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文檔簡介

1、精品資料可編輯修改此為某公司辦公室檔案專員的崗位說明書,僅供參考!辦公室檔案專員崗位說明書(崗位履職指南及作業(yè)指導書)崗位編碼:暫空版本級別:cb a修訂管理關系直接上級崗位辦公室主任直接下級崗位m貝崗位等級一、崗位職責與考核標簽對接崗位核心價值通過建立和完善企業(yè)檔案管理制度,組織開展企業(yè)檔案的有序管理,實現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享,滿 足企業(yè)各項信息資源的需求。核心職責及考核標簽崗位核心職責考核標簽可以量化的 關鍵績效指標不能量化但需要明確的 典型考核特征職責一:負責起草、修訂完善公司檔案管理制度,并組織落實。檔案管理制度建設及落實情況履職指南具體工作事項細化描述1、貫徹執(zhí)行國家、行業(yè)、企業(yè)的檔案

2、管理的規(guī)定、辦法、標準、制度;各類檔案管理規(guī)定轉發(fā)及時性2、根據(jù)上級單位文件及公司實際情況制定、修訂完善檔案相關規(guī)章制度,并組織實施;檔案管理制度更新及時性3、對公司檔案管理工作中存在問題提出建議和意見,形成改進計劃或方案后,組織實施;檔案管理改進方案米納率4、負責對基層單位貫徹執(zhí)行檔案法和企業(yè)檔案管理制度情況進行督促、檢查和考核。檔案制度執(zhí)行情況檢查次數(shù)履職關鍵點1、履職依據(jù):根據(jù)檔案法及行業(yè)、企業(yè)的檔案管理規(guī)定開展工作。2、履職關鍵控制節(jié)點:(1)每半年提交檔案工作實施方案,組織督辦落實;(2)每年末對基層單位貫徹執(zhí)行檔案法和企業(yè)檔案管理制度情況進行督促、檢查和考核一次。3、履職權限:(1

3、)對公司各部門檔案管理工作后建議、考核權;(2)開展對基層單位的檢查,對基層單位檔案管理工作后考核權。職責二:負責公司檔案管理工作。公司檔案管理工作開展情況履職指南具體工作事項細化描述1、負責公司檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計的管理工作;檔案歸檔率、完整率、準確率2、負責檔案借閱、登記、回收的管理工作;檔案借閱滿意度、回收及時率3、負責檔案基礎數(shù)據(jù)的錄入和檔案管理系統(tǒng)的維護工作;檔案數(shù)據(jù)錄入準確率、數(shù)據(jù)維護及時性4、負責公司實物、聲像、電子檔案的管理工作;收集齊全、鑒定準確、歸檔規(guī)范、數(shù)據(jù)齊全5、組織開展檔案分類、編目、標識等編研,作;編研準確率6、負責編制上報企業(yè)檔案基本情況統(tǒng)計年報

4、;統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)準確率7、負責公司檔案的定期銷毀工作。銷毀及時性履職指南履職關鍵點1、履職依據(jù):根據(jù)國家及行業(yè)檔案管理標準開展工作。2、履職關鍵控制節(jié)點:(1 )各門類檔案要求今管理,并完整、準確、系統(tǒng)。檔案歸檔率達95%,檔案完整率達95%,檔案準確率達100% ; 歸檔具體步驟:對文書檔案紙質(zhì)版進行收集(通知公司各部門上交年度的紙質(zhì)文件)、整理、分類、對每份文件進行打頁號、編件號、入檔案袋、出案卷目錄、裝檔案盒、上架、出立卷說明、編目錄明細、保管等工作,同時對 文書檔案在oa檔案管理系統(tǒng)中進行電子歸檔,即實行“雙套制”歸檔管理,并做好每隼文書檔案的光盤備份工作, 按電子檔案管理規(guī)定進行歸檔;

5、(2)每年年末對檔案管理系統(tǒng)當年歸檔的數(shù)據(jù)進行審核,每年開展一項編研工作;(3)每年年末根據(jù)檔案基礎數(shù)據(jù),匯總統(tǒng)計后報主任和主管領導批準后,進行上報;(4)每年2月由思政部、工會的兼職檔案員對歸檔的實物、聲像、電子檔案進行紙質(zhì)和電子歸檔,審核后辦理移交手續(xù);(5)對已到保管期限的檔案對照公司檔案管理規(guī)定進行初次鑒定,再組織檔案鑒定小組到檔案庫房現(xiàn)場對照實物進行鑒定、審批、簽名,經(jīng)主管領導批準確認后,將待銷毀檔案進行打包,并到指定地點進行銷毀,做好監(jiān)銷人的簽名確認手續(xù),同時在案卷目錄中對已銷毀檔案蓋上“已銷毀”的印章,并將銷毀清冊永久保存;(6)有效開展檔案安全措施,提前準備檔案突發(fā)事件的應急預

6、案。3、履職權限:(1)有權對公司檔案管理工作中存在的問題提出建議和意見;(2)有權對歸檔的各門類不合格檔案提出整改、考核意見;(3)有權依據(jù)公司檔案管理規(guī)定處理違反檔案管理的人或案件。4、需配置的人力或物力資源:每年需對檔案管理工作配備f的技改資金,加強檔案軟、硬件的配置,提高檔案的信息現(xiàn)代化水平。常規(guī)職責及考核標簽崗位常規(guī)職責考核標簽可以量化的 關鍵績效指標不能量化但需要明確的 典型考核特征職責一:組織開展檔案保護和保密工作。履職指南具體工作事項細化描述1、定期檢查檔案庫房,落實“八防”相關措施;檔案庫房安全檢查組織情況;“八防”措施落實情況2、負責全員保密承諾書、涉密人員保證書的簽訂工作

7、;保密協(xié)議簽訂率3、對涉密人員及保密員進行培訓。年度組織保密培訓次數(shù)、培訓滿怠度履職關鍵點1、履職關鍵控制節(jié)點:(1)每月初對檔案庫房的衛(wèi)生、安全、檔案數(shù)量、“八防”進行檢查;“八防”具體要求包括防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐;(2)每年1月、5月、9月進行檔案庫房值班輪換;(3)每天兩次對檔案庫房的溫度、濕度進行記錄,每月進一次統(tǒng)計;(4)有開展檔案安全措施,發(fā)生檔案突發(fā)事件有應急預案;(5)每年4月完成公司保密承諾書、涉密人員保證書的簽訂工作;(6)每年舉辦一期涉密人員培訓班。2、需配置的人力或物力資源:(1)每年在公司技措計劃中列支資金對檔案庫房的“八防”措施進行維護;

8、(2)加大對公司保密技術設備的投入,提高風險意識;(3)安排教育資金,購置保密培訓教材;(4)對涉密人員多的單位配備專業(yè)保密設施。職責二:負責企業(yè)資質(zhì)證件的管理。履職指南具體工作事項細化描述1、負責企業(yè)組織機構代碼證、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營業(yè)務許可證、承裝設備設施許可證、法人授權委托書的管理;規(guī)范管理無遺失2、履行主任審批程序、對使用單位嚴格督辦、及時收回使用的企業(yè)資質(zhì)證件。企業(yè)資質(zhì)證件及時回收情況履職關鍵點1、履職依據(jù):根據(jù)檔案借閱程序,憑辦公室主任審批后的借閱報告,方可辦理借閱手續(xù)。2、履職關鍵控制節(jié)點:(1)借閱的企業(yè)資質(zhì)證件必須在一個工作日內(nèi)歸還;(2)需要提供公司重要證件原件的,必須派專人持

9、重要證件原件陪同前往相關單位驗證,且不能少于2人外出。3、需配置的人力或物力資源:配備專業(yè)保險柜進行企業(yè)資質(zhì)證件的管理。二、崗位職業(yè)行為禁區(qū)絕對禁止 行為1、因為庫房安全措施不到位,導致檔案庫房發(fā)生失竊、失火等安全事故;2、非法買賣、轉送和私自銷毀、更改企業(yè)檔案;3、私自泄漏企業(yè)秘密。后果嚴重行為1、因保管/、善,導致檔案遺失;2、未經(jīng)審批程序擅自借閱檔案。三、崗位任職資格學歷要求準入學歷 高職、大專理想學歷本科1、局中2、中技、中專3、高職、大專4、本科5、碩士研究生專業(yè)要求專業(yè)名稱/方向:檔案管理必須對口,可以相關允許無關經(jīng)驗及技能要求經(jīng)驗描述相應的必備工作經(jīng)歷具體要求(可提出并列的年限要

10、求)工作經(jīng)歷要求低不做要求較低要求需要崗前實習培訓,較高要求 有同一層級崗位(或彳層級同類別專業(yè)的崗位)稱職工作經(jīng)歷具有1年及以上檔案管理相關崗位稱職工作經(jīng)歷。高要求 有同一層級、同類別崗位(或層級相同專業(yè)崗位)稱職工作經(jīng)歷很高要求 更高經(jīng)驗要求或其他特殊要求,請具體描述、說明:職業(yè)資格或職稱國家檔案局、省檔案局頒發(fā)的崗位培訓證書崗位必須掌握的操作實務(1)能熟練地操作檔案管理軟件系統(tǒng);(2)能熟練地開展檔案的分類、編目、標識等編研,作。知識及典型勝任力素質(zhì)特征要求專業(yè)核心知識要求掌握文書學、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、信息技術保護學。典型勝任力特征典型勝任力特征描述對應的具體工作行為描述文字表達能力能撰寫業(yè)務文件,制定工作計劃,起草工作總結和調(diào)查報告等文字材料。溝通協(xié)調(diào)能力能與各檔案管理相關單位及人員進行啟效的溝通,協(xié)調(diào)做好檔案的收集、保管、借閱等工作,保證檔案齊全完整及檔案管理工作的質(zhì)量。崗位要求不能存在的身體及能力缺陷無四、崗位工作特征時間特征,常白班倒班其

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