會展活動中的公共關系維系

1、會展活動中的公共關系維系 會展活動是圍繞著特定主題在特定時空環(huán)境下由多方參與并共同推進， 凱實現各方利益 均衡的集體性的社會活動。 刪是通過精心的策劃， 別運用科學的技術手段， 刡組織實施和傳 播，凣達到各方的維系和交易、整合營銷、調節(jié)供需、技術擴散、產業(yè)聯動、促進經濟一體 化，凱從而樹立和維護良好的品牌形象，凜使自身與變動的社會環(huán)境保持動態(tài)的平衡。刃 美國著名公共關系學者卡特李普( ScottM.Cutlip )和森特 (AllenH.Centre )認為：公 共關系是這樣一種管理功能， 刑它能建立和維護組織與公眾之間的互利互惠關系， 刖而一個 組織的成功或失敗取決于公眾。凋美國人萊克斯哈洛

2、博士認為：“公共關系是一種特殊的 管理職能， 凡它幫助一個組織建立并保持與公眾之間的交流、 理解、認可與合作” 、“幫助企 業(yè)保持與社會同步； 它使用有效的傳播技能和研究方法作為基本工具。 凖”公共關系的職能 反映了一個組織需要通過自身的變革， 刐適應目前越來越全球化、 多元化的社會， 凹它是貫 穿于組織生存與發(fā)展全過程的一項至關重要的戰(zhàn)略工作， 凲其使命也恰恰體現在它有利于協 調和維護這個為我們提供了物質和社會需要的社會系統(tǒng)上?；?由于會展是一項復雜的系統(tǒng)工程， 凾組織者在實施總體戰(zhàn)略過程中， 凹需要協調與政府、 合辦單位、新聞媒體、參展商、社會公眾、內部員工等多方面的關系，刄以達到良好的產

3、業(yè) 效應、 經濟效應和形象效應。 凩因此， 凱在會展工作中的整體運作中如何成功的實施公關戰(zhàn) 略，凘協調和維系與社會各界的多種錯綜復雜的關系， 凗贏得各界公眾好評， 凥取得良好的 社會效果與展覽效益，鳧成為參與會展活動各方研究的重要議題。処 公共關系功能在會展活動中的體現 1. 會展活動可以充分展示企業(yè)的形象和產品品牌，初建立良好的企業(yè)形象。凷 作為一種現代化的傳媒方式， 凰會展活動是通過舉辦大規(guī)模、 多屋次、 多種類的會議和 展覽，凈帶來源源不斷的商流、物流、人流、資金流、信息流，刂對企業(yè)而言不僅產生直接 的經濟效益， 列還可以充分展示企業(yè)的形象和產品品牌， 刐建立良好的企業(yè)形象。 減會展活

4、動已遠遠超過單純地舉辦會展本身所具有的意義， 凈成為樹立城市形象、 展示發(fā)展成果、 弘 揚文化藝術、促進經濟建設、推動社會進步的朝陽產業(yè)。凝 2. 會展活動是吸引注意力的平臺，列是維系多方的紐帶。凋 在會展活動中，刅生產商、批發(fā)商和分銷商匯聚一堂，凐進行交流、貿易，凩它就是吸 引各方受益者的注意力信息平臺。 凨企業(yè)可以利用各種信息渠道宣傳自己的產品， 幾推介自 己的品牌、 形象。刪企業(yè)與顧客可以直接溝通，凋得到及時反饋。 則企業(yè)可以收集有關競爭 者、新老顧客的信息， 列企業(yè)能了解本行業(yè)最新產品動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢， 処構成決策依據。 凬會展活動可以擴大參與者的接觸面， 凧開闊視野啟發(fā)思路； 企業(yè)

5、可以貨比三家， 凾尋求最 佳的供貨廠商與合作對象；一對一、 點對點的雙向溝通， 凒便于尋求客戶和商貿機會， 刑提 高顧客對品牌的忠誠度； 在展會進行中還可以直接訂貨， 幾免去尋求客戶與市場的中間環(huán)節(jié)， 剛花費少，凎時效高。 鳳因而會展業(yè)成為時下備受推崇吸引注意力的平臺和維系多方的紐帶。 3. 會展活動可以通過各方的合作，凜建立彼此的互惠互利關系 會展業(yè)是一項極為復雜的系統(tǒng)工程， 刂受制因素很多，凪從制定計劃、 市場調研、 展位 選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展臺布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，凇 形成了一個互相影響、 互相制約的有機整體， 凧這個有機體的形成關鍵在于能夠形成彼此利

6、益上的切實互求和實現， 凌在互惠互利、 對等援助、對等回報的基礎上，湊通過所有參與會 展的社會組織開展互助合作，凍互利招展，劉一家主辦， 凕多家招展等多種形式， 刪提高招 展能力，憑擴大招展范圍，凕保證自身利益，刌提升展會的檔次和水平，凨做大做強展會， 凣打響展會的品牌。函 會展活動中需要維系的公共關系目標 1. 內部員工的關系 內部關系維系實際上是人力資源管理的問題。凎管理大師彼得德魯克曾經說過，凾“管 理就是要讓人力資源產生生產力，鑿它是惟一意義深遠的競爭力” 。刖一個企業(yè)要想生存發(fā) 展，芻較強的競爭能力是不可缺少的， 判而這個競爭能力主要來自一個健全的機構系統(tǒng)， 凼 高度的運行效率及全體

7、員工的協調合作精神。 出做好內部關系的維系， 凓在組織內部全體成 員之間溝通一致，凣可以將員工聯結成一個整體，刎形成強烈的核心力，兇通過內部公關， 凹將組織變成一個溫馨和睦的大家庭， 凱做到企業(yè)對員工遵守承諾， 凰也能夠培養(yǎng)員工對企 業(yè)的承諾， 凝兩者可以實現公關中的互惠互利觀念。 凔同時， 鳧內部公關的成功對外部環(huán)境 產生輻射作用， 刧可以得到外部公眾的認可。 凓因此， 出組織應該把內部公關當作是一項戰(zhàn) 略，凡把它融入到企業(yè)的管理哲學中去，初發(fā)揮內部公關的真正職能。凨 展覽活動是一項高智能、 高風險、高難度、 高強度、 高時效， 凍同時也是高回報的工作。 凱它要求工作人員有高度的責任感、 使

8、命感和團隊意識， 凚既要有自制力還要有協調力， 凓 更須有超人的意志力， 凧工作中不得有絲毫馬虎或差錯。 刡特別是展會實施中， 凨要求每個 人都須做到臨危不懼、判斷準確、隨機應變，凸保持高度獨立、自制、警覺，凒并具備超人 的腦力與體力， 初才可能確保一項展覽在短短兩天到一周的時間內運轉正常。鳳因此， 凌組 織者如何做好內部員工的溝通與管理， 利直接關系到整個展會的成功與否。 凮因此， 刊會展 活動實施過程中管理要做到分工明確、 責權對等、獎罰分明實施有效的物質激勵和精神激勵， 列力圖使每個員工均處于最佳競技狀態(tài)，刎充分發(fā)揮其主動性、積極性和創(chuàng)造性。凪 2. 投資者關系 投資者關系是一個社會組織

9、的戰(zhàn)略性工作， 刦與投資者之間良好的開放性和經常的溝通 可以幫助降低企業(yè)的資金成本， 刜為企業(yè)的管理層贏得更多的支持和吸引新的資金。 凍良好 的投資者關系是企業(yè)公共關系的一種功能。 凱會展活動涉及面廣， 凲一次展會將有數家甚至 更多國別、行業(yè)、角色、職能、利益不同的主辦、承辦、協辦、贊助、鳴謝、同賀等單位介 入，凙從本質上說， 凜它們共同構成了一項展覽活動的投資人，刨是會展活動的股東，刣將 從中獲取形式各異、 內容不同、 大小有別的各種所有者權益， 減具體涉及到股東的利潤、管 理費、企業(yè)或品牌形象、知名度、美譽度等。凒因此，初作為會展的組織者即承辦方如何實 現展覽效益最大化、 充分體現互利互惠

10、的合作原則、 使各方各得其所成為處理好這一關系的 核心。刋 3. 政府關系 政府公眾是對社會進行統(tǒng)一管理的權力機構， 創(chuàng)具有權威性， 刑政府和組織之間是管理 與被管理的關系。 刨協調維系與政府的關系非常有必要， 刀因為政府是國家權力機構， 列對 國家實行宏觀調控， 刎最具權威性， 凩一個組織要是能得到政府的認可和支持則就有可能得 到社會大眾的認可和支持， 凱組織要盡可能向政府表明對社會對政府的貢獻， 凪擴大在政府 心目中的影響， 減得到政府的大力支持。 凕良好的政府關系能為組織形成有利的政策、 法律 和社會管理環(huán)境政府作為權力機構， 鳧制定相關方針政策、 法律對社會和組織實行干預， 刂 這些宏

11、觀政策對組織會產生重要影響， 凖因此組織要盡力能使政府在制定法律政策時有利于 本組織的發(fā)展。刧我國對會展業(yè)的管理沿用的是展會審批制，刣即一個展會從立項到實施， 憑必須接受從國家有關批準單位到工商、稅務、衛(wèi)生防疫、海關、公安、消防、交通，凡以 及環(huán)保、 市容監(jiān)察等諸多政府管理部門的審核與約束。 凈而且政府對會展業(yè)的宏觀調控在相 當長的時間內將會持續(xù)。 凐因此， 幾如何妥善處理好與政府及上級管理部門的關系， 凝是展 會組織者一項重要而長期的工作。刨 4. 新聞媒體關系 媒體是社會上的新聞傳播機構或工具，凌包括報紙、電視、雜志、廣播、網站等，利媒 體公眾是組織外部環(huán)境中最特殊最敏感的公眾群體， 刣因

12、此處理好媒體關系非常有必要。 刊 新聞媒體是組織與廣大公眾溝通的重要中介，湊組織的公關活動必須要依靠媒體才能完成， 刢如果沒有媒體的傳播報道與溝通也不能稱之為公關活動。 兇對組織而言良好的媒體關系可 以幫助組織引導良好的公眾輿論， 凇讓公眾對組織產生良好的口碑和評價， 凲有利于組織形 象的塑造， 凇維護組織的知名度和美譽度。刑會展屬于綜合、 大型的社會活動，凕是新聞媒 介關注的焦點。 刣因此， 刧展覽會往往會成為傳媒采訪的熱點， 芻對提高展覽組織的知名度 和美譽度有很大的幫助。 凕主動積極的與之保持良好的溝通與聯系， 刑是做好會展活動的關 鍵因素。凖 5. 社會公眾關系 社會公眾是指購買、使用

13、或關注本組織提供的產品、服務、觀念的個人、團體或組織。 刄是一個組織的最大的社會群體， 鳧幾乎囊括了每一個社會成員， 刜直接掌握著組織的命運。 刄良好的社會公眾關系能給組織帶來直接的經濟利益，刀能讓企業(yè)確定以誰為目標的問題， 列建立“顧客第一”的根本理念，劃將顧客的利益放在第一位，凨滿足消費者的需求，函想 其所想， 兇急其所急， 刑必能使企業(yè)與消費者實現共同的目標和共同利益， 凙使企業(yè)能長期 穩(wěn)定發(fā)展。 刢會展活動的社會公眾包括與展會內容直接相關的國內外來訪者、 買家， 凧也包 括潛在的關注、 影響展會達到其預定目標的其它各類社會力量。 刢如果會展活動得不到社會 公眾的關注，凳門庭冷落，剛展覽

14、規(guī)模再大， 刁也是一次不折不扣的失敗。 凟會展活動過程 中要始終提倡以人為本的理念，凇突出方便性、功能性，憑確保參觀安全、有序，函場面井 然，刅環(huán)境適宜，凾服務到位，劃設施齊全，凈交易順利，刄以全方位多功能的服務方便到 訪的國內外公眾、滿足不同需求才是維系社會公眾關系的關鍵。出 6. 其他服務提供者的關系 會展活動通常會涉及場館、旅游、住宿、餐飲、運輸、倉儲、租賃、報關、通訊、郵電、 廣告、會務服務、禮品鮮花、禮儀、演藝、印刷、保安等多種服務及眾多合作伙伴。凋每個 合作者都是整個展覽活動的一部分， 凢各方只有通力合作才能取得理想效果。 凝會展活動的 承辦者要有意識的去構造一個精誠合作的價值鏈，

15、 刋通過與鏈條各方的通力合作， 凰將各個 單位的核心競爭力有效的鏈接到展會活動中來， 凱逐漸積累并擁有獨特的、 不可模仿的競爭 優(yōu)勢，凙創(chuàng)出名牌展會。凞 會展活動中維系協凋相關目標公眾的建議 會展活動是一種立體化、 多功能的營銷手段， 凱它為參展單位與來訪者提供了一個信息 交流、 了解市場、 感知需求、 塑造形象、 尋求商機、 完成交易的平臺， 凘使雙方實現了立體、 全面的互動與溝通， 幾完成了產品或服務的推介與銷售。 凘為此， 刢會展的組織者在整體運 作中應該科學的協調和維系與社會各界的多種錯綜復雜的關系， 凲推進會展活動各項工作的 順利進行。凜 1. 以公關意識和理念指導會展活動。分 公關

16、意識是一種現代化經營管理和行政管理的思想、 觀念和原則， 刉是一種開明的經營 和管理觀念，剛是一種全新的思維方式和交往方式的體現。幾包括形象意識、公眾意識、溝 通意識、服務意識、責任意識、合作意識、創(chuàng)新意識等。剛會展活動的健康運行首先要把相 關公眾看成是自己生存和發(fā)展的前提條件， 凥把能否處理好公眾關系看作自身事業(yè)是否成功 的標志， 凼時時刻刻以公眾的利益為出發(fā)點來設計自己的行為。函會展活動的策劃和執(zhí)行要 追求獨創(chuàng)、 追求新穎，刓以塑造組織形象為重要的目標， 刊注意建樹良好的形象， 刡維護良 好形象， 凹要自覺地意識到組織的一舉一動、 組織成員的一言一行都代表了組織形象， 凸展 現著組織形象，

17、 凇影響到組織形象， 凍從而懂得用良好的形象為自身發(fā)展創(chuàng)造最佳的社會關 系環(huán)境，剛贏得公眾信任和支持，刑獲得發(fā)展機會。刨 2. 加強各方的溝通，刦以形式多樣的公關手段推進會展活動的有效性。別 傳播是公共關系的手段， 擊是公關活動的中介和載體， 刐是聯系社會組織與公眾的紐帶 和橋梁，刉公共關系必須借助傳播才能進行活動，創(chuàng)才能實現溝通，凱才能樹立組織形象。 刈沒有傳播， 刟公共關系就失去了賴以依靠的手段， 刪公眾無法得知組織的相關信息， 凥組 織也無從了解公眾的意見、看法。凊公共關系的傳播是作為主體的社會組織通過各種傳播 手段向目標公眾進行傳播與溝通以使公眾對組織形成深刻的印象從而樹立組織的良好 形象，湊這種溝通與傳播必須強調是雙向的。 凼公共關系的傳播手段一般有宣傳型、 交際型、 服務型、 社會型和征詢型等。 凍宣傳型公關傳播是運用大眾傳播媒介和內部溝通方法， 刅開 展宣傳工作， 凲樹立良好組織形象的公關活動。 初其特點是主導性強、 時效性強、 傳播面廣、 推廣組織形象效果好。 凳交際型公共關系傳播是在人際交往中開展公關工作的一種模式， 刁 目的是通過人與人的直接接觸， 利進行感情上的聯絡， 刓為組織廣結良緣， 劉建立廣泛的社 會關系網絡， 函形成有利于組織發(fā)展的人際環(huán)境。 凼服務型公共關系傳播是一種以提供優(yōu)質 服務為主要手段的公關活動模式， 函目的是以實際行