A公司電子文檔管理規(guī)定

1、藍色海洋太陽能 公司電子文檔管理規(guī)定 文件 編號:Q/B0-ZD03. 53 抄 送： 公司各部門 版 本:A/0 總 頁數(shù)： 5頁 發(fā)出 部門：綜合部 附 件： 無 發(fā)布 日期:2013-01. 10 主 題詞： 電子、文檔、規(guī)定 發(fā) 送:全體員工 文件類別: 編 制人： 王暢 責(zé) 任人： 王暢 審 核： 永才、曉波 批 準： 博峰 變更日期 版本 變更條款 變更容 責(zé)任人 2013. 0L 10 A/0 首版發(fā)行 王暢 2 文件分發(fā)清單 分發(fā)部門/ 人 數(shù) 量 簽收人 簽收日期 分發(fā)部門/ 人 數(shù) 量 簽收 人 簽收日 期 綜合管理部 1 杜悅 2013.01. 10 .WORD專業(yè). 第

2、一章 總則 第一條為適應(yīng)公司信息化建設(shè)的需要，規(guī)電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、 有效性和安全性，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。 第二條本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等 載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。 第三條本制度所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產(chǎn)生并具有保存價值的電子文件（含電子公 文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計的過程。 第四條本辦法適用于本公司圍的所有部門。 第二章電子文件管理體系 第一條經(jīng)理部建立與各部門檔案人員、數(shù)據(jù)管理

3、人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時溝通、解決在電子文 件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。 第二條為保證電子文件的安全性，防止因災(zāi)難、病每、意外等可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式 文本實行雙套保存（電腦保存和穆動載體保存）有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必 須制成紙質(zhì)文件，同步歸檔保存。 第三條一般電子文件的分類： 1.文字型電子文件；2.圖像電子文件；3.音頻電子文件；4.影像及多媒體音像數(shù)據(jù)； 笫三章電子文件的收集與保存 第一條電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必須 制作備份，并在文件容中注明：初稿、修訂稿、定稿。如需多次修改的

4、文件還需標注：修改1稿、修改2稿、以 此類推并注明修改人和修改時間。 第二條 對已經(jīng)定槁完畢的電子文件及時交由經(jīng)理部進行統(tǒng)一編號發(fā)布，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。 第三條 電子文件登記表（附表）應(yīng)當與電子文件同時保存。 第四條 文件來源分類是收文單位對所收到的文件按其來源進行的分類。歸檔分類可以分兩類；就是部和外 部文件。外部文件劃分成可以是“機構(gòu)+日期”模式。部進行的分類，部門的需用部門名稱、項目需使用項目名 稱+日期以文件夾或壓縮文件打包。 第六條成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，表示日歷年日歷月的順序數(shù)， 表示日歷月中日歷日的順序數(shù)。時間不詳時用數(shù)字“0”

5、表示。 例1: 20110000,即：表示年度為2011年，月、日不詳。（指現(xiàn)有公司沒有編號的電子文件，可以全部統(tǒng)一編 號） 例2: 20110314,即：表示年度為2011年3月14日。 第七條、密級在計算機以“漢語拼音代碼”存儲，以“漢字代碼”顯示。 漢語拼音代碼漢字代碼名稱 序號 代碼 級別 1 GK公開 公開級 2 NB部 部級 3 MM秘密 秘密級 4 JM 級 5 UM 級 .WORD專業(yè). 以上3-5項需在文件格式上設(shè)置密碼 第八條各部門在電子文件審核傳閱過程中必須按以上要求進行標注否則每出錯一次處罰責(zé)任人50元一次， 對于對公司所造成惡劣影響和損失的由責(zé)任人全部承擔(dān)。 笫四章

6、電子文件的歸檔 第一條 發(fā)至經(jīng)理部備案的電子文件由公司經(jīng)理部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應(yīng)將自己部門所厲 文件即時整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應(yīng)當定期把應(yīng)歸檔的電子文件向經(jīng)理部移交，并按檔案管理 要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的移動磁盤。 第二條存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當匙有標簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等容，歸 檔后的電子文件的載體應(yīng)當設(shè)置成禁止操作的狀態(tài)。 第三條特殊格式的電子文件，應(yīng)當在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。 第四條 相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當同時歸檔， 第五條 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當將存有歸檔前電子文件的載體

7、保存至少1年，經(jīng)理部進行永久保 存。 第五章歸檔電子文件的移交 第一條對歸檔電子文件，應(yīng)當按照有關(guān)規(guī)定認真檢驗。檢臉合格后如期移交至保管部門，進行集中保 管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應(yīng)的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進行。 第二條 接收部門應(yīng)對載體進行檢查，查看載體有無劃痕，是否清潔；有無病誘；核實歸檔電子文件的真實 性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)是否完備；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文 件，應(yīng)當核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 第三條檢驗結(jié)果分別由移交部門、接收單位填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 第四條檔案保管部門應(yīng)當按照要求及檢驗

8、項目對歸檔電子文件逐一驗收。移交的電子文件檢驗不合格的， 退回形成部門重新制作。 第五條 檔案保管部門驗收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。 登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存，并將電子文件的檔號返登入電子文件 登記表 第六章電子的管理 第一條、電子賬號必須由申請人本人使用，禁止將電子賬號轉(zhuǎn)借給他人使用。 第二條、電子是按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱標題用漢字表示。文種項依實際情況著錄，如命令、決議、 指示、通知、報告、批復(fù)、函、會議紀要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、計劃書等。 第三條、發(fā)送資料，按級別不同分別對待： 1公開級

9、：部級電子文件按公司制度要求發(fā)送。 2秘密級：需由部門主管同意，加密發(fā)送，由部 門主管對資料的安全性負責(zé)。 3級：由部門主管簽字同意，將發(fā)送資料交。 行政部審核、存檔，并由行政部負責(zé)發(fā)送 4級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送。 5任何人使用電子泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重，處以降薪或辭退的處理，造成惡劣影響或嚴重 損失的，公司還將依法追究。 笫七章電子文件保管 1 歸檔載體應(yīng)當作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 2 單片載體應(yīng)當裝盒，豎立存放，避免擠壓。 3 存放時應(yīng)當遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 歸檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)當參照上述條件進行。 第八章 電子文件的使用 第一條使用電子文檔需填寫電子文檔申請單經(jīng)上級主管及副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后行政部方可拷貝。 第二條 歸檔電子文件的封存載體未經(jīng)審批同意不外借，任何單位或者個人不允許握自復(fù)制電子文件，借閱檔 .WORD專業(yè). 案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、不得損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則, 追究當事人責(zé)任。 第三條使用電子文件應(yīng)當使用拷貝件，具有要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)當遵守部門有關(guān) 的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全措施。 第四條使用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定圍。 第九章 歸檔電子文件的鑒定銷毀 第一條對過期