公司企業(yè)文件和資料管理制度

1、公司企業(yè)文件和資料管理制度文 件 編 號：LC128020000200程序文件受控號：修改日期：題目（Subject）:生效日期：批準(zhǔn)之日起文件和資料治理規(guī)程頁數(shù)：編制/日審核/日批準(zhǔn)/日期期期1.目的本規(guī)程對公司文件的分類、編寫、更換、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、文件編號的申請、記錄治理等進(jìn)行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各 部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實(shí)際工作中有效實(shí)施。2. 適用范疇本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的治理。3. 術(shù)語和定義參見09000:2000之規(guī)定。4. 職責(zé)4.1各部門按職能負(fù)責(zé)行使文件和資料的歸口治理工作，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對各部門的文件治理進(jìn)行指導(dǎo)和

2、監(jiān)督；各部門負(fù)責(zé)所起草文件和資料 的統(tǒng)一標(biāo)識、和諧、發(fā)放、回收、銷毀等操縱工作；4.2各部門按其主管業(yè)務(wù)范疇負(fù)責(zé)有關(guān)公司文件的編寫 /審核/批準(zhǔn)，負(fù) 責(zé)貫徹執(zhí)行批準(zhǔn)公布的文件；4.3各部門負(fù)責(zé)本部門記錄表格的審核、批準(zhǔn)和發(fā)放；4.4各部門負(fù)責(zé)對本部門持有文件進(jìn)行有效治理并保證其有效實(shí)施；4.5各部門應(yīng)緊密關(guān)注文件的執(zhí)行情形和反饋信息并及時(shí)組織修改；4.6全員執(zhí)行過程中發(fā)覺文件存在咨詢題時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫信息反饋表交 其部門負(fù)責(zé)人批閱后，由其傳送文件編制的責(zé)任部門。5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 一級文件：質(zhì)量手冊；5.1.2 二級文件：程序文件；5.1.3 三級文件：作業(yè)指導(dǎo)書；5.1

3、.4 記錄表格5.1.5 規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)5.1.5.1公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 包裝材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（包括包裝材料通用標(biāo)準(zhǔn)、包裝物料產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等） ； 化工原、輔料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) /產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；已備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； 工藝技術(shù)文件； 引用國家、行業(yè)或其它標(biāo)準(zhǔn)，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)； 國家強(qiáng)制執(zhí)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)； 5.1.5.2公司外部參考標(biāo)準(zhǔn)（包括可收集到的國際、國內(nèi)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，同行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）；5.1.6 顧客提供的文件和資料（包括圖樣）5.1.7 法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費(fèi)者權(quán)益愛護(hù)法等） 。5.1.8 公司內(nèi)部各項(xiàng)治理規(guī)范、制度5.1.9 公司內(nèi)部各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。其中

4、5.1.1-5.1.9 所描述的文件為受控文件。5.2 文件的編寫、審核和批準(zhǔn)5.2.1 文件的編寫5.2.1.1 品質(zhì)/技術(shù)部組織編寫質(zhì)量手冊治理規(guī)程 、程序文件治理規(guī) 程、作業(yè)指導(dǎo)書治理規(guī)程 、表格治理規(guī)程，對文件編寫的格式、文件 內(nèi)容要求及表格格式等進(jìn)行規(guī)定，并下發(fā)到各職能部門，同時(shí)組織各部門 指定的文件編寫人員學(xué)習(xí)以上文件。5.2.1.2 各部門按照質(zhì)量手冊治理規(guī)程 、程序文件治理規(guī)程 、作 業(yè)指導(dǎo)書治理規(guī)程、記錄表格治理規(guī)程及本規(guī)程的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行文件 編寫工作和表格的設(shè)制，編寫人員應(yīng)熟悉 ISO9001：2000 標(biāo)準(zhǔn)要求和本文 件所規(guī)定的內(nèi)容，對所編寫的文件的全面性、準(zhǔn)確性、符合性

5、、適用性和 有效性負(fù)責(zé)；5.2.1.3 對 5.1.5.1 所規(guī)定的公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì) /技術(shù)部組織編寫 技術(shù)文件治理規(guī)程（或分不制定標(biāo)準(zhǔn)治理規(guī)程、工藝治理規(guī)程、配 方治理規(guī)程 等技術(shù)文件），由品質(zhì) /技術(shù)部按照本規(guī)程進(jìn)行相應(yīng)文件的編寫 工作。5.2.1.4 各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版，自行進(jìn)行日常公文 的起草、審核、批準(zhǔn)和傳遞工作。5.2.2 文件審核 5.2.2.1質(zhì)量手冊由治理者代表審核；程序文件、治理規(guī)范由各責(zé)任 部門經(jīng)理審核；作業(yè)指導(dǎo)書由各部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核；公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 由品質(zhì) /技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核；審核人對所審定的文件（包括所涉及的表格） 進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)要簽具

6、審核日期；5.2.2.2 審核人對文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；5.2.2.3 當(dāng)文件涉及多個(gè)部門執(zhí)行時(shí)，由文件編寫部門組織有關(guān)部門對 文件內(nèi)容進(jìn)行會審，會審人員對審定通過的文件進(jìn)行簽名確認(rèn)并簽具會審 日期；5.2.3 文件批準(zhǔn) 5.2.3.1質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件、治理規(guī)范由總經(jīng)理 /治 理者代表批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；公司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由治 理者代表或指定人員批準(zhǔn)；表格隨文件的類不所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行批準(zhǔn)，如 涉及程序文件、治理規(guī)范的表格則由總經(jīng)理 /治理者代表批準(zhǔn)，以此類推。5.2.3.2批準(zhǔn)人對文件所涉及的資源配置需要增加給予有效支持，對文 件的可操作性及有效性負(fù)責(zé)。

7、5.2.3.3 公司所有質(zhì)量體系文件必須按照 5.2.3.1的規(guī)定進(jìn)行批準(zhǔn)，然后 到品質(zhì) /技術(shù)部備案后才能下發(fā)實(shí)施；523.4所有文件經(jīng)規(guī)定的權(quán)限批準(zhǔn)時(shí)，批準(zhǔn)人必須簽署本人姓名和批準(zhǔn)日期，否則視為無效文件，執(zhí)行部門有權(quán)拒絕執(zhí)行。5.3文件標(biāo)識文件標(biāo)識的內(nèi)容包括文件編號、受控狀態(tài)及文件的有效性標(biāo)識，以上 所有標(biāo)識對該文件而言差不多上唯獨(dú)的。5.3.1文件編號5.3.1.1公司內(nèi)部通用標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)代號BB-公司代碼：GLxx化妝品有限公司（廣州工廠）SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠）LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）XXX-

8、順序號（001-999）YYYY-年號（以自然年號為準(zhǔn)）5.3.1.2 一樣性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、治理規(guī)范和制度編號格式為BBDDAAATTXXXVV 格式。 口 口丨口 修正號（VV）順序號部門下一級機(jī)構(gòu)（TT）部門代號（AAA ）文件類不（DD）公司代碼（BB）其中：BB 公司名稱代號：GLxx化妝品有限公司（廣州工廠）SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠）LC xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）DD 文件類不（詳見附表1本公司一樣性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、治理規(guī)范和制 度編號）AAA 提出該作業(yè)指導(dǎo)書的部門TT 部門下一級機(jī)構(gòu)的編號（如車間、科、室等）能夠是從01 99之間的任何數(shù)字XXX順序號，能夠是從00

9、0- 999之間的任何數(shù)字VV修正號，如是新作業(yè)指導(dǎo)書，則定義 VV為00,作業(yè)指導(dǎo)書每修 正一次，VV則遞增01, VV能夠是從0099之間的任何數(shù)字。531.3公文FE 字（BBBB ） XXX 號其中：F-部門英文縮寫MG-總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部;MRK-銷售部；FIN-財(cái)務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部E-公文種類簡稱，如：聯(lián)絡(luò)書簡稱為聯(lián)。BBBB-公元年號XXX-順序號5.3.2文件受控狀態(tài)5.3.2.1所有文件分為兩種狀態(tài)，即“受控”和“非受控”。所有文件必 須標(biāo)識受控狀態(tài)，蓋藍(lán)色“受控”或藍(lán)色“非受控”章。印章格式如下：XX XX文件治理專用

10、章5.322所有受控文件只能為使用者在工作崗位上使用，一律不承諾對 外（包括公司內(nèi)與本崗位無關(guān)的人和公司外部）；非受控文件能夠?qū)ν?，?必須有發(fā)放登記，領(lǐng)取人需辦理相應(yīng)的簽領(lǐng)手續(xù)。5.3.3文件有效性標(biāo)識5.3.3.1所有文件必須到品質(zhì)部備案，并在文件封面加蓋文件治理專用 章、同時(shí)對文件進(jìn)行唯獨(dú)編號方為有效。5.332若為作廢文件，由各部門回收，文件治理員加蓋紅色“作廢” 章；印章格式如下：5.4文件公布、發(fā)放5.4.1所有質(zhì)量體系文件必須經(jīng)編寫人、審核人、批準(zhǔn)人簽名確認(rèn)，報(bào) 品質(zhì)/技術(shù)部備案對文件進(jìn)行標(biāo)識后才能公布，否則視為無效文件；5.4.2所有質(zhì)量體系文件的發(fā)放由品質(zhì)/技術(shù)部文件治理員按

11、文件分發(fā) 清單發(fā)放到各部門文件治理員，各部門文件治理員按部門內(nèi)部文件分 發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中。5.4.3所有治理文件由各部門文件治理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到相 應(yīng)部門文件治理員，再按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作 崗位人員手中；5.4.4公司所有的文件治理員必須建立文件治理臺帳，發(fā)放文件時(shí)，要 求文件領(lǐng)取人在治理臺帳上完成簽名及簽署領(lǐng)取日期手續(xù)；5.4.5 當(dāng)文件、資料有嚴(yán)峻的損壞等不能正常使用時(shí)，使用部門應(yīng)申請 更換，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交回破舊文件，由原始文件發(fā)放部門文件治理 員用原件復(fù)印并完成標(biāo)識后按 5.4.2和 5.4.3規(guī)定發(fā)放，并在文件治理臺帳 上注明補(bǔ)發(fā)緣故

12、；文件發(fā)放部門的文件治理員對破舊文件加蓋“作廢”章 并妥善儲存；5.4.6當(dāng)使用部門丟失文件，使用者必須講明緣故經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后 提出補(bǔ)發(fā)申請，然后按發(fā)放規(guī)定進(jìn)行；5.5 文件更換5.5.1 質(zhì)量體系文件、資料需更換、更新時(shí)，應(yīng)由文件更換提出人或文 件更換提出部門的負(fù)責(zé)人填寫“文件更換申請單”講明更換緣故，對重要 的更換（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù) ,將所有與文件更換有關(guān)的資料 匯總，提交品質(zhì) /技術(shù)部，再由品質(zhì) /技術(shù)部將需更換的信息傳達(dá)到文件的原 編寫部門， 由編寫部門提出更換、 更新意見并對原文件進(jìn)行更換， 同時(shí)按 5. 2 規(guī)定進(jìn)行；5.5.2 治理文件需更換、更新時(shí)，應(yīng)由文件更

13、換提出人或文件更換提出 部門的負(fù)責(zé)人填寫“文件更換申請單”講明更換緣故，將所有與文件更換 有關(guān)的資料匯總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更換、更新意見并對 原文件進(jìn)行更換，同時(shí)按 5.2 規(guī)定進(jìn)行；5.5.3 文件、資料更換的審批應(yīng)由原審批人或相應(yīng)職權(quán)的人員進(jìn)行，同 時(shí)應(yīng)獲得原始審批資料。5.5.4文件、資料更換批準(zhǔn)后，才承諾公布。文件更換時(shí)注明更換標(biāo)記 和更換生效時(shí)刻， 由品管部文件治理員按照 5.4規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正 后的文件、資料，同時(shí)回收原文件、資料并對回收文件進(jìn)行“作廢”標(biāo)識。 對重要更換還應(yīng)發(fā)放“文件更換通知單”告知文件、資料使用人。5.5.5 所有文件更換在未獲批準(zhǔn)前一律執(zhí)

14、行原文件的規(guī)定。5.6 文件作廢及處理5.6.1 各部門文件治理員必須操縱現(xiàn)場的作廢文件、資料，所有使用現(xiàn) 場不承諾顯現(xiàn)任何作廢的文件（包括差不多作廢但未標(biāo)識的文件）5.6.2 作廢或換版前的文件、資料由各部門文件治理員按“文件治理臺 帳”收回并記錄，進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識；質(zhì)量體系文件由各部門文件治 理員上交品質(zhì) /技術(shù)部文件治理員進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識；絕不承諾現(xiàn)場顯 現(xiàn)任何“作廢”文件，以防誤用。5.6.3 各部門文件治理員每年的 7 月份匯總所有的作廢文件，統(tǒng)一填寫 “文件銷毀申請單”，講明作廢及銷毀緣故，報(bào)各部負(fù)責(zé)人審核后，需有兩 人在場完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件治理員需

15、填寫“作 廢文件留用申請單”，經(jīng)各部負(fù)責(zé)人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢 銷毀的文件都必須保留 2 份作為歷史檔案以備查。5.7 文件保管、復(fù)制、貯存、歸檔5.7.1 文件治理員對文件的治理必須建立文件治理臺帳 ，文件的收、 發(fā)、銷毀、更換的信息都必須在臺帳上進(jìn)行登記。5.7.2 文件的復(fù)制者必須申請，填寫文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請表 ，經(jīng)部 門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由文件治理員登記并向各部文件治理員索取文件原 件進(jìn)行復(fù)制，任何單位和個(gè)人不得隨意復(fù)制任何文件，所有文件上只承諾 原始的文件治理專用章顯現(xiàn)，而不承諾有任何復(fù)印的文件治理專用章顯現(xiàn)， 否則視為違規(guī)。5.7.3文件的使用者和治理者關(guān)于所有文件都

16、必須妥善儲存，確保文件 完好，并注意保密工作，不得隨意借與他人進(jìn)行復(fù)制。5.7.4所有文件的原件都必須統(tǒng)一由各部文件治理員進(jìn)行歸檔治理，文 件治理員建立相應(yīng)的文件檔案，并有適宜的環(huán)境條件以保證歸檔的文件保 持完好，符合國家規(guī)定的檔案治理要求。5.7.5文件治理員必須堅(jiān)持原則，認(rèn)真治理好所有文件，確保文件的有 效性，同時(shí)應(yīng)注意保密工作，不得將文件任意復(fù)制和傳播。5.8 文件存載的媒體 本公司所有文件所采納的媒體能夠是運(yùn)算機(jī)軟件、軟盤、光盤和書面 文件，在目前公司 MIS 系統(tǒng)不健全的情形下，一律使用書面文件形式，同 時(shí)完成簽名手續(xù)。6. 支持性文件6.1質(zhì)量手冊治理操作規(guī)程6.2作業(yè)指導(dǎo)書治理操

17、作規(guī)程6.3表格治理操作規(guī)程7. 質(zhì)量記錄標(biāo)準(zhǔn)表格7.1文件治理臺帳7.2文件更換申請、審批表7.3文件作廢留用銷毀申請表7.4文件分發(fā)清單7.5文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請表7.6文件更換通知單8. 引用文件IS09001: 20009. 附件9.1附表1:本公司一樣性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、治理規(guī)范和制度編號附表1:本公司一樣性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、治理規(guī)范和制度編號AAATTDD01-經(jīng)營決策02-市場調(diào)研03-產(chǎn)品銷售04-廣告宣傳05-售后服務(wù)800-總經(jīng)理辦公室0006-資金治理07-價(jià)格治理08-會計(jì)治理09-統(tǒng)計(jì)工作10-審計(jì)工作11-外事工作12-程序文件13-作業(yè)指導(dǎo)書14標(biāo)準(zhǔn)表格15-質(zhì)量記錄16-計(jì)量檢測17-儀器設(shè)備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓(xùn)20-人事治理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓(xùn)24-后勤治理25-行政事務(wù)26安全保衛(wèi)27-打算調(diào)度2