和效率，為進(jìn)一步規(guī) 范公司會議管理，特制定本制度。第二條 會議規(guī)范凡是會 議，必有準(zhǔn)備 、 1會前明確會 議議程，應(yīng)提前郵件或書面告知各參人 員，明確具體的 時間、地點、會議 主題、會議主持人、會議記錄 人員、會議資 料準(zhǔn)備等。、凡是會議，

5、必須守時 2開會請設(shè)定時間，盡量準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié) 束；一個議題不宜過久，如 不能得出結(jié)論可暫放，以免影響其他 議題。、凡是會議 ，必有主題和記錄。3）開會應(yīng)有明確的會 議目的；1）會議應(yīng)有一個準(zhǔn)確完整的 記錄，各項決定要有具體的 執(zhí)行人員及完成期限。 2、凡是會議 ，必有結(jié)果。 4 開會是為了解決問題，每個人都要積極參與到會 議議程中來。、凡是會議 ，必有事后追蹤 5“散會不追蹤，開會一場空“，對每項決議都要進(jìn)行跟蹤、稽核、檢查，如遇問題及時溝）1 通調(diào)整，確認(rèn)各項決議都能完成。會議室紀(jì)律 第三條分鐘參會人 員應(yīng)到達(dá)會 場，勿遲到、缺席、早退。 2-3、開會前 1。 、會場內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、未經(jīng) 批

6、準(zhǔn)，不得在會議期間進(jìn)行私自討論 2、參會人員 因特殊原因不能按 時參會的，請?zhí)崆爸獣?議召集人。 3、會議期間應(yīng)將手機設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)，與會人員如有急事或 有必須接聽的電話需離4開會場，請知會會議主持人處理完畢后及時返回。會議室使用制度 第四條如公司有重要客人來 訪及總經(jīng)理緊急召開會 議，會議室的使用由管 理部負(fù)責(zé)管理及協(xié)調(diào)，、1優(yōu)先安排會議室；一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。天通知前臺預(yù)留，并告知相應(yīng)的時間段；如需準(zhǔn)備水果、鮮花 0.5-1、會議 室使用需提前 2也一并告知前臺。、3做好相關(guān)及異地使用方，IT請?zhí)崆耙惶焱ㄖ枰褂靡曨l會議系統(tǒng)或相關(guān)電子設(shè)備的，安排； 、如臨時

7、取消會議室的使用申 請，再使用時需重新申請；應(yīng)在所預(yù) 約的時間到達(dá)會議室， 4分鐘未到達(dá)，管理部有權(quán)對會議室的使用另作安排。 30 如超過 、離開會議 室前，請收拾好自己的物品，椅子歸位，關(guān)閉好會議室的 燈光和其他 設(shè)備。5辦公室管理規(guī)定員工儀容、儀表要求 第一條、上班時間 保持情 緒飽滿，精神愉悅。 1、頭發(fā)需保持清 潔，發(fā)型自然整 潔，嚴(yán)禁頭發(fā)臟亂及發(fā)型另類怪異。2、面容整潔 ，女性化妝 宜淡 妝，保持自然、和諧、莊重、活力的風(fēng) 格，禁止 濃妝、怪妝。 3不得使用香味 濃烈的香水。、保持指甲衛(wèi) 生，女性不得涂沫 顏色濃重夸 張的甲油。 4、飾品佩戴 應(yīng)得體，禁止佩戴不符合 職業(yè)形象的其它裝

8、 飾品。 5 員工著裝要求 第二條、工作時間 著裝應(yīng)簡潔 大方，符合職業(yè)形象，應(yīng)穿著正裝或 職業(yè)便 裝，參加接待、大型會 1議等正式 場合必須著正裝。、著裝時要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制內(nèi)容頹 廢或不健康的文字和 圖 2案。禁止將衣服隨意搭在肩上或圍 在腰 間。恤、短褲、背心上T、男員工衣領(lǐng)、袖口應(yīng)保持潔凈，襯衫鈕扣必須 扣整齊，禁止穿無領(lǐng)3班。、女員工不得穿著暴露服裝、超短裙、奇裝異服及有透視 效果的服 裝。4、上班期間不得穿著拖鞋、休閑 鞋類進(jìn) 入辦公區(qū)域。 5員工日常工作行為規(guī)范 第三條 、辦 公區(qū) 請保持安靜，禁止高聲喧 嘩、打鬧、打游戲 等與工作無關(guān)之 事。1、工作中

9、請 匆擅自 查看他人 電腦、翻閱文件、資料、報告等材料。 2、請 勿在辦公座位上吸煙。 3公共 辦公區(qū)域規(guī)范要求 第四條、請自覺維護(hù)辦 公環(huán)境的整潔和干凈，請勿在公共 辦公區(qū)域吸煙。 1、下班時請 將重要文件收拾好，做到桌面整 潔、辦 公椅 歸位。請 勿私 自挪 動辦 公區(qū)域內(nèi) 2的辦公家具、辦 公設(shè)備及公司 綠植。如果你是最后一個離開公司，所有 員工請關(guān)閉好自己使用和 負(fù)責(zé) 的 電腦等設(shè)備，下班時，、 3請檢查所有的燈、打印機、飲 水機等無需夜晚工作的 電源。、常規(guī)情況下消防 門處于關(guān)閉狀態(tài)，非危急情況，請勿從消防門進(jìn) 出！42度，調(diào)動的幅度 17度，最低溫度不超過 28、空調(diào)溫度調(diào)節(jié)注意事

10、項：最高溫度不高于5度以內(nèi)。、請各自注意保管好 統(tǒng)一配備的移動柜鑰匙，避免丟失。6、各個部門 主管負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門所在的辦公區(qū)域。 7第五條 茶水間、洽淡室、貴賓 室規(guī)范要求、茶水間 1）如飲用機的飲用水已使用完，請最后一位同事及 時關(guān)閉電源或主 動換水，遇桶裝水已沒 1庫存，請及時通知前臺。）請保持茶水間桌面清潔，垃圾丟入垃圾桶，勿用桶裝水清洗杯子； 茶水滴到桌上請及時 2清理，以免留下茶跡。）員工自帶午餐可用公司 為員工提供的冰箱、微波爐，使用時請 參 照上面 貼的使用注意事 3項；飯盒以及裝 飯盒的袋子，請勿放置桌面。 00：16）下午茶試行期間，時間初步定為下午 4 ，一人一份。 、洽淡

11、室 2）暫定洽淡室為午餐用餐場所，用餐后請把桌面收拾干 凈，桌子擺 放整齊及關(guān)閉燈光。1）面談或會客使用后洽淡室后 請關(guān)閉燈光。 2 、貴賓 室 3）接待客人如不可避免要吸煙，請打開抽風(fēng)機，離開時請關(guān)閉。1 公司行政服 務(wù) 第六條1 ；96511，83938000，83166666的士呼叫服 務(wù)，電召電話：、 公司在前臺 備了藥箱，針線盒以及女性衛(wèi)生用品，以便緊急之需；、2 泊車卡：需辦理泊車卡的員工，可到前臺咨詢辦理。 、 3機票咨 詢：如需私人訂票，前臺提供協(xié)助查詢航班信息。 、4 私人快 遞郵寄。 、5辦公用品管理規(guī)定目的 第一條為保證辦公用品的有效使用和妥善保管、規(guī) 范辦公用品的管理和

12、流 程、節(jié)約成本，特制定本 規(guī)定。第二條 辦公用品范 圍A4紙、簽字筆、涂改液、計算器、文件夾、訂書機、剪刀、文件夾等。 主要包括：辦公用品的購買及入庫 第三條部門請勿隨/各單位統(tǒng)一備存，常規(guī)性的辦公用品由管理部行政人 員統(tǒng)一購置辦公用品，、1意自行購置。、非常規(guī)或其他偶然性使用物品，如 驗抄機、電風(fēng)扇、電子配件、燒 水壺等；對非常 規(guī)的 2，交由部門主管審核，）1辦公用品，需求部門需提前填寫 “辦公用品 采購申請表”（附表元以上的，需管轄高管審核。300價值、辦公用品送至后，管理部行政人 員負(fù)責(zé) 核對所送貨單上的單價、 數(shù)量、規(guī)格是否與申購3的相符，確認(rèn)無誤后填寫入庫單驗 收入 庫，登記入帳

13、。 辦公用品 領(lǐng)用和管理 第四條員工直接到前臺 領(lǐng)取，常規(guī)的辦公用品，辦公用品的領(lǐng)用和管理由 管理部行政前臺 負(fù)責(zé)，、1 并在“辦公用品領(lǐng)用登記表”做好登記。、新入職員 工，在入職當(dāng)天發(fā)放配套的辦公用品。 2 、員工應(yīng)自覺愛護(hù)公司財產(chǎn)、節(jié)約使用辦公用品。 3、使用中的辦 公用品出現(xiàn)問題及故障，使用人直接告知前臺，由管 理部負(fù)責(zé)退換、保修、 4維修等事項。、員工離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并交給管理部。 5 辦公用品盤存 第五條辦公用品，每月清點一次，清點工作由管理部負(fù)責(zé)。清點要求做到 帳物一致，如果不一致要查找原因，使兩者一致。 辦公用品采購申請表 1 附表名片管理規(guī)定目的 第一條為使公司名片

14、統(tǒng)一規(guī)范化，強化公司對外形象管理及展示，特定本 規(guī)定。適用范圍 第二條適用于集團各單位 部門名片制作和使用管理。 /名片印制范 圍 第三條主管成員、因工作需要對 外聯(lián)系業(yè)務(wù)人員。/各單位總經(jīng)理、副經(jīng)理 、各部門經(jīng)理名片印制要求 第四條各單位參照集 團的格式樣版制集團名片版樣統(tǒng)一規(guī)格，管理部對集 團名片實行統(tǒng)一管理，作，確保字體、字體大小、格式、紙張、顏色需一致。第五條 名片申 請流程及規(guī)定需印刷名片的 員工，應(yīng)鎮(zhèn)寫名片制作申 請表，申請人應(yīng)明確 標(biāo) 示個人信息，包括姓 、 1名、職務(wù)、聯(lián) 系電話、傳真、郵 箱等，審核，最后交由管理部行政前臺制作。 HR 申 請表經(jīng)部門 主管審核 后，傳至、2、

15、審核時應(yīng)檢查申請人職務(wù)是否與名片申 請單上的相符，因工作需 要使用比實際較高的職3務(wù)頭銜，需分管高管或總經(jīng)理審核。第六條 名片的使用及注意事 項、員工辭職時請將剩余名片交回管理部，行政前臺 進(jìn)行粉碎銷毀。 1、由于名片內(nèi)容信息發(fā) 生變更時，應(yīng)及時通知管理部印制更新新名 片，行政前臺將未使用 2完的名片舊名片全部收回。、交往中，員 工應(yīng)掌握名片遞送禮儀與交換規(guī)則 ，維護(hù)公司形象。 3名片制作申請表 1 附表收發(fā)快遞管理規(guī)定目的 第一條為了規(guī)范公司發(fā)快遞管理，防止快遞丟失節(jié)約快遞成本，提高工作 高率，制定本規(guī)定。寄件流程及規(guī)定 第二條貴重件類選擇：緊急件、寄件時所注明郵物品的性質(zhì)與緊急程度， 合理

16、性選擇快遞公司。 1順豐或 ，普通件：發(fā)一般的快 遞如圓通、申通、韻達(dá)等。 EMS、寄件時到前臺領(lǐng)取及填寫快 遞單，寄件人用正揩清晰填寫收件方 和寄件方詳細(xì)資料（地2。址、收件人、聯(lián) 系電話等）、寄件人填寫快遞單 后將快遞件交由前臺核 查，核查內(nèi)容包括：是 否為私人件，快遞單是3否填寫正確，核查完畢后通知相 應(yīng)的快 遞公司收件，由前臺保留寄 件單據(jù)。、公司寄件由公司承擔(dān)費 用，私人件由個人承擔(dān)，嚴(yán)禁公費郵寄私 人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)4懲。1、保價：為避免風(fēng)險，超過 5元的物品和易碎、 10000元至 5000萬元 的物品不可快 遞，寄易損件須進(jìn)行保價。前臺收件規(guī)定 第三條、不需要支付到付快遞費

17、的收件由前臺 簽收、登記 后，及時通知收 件人簽字領(lǐng)取。 1、需支付到付快遞費 的快遞收件，前臺及時聯(lián)系收件人確保是否 為 公司件并支付其 費用。 2、前臺簽收所有公司快 遞件必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收 件人不在可通知部 門相 3關(guān)人員代簽。，便于對帳 和查詢。、公司所有的寄件快遞單統(tǒng) 一由前臺保管（保管 期為一年）4遺損件索賠 第四條 寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損失的，應(yīng)第一時間將單 號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進(jìn)索賠。飛機票、火車票及酒店預(yù)定規(guī)定目的 第一條為進(jìn)一步明確預(yù)定機票、車票 及酒店的預(yù)訂管理工作，提高 工作效率，規(guī)范費用支 出，特制定此管理規(guī)定。 飛機票的

18、預(yù)定規(guī)定 第二條、飛機票、火車票的歸口部門為 管理部，具體負(fù)責(zé)人為前臺文 員。1、員工因公出差需預(yù)定飛機票 時，將審批后的出差申請單 交由前臺 統(tǒng)一預(yù)定。如遇特 2 殊情況臨時出差急需訂票，出 差回來后前臺確認(rèn)后方可預(yù)訂 ，需上級領(lǐng)導(dǎo)郵件或致電前臺， 。 需要補上出差申請單、員工在申請訂票時須告知前 臺個人 證件信息、出發(fā)時間 等 相關(guān)事項，前臺查詢航班后把 3 相關(guān)信息反 饋給訂票人。公司不予辦理報銷。、員工非因 公外出所需訂票，前臺可協(xié)助訂票，機票費用由本人支付，4 火車票的預(yù)定規(guī)定 第三條原則上由個人自行網(wǎng)上預(yù)訂或 窗口購票并支付其費用，特殊 情況外，可由前臺預(yù)訂，出其費用將在工資個人原

19、因遺失 票據(jù)的，差回來后訂票人需把 火車票票據(jù)及時交至前臺報銷中扣除。酒店預(yù)定規(guī)定 第四條 、管理部的相關(guān)行政人員負(fù)責(zé)找尋與公司合作的酒店并 簽訂相關(guān)的優(yōu)惠商務(wù)協(xié)議。1相應(yīng)的酒店接洽由當(dāng)?shù)匦胁块T 優(yōu)先安排已簽訂的酒店，/員工 出差或有接待需要求的 單位、2政人員負(fù)責(zé)，如當(dāng)時沒有相應(yīng) 的行政人員則由所屬單位的行 政人員負(fù)責(zé)。、所有預(yù)定的酒店原則上費用 先行墊付，回司后自行報銷。如 遇特殊情況需掛公帳的，需3天通知相關(guān)管理部的行政 負(fù)責(zé)人協(xié)助辦理。1 要提前固定資產(chǎn)管理辦法目的 第一條確認(rèn)公司財產(chǎn)不受損失，掌握 固定資產(chǎn)的構(gòu)成與使用情況， 為加強對公司固定資產(chǎn)的管理特制定本制度。界定標(biāo)準(zhǔn) 第二條、

20、為 生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的。 1，使用年限超過一年，辦公家具無論單價多少均列 ）元以上 2,000一般在 （、單 位價值較高 2入固定 資產(chǎn)。 打印機、照相機、復(fù)印機、一體機、傳 真機等 : 、以下物品均也列入固定資產(chǎn)進(jìn) 行管理 3 機械、運輸 工具和其他與 經(jīng)辦公室固定使用的 電子設(shè)備 無 論單價多少均列入 資產(chǎn)管理； 元以上的均列入固定 資產(chǎn)管理。 1000采購價格在 3;營有關(guān)的設(shè)備等o仿照固定 資產(chǎn)進(jìn)行管使用年限在一年以上的 資產(chǎn)作為低值易耗品， 不具備以上條件的，理。固定資產(chǎn)分類 第三條、電子設(shè)備。包括各種辦 公及文字 處理設(shè)備，如電腦、相機、投影儀 、集線器、攝

21、像機、 1服務(wù)器、不間 斷電源、防火墻、服務(wù)器、小型機、視頻 會議系統(tǒng)、機 柜、計 算機存儲設(shè) PC 備、路由器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、復(fù)印機、打印機、掃 描儀、裝訂機、傳 真機及 其它辦公、通訊 及文字處理設(shè)備等。 、交通運輸設(shè)備。包括各類業(yè)務(wù) 用車、管理用車等。 2、辦公家具。 3 、無形資產(chǎn)。包括軟件、土地使用權(quán)及其他。 4 固定資產(chǎn)編號 第四條財務(wù)系統(tǒng)自動生成代碼+地區(qū)代碼+編號原則：板塊代碼FG 板塊代碼：、盛業(yè)金融集團 1 板塊代碼：、盛業(yè)商業(yè)保理 2FARE 板塊代碼：、盛業(yè) 國際能源 3LE 板塊代碼：、盛業(yè) 融資租賃 4 固定 資產(chǎn)的管理 第五條 管理部作 為固定資產(chǎn)的主要管理部 門 、應(yīng)設(shè)置固定資產(chǎn)實物臺帳，建立“固定資產(chǎn)卡片”1、對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一分類編號，定期組織對固定資產(chǎn)的清點，做 到帳、物合一。 2、財務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)綜合核算，全面掌握固定資產(chǎn)的增減情況，以及正確 認(rèn)計 提折扣等 3財務(wù)核算。 固定資產(chǎn)添置及入庫登記 第六條，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)部門，應(yīng)填寫固定資產(chǎn)購 置申請表 /需要添置 固定資產(chǎn) 的各單位 、1. 部審核及總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后交由管理部 進(jìn)行相應(yīng)的采購 固定資產(chǎn)到達(dá)使用單位后，管理部和使用部門共同驗收，對固