出差管理規(guī)定.doc

上海韻達貨運有限公司出差管理規(guī)定文件編號YD/001-GC001-JL001版 本發(fā)行日期2011.8.10編制核 準(zhǔn)1 目的 為加強對出差工作的管理，規(guī)范出差流程和費用開支，結(jié)合本公司實際，特制定本規(guī)定。2 范圍 本規(guī)定適用于本公司各職能部門及下屬各中轉(zhuǎn)站、分公司3 內(nèi)容本規(guī)定由出差審批、出差分類、出差經(jīng)費、出差考勤等部分組成。3.1 出差審批：3.1.1 公司員工出差需履行審批程序，出差人需填寫出差申請單。同時作為出差費用到財務(wù)報銷的憑證。3.1.2 審批流程：3.1.2.1員工出差：填寫出差申請單- 該部門負責(zé)人簽批。3.1.2.2副總監(jiān)以下管理人員出差：填寫出差申請單- 該部門負責(zé)人審核 - 上一級分管負責(zé)人簽批。3.1.2.3副總監(jiān)及以上管理人員出差：填寫出差申請單- 上一級負責(zé)人簽批。3.1.2.4特殊情況來不及辦理手續(xù)的，必須經(jīng)相關(guān)審批人員口頭批準(zhǔn)后，方可先出差，后補辦手續(xù)。3.2 出差分類：3.2.1 出差地域分類：地域分短途（1000公里以下）和長途（1000公里以上）兩類。3.2.2 出差時間分類：短期（15天以下）和長期（15天以上）兩類。長期出差規(guī)定另定。3.2.3 出差人員在所在地市轄范圍內(nèi)外出辦事（如總部在全上海市轄范圍內(nèi)外出辦事），不作出差統(tǒng)計。 3.2.4 出差人員在所在地市轄范圍內(nèi)外出辦事，在正餐時間無法回公司時，外出補貼誤餐費10元/餐，全天不超過20元（如總部在全上海市轄范圍內(nèi)出差均適用本條例）。3.2.5 公司范圍內(nèi)組織的會議、培訓(xùn)活動，不作為出差處理。由承辦單位安排食宿，公司負責(zé)交通費用。參加外單位組織的會員、培訓(xùn)活動，參照出差管理規(guī)定執(zhí)行。但須申報批準(zhǔn)。3.3 出差經(jīng)費：出差經(jīng)費主要含交通費、住宿費、餐費等三類。3.3.1 交通費：3.3.1.1 出差人員在以不耽誤工作前提下，可選擇不同交通工具前往目的地。出差人員按級別享受待遇標(biāo)準(zhǔn)表（表一）短途：1000公里以下部分。職級航空高鐵動車特快直達普快大巴備注副總監(jiān)及以上經(jīng)濟艙二等座一等座軟座軟座軟座常規(guī)座位主管經(jīng)理二等座二等座硬座硬座硬座常規(guī)座位中轉(zhuǎn)站（副）站長按此標(biāo)準(zhǔn)員工硬座硬座硬座常規(guī)座位主管級以下員工均按此標(biāo)準(zhǔn)備注：里程超過800公里以上采用航空，大巴在600公里以下范圍內(nèi)采用常規(guī)座位，600公里以上范圍可以選擇臥鋪大巴。（表二）長途：1000公里以上。職級航空高鐵動車特快直達普快大巴備注副總監(jiān)及以上經(jīng)濟艙二等座軟臥軟臥軟臥軟臥臥鋪主管經(jīng)理二等座二等座硬臥下硬臥下硬臥下臥鋪中轉(zhuǎn)站（副）站長按此標(biāo)準(zhǔn)員工硬臥中上鋪硬臥中上鋪硬臥中上鋪臥鋪主管級以下員工均按此標(biāo)準(zhǔn)注明：（1）公司總裁、高級副總裁出差不受此制度條款限制；特殊情況，經(jīng)過總裁特批可以不受此制度限制，其他人員一律遵照此制度執(zhí)行陪同副總監(jiān)及以上職位出差的人員，隨同副總監(jiān)及以上職位標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。(2) 對于各級出差人員，未享受規(guī)定待遇由降低乘車類型（車類型排列：動車、特快、直達、普快、汽運大巴）和降低乘坐席次（乘坐席次排列：軟臥、軟座一等、軟座二等、硬臥、硬座）的，可給予差額的40補貼給節(jié)約人。 （3）。乘車類型和乘坐席次按線路實際通行情況和條件而定，車票價格標(biāo)準(zhǔn)按火車網(wǎng)公布數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。 （4）。乘坐高鐵不參與差額補貼。（5）。乘坐上午8點以前或晚上9點以后航班的（紅眼航班），給予50元/次補貼。航班延誤不在此例。乘坐春秋航空航班，無餐飲提供的特價航班的，給予100元/次補貼。此兩項不能同時享受，只能取其一項。其他航空不參與補貼 （6）.節(jié)約部分的計算方式：按級別可享受的最高交通待遇，減去實際享受的待遇，得出節(jié)約金額。再按40%比率補貼。 （7）。補貼的計算規(guī)則： -建議總監(jiān)級不與補貼。例如：上海北京，動車軟座票價488元，實際乘坐動車硬座407元，差額81元40%=32.40元。即補貼32.4元。主管/經(jīng)理/中轉(zhuǎn)站站長/副站長級別，乘坐火車交通以動車硬座為最高等次統(tǒng)計基數(shù)。例如：上海北京，動車硬座票價407元，實際乘坐特快硬座179元，差額228元40%=91.2元。即補貼91.2元。員工出差，乘坐火車交通1000公里以下，以特快硬座為最高等次統(tǒng)計基數(shù)；1000公里以上以特快硬臥為最高等次統(tǒng)計基數(shù)。例如：上海北京，特快硬臥票價327元，實際乘坐特快硬座179元，差額148元40%=59.2元。即補貼59.2元。3.3.1.2 交通費原則上按實際發(fā)生費用支付。3.3.1.3 市內(nèi)交通以公交為主，在無公交的前提下，可以乘坐出租車。乘坐出租車應(yīng)注意節(jié)約，原則上不報支50元以上的出租車發(fā)票，到中轉(zhuǎn)站出差時必須由所在地中轉(zhuǎn)站站長背書簽字認可。特殊情況，超標(biāo)準(zhǔn)的必須書面說明原因，并按出差申請單簽批程序進行簽批，附在報銷單后。3.3.1.4 交通費報銷時，將路程行程說明清楚，出租車發(fā)票必須在背面標(biāo)注日期、從何地到何地、辦理何事。3.3.1.5 短途出差，以火車、客車為主要交通工具；長途出差，以火車為主，也可選擇航空交通（或同期機票打折，低于火車票價時），但須經(jīng)過申報并經(jīng)副總裁及以上職位審核批準(zhǔn)程序。3.3.1.6 出差人員由于工作原因并且時間緊急，需超越許可范圍而選擇更快速交通工具的，必須經(jīng)部門分管負責(zé)人審核后，報高級副總裁及以上職務(wù)負責(zé)人審批。否則，超標(biāo)準(zhǔn)部分由個人承擔(dān)。3.3.1.7 需派車出差的，必須填寫派車單，按照派車制度審批。派車出差不得報銷出差交通費，在報銷出差費時須注明。3.3.2 住宿費、餐費：3.3.2.1 出差人員住宿盡可能與出差地相關(guān)方聯(lián)系，取得賓館優(yōu)惠價。副總監(jiān)及以上出差，可住單間；副總監(jiān)以下（多人出差）必須兩人同住一間（特殊情況除外）。 中轉(zhuǎn)站有客房的或者有簽約賓館的，務(wù)必要報備總部行政部知悉，以備行政部審核所需。3.3.2.2中轉(zhuǎn)站系統(tǒng)內(nèi)出差：中轉(zhuǎn)站有客房的，應(yīng)在中轉(zhuǎn)站客房內(nèi)住宿，公司將不予報銷住宿費用；住宿客房給于每人20元/次補貼（此處“次”不同于日，一次可能是連續(xù)多日，連續(xù)多日計為一次）。無客房的中轉(zhuǎn)站，中轉(zhuǎn)站應(yīng)聯(lián)系就近區(qū)域簽約旅館做長期合作伙伴。必須在簽約旅館住宿。（副總監(jiān)及以上級別，不受此條款限制，主管經(jīng)理級以上人員可以享受不住宿客房，入住簽約旅館，如無簽約旅館時，按照標(biāo)準(zhǔn)尋找賓館入?。?.3.2.3 在中轉(zhuǎn)站長期出差（超過15天）工作的（工程施工、檢查、監(jiān)理、輔導(dǎo)等），原則上在中轉(zhuǎn)站解決食宿，不適用本出差規(guī)定補貼，給予出差人員每天20元的補貼。（中轉(zhuǎn)站無客房的，在中轉(zhuǎn)站簽約旅館住宿），自由安排住宿的不參照此標(biāo)準(zhǔn)。3.3.2.4 到新開中轉(zhuǎn)站或新搬遷中轉(zhuǎn)站需長期出差情況，出差單位提前三個工作日申請報備行政部，行政部通知中轉(zhuǎn)站安排客房，如無法安排客房時，中轉(zhuǎn)站在就近區(qū)域簽約旅館做長期合作伙伴，并報行政部核準(zhǔn)。用餐由中轉(zhuǎn)站安排，如無法安排，自行解決，按照下表補貼餐費。（副經(jīng)理及以上級別，不受此條款限制）3.3.2.5 以一、二線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)為基數(shù)，三線及以下城市下浮20. 特級城市（港、澳、臺灣地區(qū)所轄城市）根據(jù)實情另議。 一二線城市名錄 一線城市 北京 上海 廣州 深圳 二線城市：（合計三十個）杭州、濟南、天津、重慶、青島、大連、寧波、廈門、南京、武漢、哈爾濱、沈陽、西安、成都、長春、長沙、福州、鄭州、石家莊、蘇州、煙臺、佛山、東莞、太原、合肥、南昌、南寧、昆明、溫州、無錫一線城市郊縣（如上海市轄青浦區(qū)）按照一二線城市標(biāo)準(zhǔn)。二線城市郊縣級區(qū)域（如南京市溧陽縣）按照三線以下城市標(biāo)準(zhǔn)住宿、餐費標(biāo)準(zhǔn)：一二線城市住宿及餐費標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)范圍住宿費標(biāo)準(zhǔn)餐費標(biāo)準(zhǔn)副總監(jiān)及以上250元40元主管/經(jīng)理180元30元員工150元30元注明：（1） 對于各級出差人員，未享受規(guī)定待遇的，可享受差額的40補貼。連續(xù)出差15天以上的可享受差額的30%補貼。（2） 享受補貼的出差人員，將補貼金額作為出差補貼單例，由出差人填報財務(wù)報銷憑證，隨差旅費一起填制差旅費報銷單一并經(jīng)行政部審核。然后到財務(wù)結(jié)算。3.3.3 出差經(jīng)費管理：（1）出差前可根據(jù)出差目的地、預(yù)估出差時間，預(yù)計出差經(jīng)費超一千元以上的，可填寫借支單預(yù)借備用金。最高不超過出差人當(dāng)月薪酬額度。并按借款程序向財務(wù)申請領(lǐng)取，出差結(jié)束后三天內(nèi)，必須憑出差申請單和報銷單到行政部審核，然后到財務(wù)結(jié)算。（2）總部人員在出差過程中，由于時間延長、行程變更或其他情況造成的費用增加，需要增加借支時，在所在區(qū)域中轉(zhuǎn)站填寫借支單，傳真至所在部門主管負責(zé)人審核，總部財務(wù)審批后，回傳至中轉(zhuǎn)站，由當(dāng)?shù)刂修D(zhuǎn)站財務(wù)代為總部借支給出差人，出差人可以返回總部統(tǒng)一報銷沖賬，并由總部財務(wù)管理中心撥款至墊支中轉(zhuǎn)站。3.4 費用報銷3.4.1 出差回公司后，根據(jù)出差產(chǎn)生費用如實填寫出差費報銷單，并記錄清楚各類費用明細。3.4.2 報銷時首先沖借支賬款，如報銷金額不足借支款項時，需補齊至借支款，核銷個人借支。3.4.3 出差費報銷時，報銷人如發(fā)生本制度擬定的補貼時，務(wù)必在報銷憑證的最后一頁，將應(yīng)得補貼計算公式名列清楚。在出差費報銷單最后一欄填寫補貼數(shù)額。如：一主管從上海到北京出差，可以乘坐的交通工具為動車，但實際乘坐為硬座普快。則報銷單附頁中注明為：1去程 乘坐標(biāo)準(zhǔn)為動車硬座票價407元，實際乘坐為 硬座 179元，應(yīng)得補貼為（407-179）*40%=91.2元；2回程 乘坐標(biāo)準(zhǔn)為動車硬座票價407元，實際乘坐為 硬座 179元，應(yīng)得補貼為（407-179）*40%=91.2元；以上合計：壹百捌拾二元肆角整，￥182.4元3.5 出差考勤：3.5.1 出差期間全部按常日班統(tǒng)一處理。工作時間（包括途中）超八小時的不作加班；遇休息日的不計加班，可作相應(yīng)調(diào)休處理。 3.6 差旅票務(wù)3.6.1出差期間需要預(yù)訂機票，且符合本制度規(guī)定范圍內(nèi)人員，由申請人填寫機票訂購申請單，部門負責(zé)人審核，所屬中心總經(jīng)理復(fù)核，副總裁核準(zhǔn)。 如超出本制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，遇特殊情況需要申請機票者，需由高級副總裁核定。3.6.2 填寫機票申請單務(wù)必填寫完整部門、姓名、職位、身份證號碼、手機號碼無誤，并注明出行日期、單程或往返。3.6.3機票統(tǒng)一由綜合管理中心指定人員訂票。其他人訂票無效。3.6.4 為來訪貴賓和特殊情況下訂票，由經(jīng)辦部門負責(zé)填