銷售與收款管理制度

1、銷售與收款管理制度第一章 總 則第一條 為了加強對公司銷售與收款的內(nèi)部控制,規(guī)范銷售與收款行為,防范銷售與收款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)中華人民共和國會計法和內(nèi)部會計控制規(guī)范銷售與收款（試行）等法律法規(guī)，結(jié)合公司的具體實際，特制定本制度。第二條 本制度所稱銷售與收款，主要是指公司在銷售過程中接受客戶訂單、審核客戶信用、簽訂銷售合同、發(fā)運商品、開具發(fā)票并收取相關(guān)款項等一系列行為。公司提供勞務(wù)與收款，參照本制度。第二章 崗位分工及授權(quán)批準第三條 公司銷售與收款內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中的不相容職務(wù)應(yīng)當分離，其中包括：(一) 客戶信用調(diào)查評估與銷售合同的審批簽訂；(二) 銷售合同的審批、銷售訂單與辦理發(fā)貨；(三)

2、 銷售貨款的確認、回收與相關(guān)會計記錄；(四) 銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄；(五) 銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理；(六) 壞賬減值準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置如下崗位： (一) 銷售管理崗位，負責(zé)制定產(chǎn)品銷售策略及中長期產(chǎn)品規(guī)劃，報公司審批后組織實施。銷售策略包括銷售價格、折扣政策、產(chǎn)銷存滾動計劃等。(二) 銷售業(yè)務(wù)崗位，包括處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策，負責(zé)制定發(fā)貨計劃，管理監(jiān)控發(fā)出貨物，按銷售策略確認產(chǎn)品銷售價格和數(shù)量及銷售回款的確認，催收貨款等。(三) 銷售文員崗位：負責(zé)訂單與合同數(shù)據(jù)的錄入以及檔案管理，根據(jù)發(fā)貨計劃負責(zé)貨物的發(fā)

3、出以及銷售相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。(四) 倉庫管理崗位，負責(zé)存貨的管理，負責(zé)審核銷售發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜。(五) 資金結(jié)算崗位，負責(zé)銷售款項的收取和相關(guān)回款單據(jù)錄入。(六) 核算會計崗位，負責(zé)銷售與收款業(yè)務(wù)的核算及與原始單據(jù)的復(fù)核，負責(zé)往來款項的清賬和管理工作；負責(zé)按照公司會計政策計提壞賬準備，并負責(zé)相關(guān)會計核算。發(fā)票管理人員負責(zé)銷售發(fā)票的開票與管理。不得由同一部門或個人辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程。第五條 銷售業(yè)務(wù)崗位人員變動時，在離崗前應(yīng)將訂貨、回款等情況，尤其是應(yīng)收賬款、銷售發(fā)票等重要資料，必須同接替人員辦清交接手續(xù)，單位主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接，并將移交手續(xù)通知管理本部、財務(wù)部有關(guān)人

4、員備案。第六條 公司銷售業(yè)務(wù)依據(jù)下列審批權(quán)限進行審批：(1) 銷售政策、銷售單價、客戶信用額度由公司總經(jīng)理或者授權(quán)銷售副總審批，報管理本部、財務(wù)部備案。(2) 單筆銷售金額超過5000萬元的銷售合同由總經(jīng)理審批。其他符合銷售價格、產(chǎn)銷計劃、信用額度的銷售，由銷售副總或者授權(quán)銷售部長審批。第七條 審批人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的銷售與收款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理。嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理銷售與收款業(yè)務(wù)。第三章 銷售和發(fā)貨控制第八條 公司對銷售業(yè)務(wù)建立嚴格的預(yù)算管理制度，銷售部門根據(jù)公司確定的

5、營銷目標和市場預(yù)測信息等，編制年度銷售計劃，經(jīng)公司審議批準后執(zhí)行。第九條 公司在選擇客戶時，應(yīng)當充分了解和考慮客戶的信譽、財務(wù)狀況等有關(guān)情況，防范賬款不能收回的風(fēng)險。第十條 各銷售部門應(yīng)加強賒銷業(yè)務(wù)的管理。賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)當遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策。 要根據(jù)客戶的欠款數(shù)額、歷史交易過程貨款的平均支付時間、交易量大小，每年至少一次綜合劃定客戶資信等級，并進行動態(tài)管理。資信等級可分為優(yōu)良、一般、不良等，對不良客戶要采取現(xiàn)款現(xiàn)貨的方式進行交易，并要求責(zé)任人限時催收老貨款；對資信一般客戶要控制其欠款余額限定信用額度。應(yīng)本著有利于提高市場占用率、有利于擴大銷量、有利于貨款回收等原則，以最終有利于提高公司總

6、體效益為大原則，對不同市場、不同地區(qū)、不同客戶，可采取不同的價格和折扣讓利政策，同時要兼顧平衡。第十一條 公司銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)，按照下列程序辦理：(一) 銷售談判。在銷售合同訂立前，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應(yīng)當有完整的書面記錄。(二) 合同審批。合同生效前對銷售價格、信用政策、發(fā)貨與收款方式等進行合同評審，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據(jù)公司的實際情況明確界定不同合同金額審批的具體權(quán)限。審批人員應(yīng)當對銷售合同草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格審查并建立客戶信息檔案，也可指定內(nèi)部審計機構(gòu)等

7、對銷售合同草案進行初審。金額重大的銷售合同，應(yīng)當征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖姟?(三) 合同訂立。公司所有銷售業(yè)務(wù)，都應(yīng)簽訂銷售合同。銷售合同草案經(jīng)審批同意后，由銷售人員與客戶簽訂銷售合同，簽訂的銷售合同應(yīng)符合中華人民共和國合同法的有關(guān)規(guī)定和公司的有關(guān)制度。銷售合同應(yīng)當明確與銷售商品相聯(lián)系的所有權(quán)和風(fēng)險與報酬的轉(zhuǎn)移時點，明確交提貨地點、交提貨方式、運輸方式、貨款結(jié)算方式、付款期限、違約責(zé)任，寫清訂貨單位、收貨單位、付款單位及其開戶行、賬號、稅務(wù)登記號、通訊地址、聯(lián)絡(luò)方式及詳細地址等盡可能完整的客戶資料。所有銷售合同，由銷售部門指定專人整理、保管合同檔案，將材料放入專門的文件柜內(nèi)，并達到防火、防盜、

8、防蟲、防潮、防塵的要求。(四) 組織銷售。銷售部門根據(jù)批準的銷售合同編制銷售計劃，銷售文員下達銷售發(fā)貨通知單（出庫單），由分管銷售的副總經(jīng)理或授權(quán)銷售部長實施一級審核，財務(wù)部核算會計崗位實施二級審核后交倉庫按照要求準備貨物，銷售貨物備妥后，將實際發(fā)貨數(shù)量生成銷售出庫單，通知銷售部門組織發(fā)貨。負責(zé)該項業(yè)務(wù)的銷售人員直接負責(zé)應(yīng)收賬款的催收。(五) 組織發(fā)貨。銷售部門根據(jù)審批的銷售出庫單，組織發(fā)貨。發(fā)貨時必須經(jīng)過嚴格檢驗，不得擅自發(fā)貨和隨意替換貨物，確保與銷售出庫單的一致。倉庫發(fā)貨必須按照經(jīng)批準的發(fā)貨通知單供貨，不得在未經(jīng)批準的情況下擅自發(fā)貨。銷售人員送貨到客戶單位的，由銷售人員辦理提貨手續(xù)，在交貨

9、時索取客戶單位的簽收單并于返回公司的當日交回銷售文員。通過火車、汽車、航空、郵局等快遞或物流托運等發(fā)運貨物的，由銷售部門填制產(chǎn)品發(fā)運單，由承運方簽字后，組織發(fā)貨，在運輸過程須確保貨物安全和及時到達，在卸車前必須由我公司人員或客戶對其運輸過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行確認，確認其表面是否有碰傷、刮花和防雨處理等，如果在運輸過程中產(chǎn)生了質(zhì)量問題，必須在卸車前用數(shù)碼相機或手機對其進行取證，然后再卸車，發(fā)貨后應(yīng)做好有關(guān)貨物發(fā)運記錄，及時提請客戶收取貨物。如果沒有產(chǎn)生質(zhì)量問題，客戶收妥貨物后，應(yīng)及時向客戶索取貨物簽收單。對于在運輸過程產(chǎn)生的質(zhì)量問題，由我公司根據(jù)客戶或我司銷售跟車人員反饋的信息，并結(jié)合公司與運

10、輸公司的或保險公司的合同或協(xié)議中的條款對其進行索賠?？蛻艉炇諉斡晒窘y(tǒng)一格式，列明的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，注明提（收）貨日期應(yīng)寫實際日期，客戶單位簽章應(yīng)合規(guī)、清楚，以減少貨物查收方面的糾紛。所有產(chǎn)品從公司發(fā)出，均需開具公司統(tǒng)一格式的出門證，門衛(wèi)憑出門證放行。出門證由物管部根據(jù)提貨人出示的符合規(guī)定手續(xù)的出庫單開具，加蓋出門證專用章后交提貨人。門衛(wèi)根據(jù)出門證查驗貨物無誤后放行。對出庫手續(xù)不全的，嚴禁開具出門證。(六) 銷售開票。由銷售部門填寫填開具發(fā)票申請單，財務(wù)部根據(jù)填開發(fā)票申請單開據(jù)發(fā)票。(七) 銷售退回?？蛻敉素浿皯?yīng)事先與銷售部門聯(lián)系，說明退貨原因、退貨品種、型號、數(shù)量、價值。銷售

11、部門根據(jù)客戶提出的要求，寫出書面申請，經(jīng)報批后通知用戶退貨。銷售貨物退庫時，由銷售部門填制退庫單或紅字的銷售出庫單，填明退貨原因、退貨品種、型號、數(shù)量、價值，經(jīng)檢查員出據(jù)檢查報告后，經(jīng)審批同意后，辦理相應(yīng)退庫手續(xù)。倉庫應(yīng)在庫房設(shè)專區(qū)管理，倉庫保管員應(yīng)對退回貨物仔細驗收、清點，對正常銷售產(chǎn)品和銷售退回產(chǎn)品分別保管，及時處理。 財務(wù)部門要嚴格檢查退回產(chǎn)品的審批、退庫、返修、報廢等手續(xù)是否健全，進出庫量是否一致，有無遺漏，發(fā)現(xiàn)問題及時要求更正。并根據(jù)審查無誤的檢驗報告、物管人員簽字的退庫單或紅字的銷售出庫單及退貨方出具的退貨憑證和和紅字發(fā)票等沖減應(yīng)收客戶的相應(yīng)貨款，同時，也要視顧客是否已經(jīng)支付貨款，

12、收回原開出的銷貨發(fā)票或開具紅發(fā)票等情況，在退貨后一個月內(nèi)采用相應(yīng)的會計方法進行賬務(wù)處理。第十二條 銷售部門和倉庫部門應(yīng)使用連續(xù)編號的發(fā)、運貨憑證，定期對貨物進行盤點，并對每月情況進行匯總、分析后，將發(fā)運情況與銷售部門、財務(wù)部門進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理。 第十三條 銷售部門要在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)記錄、填制相應(yīng)憑證，按客戶設(shè)置登記銷售臺賬，銷售臺賬應(yīng)記載客戶名稱、地址、稅號、開戶銀行、信用額度等資料，資料變動應(yīng)及時補記。序時登記業(yè)務(wù)地區(qū)、訂單編號、對應(yīng)合同編號、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品型號、類型、訂貨數(shù)量、訂單金額、費用金額、發(fā)貨記錄、驗收情況、開票情況、收款情況以及合同完成等明細賬，

13、及時對每一客戶的應(yīng)收賬款進行核算，動態(tài)反映和評估每一客戶的應(yīng)收賬款余額增減變動情況和信用額度使用情況。加強銷售合同、銷售訂單、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的保管和相互核對工作，隨時掌握銷售與收款情況，并對銷售合同執(zhí)行情況進行跟蹤。同時應(yīng)對銷售資料保密。第十四條 銷售部門應(yīng)按照售后服務(wù)管理辦法，規(guī)范出廠產(chǎn)品驗收及售后服務(wù)工作。(一) 新機安裝與驗收。新機運到客戶處后，售后人員必須在最短的時間內(nèi)將機器安裝調(diào)試完成，在安裝調(diào)試過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題必須填寫新發(fā)機器問題反饋表向技術(shù)中心、品管部反饋。所有新機安裝后售后人員應(yīng)在驗收時限內(nèi)按驗收標準及時取得客戶設(shè)備驗收報告，

14、驗收報告原件交財務(wù)部作為確認銷售收入的依據(jù)，銷售部門留存復(fù)印件。(二) 維修服務(wù)。銷售部門售后人員在接到客戶的報修電話后，盡可能的通過電話提供支持，當通過電話不能為客戶解決問題的，由售后主管派出專業(yè)的售后人員為客戶現(xiàn)場解決問題，維修服務(wù)若在產(chǎn)品保修期間，領(lǐng)用的維修配件由售后人員提出申請，銷售文員開具三包件出庫單依照本制度第十一條第四款相關(guān)規(guī)定審核與組織銷售，問題解決后填寫服務(wù)報告由客戶簽字后交銷售部售后主管或部長審核后，原件留存銷售部，復(fù)印件交品管部。第十五條 公司在收到設(shè)備驗收報告時確認商品銷售收入，須滿足以下條件：(一) 公司已將商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；(二) 公司既沒有

15、保留通常與所有權(quán)相聯(lián)系的繼續(xù)管理權(quán)，也沒有對已售出的商品實施有效控制；(三) 收入的金額能夠可靠地計量；(四) 相關(guān)的經(jīng)濟利益很可能流入公司；(五) 相關(guān)的已發(fā)生或?qū)l(fā)生的成本能夠可靠地計量。第四章 收款控制第十六條 公司應(yīng)當按照國家現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。第十七條 銷售部門應(yīng)將銷售收入及時入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金，嚴禁收款不入賬。銷售人員應(yīng)當避免接觸現(xiàn)款。銷售人員應(yīng)按照相關(guān)結(jié)算要求以及合同規(guī)定的結(jié)算方式、結(jié)算時間及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對改變結(jié)算方式、延長結(jié)算時間的收款業(yè)務(wù)，要及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報并征得書面批準。 第十八條 收取貨款，必須通過公司開戶銀行進

16、行結(jié)算，盡量避免使用現(xiàn)金。向個體戶和私人銷售，特殊情況收取現(xiàn)金，在公司本地必須在收款當日將現(xiàn)金存入公司賬戶，在異地必須在收款次日轉(zhuǎn)入公司賬戶或公司開設(shè)的銀行卡，并將收現(xiàn)情況填列收現(xiàn)通知單通知財務(wù)，不得以任何理由將銷售款存入私人賬戶、私人卡或滯延交納。如有違反，按失職處理，如貨款滯延交納3個月以上按挪用公款依法處理。銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算收款，只允許向公司開戶銀行賬號收款，禁止向公司外的任何單位和個人轉(zhuǎn)賬收款。應(yīng)及時準確將公司銀行開戶資料提供給購貨客戶，以保證收款安全。第十九條 客戶采用匯兌（分為信匯、電匯兩種）、轉(zhuǎn)賬向公司支付貨款，銷售部門應(yīng)密切注意客戶匯兌款項，必要時應(yīng)要求客戶傳真匯兌憑證，發(fā)現(xiàn)款項未

17、按時到賬，應(yīng)通知財務(wù)部門查詢，并立即與客戶聯(lián)系，落實匯款情況?？铐検胀缀螅攧?wù)部門應(yīng)及時通知銷售部門。通過銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、轉(zhuǎn)賬支票等票據(jù)結(jié)算方式收取貨款，對收到的票據(jù)要按國家票據(jù)法票據(jù)管理辦法和人民銀行支付結(jié)算辦法等有關(guān)規(guī)定認真審查票據(jù)內(nèi)容，對票據(jù)合法性、真實性進行審查，防止購貨方以虛假票據(jù)進行欺詐?？蛻粢员硶D(zhuǎn)讓票據(jù)支付貨款，應(yīng)符合票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓的規(guī)定，按規(guī)定加蓋背書簽章，避免票據(jù)出現(xiàn)問題時造成追索麻煩。商業(yè)承兌匯票對承兌付款人的信用度要求非常高，應(yīng)慎重受理。托收承付結(jié)算方式，銀行限制條款多，對客戶信用度要求非常高，非經(jīng)公司同意不得采用。第二十條 收到銀行票據(jù)在本地應(yīng)于收到的當日

18、、在異地應(yīng)于回長沙的當日交財務(wù)部門向銀行辦理收款。收到的轉(zhuǎn)賬支票也可按銀行規(guī)定及時在付款人開戶銀行辦理轉(zhuǎn)賬。款項收妥后，財務(wù)部門應(yīng)及時通知銷售部門。票據(jù)被拒絕付款，財務(wù)部應(yīng)及時將銀行轉(zhuǎn)來的被拒絕付款的票據(jù)和有關(guān)證明轉(zhuǎn)交銷售部門，銷售部門應(yīng)按規(guī)定行使追索權(quán)。第二十一條 銷售部門全面負責(zé)應(yīng)收賬款的催款工作，財務(wù)部門予以配合。催收記錄（包括往來函證）要交財務(wù)部門妥善保管；要定期對應(yīng)收賬款進行分析，并編制逾期賬齡分析表后，按風(fēng)險程度進行分類，采取不同的方法手段進行催收，對催收無效的應(yīng)收賬款應(yīng)及時提請公司清欠部門通過法律程序予以解決。財務(wù)部門負責(zé)應(yīng)收賬款的管理，編制應(yīng)收款項明細表，提請有關(guān)責(zé)任部門采取相

19、應(yīng)的措施，督促銷售部門加緊催收，降低壞賬損失的風(fēng)險。銷售人員、清欠人員在清理欠款時，要將客戶的經(jīng)營狀況反饋給公司相關(guān)部門，并將應(yīng)收貨款的訴訟時效接續(xù)上。應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理，針對不同性質(zhì)的應(yīng)收賬款，采取不同方法和程序，應(yīng)嚴格區(qū)分并明確收款責(zé)任，建立科學(xué)、合理的清收獎勵制度及責(zé)任追究和處罰制度，以利于及時清理催收欠款，保證公司營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。第二十二條 會計期末，公司對應(yīng)收賬款進行檢查，對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款，按公司會計制度規(guī)定計提壞賬準備；對確定發(fā)生的各項壞賬，應(yīng)當查明原因，明確責(zé)任；對確實無法收回的，按規(guī)定的程序批準后作會計處理。發(fā)生的壞賬應(yīng)嚴格依據(jù)下列證據(jù)進行財務(wù)核銷。(一) 客戶單位被宣告破產(chǎn)的，應(yīng)當取得法院破產(chǎn)清算的清償文件及執(zhí)行完畢證明；(二) 客戶單位被注銷、吊銷工商登記或被有關(guān)機構(gòu)責(zé)令關(guān)閉的，應(yīng)當取得當?shù)毓ど滩块T注銷、吊銷公告、有關(guān)機構(gòu)的決議或行政決定文件；(三) 客戶方當事人失蹤、死亡（或被宣告失蹤