Selected文件檔案管理制度

1、Useful Documents 目的：為保證公司檔案的完整性、實(shí)用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、 保管等工作，維護(hù)文件檔案的安全，特制定本制度。 適用范圍： 公司生產(chǎn)質(zhì)量管理、 設(shè)備、基建、研發(fā)、財(cái)務(wù)、行政等需要?dú)w檔存儲(chǔ)的文件、 錄像、圖片資料的管理。 責(zé)任： 各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員。 內(nèi)容： 1、存檔原則 1.1 、對(duì)公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門按照要求，根據(jù)實(shí)際情況及文件檔案特 點(diǎn)定期向文件檔案管理員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。 1.1.1 、批記錄生產(chǎn)、檢驗(yàn)結(jié)束后即時(shí)歸檔。 1.1.2 、生產(chǎn)、檢驗(yàn)輔助記錄結(jié)束后經(jīng)各部門審核后及時(shí)歸檔， QA 領(lǐng)用批生產(chǎn)的

2、報(bào)告不 另作歸檔，隨批記錄即時(shí)歸檔（如 A、B 級(jí)潔凈區(qū)沉降菌檢測(cè)報(bào)告、浮游菌測(cè)試報(bào)告、 潔凈區(qū)表面微生物監(jiān)測(cè)記錄、潔凈區(qū)人員監(jiān)測(cè)記錄、清場(chǎng)合格證等） 。 1.1.3 、臨時(shí)記錄及文件即時(shí)歸檔。相關(guān)的培訓(xùn)記錄及健康檔案由企管部歸檔保存。 1.2 、公司全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。 Useful Documents 2、檔案的分類及管理 一級(jí) 分類 二級(jí) 分類 三級(jí)分類 存檔期限 密級(jí)劃分 管理 責(zé)任人 生產(chǎn)質(zhì)量 管理檔案 質(zhì)量標(biāo) 準(zhǔn) 原料、輔料、 中間產(chǎn)品、成 品（僅現(xiàn)行版 ）、 內(nèi)包材、外包 材、生產(chǎn)介質(zhì)、 生新廢舊，之后原件保 存五年。 機(jī)密 生產(chǎn)部 檔案員 質(zhì)量部 檔案員 2.1 、檔案

3、分類、存檔期限、密級(jí)劃分及管理責(zé)任人 1 Useful Documents 其他 SMP 文件 SOP文 件 部門代碼 生新廢舊，之后原件保 存五年。 秘密 記錄 部門代碼 與穩(wěn)定性、驗(yàn)證有關(guān)的 記錄保存八年；其它記 錄保存五年。 普通 批記錄 產(chǎn)品代碼 保存至效期后一年（未 規(guī)定效期則保留五年） 。 秘密 數(shù)據(jù)備 份 部門代碼 保存八年 機(jī)密 計(jì)量 內(nèi)部校驗(yàn)、外 部校驗(yàn) 保存至有效期后一年 秘密 檢驗(yàn)方 法 原料、輔料、 中間產(chǎn)品、成 品（僅現(xiàn)行版 ）、 內(nèi)包材、外包 材、生產(chǎn)介質(zhì)、 其他 生新廢舊，之后原件保 存五年。 秘密 供應(yīng)商 檔案 原料、輔料、 化學(xué)試劑、其 它 有業(yè)務(wù)聯(lián)系的合格供

4、應(yīng) 商永久保存；不再作為 供應(yīng)商后保存一年。 秘密 產(chǎn)品檔 產(chǎn)品代碼 產(chǎn)品配方、產(chǎn)品批件、 工藝規(guī)程、技 Useful Documents 2 案 包裝設(shè)計(jì)、工藝規(guī)程、 空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 生新廢舊，原件保存五 年；其它資料保存八年。 技術(shù)轉(zhuǎn)移資料永久保 存。 術(shù)轉(zhuǎn)移資料為 絕密級(jí)，質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn)為機(jī)密 級(jí)，其它資料 為秘密級(jí)。 設(shè)備廠 房建設(shè) 檔案 合同復(fù) 印件 設(shè)備采購(gòu)、工 程基建、委托 合同、其他合 同 永久保存 機(jī)密 設(shè)備部 經(jīng)理或 指定部 門內(nèi)專 人負(fù)責(zé) 驗(yàn)證文 件 驗(yàn)證主計(jì)劃、 廠房及公用系 統(tǒng)、設(shè)備驗(yàn)證、 方法學(xué)驗(yàn)證、 工藝驗(yàn)證、清 潔驗(yàn)證； 長(zhǎng)期保存至產(chǎn)品、 設(shè)備、 方法等失效后

5、一年。 機(jī)密 工程基 建 設(shè)計(jì)文件、圖 紙、會(huì)議記錄、 招投標(biāo)文件、 造價(jià)、工程管 理（變更、進(jìn) 度控制、質(zhì)量 控制）、工程驗(yàn) 收、工程報(bào)批 永久保存 絕密 Useful Documents 3 Useful Documents 資料、其他 設(shè)備檔 案 公用系統(tǒng)、物 料倉(cāng)庫(kù)等的輔 助設(shè)備、生產(chǎn) 中心設(shè)備、QC 設(shè)備、 QA 設(shè) 備 設(shè)備運(yùn)行資料保存八 年，其它資料在設(shè)備報(bào) 廢一年后銷毀。 秘密 研發(fā)檔 案 合同復(fù) 印件 技術(shù)轉(zhuǎn)讓合 同、合作協(xié)議、 保密協(xié)議、原 輔料采購(gòu)、委 托合同、其他 合同 永久保存 絕密 研發(fā)部 經(jīng)理或 指定部 門內(nèi)專 人負(fù)責(zé) 技術(shù)轉(zhuǎn) 移 產(chǎn)品代碼 永久保存 絕密 批文

6、產(chǎn)品代碼 永久保存 絕密 機(jī)構(gòu)人 員行政 公司重 大事項(xiàng) 檔案 合同復(fù) 印件 公司重大事項(xiàng) 合同、員工勞 動(dòng)合同、保密 協(xié)議、其他合 同 永久保存 機(jī)密 企管部 主任或 指定專 人負(fù)責(zé) 員工培 訓(xùn) 培訓(xùn)計(jì)劃、總 結(jié)；內(nèi)部培訓(xùn) 記錄、外部培 個(gè)人培訓(xùn)檔案員工離職 一年后銷毀，其它培訓(xùn) 資料保存五年。 秘密 Useful Documents 4 Useful Documents 訓(xùn)報(bào)告、離職 人員培訓(xùn)檔 案、個(gè)人培訓(xùn) 檔案 通用管 理 資質(zhì)、證書、 部門職責(zé)、職 務(wù)說(shuō)明書、手 冊(cè)、注冊(cè)申報(bào) 資料、其他 注冊(cè)申報(bào)資料永久保 存；其它資料生新廢舊， 原件保存五年。 注冊(cè)申報(bào)資料 為絕密級(jí)；其 它為秘密

7、級(jí) 其他 集團(tuán)發(fā)文、會(huì) 議紀(jì)要、政府 發(fā)文、人員健 康檔案、薪酬、 考核等 保存八年，人員檔案為 員工離職后一年銷毀。 機(jī)密 財(cái)務(wù)檔 案 會(huì)計(jì)賬 簿 總賬、明細(xì)賬、 日記賬、輔助 賬、涉外賬 永久 絕密 財(cái)務(wù)部 經(jīng)理或 指定專 人負(fù)責(zé) 會(huì)計(jì)憑 證 記賬憑證、原 始憑證 永久 絕密 財(cái)務(wù)報(bào) 表 年度報(bào)表、決 算報(bào)表 永久 絕密 月度報(bào)表、中 期報(bào)表 15 年 絕密 其它資 移交清冊(cè)、銷 25 年 機(jī)密 Useful Documents 5 Useful Documents Useful Documents 料 毀清冊(cè) 銀行對(duì)賬單、 余額調(diào)節(jié)表 5年 機(jī)密 財(cái)務(wù)軟件光盤 和使用手冊(cè) 永久 機(jī)密 軟

8、件數(shù)據(jù)庫(kù)備 份 5年 絕密 注：1、沒(méi)有在此范圍內(nèi)的呈請(qǐng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或逐級(jí)請(qǐng)示確定。 2、公司所有合同原件依據(jù)泰豐發(fā) 20RR045 號(hào)合同保管制度管理。 2.2 、公司設(shè)檔案管理員一名，對(duì)全公司電子版檔案進(jìn)行管理。 3、公司保密文件檔案各密級(jí)的定義。 3.1 、絕密：是公司涉密事務(wù)中的核心部分，限極少數(shù)人知悉的事項(xiàng)，一旦泄密會(huì)使公 司利益遭受危害和重大損失，涉及公司命運(yùn)。 3.2 、機(jī)密：是公司涉密事務(wù)中比較重要的部分，限少數(shù)人知悉，一旦泄密，將給公司 造成嚴(yán)重的損失。 3.3 、秘密：公司保密事務(wù)中重要程度較低的部分，一旦泄密會(huì)對(duì)公司造成一定的危害， 或者潛在的損失，對(duì)公司內(nèi)部公開，對(duì)外部保

9、密均為秘密級(jí)。 4、文件檔案的存儲(chǔ)方法 公司的所以檔案必須同時(shí)以兩種形式四種方法存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案（文件盒存于部門 文件柜）、電子檔案（專用電腦存儲(chǔ)、移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)、刻錄光盤存儲(chǔ)） 5、文件資料的接收、歸檔、查閱、借閱、拷貝 5.1 、接收 5.1.1 、接收時(shí)間 A、文件：復(fù)印分發(fā)至各部門后，文件檔案管理員即可將原件存檔。 Useful Documents Useful Documents B、記錄：按照記錄管理制度執(zhí)行。 C、其他資料：各部門收集、整理本部門歸檔的文件資料交于文件檔案管理員。 5.1.2 、接收程序 A、整理需要?dú)w檔的文件資料。 B、歸檔人員從文件檔案管理員處領(lǐng)取一份文件檔案移交

10、清單或申請(qǐng)一份文件檔 案移交清單電子版。 C、資料由歸檔人員移交，移交填寫文件檔案移交清單 ，移交人和文件檔案管理員檢 查資料的正確性、完整性，并確認(rèn)無(wú)缺陷后在文件檔案移交清單上簽字。 文件檔 案移交清單復(fù)印一份，原件及電子版交文件檔案管理員保管。 D 、批記錄不用填寫 資料移交清單，移交雙方直接在相應(yīng)的發(fā)放回收記錄上簽字確認(rèn) 即可。 5.2 、歸檔 5.2.1 、文件檔案管理員在接收文件后根據(jù)檔案分類即時(shí)更新相應(yīng)電子臺(tái)帳。 5.2.2 、紙張版：文件檔案管理員做好案卷標(biāo)簽和目錄后，按類別存放于相應(yīng)位置。 5.2.3 、根據(jù)重要性程度保密紙質(zhì)版文件需要掃描電子版的由各部門檔案管理人員到企管 部

11、親自掃描，并責(zé)令身邊人員回避到安全距離，普通文件檔案可以委托行政文員掃描。 5.2.4 、電子版檔案文件夾與紙質(zhì)版檔案盒一一對(duì)應(yīng)，文件目錄也要一一對(duì)應(yīng)。 5.2.5 、立卷要做到紙質(zhì)版文件檔案整齊、有序、美觀，打開檔案盒第一頁(yè)為整盒檔案的 目錄，目錄的第一個(gè)文件應(yīng)在檔案盒的最底部。 5.2.6 、每個(gè)月各部門根據(jù)工作進(jìn)度所建立的檔案電子版（必須為 PDF 格式），在月例會(huì) 前一天拷貝到公司專門存檔的電腦里，由公司檔案管理員做好交接記錄，并進(jìn)行管理。 5.2.7 、公司檔案管理員每個(gè)月定期更新存檔的移動(dòng)硬盤； 移動(dòng)硬盤檔案與公司專門存檔 的電腦檔案、各部門紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。 5.2.8 、每

12、年的 12 月 30 日，由公司檔案管理員對(duì)全年的電子檔案進(jìn)行刻錄 ，完成光盤 Useful Documents Useful Documents 存入公司檔案柜。 5.2.9 、電子數(shù)據(jù)：需備份的電子數(shù)據(jù)由公司的指定人員負(fù)責(zé)對(duì)公司的電子數(shù)據(jù)資料進(jìn)行 備份，備份的光盤按照備份日期進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)用黑色油性筆在光盤背面書寫，編號(hào)方 法如下：年月日-部門首字母-流水號(hào)。例如： 20RR0701-QGB-01 表示20RR年07月 01 日企管部備份的第一張光盤。備份的光盤上面不得粘貼標(biāo)簽。 5.3 、查閱 普通、秘密級(jí)文件檔案經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后即可查閱，機(jī)密和絕密級(jí)資料查閱人 填寫文件檔案查閱、借

13、閱、拷貝申請(qǐng)單 ，機(jī)密、絕密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理 逐級(jí)批準(zhǔn)方可查閱，查閱時(shí)不得帶出檔案室。 5.4 、借閱 5.4.1 、借閱程序：普通、秘密文件檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案室辦理借閱手續(xù)。機(jī) 密、絕密資料借閱人須填寫文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單 ，由部門負(fù)責(zé)人和總 經(jīng)理逐級(jí)批準(zhǔn)。借閱時(shí)做好相應(yīng)的文件檔案借閱臺(tái)帳 ,記錄不得借閱。 5.4.2 、借閱期限：秘密級(jí)資料借閱一周后歸還，最多可續(xù)借一次；機(jī)密、絕密級(jí)資料必 須三天內(nèi)歸還，有特殊要求必須在申請(qǐng)中說(shuō)明。 5.4.3 、借閱要求：借閱人必須愛(ài)護(hù)資料，保證資料的完整，按時(shí)歸還，借閱人不得擅自 復(fù)印借閱資料。文件檔案管理員及時(shí)催還借閱資

14、料并檢查資料是否齊全、有無(wú)損壞。 5.5 、拷貝（包括復(fù)印和拷貝電子版） 需復(fù)印的文件資料必須填寫文件檔案查閱、借閱、拷貝申請(qǐng)單 ，按借閱批準(zhǔn)程序經(jīng) 批準(zhǔn)后交文件檔案管理員，由文件檔案管理員復(fù)印或拷貝發(fā)放，填寫文件檔案復(fù)印拷 貝發(fā)放記錄臺(tái)賬。任何人不得私自復(fù)印公司任何文件資料或以其它方式轉(zhuǎn)存。 6、檔案的定期整理。 原則上每半年由檔案相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和文件檔案管理員對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行 一次全面清查，更新臺(tái)帳和檢索目錄，將過(guò)期、作廢的文件資料從架上移出。也可以根 Useful Documents Useful Documents 據(jù)實(shí)際情況每季度整理一次。 7、檔案的銷毀。 由文件檔案管理

15、員填寫文件檔案銷毀申請(qǐng)單 ，經(jīng)檔案相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn) 行銷毀，并做好文件檔案銷毀記錄臺(tái)賬 。銷毀時(shí)需有現(xiàn)在監(jiān)督員監(jiān)督。 8、檔案安全。 文件檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室安全管理工作，檔案柜要排列整齊、劃類分區(qū)、明顯 標(biāo)記、維護(hù)良好。檔案要完整和安全。做好防火（放置消防設(shè)施） 、防潮（除濕）、防蟲 （放置驅(qū)蟲藥）、防霉（定期清潔后除濕） 、防光（窗簾遮光） 、防有害氣體等檔案防護(hù) 的各項(xiàng)工作，每天離開時(shí)要檢查門、窗、電是否關(guān)閉。 9、文件檔案的保管 9.1 、紙質(zhì)檔案由各部門責(zé)任人或指定部門內(nèi)專人負(fù)責(zé)保管。 9.2 、電子檔案（專用電腦存儲(chǔ)）由公司檔案管理員保管。 9.3 、移動(dòng)硬盤由總經(jīng)理保管

16、。 10、文件檔案移交 10.1 、工作需要或檔案管理人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)應(yīng)履行檔案移交手續(xù)，交接雙方必須根據(jù) 移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人為監(jiān)交人。公司檔案管理員 移交由總經(jīng)理或委托專人監(jiān)交。 10.2 、文件檔案管理人員移交后，仍對(duì)公司文件檔案負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)格履行與公司簽 訂的保密協(xié)議，如有泄密公司將依法追究其責(zé)任。 11、文件檔案管理考核及違規(guī)處罰 11.1 、文件檔案管理列入部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員每個(gè)月工作考核，分值 5 分。違反 上述任何一條 5 分全扣?？偨?jīng)理考核公司檔案管理員， 公司檔案管理員考核部門負(fù)責(zé)人， 部門負(fù)責(zé)人考核部門內(nèi)部檔案管理人員。 11.2 、文件檔案管理員不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳 Useful Documents