會展活動中的公共關(guān)系維系

1、會展活動中的公共關(guān)系維系 會展活動是圍繞著特定主題在特定時(shí)空環(huán)境下由多方參與并共同推進(jìn)， 凱實(shí)現(xiàn)各方利益 均衡的集體性的社會活動。 刪是通過精心的策劃， 別運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段， 刡組織實(shí)施和傳 播，凣達(dá)到各方的維系和交易、整合營銷、調(diào)節(jié)供需、技術(shù)擴(kuò)散、產(chǎn)業(yè)聯(lián)動、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)一體 化，凱從而樹立和維護(hù)良好的品牌形象，凜使自身與變動的社會環(huán)境保持動態(tài)的平衡。刃 美國著名公共關(guān)系學(xué)者卡特李普( ScottM.Cutlip )和森特 (AllenH.Centre )認(rèn)為：公 共關(guān)系是這樣一種管理功能， 刑它能建立和維護(hù)組織與公眾之間的互利互惠關(guān)系， 刖而一個(gè) 組織的成功或失敗取決于公眾。凋美國人萊克斯哈洛

2、博士認(rèn)為：“公共關(guān)系是一種特殊的 管理職能， 凡它幫助一個(gè)組織建立并保持與公眾之間的交流、 理解、認(rèn)可與合作” 、“幫助企 業(yè)保持與社會同步； 它使用有效的傳播技能和研究方法作為基本工具。 凖”公共關(guān)系的職能 反映了一個(gè)組織需要通過自身的變革， 刐適應(yīng)目前越來越全球化、 多元化的社會， 凹它是貫 穿于組織生存與發(fā)展全過程的一項(xiàng)至關(guān)重要的戰(zhàn)略工作， 凲其使命也恰恰體現(xiàn)在它有利于協(xié) 調(diào)和維護(hù)這個(gè)為我們提供了物質(zhì)和社會需要的社會系統(tǒng)上?；?由于會展是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程， 凾組織者在實(shí)施總體戰(zhàn)略過程中， 凹需要協(xié)調(diào)與政府、 合辦單位、新聞媒體、參展商、社會公眾、內(nèi)部員工等多方面的關(guān)系，刄以達(dá)到良好的產(chǎn)

3、業(yè) 效應(yīng)、 經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和形象效應(yīng)。 凩因此， 凱在會展工作中的整體運(yùn)作中如何成功的實(shí)施公關(guān)戰(zhàn) 略，凘協(xié)調(diào)和維系與社會各界的多種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系， 凗贏得各界公眾好評， 凥取得良好的 社會效果與展覽效益，鳧成為參與會展活動各方研究的重要議題。処 公共關(guān)系功能在會展活動中的體現(xiàn) 1. 會展活動可以充分展示企業(yè)的形象和產(chǎn)品品牌，初建立良好的企業(yè)形象。凷 作為一種現(xiàn)代化的傳媒方式， 凰會展活動是通過舉辦大規(guī)模、 多屋次、 多種類的會議和 展覽，凈帶來源源不斷的商流、物流、人流、資金流、信息流，刂對企業(yè)而言不僅產(chǎn)生直接 的經(jīng)濟(jì)效益， 列還可以充分展示企業(yè)的形象和產(chǎn)品品牌， 刐建立良好的企業(yè)形象。 減會展活

4、動已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過單純地舉辦會展本身所具有的意義， 凈成為樹立城市形象、 展示發(fā)展成果、 弘 揚(yáng)文化藝術(shù)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、推動社會進(jìn)步的朝陽產(chǎn)業(yè)。凝 2. 會展活動是吸引注意力的平臺，列是維系多方的紐帶。凋 在會展活動中，刅生產(chǎn)商、批發(fā)商和分銷商匯聚一堂，凐進(jìn)行交流、貿(mào)易，凩它就是吸 引各方受益者的注意力信息平臺。 凨企業(yè)可以利用各種信息渠道宣傳自己的產(chǎn)品， 幾推介自 己的品牌、 形象。刪企業(yè)與顧客可以直接溝通，凋得到及時(shí)反饋。 則企業(yè)可以收集有關(guān)競爭 者、新老顧客的信息， 列企業(yè)能了解本行業(yè)最新產(chǎn)品動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢， 処構(gòu)成決策依據(jù)。 凬會展活動可以擴(kuò)大參與者的接觸面， 凧開闊視野啟發(fā)思路； 企業(yè)

5、可以貨比三家， 凾尋求最 佳的供貨廠商與合作對象；一對一、 點(diǎn)對點(diǎn)的雙向溝通， 凒便于尋求客戶和商貿(mào)機(jī)會， 刑提 高顧客對品牌的忠誠度； 在展會進(jìn)行中還可以直接訂貨， 幾免去尋求客戶與市場的中間環(huán)節(jié)， 剛花費(fèi)少，凎時(shí)效高。 鳳因而會展業(yè)成為時(shí)下備受推崇吸引注意力的平臺和維系多方的紐帶。 3. 會展活動可以通過各方的合作，凜建立彼此的互惠互利關(guān)系 會展業(yè)是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程， 刂受制因素很多，凪從制定計(jì)劃、 市場調(diào)研、 展位 選擇、展品征集、報(bào)關(guān)運(yùn)輸、客戶邀請、展臺布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運(yùn)，凇 形成了一個(gè)互相影響、 互相制約的有機(jī)整體， 凧這個(gè)有機(jī)體的形成關(guān)鍵在于能夠形成彼此利

6、益上的切實(shí)互求和實(shí)現(xiàn)， 凌在互惠互利、 對等援助、對等回報(bào)的基礎(chǔ)上，湊通過所有參與會 展的社會組織開展互助合作，凍互利招展，劉一家主辦， 凕多家招展等多種形式， 刪提高招 展能力，憑擴(kuò)大招展范圍，凕保證自身利益，刌提升展會的檔次和水平，凨做大做強(qiáng)展會， 凣打響展會的品牌。函 會展活動中需要維系的公共關(guān)系目標(biāo) 1. 內(nèi)部員工的關(guān)系 內(nèi)部關(guān)系維系實(shí)際上是人力資源管理的問題。凎管理大師彼得德魯克曾經(jīng)說過，凾“管 理就是要讓人力資源產(chǎn)生生產(chǎn)力，鑿它是惟一意義深遠(yuǎn)的競爭力” 。刖一個(gè)企業(yè)要想生存發(fā) 展，芻較強(qiáng)的競爭能力是不可缺少的， 判而這個(gè)競爭能力主要來自一個(gè)健全的機(jī)構(gòu)系統(tǒng)， 凼 高度的運(yùn)行效率及全體

7、員工的協(xié)調(diào)合作精神。 出做好內(nèi)部關(guān)系的維系， 凓在組織內(nèi)部全體成 員之間溝通一致，凣可以將員工聯(lián)結(jié)成一個(gè)整體，刎形成強(qiáng)烈的核心力，兇通過內(nèi)部公關(guān)， 凹將組織變成一個(gè)溫馨和睦的大家庭， 凱做到企業(yè)對員工遵守承諾， 凰也能夠培養(yǎng)員工對企 業(yè)的承諾， 凝兩者可以實(shí)現(xiàn)公關(guān)中的互惠互利觀念。 凔同時(shí)， 鳧內(nèi)部公關(guān)的成功對外部環(huán)境 產(chǎn)生輻射作用， 刧可以得到外部公眾的認(rèn)可。 凓因此， 出組織應(yīng)該把內(nèi)部公關(guān)當(dāng)作是一項(xiàng)戰(zhàn) 略，凡把它融入到企業(yè)的管理哲學(xué)中去，初發(fā)揮內(nèi)部公關(guān)的真正職能。凨 展覽活動是一項(xiàng)高智能、 高風(fēng)險(xiǎn)、高難度、 高強(qiáng)度、 高時(shí)效， 凍同時(shí)也是高回報(bào)的工作。 凱它要求工作人員有高度的責(zé)任感、 使

8、命感和團(tuán)隊(duì)意識， 凚既要有自制力還要有協(xié)調(diào)力， 凓 更須有超人的意志力， 凧工作中不得有絲毫馬虎或差錯(cuò)。 刡特別是展會實(shí)施中， 凨要求每個(gè) 人都須做到臨危不懼、判斷準(zhǔn)確、隨機(jī)應(yīng)變，凸保持高度獨(dú)立、自制、警覺，凒并具備超人 的腦力與體力， 初才可能確保一項(xiàng)展覽在短短兩天到一周的時(shí)間內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)正常。鳳因此， 凌組 織者如何做好內(nèi)部員工的溝通與管理， 利直接關(guān)系到整個(gè)展會的成功與否。 凮因此， 刊會展 活動實(shí)施過程中管理要做到分工明確、 責(zé)權(quán)對等、獎罰分明實(shí)施有效的物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)， 列力圖使每個(gè)員工均處于最佳競技狀態(tài)，刎充分發(fā)揮其主動性、積極性和創(chuàng)造性。凪 2. 投資者關(guān)系 投資者關(guān)系是一個(gè)社會組織

9、的戰(zhàn)略性工作， 刦與投資者之間良好的開放性和經(jīng)常的溝通 可以幫助降低企業(yè)的資金成本， 刜為企業(yè)的管理層贏得更多的支持和吸引新的資金。 凍良好 的投資者關(guān)系是企業(yè)公共關(guān)系的一種功能。 凱會展活動涉及面廣， 凲一次展會將有數(shù)家甚至 更多國別、行業(yè)、角色、職能、利益不同的主辦、承辦、協(xié)辦、贊助、鳴謝、同賀等單位介 入，凙從本質(zhì)上說， 凜它們共同構(gòu)成了一項(xiàng)展覽活動的投資人，刨是會展活動的股東，刣將 從中獲取形式各異、 內(nèi)容不同、 大小有別的各種所有者權(quán)益， 減具體涉及到股東的利潤、管 理費(fèi)、企業(yè)或品牌形象、知名度、美譽(yù)度等。凒因此，初作為會展的組織者即承辦方如何實(shí) 現(xiàn)展覽效益最大化、 充分體現(xiàn)互利互惠

10、的合作原則、 使各方各得其所成為處理好這一關(guān)系的 核心。刋 3. 政府關(guān)系 政府公眾是對社會進(jìn)行統(tǒng)一管理的權(quán)力機(jī)構(gòu)， 創(chuàng)具有權(quán)威性， 刑政府和組織之間是管理 與被管理的關(guān)系。 刨協(xié)調(diào)維系與政府的關(guān)系非常有必要， 刀因?yàn)檎菄覚?quán)力機(jī)構(gòu)， 列對 國家實(shí)行宏觀調(diào)控， 刎最具權(quán)威性， 凩一個(gè)組織要是能得到政府的認(rèn)可和支持則就有可能得 到社會大眾的認(rèn)可和支持， 凱組織要盡可能向政府表明對社會對政府的貢獻(xiàn)， 凪擴(kuò)大在政府 心目中的影響， 減得到政府的大力支持。 凕良好的政府關(guān)系能為組織形成有利的政策、 法律 和社會管理環(huán)境政府作為權(quán)力機(jī)構(gòu)， 鳧制定相關(guān)方針政策、 法律對社會和組織實(shí)行干預(yù)， 刂 這些宏

11、觀政策對組織會產(chǎn)生重要影響， 凖因此組織要盡力能使政府在制定法律政策時(shí)有利于 本組織的發(fā)展。刧我國對會展業(yè)的管理沿用的是展會審批制，刣即一個(gè)展會從立項(xiàng)到實(shí)施， 憑必須接受從國家有關(guān)批準(zhǔn)單位到工商、稅務(wù)、衛(wèi)生防疫、海關(guān)、公安、消防、交通，凡以 及環(huán)保、 市容監(jiān)察等諸多政府管理部門的審核與約束。 凈而且政府對會展業(yè)的宏觀調(diào)控在相 當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)將會持續(xù)。 凐因此， 幾如何妥善處理好與政府及上級管理部門的關(guān)系， 凝是展 會組織者一項(xiàng)重要而長期的工作。刨 4. 新聞媒體關(guān)系 媒體是社會上的新聞傳播機(jī)構(gòu)或工具，凌包括報(bào)紙、電視、雜志、廣播、網(wǎng)站等，利媒 體公眾是組織外部環(huán)境中最特殊最敏感的公眾群體， 刣因

12、此處理好媒體關(guān)系非常有必要。 刊 新聞媒體是組織與廣大公眾溝通的重要中介，湊組織的公關(guān)活動必須要依靠媒體才能完成， 刢如果沒有媒體的傳播報(bào)道與溝通也不能稱之為公關(guān)活動。 兇對組織而言良好的媒體關(guān)系可 以幫助組織引導(dǎo)良好的公眾輿論， 凇讓公眾對組織產(chǎn)生良好的口碑和評價(jià)， 凲有利于組織形 象的塑造， 凇維護(hù)組織的知名度和美譽(yù)度。刑會展屬于綜合、 大型的社會活動，凕是新聞媒 介關(guān)注的焦點(diǎn)。 刣因此， 刧展覽會往往會成為傳媒采訪的熱點(diǎn)， 芻對提高展覽組織的知名度 和美譽(yù)度有很大的幫助。 凕主動積極的與之保持良好的溝通與聯(lián)系， 刑是做好會展活動的關(guān) 鍵因素。凖 5. 社會公眾關(guān)系 社會公眾是指購買、使用

13、或關(guān)注本組織提供的產(chǎn)品、服務(wù)、觀念的個(gè)人、團(tuán)體或組織。 刄是一個(gè)組織的最大的社會群體， 鳧幾乎囊括了每一個(gè)社會成員， 刜直接掌握著組織的命運(yùn)。 刄良好的社會公眾關(guān)系能給組織帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，刀能讓企業(yè)確定以誰為目標(biāo)的問題， 列建立“顧客第一”的根本理念，劃將顧客的利益放在第一位，凨滿足消費(fèi)者的需求，函想 其所想， 兇急其所急， 刑必能使企業(yè)與消費(fèi)者實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)和共同利益， 凙使企業(yè)能長期 穩(wěn)定發(fā)展。 刢會展活動的社會公眾包括與展會內(nèi)容直接相關(guān)的國內(nèi)外來訪者、 買家， 凧也包 括潛在的關(guān)注、 影響展會達(dá)到其預(yù)定目標(biāo)的其它各類社會力量。 刢如果會展活動得不到社會 公眾的關(guān)注，凳門庭冷落，剛展覽

14、規(guī)模再大， 刁也是一次不折不扣的失敗。 凟會展活動過程 中要始終提倡以人為本的理念，凇突出方便性、功能性，憑確保參觀安全、有序，函場面井 然，刅環(huán)境適宜，凾服務(wù)到位，劃設(shè)施齊全，凈交易順利，刄以全方位多功能的服務(wù)方便到 訪的國內(nèi)外公眾、滿足不同需求才是維系社會公眾關(guān)系的關(guān)鍵。出 6. 其他服務(wù)提供者的關(guān)系 會展活動通常會涉及場館、旅游、住宿、餐飲、運(yùn)輸、倉儲、租賃、報(bào)關(guān)、通訊、郵電、 廣告、會務(wù)服務(wù)、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、保安等多種服務(wù)及眾多合作伙伴。凋每個(gè) 合作者都是整個(gè)展覽活動的一部分， 凢各方只有通力合作才能取得理想效果。 凝會展活動的 承辦者要有意識的去構(gòu)造一個(gè)精誠合作的價(jià)值鏈，

15、 刋通過與鏈條各方的通力合作， 凰將各個(gè) 單位的核心競爭力有效的鏈接到展會活動中來， 凱逐漸積累并擁有獨(dú)特的、 不可模仿的競爭 優(yōu)勢，凙創(chuàng)出名牌展會。凞 會展活動中維系協(xié)凋相關(guān)目標(biāo)公眾的建議 會展活動是一種立體化、 多功能的營銷手段， 凱它為參展單位與來訪者提供了一個(gè)信息 交流、 了解市場、 感知需求、 塑造形象、 尋求商機(jī)、 完成交易的平臺， 凘使雙方實(shí)現(xiàn)了立體、 全面的互動與溝通， 幾完成了產(chǎn)品或服務(wù)的推介與銷售。 凘為此， 刢會展的組織者在整體運(yùn) 作中應(yīng)該科學(xué)的協(xié)調(diào)和維系與社會各界的多種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系， 凲推進(jìn)會展活動各項(xiàng)工作的 順利進(jìn)行。凜 1. 以公關(guān)意識和理念指導(dǎo)會展活動。分 公關(guān)

16、意識是一種現(xiàn)代化經(jīng)營管理和行政管理的思想、 觀念和原則， 刉是一種開明的經(jīng)營 和管理觀念，剛是一種全新的思維方式和交往方式的體現(xiàn)。幾包括形象意識、公眾意識、溝 通意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識、合作意識、創(chuàng)新意識等。剛會展活動的健康運(yùn)行首先要把相 關(guān)公眾看成是自己生存和發(fā)展的前提條件， 凥把能否處理好公眾關(guān)系看作自身事業(yè)是否成功 的標(biāo)志， 凼時(shí)時(shí)刻刻以公眾的利益為出發(fā)點(diǎn)來設(shè)計(jì)自己的行為。函會展活動的策劃和執(zhí)行要 追求獨(dú)創(chuàng)、 追求新穎，刓以塑造組織形象為重要的目標(biāo)， 刊注意建樹良好的形象， 刡維護(hù)良 好形象， 凹要自覺地意識到組織的一舉一動、 組織成員的一言一行都代表了組織形象， 凸展 現(xiàn)著組織形象，

17、 凇影響到組織形象， 凍從而懂得用良好的形象為自身發(fā)展創(chuàng)造最佳的社會關(guān) 系環(huán)境，剛贏得公眾信任和支持，刑獲得發(fā)展機(jī)會。刨 2. 加強(qiáng)各方的溝通，刦以形式多樣的公關(guān)手段推進(jìn)會展活動的有效性。別 傳播是公共關(guān)系的手段， 擊是公關(guān)活動的中介和載體， 刐是聯(lián)系社會組織與公眾的紐帶 和橋梁，刉公共關(guān)系必須借助傳播才能進(jìn)行活動，創(chuàng)才能實(shí)現(xiàn)溝通，凱才能樹立組織形象。 刈沒有傳播， 刟公共關(guān)系就失去了賴以依靠的手段， 刪公眾無法得知組織的相關(guān)信息， 凥組 織也無從了解公眾的意見、看法。凊公共關(guān)系的傳播是作為主體的社會組織通過各種傳播 手段向目標(biāo)公眾進(jìn)行傳播與溝通以使公眾對組織形成深刻的印象從而樹立組織的良好 形象，湊這種溝通與傳播必須強(qiáng)調(diào)是雙向的。 凼公共關(guān)系的傳播手段一般有宣傳型、 交際型、 服務(wù)型、 社會型和征詢型等。 凍宣傳型公關(guān)傳播是運(yùn)用大眾傳播媒介和內(nèi)部溝通方法， 刅開 展宣傳工作， 凲樹立良好組織形象的公關(guān)活動。 初其特點(diǎn)是主導(dǎo)性強(qiáng)、 時(shí)效性強(qiáng)、 傳播面廣、 推廣組織形象效果好。 凳交際型公共關(guān)系傳播是在人際交往中開展公關(guān)工作的一種模式， 刁 目的是通過人與人的直接接觸， 利進(jìn)行感情上的聯(lián)絡(luò)， 刓為組織廣結(jié)良緣， 劉建立廣泛的社 會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)， 函形成有利于組織發(fā)展的人際環(huán)境。 凼服務(wù)型公共關(guān)系傳播是一種以提供優(yōu)質(zhì) 服務(wù)為主要手段的公關(guān)活動模式， 函目的是以實(shí)際行