收發(fā)文管理制度(19759).doc

為進一步做好我公司的收發(fā)文處理工作，確保文件能夠及時上承下達，發(fā)揮承上啟下的樞紐工作，提高工作效率，規(guī)范收發(fā)文工作，就收發(fā)文作如下規(guī)定。一、 收文處理程序 收文處理的程序：收文、登記、擬簽、閱批、分流、承辦、歸檔。1、收文登記。凡是從外部送達本公司的文件，包括上級來文、公司內(nèi)部來文、其它來文（傳真、信函和其它文字材料），一律由公司前臺文員負責(zé)簽收，根據(jù)文件內(nèi)容對其進行整理登記（附件一）外來文件登記表，并填寫文件傳閱卡（附件二）報行政部負責(zé)人擬簽分流。2、文件擬簽行政部負責(zé)人對前臺文員報送的文件提出處理意見后，及時交呈閱領(lǐng)導(dǎo)。3、文件閱批來文經(jīng)行政部負責(zé)人擬簽后，承辦文員應(yīng)按來文的擬簽意見及時呈送領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門閱批，閱批的文件應(yīng)在3日內(nèi)簽批并退回行政部，緊急文件應(yīng)于當(dāng)日批后退回。4、文件承辦行政部綜合文員按照領(lǐng)導(dǎo)閱批指示，及時向其他領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)交。文件需轉(zhuǎn)交的部門在行政部文件傳閱卡上簽字后給本部門留復(fù)印件一份，接收部門需按照領(lǐng)導(dǎo)閱示意見辦理。承辦：政府機關(guān)要求辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示辦理及其它需要辦理的公文由有關(guān)部門承辦。屬部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項由該部門辦理。各有關(guān)部門收到公文后按規(guī)定期限及時辦理。涉及兩個以上部門承辦的公文應(yīng)由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報請上級領(lǐng)導(dǎo)批準的事項，由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部負責(zé)人簽發(fā)上報。5、文件歸檔所有文件統(tǒng)一歸檔行政部綜合文員。二、收文、傳閱工作要求1、對所有的文件、資料，行政部要責(zé)成專人負責(zé)登記和保管。要注重收文工作的時效性，做到規(guī)范化、制度化。2、傳遞文件資料須遵循先領(lǐng)導(dǎo)后部門、先行政部后主辦部門原則。3、對領(lǐng)導(dǎo)批示急辦的文件，有關(guān)部門要及時辦理，并將處理結(jié)果呈報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對于需要承辦的急件，前臺文員須在收文當(dāng)日完成登記、擬簽、閱批、轉(zhuǎn)交承辦部門的程序。4、文件在轉(zhuǎn)遞時要辦理交接手續(xù)，移交人和接受人均要在各自的收文簿上簽字登記，以分清責(zé)任。5、各部門所承辦的文件、資料要妥善保管，不得丟失，年終歸檔。6、所有收文均應(yīng)在行政部登記編號（詳見附件三），個人不得保存文件正本。外出開會帶回的文件，匯報或傳達工作后應(yīng)及時交行政部登記編號傳閱，不得滯存。7、要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，所有的重要文件和資料不得隨意放置，不得私自帶到公共場所。三、發(fā)文處理程序公司所發(fā)出的一切文件材料，統(tǒng)稱發(fā)文。發(fā)文處理包括:擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。1、擬稿就是草擬文件的初稿。這是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，必須十分認真細致。公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由行政部綜合文員負責(zé)擬稿；各部門負責(zé)人以公司名義起草的文件, 一律交公司行政部綜合文員按正式文件的格式填寫發(fā)文審批卡(祥見附件四)，經(jīng)行政部負責(zé)人審閱核稿后交公司領(lǐng)導(dǎo)審批, 根據(jù)文件的急緩程度統(tǒng)一安排打印, 打印后的文件校對由公司行政部負責(zé)把關(guān),力求不出差錯或少出差錯。文件起草要字跡清楚,不得涂改。2、核稿即對文件草稿進行審核。由行政部負責(zé)在草稿未送主管審批之前，依據(jù)公文的基本要求，對草稿的體式、內(nèi)容等進行全面的審核。3、簽發(fā)各職能部門需以公司名義發(fā)文時，部門負責(zé)人在發(fā)文審批卡“擬稿部門”欄簽字；凡涉及到其他有關(guān)部門事宜，要事先與有關(guān)部門會簽，核稿或會簽后送行政部。4、會簽簽發(fā)是公司領(lǐng)導(dǎo)對文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。5、編號(祥見附件三)文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，要進行編號登記，防止發(fā)文混亂。編號應(yīng)按公文格式規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號和該年度發(fā)文序號三部分組成。6、校對校對是文件制發(fā)過程中的一個重要環(huán)節(jié)，也是行政部的一項重要工作職責(zé)。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進行，三校最好由部門負責(zé)人進行。校對時要以文件定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。7、打印即對經(jīng)簽發(fā)后的文稿進行印制，在印制過程中，必須做到：1）必須以經(jīng)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經(jīng)簽發(fā)人批準。 2）注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。8、蓋章即在制成的公文上加蓋機關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)。9、分發(fā)發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記簿（詳見附件五），嚴格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯。10、歸檔。這是發(fā)文處理工作最后一道工序，即將制成的文件連同草稿、發(fā)文審批卡、傳閱卡一起收集起來，按檔案管理的要求，整理歸檔。收文流程圖上級來文其它來文公司內(nèi)部來文前臺文員簽收、登記行政部負責(zé)人擬辦意見行政部分流領(lǐng)導(dǎo)閱批承辦部門辦理文件存檔發(fā)文流程圖各責(zé)任部門草擬公文部門負責(zé)人初審文稿如審核不合格或不需要發(fā)文，退回擬稿部門并說明理由如有異議，由行政部退