燕京啤酒 管理信息系統(tǒng)成功案例分析

1、燕京啤酒 管理信息系統(tǒng)成功案例分析（張瑞君 謝廣軍等）燕京啤酒管理系統(tǒng)主要由財務系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構成，目前采購管理系統(tǒng)為預留系統(tǒng)。通用管理軟件與專項開發(fā)相結合，實現(xiàn)管理增值北京燕京啤酒股份有限公司管理信息系統(tǒng)成功案例分析1. 企業(yè)簡介北京燕京啤酒集團公司是1993年以原北京市燕京啤酒廠為核心發(fā)展組建的國家二級企業(yè)，燕京啤酒集團現(xiàn)已成為中國啤酒行業(yè)噸位最大的“航空母艦”。北京燕京啤酒股份有限公司（下文簡稱為燕京啤酒）是燕京啤酒集團的上市公司，2000年燕京完成啤酒銷售量141萬噸；實現(xiàn)銷售收入25億元；實現(xiàn)利稅總額9.2億元。北京燕京啤酒股份有限公司的組織結構圖如

2、下所示。燕京啤酒是目前滬深股市啤酒類上市公司的龍頭股，就其優(yōu)良的質地而言，稱之為食品釀酒業(yè)的藍籌股也是毫不過分的。燕京啤酒擁有雄厚的技術力量，精良的生產裝備、先進的生產工藝和國內最先進的產品檢測儀器，全面實現(xiàn)生產控制自動化，產品全部按國際標準組織生產，綜合實力處于世界先進水平。一個企業(yè)的成功固然與其生產技術息息相關，然而管理的科學與否直接影響到這些先進的生產技術能否真正給企業(yè)帶來效益，良好的技術只有與優(yōu)秀的管理思想相結合才能產生預期的效果。作為一個大規(guī)模的企業(yè)，企業(yè)管理水平的高低依賴于其信息化建設情況和信息管理水平，企業(yè)管理系統(tǒng)是企業(yè)管理思想的體現(xiàn)。燕京啤酒的成功與其科學管理有著密不可分的關系

3、，本案例將對燕京啤酒管理系統(tǒng)進行剖析，探尋其成功的經驗。2.燕京啤酒管理系統(tǒng)解決方案21總體目標燕京啤酒股份有限公司在1991年已經實現(xiàn)財會電算化，而業(yè)務處理一直處于手工狀態(tài)。隨著企業(yè)規(guī)模的日益增長，業(yè)務量也逐漸增加，手工處理方式帶來的各種弊端開始暴露出來，侵蝕著企業(yè)的收益，阻礙了先進管理方法的運用。特別是啤酒行業(yè)的特點：啤酒是一種保質期短的液體飲料，這一特性決定了啤酒行業(yè)是一個地域性較強的行業(yè)，企業(yè)的興旺很大程度上依賴于本地市場的占有率，因此加強銷售管理十分必要。信息時代的銷售管理對企業(yè)管理系統(tǒng)的建設提出了迫切要求，1998年燕京啤酒股份有限公司開始制定新的戰(zhàn)略目標:將企業(yè)管理與計算機技術、

4、網絡技術、數(shù)據(jù)處理技術相結合，將當代高新技術應用于業(yè)務流程管理與控制中，建立包括采購、庫存、銷售、財務管理和控制為一體的管理系統(tǒng)。為了實現(xiàn)這一目標燕京啤酒與用友軟件股份公司合作，實施了強強聯(lián)合的戰(zhàn)術：管理系統(tǒng)采用用友erp通用軟件，解決企業(yè)大部分管理問題；對于企業(yè)特殊的業(yè)務處理模塊采取定制開發(fā)來實現(xiàn)，并保證erp體系基層數(shù)據(jù)的正確性和連貫性；對于未來新增設的業(yè)務部門，原系統(tǒng)已經為擴展功能預留了相應的接口，為企業(yè)完全達到協(xié)調統(tǒng)一的集成化提供支持。這樣滿足了企業(yè)的管理模式高標準的定位，又保障了企業(yè)的即得利益，實現(xiàn)企業(yè)的平穩(wěn)過度和持續(xù)發(fā)展。22硬件方案由于燕京啤酒公司財務、銷售、倉庫等部門位于不同的

5、辦公樓，辦公樓之間相距上千米，為了便于各部門實時傳遞信息，加強對各部門的管理和監(jiān)控，需要在公司廠區(qū)內建立一個內部網。整個網絡分為二十多段：計算機中心、財務部、銷售一部和包裝物科、銷售二部、銷售三部、銷售五部、供應部以及15個庫房。服務器存放于計算機中心和財務部，型號是pdc plh3000。各段內的計算機通過雙絞線連接到hub上，不同辦公樓之間用光纖連接。這種解決方案為實現(xiàn)企業(yè)內部信息共享、傳遞提供了硬件設施，為燕京啤酒管理系統(tǒng)的運轉提供了硬件平臺。23軟件應用方案用友公司綜合分析燕京啤酒的業(yè)務特點以及管理需求后，給出了該公司管理系統(tǒng)的軟件應用方案。軟件構架設計以專項應用為主（表現(xiàn)在界面設計與

6、應用操作），以標準模塊為核心（中心數(shù)據(jù)流選用標準軟件）。這樣可保證升級的余地大，與財務軟件銜接容易，同時核心業(yè)務更加規(guī)范。燕京啤酒管理系統(tǒng)主要由財務系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)和存貨管理系統(tǒng)等構成，目前采購管理系統(tǒng)為預留系統(tǒng)。銷售管理系統(tǒng)包括銷售開票、送貨管理、運輸費管理、結算管理、退貨管理、退變質酒管理等模塊，存貨管理系統(tǒng)主要包括包裝物周轉管理、扎鮮啤酒桶周轉管理和產成品庫房管理等模塊，財務系統(tǒng)主要包括總賬、固定資產管理、工資管理、應收應付管理、ufo報表、現(xiàn)金流量表、財務分析等子系統(tǒng)。各模塊之間實時傳遞信息，完全實現(xiàn)了銷售、財務信息共享。其功能結構圖如下所示：北京燕京啤酒股份有限公司根

7、據(jù)其組織機構設置和管理需要，采用如下站點分布方案：軟件站點數(shù)使用部門財務系統(tǒng)15財務科銷售管理20銷售大廳包裝物周轉管理7包裝物結算處扎、鮮啤酒桶周轉管理3銷售大廳庫房管理15倉庫領導查詢20管理者辦公室3燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)應用效果評析燕京啤酒企業(yè)管理系統(tǒng)在實現(xiàn)企業(yè)信息共享、加強業(yè)務控制和利用信息加強企業(yè)管理等方面取得了顯著的成效。3.1滿足財務和業(yè)務協(xié)同，實現(xiàn)企業(yè)信息共享財務系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)之間實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動傳遞功能，其數(shù)據(jù)傳遞關系如圖一所示。銷售發(fā)票一次錄入，銷售業(yè)務信息全公司使用，即在銷售管理系統(tǒng)中輸入銷售發(fā)票，由計算機自動編制會計憑證、自動登記各相關賬簿，實現(xiàn)一張發(fā)

8、票一次錄入，倉庫、全公司各業(yè)務部門會計、統(tǒng)計的總賬、明細賬、業(yè)務臺賬由計算機一次完成。這就從根本上解決了長期以來一直困擾財務的賬務串戶、錯賬問題，解決了部門與財務、倉庫與財務等賬賬不符、賬證不符的問題；實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和信息的有機集成，全公司各部門可以根據(jù)管理需要和相應的權限及時、準確地獲取財務、業(yè)務以及管理信息；銷售部門和倉庫部門數(shù)據(jù)的共享，為杜絕假票現(xiàn)象創(chuàng)造了條件，手工條件下，會出現(xiàn)利用假票騙取企業(yè)利益的情況，使用計算機后，只要錄入票據(jù)的保密信息系統(tǒng)就會自動顯示該票據(jù)的全部真實信息，票據(jù)的真?zhèn)萎敿淳涂梢宰R別。32降低原始數(shù)據(jù)錯誤率，減低企業(yè)經濟損失，保證統(tǒng)計信息真實性銷售發(fā)票的管理是銷售業(yè)務

9、處理中的關鍵問題，銷售發(fā)票的信息含量非常大，包括客戶信息，產品信息、包裝物信息等等，手工開票過程中出錯頻率很高。尤其是在業(yè)務量大的銷售旺季，人工所開具的票據(jù)很容易出現(xiàn)產品有誤、包裝物有誤和價格有誤等問題。這些問題的出現(xiàn)很可能造成公司經濟損失，而且企業(yè)統(tǒng)計信息、內部管理信息都來自于這些原始數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)入口的錯誤會引發(fā)后續(xù)信息的失真。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，錄入銷售發(fā)票的界面如圖二所示。系統(tǒng)對于產品和客戶信息都提供了參照，可以直接從系統(tǒng)中選取而不需人工錄入，而且在系統(tǒng)中選定某產品后，其對應成套包裝物會自動進入銷售發(fā)票。這種便捷的錄入方式不僅減輕了操作員的勞動強度，而且最大程度地消除了發(fā)票原始數(shù)據(jù)錯誤的

10、可能性，為企業(yè)對外保送報表和提取內部管理報表等提供了準確的數(shù)據(jù)源。圖二錄入銷售發(fā)票界面33強化客戶滿意與忠誠度管理客戶是企業(yè)存在和發(fā)展的支柱，維護客戶的權益、在客戶心目中樹立良好的公司形象至關重要。燕京啤酒在企業(yè)運作過程中強調以客戶為中心的管理，因此用友公司在燕京啤酒管理系統(tǒng)的規(guī)劃中，從大模塊的設計到每個功能的實現(xiàn)處處體現(xiàn)著這一理念。331退貨管理考慮到客戶可能因經營策略的變化或別的原因，需要將已經購進的產品退回企業(yè)的情況，該系統(tǒng)專門提供了退貨管理模塊，對客戶因故退貨進行管理。332退變質酒管理考慮到啤酒的保質期短，為了不使客戶因產品變質而遭受損失，該系統(tǒng)提供了退殘酒、變質酒模塊，對客戶用變質

11、酒換好酒進行管理。333票據(jù)掛失管理手工條件下，客戶票據(jù)丟失后可以在銷售大廳掛失，但是可能會因銷售部門和倉庫部門信息傳遞不及時，或者由于掛失時間太長使得掛失信息對業(yè)務員而言變得模糊，導致掛失后的票據(jù)仍然被拾到者用于提走貨物。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中提供了票據(jù)掛失功能，票據(jù)一經掛失，銷售部門和倉庫部門能立即共享掛失信息，客戶不再會因為票據(jù)丟失而需要承受損失。334以淡定旺的營銷管理啤酒銷售的季節(jié)性很強，在淡季企業(yè)會出現(xiàn)供不應求的現(xiàn)象，在旺季企業(yè)往往會出現(xiàn)脫銷的情況，怎樣在維護企業(yè)形象的情況下為客戶提供一個公平競爭環(huán)境是燕京啤酒在銷售過程中所需要考慮的一個重要問題。在該管理系統(tǒng)中，可以對客戶淡季購買情

12、況進行統(tǒng)計分析，然后決定其在旺季的購買量，為旺季客戶購貨量問題的解決提供了以淡定旺的定量分析方法。34加強產品管理，滿足市場需求對于產品的研究分析是管理的一個重要組成部分，不同的產品適合不同的市場，不同產品其市場需求量也不同，同一種產品在不同時期其需求量也不同，這些信息不僅直接影響到產品的銷售，而且決定著產品的生產。341產品暢銷程度分析在燕京啤酒管理系統(tǒng)中可以進行不同產品銷售統(tǒng)計分析，了解產品的市場歡迎度。其分析表如圖三所示。產品銷售統(tǒng)計表（按存貨）2001-01-01至2001-01-31產品編號產品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額發(fā)貨數(shù)量已收款合計金額圖三 產品暢銷程度分析表針對各種產品的暢

13、銷程度，相應采取不同的銷售策略。同時，產品的銷售情況也直接影響到產品的生產計劃的制定，對于暢銷產品必須加大生產量，對于滯銷產品則應減少產量。342產品銷售期間分析啤酒作為一種大眾飲料，其生產和銷售具有很大的季節(jié)性，旺季的銷售量甚至已經達到銷售淡季的4-5倍。在該系統(tǒng)中，可以進行產品銷售期間分析，分析表的表樣如圖四所示：產品銷售期間分析表銷售期間產品編號產品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額圖四 產品銷售期間分析表通過產品銷售期間分析，掌握各種產品不同時期的銷售情況，有計劃的安排不同時期的生產數(shù)量，從而也決定了不同時期的生產能力需求，管理生產設備的部門可以據(jù)此安排設備的檢修計劃。銷售淡季和旺季適合不同

14、的營銷策略，各期間的銷售情況分析為營銷策略的制定提供了依據(jù)。此外，銷售數(shù)量的變化會影響對銷售業(yè)務員的需求，人力資源部門可以通過這項統(tǒng)計分析來安排不同時期的銷售人員343產品質量分析啤酒的保鮮期很短，產品變質的原因絕大多數(shù)情況下是由于過期導致的，但也不能排除另外一個原因：產品本身質量問題，因此有必要對啤酒的變質情況進行分析。在燕京啤酒銷售管理系統(tǒng)中可以對產品的變質情況進行分析，了解是否有產品的變質情況超出常規(guī)，可以有針對性的查找異常產品變質率過高的原因，相應采取不同的解決措施。35業(yè)績考核有據(jù)可依，部門、職員評價科學合理怎樣使業(yè)績考核更科學，更有說服力，一直是理論界和實務界研究的重要課題。在該管

15、理系統(tǒng)中為部門業(yè)績考核、員工業(yè)績考核提供了定量分析方法，使業(yè)績考核更科學合理。351科學考核部門業(yè)績就部門業(yè)績的考核來說，考核依據(jù)和方法有多種。但對銷售部門而言，最令人信服的考核依據(jù)應該是銷售統(tǒng)計分析資料。在燕京啤酒銷售管理系統(tǒng)中，可以按部門對各產品各時期的銷售情況進行統(tǒng)計分析，如圖五所示。產品銷售統(tǒng)計表（按部門）2001-01-01至2001-01-31部門代碼：銷售合計金額：部門名稱：已收款合計金額：產品編號產品名稱規(guī)格單位銷售數(shù)量銷售金額發(fā)貨數(shù)量已收款合計金額圖五 部門銷售統(tǒng)計表將不同時期的部門銷售統(tǒng)計表進行縱向比較，分析部門業(yè)績變化情況，查找引起這些變化的原因；將不同部門的銷售統(tǒng)計表進

16、行橫向比較，考核不同部門的銷售業(yè)績，為部門評價及實施獎懲制度提供依據(jù)。352科學考核員工業(yè)績手工條件下，由于每天銷售業(yè)務量很大，而且銷售業(yè)務員眾多，對業(yè)務員業(yè)績的管理和考核全憑部門領導平時的印象。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，對公司職員尤其是銷售業(yè)務員，系統(tǒng)能進行跟單管理，管理者可以通過該系統(tǒng)了解哪筆業(yè)務由哪個業(yè)務員負責，在某個時間該業(yè)務處于什么狀態(tài)等等詳盡信息；職員期末業(yè)績考核的進行能以其統(tǒng)計信息作為依據(jù)，考核結果更能為員工所接受。36加強應收賬款管理，加速資金周轉燕京啤酒已有近千家客戶，手工條件下如果對客戶的應收賬款進行管理，則需要為每一個賒銷客戶建立一本明細賬。否則，無法對每個客戶進行應收賬款分

17、析，及時催收應收款項。在客戶數(shù)量眾多的情況下，為每個客戶都建立一本賬，不僅可能違背成本效益原則，而且信息不準確、不及時。因此，即便企業(yè)已有很先進的應收款管理方法，手工處理方式也制約了這些方法的使用，造成應收賬款管理上出現(xiàn)失誤。在燕京啤酒管理系統(tǒng)中，可以進行賬齡分析，賬齡分析表如圖六所示應收賬款賬齡分析表20001120001231賬 齡金額占該賬項余額的%金額占該賬項余額的%一年以內一年至二年二年至三年三年以上圖六 應收賬款賬齡分析表通過對各客戶所欠款項進行賬齡分析，可以快捷、全面地了解其欠款情況，及時對應收款項進行催收，加速資金周轉，減少壞賬損失；同時燕京啤酒是上市公司中采用賬齡法計提壞賬的

18、第一家，賬齡分析表為賬齡法的使用創(chuàng)造了前提條件。37及時、準確的對外提供報表，為利益相關者提供決策信息北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司，其財務數(shù)據(jù)必須對外披露，為債權人、所有者、政府部門等利益相關者進行分析決策提供信息。燕京啤酒管理系統(tǒng)實現(xiàn)了財務和銷售的集成，銷售系統(tǒng)可以將有關業(yè)務信息實時進行提煉，編制成賬務憑證，自動傳遞到財務系統(tǒng)，財務系統(tǒng)根據(jù)需要即可在ufo 中快速生成企業(yè)所需各種報表和分析圖表。例如可以生成對利潤構成的分析圖表，如圖七所示。這不僅能保證對外報表能及時、快速獲取，而且對外報表的準確性也有了可靠保障。1999年度利潤總額及構成（單位：元）利潤總額343,460,764.72 其中：主營業(yè)務利潤466,257,804.83 其他