數(shù)夫ERP操作手冊1.doc

1 72 會會 計計 總總 帳帳 ERP 操操 作作 手手 冊冊 V9 0 版版 2 72 版權(quán)聲明版權(quán)聲明 本書著作權(quán)屬于數(shù)夫家具軟件有限公司所有 在未經(jīng)本公司許可情況下 任何單位或個人不得以任何方式對本書的部分或全部內(nèi)容擅自進行增刪 改 編 節(jié)錄 翻譯 翻印 改寫 數(shù)夫家具軟件有限公司 2009 年 1 月 3 72 前前 言言 感謝您使用 本手冊包含的內(nèi)容可以幫助您進行有效的編制和管理 主要包括以下內(nèi)容 系統(tǒng)總述 系統(tǒng)功能與特色 操作建議與注意事項 詳細操作說明 系統(tǒng)設置建立 在系統(tǒng)前言部分還會向你提供其它幫助信息途徑 讀者對象讀者對象 假設您在本手冊涉及的業(yè)務領域具有較好的工作經(jīng)驗和知識 并假設您對數(shù)夫 F18 產(chǎn)品基本知識有整體的了解 如果你沒有使用過本系統(tǒng) 我們建議您接受一次 或者多次本子系統(tǒng)的培訓課程 如果您希望了解更加深入的系統(tǒng)知識 如系統(tǒng)接口 等 請先了解數(shù)夫 F18 系統(tǒng)架構(gòu) MS SQL SERVER 知識和閱讀數(shù)夫 F18 系統(tǒng)技術(shù) 文檔 相關信息來源相關信息來源 你可以通過以下途徑了解我們的系統(tǒng) 并獲取您需要的服務與幫助 1 在線信息在線信息 如果你需要及時了解數(shù)夫家具軟件的動態(tài) 交流產(chǎn)品應用解決方案 可以登錄數(shù) 夫網(wǎng)站 http www fdatacraft com 2 售前咨詢服務售前咨詢服務 根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和管理需要 提供管理咨詢及解決方案 幫助企業(yè)作出快速 準 確的決策 3 產(chǎn)品培訓產(chǎn)品培訓 數(shù)夫公司秉承技術(shù)創(chuàng)新 管理創(chuàng)新的宗旨 術(shù)有專攻為顧客的服務理念 不斷提 供給客戶完整的家具行業(yè)解決方案 在提供優(yōu)秀產(chǎn)品的同時 不斷推出配套的培 4 72 訓服務 幫助用戶在應用軟件時達到事半功倍的效果 4 實施咨詢服務實施咨詢服務 數(shù)夫公司吸收數(shù)百家家具客戶經(jīng)驗 結(jié)合國內(nèi)外先進的管理理念和管理軟件的 實施方法 推出符合中國國情的標準家具行業(yè)軟件 及標準家具行業(yè)軟件實施 方法 我們愿意運用我們在家具業(yè)及家具軟件技術(shù)方面的知識 幫助顧客獲得 更大的成功 5 現(xiàn)場支持服務現(xiàn)場支持服務 我們資深專業(yè)顧問面對面與您溝通 在運行現(xiàn)場對問題進行研究分析 使問題 迅速得到解決 6 在線服務在線服務 通過客服中心 客服 QQ 在線 Dc OnLine 提供全面 周到的服務 快速解決 客戶應用問題 7 個性化服務個性化服務 針對企業(yè)個性化的需求 我們提供 量身定制 服務 使用一切資源 包括和合 作伙伴一道為您提供全面的應用解決方案 8 版本升級服務版本升級服務 版本升級服務將使您隨時代的進步而保持投資的增值 以優(yōu)惠的價格實現(xiàn)軟件 以舊換新 家具行業(yè)家具行業(yè) ERP 一體化解決方案一體化解決方案 OA 企業(yè)智能BI 供供應應鏈鏈管管理理供供應應鏈鏈管管理理 SCMSCM 分分銷銷管管理理分分銷銷管管理理 DRPDRP 客客客客戶戶戶戶關關系系管管理理關關系系管管理理 CRMCRM 企企企企業(yè)業(yè)資資源源規(guī)規(guī)劃劃業(yè)業(yè)資資源源規(guī)規(guī)劃劃 ERPERP 客戶 電電子子商商務務電電子子商商務務 B2BB2B 供應商 5 72 目目 錄錄 第第 1 章章 系統(tǒng)介紹系統(tǒng)介紹 7 第第 2 章章 產(chǎn)品特色產(chǎn)品特色 8 第第 3 3 章章 產(chǎn)品接口產(chǎn)品接口 9 3 1 與應收帳款管理系統(tǒng)的接口 9 3 2 與應付帳款管理系統(tǒng)的接口 9 3 3 與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的接口 9 3 4 與人事薪資系統(tǒng)管理的接口 9 3 5 與成本計算系統(tǒng)管理的接口 9 第第 4 4 章章 作業(yè)流程作業(yè)流程 10 第第 5 5 章章 程式總控表程式總控表 11 第第 6 6 章章 系統(tǒng)初始化流程系統(tǒng)初始化流程 12 第第 7 7 章章 會計總帳基礎資料設定會計總帳基礎資料設定 13 7 1 系統(tǒng)參數(shù)設定 13 7 2 會計參數(shù)設定 15 7 3 中文字典建立 16 7 4 核算項目建立 17 7 5 利潤中心建立 18 7 6 會計期別設定 20 7 7 會計科目資料建立 21 7 8 科目材料對照作業(yè) 23 7 9 科目應收 應付對照 24 第第 8 章章 日常異動作業(yè)日常異動作業(yè) 25 8 1 會計憑證建立 26 8 2 憑證過帳 29 8 3 常用清單及明細表 30 8 4 已過帳憑證還原 31 8 5 常見異常種類及處理對策 32 第第 9 章章 期初開帳及資料搜集期初開帳及資料搜集 33 第第 10 章章 帳冊與查詢帳冊與查詢 34 6 72 10 1 日記帳查詢 34 10 2 科目余額查詢 35 第第 1111 章章 期末月底結(jié)轉(zhuǎn)期末月底結(jié)轉(zhuǎn) 36 11 1 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 36 11 2 指定關帳 38 第第 12 章章 報表管理報表管理 39 12 1 自定義報表管理 39 12 2 科目編碼資料清單 44 12 3 會計異常檢核表 45 12 4 憑證明細表 46 12 5 日記帳 47 12 6 總分類帳 48 12 7 明細分類帳 50 12 8 現(xiàn)金流量表 53 12 9 試算表 56 12 10 科目匯總表 57 12 11 資產(chǎn)負債表 58 12 12 損益表 60 附表附表 A 公用按鈕說明公用按鈕說明 62 A 1 過濾按鈕說明 62 A 2 查詢按鈕說明 64 A 3 過濾 查詢條件解釋說明 67 附表附表 B 命令按鈕快捷一覽表命令按鈕快捷一覽表 68 附表附表 C 意見反饋表意見反饋表 69 7 72 第第 1 章章 系統(tǒng)介紹系統(tǒng)介紹 會計乃為企業(yè)之語言 以貨幣為主要計量單位 記載企業(yè)在營運過程中的一切交易活 動并反映企業(yè)之財務狀況及經(jīng)營成果 因此詳細正確之會計記錄或報表不僅是經(jīng)營上 必要之管理工具 同時也是企業(yè)資本 債權(quán)人和政府單位所要求的 會計循環(huán)始于日 常交易之發(fā)生 根據(jù)原始憑證編寫憑證 登錄日記賬 過入分類賬 定期編制各種財 務報表 至期末再將各賬戶予以結(jié)轉(zhuǎn) 舉凡有關登帳 計算 編表 結(jié)轉(zhuǎn)等工作 過 去以人工來處理 不但費時費力 且難以達到迅速準確之效果 若以電腦取代 藉其 大量儲存 快速運算打印之優(yōu)點 不僅可以節(jié)省人力 且在迅速確實之效果上遠為人 力所不能及 因此 本會計管理系統(tǒng) 系針對國內(nèi)中小型企業(yè)的一般會計作業(yè)電腦化 而設計 在系統(tǒng)功能 作業(yè)程序及操作方式上 系以下列原則為設計之依據(jù) 系統(tǒng)功能 必須提供完整而實時的報表 帳冊 作業(yè)程序 必須與國家公認之會計制度程序相符合 操作方式 必須簡明易學 目的在使本系統(tǒng)能讓一般企業(yè)的管理 會計人員在不必具備計算機專業(yè)知識 不必更 改現(xiàn)行之會計作業(yè)程序 僅由閱讀本系統(tǒng)使用操作手冊 即可將會計作業(yè)導入電腦化 進而達到節(jié)省人工 提高效率 健全制度的最終目標 8 72 第第 2 章章 產(chǎn)品特色產(chǎn)品特色 本 會計總帳管理系統(tǒng) 有以下多點特色 本系統(tǒng)依據(jù)一般公認之標準會計制度而設計 亦完全符合 會計電算化標準規(guī)格建議 書 之標準 本系統(tǒng)所采用之會計科目編號方式 無需固定編碼方式 可由使用者自行定義編碼方 式 會計年度期別可自行設定十二期或十三期 年度起始日期亦可自行設定 故可適用于 會計期間非歷年制及外商之企業(yè) 保留各年度逐月之會計科目實際余額資料 保留各年度逐月之會計科目預算金額資料 可依實務的需求設定不同之憑證類別 如 現(xiàn)金收款憑證 現(xiàn)金付款憑證 銀行收款憑證 銀行付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證 除可處理跨月憑證外 亦可處理跨年之憑證過帳 另外亦提供已過帳憑證還原作業(yè) 對于已過帳之憑證 如發(fā)覺資料有誤可以給予調(diào)整 提供項目之管理 可減輕會計人員立沖帳之人工操作 會計憑證建立時 可線上查詢會計科目名稱及立沖帳目之代號 名稱 提供已過帳憑證重新過帳作業(yè) 當會計科目余額資料有錯誤或損毀情形時 可以重新 執(zhí)行過帳 以確保結(jié)果之正確 會計憑證可由電腦打印 可取代人工編制會計憑證的工作 憑證上記載負責之會計人員 便于憑證資料之控制與管理 提供設定關帳作業(yè) 可使會計帳目資料更具有安全性 9 72 提供日報表 日記帳 總分類帳 明細分類帳 損益表 資產(chǎn)負債表 提供 使用者權(quán)限設定作業(yè) 及 使用者密碼設定作業(yè) 可靈活運用電腦資源 而不 必顧慮機密資料外泄 第第 3 3 章章 產(chǎn)品接口產(chǎn)品接口 3 3 1 1 與應收帳款管理系統(tǒng)的接口與應收帳款管理系統(tǒng)的接口 應收系統(tǒng)生成往來憑證轉(zhuǎn)到總帳系統(tǒng) 3 3 2 2 與應付帳款管理系統(tǒng)的接口與應付帳款管理系統(tǒng)的接口 應付系統(tǒng)生成往來憑證轉(zhuǎn)到總帳系統(tǒng) 3 3 3 3 與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的接口與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的接口 固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成憑證轉(zhuǎn)到總帳系統(tǒng) 3 3 4 4 與人事薪資系統(tǒng)管理的接口與人事薪資系統(tǒng)管理的接口 人事薪資可向總帳系統(tǒng)提供數(shù)據(jù) 3 3 5 5 與成本計算系統(tǒng)管理的接口與成本計算系統(tǒng)管理的接口 總帳系統(tǒng)的折舊費用 人工費用 其它費用憑證提供成本系統(tǒng)的折舊費用 人工費 用 其它費用的數(shù)據(jù)來源 成本系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)生成的憑證自動傳入總帳系統(tǒng) 10 72 第第 4 4 章章 作業(yè)流程作業(yè)流程 作業(yè)流程作業(yè)單位作業(yè)說明作業(yè)程式 11 72 會計基礎設置 憑證建立需求 自動 會計憑證建立 打印憑證 審核 會計憑證審核 過帳 會計憑證過帳 憑證拋轉(zhuǎn) 作業(yè)流程 Y N N Y Y 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 指定關帳 N 財務 財務 財務 財務 財務 財務 財務 財務 1 設定會計總帳中相關的會計 科目 及現(xiàn)行會計年月 期別 2 會計單位依例行會計帳務切 立需求 3 判斷是否由系統(tǒng)自動產(chǎn)生憑 證資料 如果為 Y 則需執(zhí)行憑證 拋轉(zhuǎn)作業(yè)流程 4 由會計單位于會計總帳系統(tǒng) 會計憑證建立作業(yè) 依所需 求之會計憑證開立憑證 5 打印會計憑證 由會計單位 打印會計憑證 6 審核由會計單位主管審查 是否審核此憑證 如不審核 需重新修正憑證資料或作 廢此單據(jù) 7 會計憑證審核 由會計單位 于會計總帳系統(tǒng) 會計憑證建 立作業(yè) 中的審核功能核準之 8 及時過帳否 Y N 判斷是否及時過帳 如果為 Y 則 需執(zhí)行憑證整批過帳作業(yè) 9 會計憑證過帳 由會計單位于 會計總帳系統(tǒng) 憑證整批過帳 作業(yè) 將憑證資料余額過帳 10 月底做月結(jié)作業(yè) 11 月底指定關帳 利潤中心建立 會計期別建立 會計科目建立 憑證建立作業(yè) 會計憑證過帳 科目余額查詢 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 指定關帳 第第 5 5 章章 程式總控表程式總控表 序號程式名稱功能介紹 12 72 001 會計參數(shù)設置 通過會計參數(shù)設置 以靈活的系統(tǒng)參數(shù)來設 置不同的管理流程與管理方法 002 中文字典 為會計憑證建立時的摘要欄設定常用會計素 語 制作憑證時可開窗快速選擇其內(nèi)容 不 必每次重復錄入一樣的摘要內(nèi)容 003 核算項目建立 此程式是解決科目設定中核算項目為 其 它 類型 在后續(xù)憑證建立中開窗選擇的核 算項目數(shù)據(jù)源 004 利潤中心建立建立利潤中心資料 005 會計期間設定設定會計時間期間 006 會計科目設定建立公司所有會計科目資料信息 007 會計科目材料對照設定材料科目對照資料 008 會計科目對照設定應收 應付科目對照資料 009 會計憑證建立 會計總帳管理模塊參數(shù)設定 以靈活的系統(tǒng) 參數(shù)來設置不同的管理流程與管理方法 010 憑證過帳對審核確認的憑證進過帳 011 月底結(jié)轉(zhuǎn) 用于月底帳務關帳 產(chǎn)生月結(jié)損益和資產(chǎn)負 債表 第第 6 6 章章 系統(tǒng)初始化流程系統(tǒng)初始化流程 一 目標一 目標 13 72 進行系統(tǒng)初始化 使系統(tǒng)進入可處理正常業(yè)務狀態(tài) 二 業(yè)務背景二 業(yè)務背景 系統(tǒng)安裝后 系統(tǒng)的參數(shù) 基礎資料等都沒有 系統(tǒng)還不能處理具體的業(yè)務 用戶必 需根據(jù)實際的管理需要 設置系統(tǒng)控制參數(shù) 科目 核算項目等 使系統(tǒng)進入用戶可 以處理正常的業(yè)務 三 作業(yè)說明三 作業(yè)說明 序號作業(yè)說明責任部門責任人 1啟用帳套 設定帳套時間財務 IT 部系統(tǒng)管理員 2設置系統(tǒng)參數(shù)財務 IT 部系統(tǒng)管理員 3 設定系統(tǒng)用戶 及設定每個用戶的使用權(quán) 限 財務 IT 部系統(tǒng)管理員 4幣別 匯率在系統(tǒng)中設定財務部財務主管 5在系統(tǒng)中設定科目與核算項目財務部財務主管 6期初余額錄入系統(tǒng)財務部主管會計 7 系統(tǒng)檢查期初余額是否平衡 數(shù)據(jù)是否正 確還需要人工進一步檢查確認 財務部主管會計 14 72 第第 7 7 章章 會計總帳基礎資料設定會計總帳基礎資料設定 7 7 1 1 系統(tǒng)參數(shù)設定系統(tǒng)參數(shù)設定 參數(shù) ID參數(shù)描述說明參數(shù)值 ac fBQSY 資產(chǎn)負債表本期損益類會計科目 編號 實帳戶 3131 ac fClosedMonth 會計關帳期別 12 ac fClosedYear 會計關帳年度 2008 ac fCurrentMonth 會計現(xiàn)行期別 01 ac fCurrentYear 會計現(xiàn)行年度 2009 ac fSQSY 資產(chǎn)負債表累計盈虧會計科目編 號 上期損益科目 3141 0015 ac subject LabourFee 人工費用科目 4101 0002 ac subject ManuCst 生產(chǎn)成本制造費用科目 4101 0003 ac subject ManuFee 制造費用科目 4105 ac subject ManuRmCst 生產(chǎn)成本直接材料科目 4101 0001 ac subject OOSFee 生產(chǎn)成本托外費用科目 1251 AC SubjectCode Bank 一般銀行存款收款科目編號 1002 0001 AC SubjectCode Gathering 一般現(xiàn)金收款科目編號 1001 ac SubjectCode Payable 應付帳款科目編號 2121 Ac SubjectCode PayDiscount 應付帳款折讓 2222 AC SubjectCode PayMent 一般現(xiàn)金付款科目編號 1001 AC SubjectCode PayMentBank 一般銀行存款付款科目編號 1002 ac SubjectCode Receivable 應收帳款科目編號 1131 ac SubjectCode Sales 銷貨收入科目編號 4101 15 72 AC SubjectCode Subscription 預收款科目編號 2131 Ac SubjectPayableWX 應付帳款外修科目 4105 0005 AutoGenSubject 是否自動產(chǎn)生應收 應付科目 T 是 F 否 T AutoGenSubjectACP 是否自動產(chǎn)生應付 預付科目 1 是 0 否 1 16 72 7 7 2 2 會計參數(shù)設定會計參數(shù)設定 欄位說明 本期損益 上期損益科目 需設定 上期損益 累積盈虧 科目號 為會計期間最后一 期執(zhí)行月底結(jié)轉(zhuǎn)作 業(yè)時將年度損益結(jié)轉(zhuǎn)之會計科目 本期損益 乃應 損益表 打 印時之科目 每一個會計期間未分配利潤科目 財務關帳年度 期別 可以系統(tǒng)參數(shù)設定 也可以此程式設定 財務關帳年度表示開 帳時系統(tǒng)的關帳的年度 期別表示財務關帳的期別 系統(tǒng)只支持自然年月的會計期制 12 期 一般本國公司 我國會計制度規(guī)定為 12 個月 12 期 13 期 外商投資公司 一年有 52 周 四周為一期 共 13 周 會計現(xiàn)行年度與會計現(xiàn)行期別 即當前年度與當前期別 執(zhí)行 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 成功后 系統(tǒng) 會自動在上期關帳期別加一為會計現(xiàn)行期別月份 現(xiàn)金流量表信息 打勾表示使用現(xiàn)金流量表 相反則為不使用 注意事項 會計現(xiàn)行期別的欄位一旦設定不允許修改 17 72 7 3 中文字典建立 作業(yè)目的 為會計憑證建立時的摘要欄設定常用會計素語 制作憑證時可開窗快速選擇 其內(nèi)容 不必每次重復錄入一樣的摘要內(nèi)容 設置詞語類型 18 72 7 4 核算項目建立 作業(yè)目的 增加的核算項目為科目基本資設定中勾選 核算項 為 其它 項目 在后 續(xù)憑證建立中開窗選擇的核算項目數(shù)據(jù)源 操作說明 19 72 建立核算項目代號和相應的核算項目名稱 代號不可重復 此項目為立沖帳戶 沖抵 相應的預收帳款 預付帳款 其他應收款等 7 5 利潤中心建立 作業(yè)目的 建立利潤中心后 在部門基本資料設定各部門所對應的利潤中心 這樣在后 續(xù)各部門的作業(yè)中就可以按其歸屬于的利潤中心進行核算 利潤中心新增 20 72 操作說明 利潤中心 又名成本中心 又名核算中心 又名責任部門 是一個歸集成本 獨立核 算利潤的單位 為各部門核算成本 利潤的中轉(zhuǎn)站 可按牽涉成本利潤生成部門進行 編碼 在部門基本資料建立中對相應部門進行開窗選擇 分廠別名稱對該部門進行成 本利潤之核算 注意事項 必須分清廠別名稱 利潤中心號 不可空白 不得重復 利潤中心名稱 利潤核算部門名稱 說明利潤中心號所代表的意義 21 72 7 7 6 6 會計期別設定會計期別設定 作業(yè)目的 設定會計期間 點擊新增進入主表輸入會計年度 起始日期 點擊存檔 細表會計期間 起始日期 截止 22 72 日期則自動產(chǎn)生 注意事項 本作業(yè)主要設置每年度及每期的會計期間起始 截止日期 按新增輸入會計年度并點 擊年度系統(tǒng)會自動帶出該年度會計期間的起始日期和截止日期 一般最低設 5 年會計 年度 7 7 7 7 會計科目資料建立會計科目資料建立 23 72 科目代號 系統(tǒng)內(nèi)定允許為 4 4 2 的編碼原則 表示科目號為英文字母或數(shù)字的位數(shù) 即可科目號可為單獨的 4 位 也可組合為 4 4 也可組合為 4 4 2 如果科目號編 為單獨的 2 位 或 2 4 或 3 4 或 4 3 或 4 1 在后續(xù)的報表統(tǒng)計 憑證建立中可 能會出現(xiàn)錯誤 因此請用戶注意科目號的編碼原則 科目別名 科目名稱之外的其它名稱 可用于科目名稱所對應其它語言的科目名稱 在后續(xù)的一些統(tǒng)計報表可以使用此名稱統(tǒng)計 科目類型 統(tǒng)制帳戶 表示科目的帳戶屬性 屬于統(tǒng)制帳戶的科目可以設立下級明細科目 不可 建立憑證 由它的發(fā)生額和余額由下級明細科目匯總而來 明細帳戶 屬于統(tǒng)制帳戶的明細科目 用于建立憑證 獨立帳戶 獨立的帳戶 用于建立憑證 沒有明細帳戶和上級科目 分類帳戶 表示科目的分類 例如 資產(chǎn)類 負債類 權(quán)益類等 科目性質(zhì) 帳戶 表示科目本身的余額 發(fā)生額是來自于平常的憑證 結(jié)轉(zhuǎn) 不用建立憑證 余額或發(fā)生額由月末或年末其它科目結(jié)轉(zhuǎn)而來 資產(chǎn)損益類別 資產(chǎn)負債 表示科目屬資產(chǎn)負債類 資產(chǎn) 負債 所有者權(quán)益類 損 益 表示科目屬于損益類 費用 收益類 余額方向 報表借貸別 借方 資產(chǎn) 費用類科目的借方 貸方 負債 所有者權(quán)益 收益類科目的貸方 部門別核算 用于后續(xù)效益核算的團體為部門 可以按部門別查看效益和耗用 科目有效否 表示科目號是否有效 有效表示可以正常統(tǒng)計和建立憑證 無效表示科目號作廢 不 能建立憑證和統(tǒng)計 24 72 注意事項 科目在憑證中使用后將無法刪除 科目有建立憑證將不能修改其為 部門別核算 核算項目 等屬性 如果修改 因其以前的憑證沒有設定核算部門和核算項目 造 成統(tǒng)計資不正確 在后續(xù)余額查等將會出錯 因此需要在科目設定時確定 如果有改 變 建議新建立一個科目號來處理 科目的最多層級能設定 5 層 請注意編碼規(guī)則 7 7 8 8 科目材料對照作業(yè)科目材料對照作業(yè) 作業(yè)目的 建立此對照關系 是為后續(xù)材料采購應付和成品銷貨應收拋轉(zhuǎn)憑證自動帶出 會計科目作支持 25 72 作業(yè)注意事項 科目編號 不可空白 可開窗選擇 科目名稱 自動帶出該科目的名稱 標志 0 產(chǎn)品 或 1 材料 類別代碼 產(chǎn)品或材料的類別代碼 例 10 實木類 利潤中心 該類別對應的利潤中心 可多個 生產(chǎn)成本科目號 當生產(chǎn)耗用此類材料是 歸集到哪個生產(chǎn)成本科目 產(chǎn)品不用設定 此項內(nèi)容 作業(yè)說明 科目材料對照是為了在選擇材料時帶出相應的科目 方便該材料核算成本 查詢收入 發(fā)出 結(jié)余等經(jīng)濟活動 7 7 9 9 科目應收科目應收 應付對照應付對照 作業(yè)目的 建立應收科目對照 應付科目對照 26 72 受系統(tǒng)參數(shù) AutoGenSubject 控制是否自動產(chǎn)生應收 預收科目 參數(shù)值設定 T 表示自 動產(chǎn)生 F 表示不自動產(chǎn)生 選擇 T 時客戶編號要求為四位 受系統(tǒng)參數(shù) AutoGenSubjectACP 控制是否自動產(chǎn)生應付 預付科目 參數(shù)值 1 表示自 動產(chǎn)生 0 表示不自動產(chǎn)生 選擇 1 自動產(chǎn)生時供應商編碼要求為四位 如果系統(tǒng)參數(shù)設定自動產(chǎn)生應收 應付科目 就不需要建立 系統(tǒng)在新增客戶和供應 商存檔時 系統(tǒng)自動產(chǎn)生此對照關系 27 72 第第 8 章章 日常異動作業(yè)日常異動作業(yè) 會計憑證建立 借貸平衡 憑證整批過帳 報表管理 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 關帳作業(yè) 28 72 8 8 1 1 會計憑證建立會計憑證建立 注意事項 來源 1 為手工憑證 2 為應收系統(tǒng)產(chǎn)生 3 為應付產(chǎn)生 9 為損益結(jié)轉(zhuǎn)而來 憑證來源為 2 3 9 不可刪除 欄位說明 憑證種類 是用于憑證確定憑證歸集于那一類 憑證日期 系統(tǒng)默認上張憑證的日期 允許手工修改 29 72 憑證單號 系統(tǒng)自動產(chǎn)生憑證單號 依據(jù)錄入日期 再依日期的錄入先后順序自動產(chǎn) 生不可手工修改 編碼原則為 來源 年月日 流水碼 收支科目 此欄位是變動的 如果憑證種類選擇的是銀付 這里顯示就是銀付 如果 選擇的現(xiàn)收 這里顯示就是現(xiàn)收 由系統(tǒng)參數(shù)設定帶出科目號來 用戶可修改 科目名稱 由收支科目號帶出對應的科目名稱 憑證總號 表示憑證單號的總號 如果憑證被刪除或作廢 在憑證清單中將顯示此單 據(jù)已刪除或作廢 便于用戶統(tǒng)計本月或本年的憑證情況 編碼規(guī)則 年月 流水號 由系統(tǒng)自動編號 用戶不可修改 附件數(shù) 表示與此憑證相關的一些附件信息 用戶可以將一些與此憑證相關的附件文 檔存放到此 便于查看 摘 要 可以手工錄入 也可開窗選取 開窗資料來自于中文詞典 憑證審核按鈕 用于憑證開立的審核 審核后的憑證不允許修改 審核時憑證的借貸必須 是平衡 審核后需要修改必須反審核 點中憑證主表 點擊反審核按鈕 即完成反審核 已過 帳的憑證不能反審核 需先反過帳 注意事項 憑證有兩種來源 一種是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生 如成品出貨結(jié)案會產(chǎn)生應收帳款憑證 30 72 材料收貨入庫會由應付系統(tǒng)產(chǎn)生應付憑證 二是手工建立會計憑證 由會計人員 按實際發(fā)生制手工新增會計憑證 不平憑證無法過帳 只可過當前期別內(nèi)的憑證 憑證日期必須是在會計現(xiàn)行年度和現(xiàn)行期別的才可過 帳 不在此范圍內(nèi)的憑證只可審核 不可過帳 月結(jié)年月以前之憑證無法建立 過帳碼打勾之憑證無法修改 如需修改時須通過反過帳 反審核后才可進行修改 輸入借 貸時可在該字段直接輸入 D 表示借方 C 表示貸方 若憑證借貸不平衡存 盤系統(tǒng)會提示 若要刪除一欄憑證記錄 須用 CTRL DELETE 鍵進行刪除 31 72 8 8 2 2 憑證過帳憑證過帳 操作說明 當前期別年月之憑證且須審核后才可以過帳 將已審核之憑證執(zhí)行此作業(yè)后 過帳碼會自動打 已過帳之憑證不可以 取消 審核 須反過帳方可反審核 將憑證金額過帳至會計科目各期額檔 分類帳檔 憑證借貸不平衡者無法過帳 可執(zhí)行 憑證明細打印 作業(yè)檢視 選擇憑證號或默認為全部 選擇憑證過帳日期區(qū)間 點擊過帳系統(tǒng)則會將憑證金額 過帳到各期余額檔和分類帳檔 32 72 8 8 3 3 常用清單及明細表常用清單及明細表 作業(yè)目的 當憑證輸入后可打印清單 可分類檢查轉(zhuǎn)帳憑證 收款憑證 付款憑證和已過 帳 未過帳或憑證審核 未審核之不平衡時打印此表 進行檢查 33 72 8 8 4 4 已過帳憑證還原已過帳憑證還原 已過帳憑證如需再修改 需將該憑證過帳碼還原為未過帳狀態(tài) 再回到 會計憑證建 立作業(yè) 取消確認進行修改 過帳憑證還原將反調(diào)憑證過帳前之會計科目余額額 分類帳檔 立沖帳目檔等 按 F7 可進行憑證過帳還原作業(yè) 點擊 F8 鍵 可操作一個會計期別的重新過帳作業(yè) 34 72 8 8 5 5 常見異常種類及處理對策常見異常種類及處理對策 作業(yè)目的 對帳時最常見借貸不平衡 總分類帳及明細分類帳等資料不相等 一般常見 之檢查與處理 若損益表或資產(chǎn)負債表借貸不平衡時 檢查 報表格式設定建立作業(yè) 中 是否漏了 某會計科目 若有憑證過帳不完全者 找出正確月份之期初科目余額并執(zhí)行已過帳憑證重新反過帳 作業(yè)再進行檢查 查開帳程序是否正確 打印 會計科目異常檢核表 是否有異常資料 會計科目異常檢核表 主要針對過帳不完整 統(tǒng)制帳目未設明細科目 科目代號不 存在于會計科目主檔中 35 72 第第 9 章章 期初開帳及資料搜集期初開帳及資料搜集 期初開帳最好在年初或年中 盡量避免在其他期別開帳 一 會計科目余額 如果以去年年底為開帳年月時 則現(xiàn)行年月設為去年年底 搜集去年度之 資產(chǎn)負債 表 進行開帳 如果為其它月份時 以月底之 試算表 余額進行開帳 憑證種類為轉(zhuǎn)帳憑證及性質(zhì)為一般之開帳憑證 將會計科目余額輸入至 會計憑證建 立作業(yè) 憑證日期為開帳年月 例如 將 20080630 的電子表格余額導入 現(xiàn)行年 月要設為 20080630 輸入開帳憑證 憑證日期為 20080630 若該科目有作部門管理 時 會計憑證建立要記得輸入利潤中心代號 二 憑證整批過帳作業(yè) 將上述期初開帳憑證執(zhí)行過帳作業(yè) 三 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 將開帳會計科目余額轉(zhuǎn)入下一月份的期初 現(xiàn)行年月會自動加一 四 開帳完成 接下來可輸入日常異動憑證 即每月之期間憑證 36 72 第第 10 章章 帳冊與查詢帳冊與查詢 10 1 日記帳查詢 37 72 日記帳分為現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳 有些也叫出納帳 主要以貨幣資金為主 也 有倉庫材料和成品日記帳 10 2 科目余額查詢 作業(yè)目的 可查詢各年度期別會計科目余額 利潤中心余額 核算項目余額 會計科 目預算余額 利潤中心預算余額 39 72 第第 1111 章章 期末月底結(jié)轉(zhuǎn)期末月底結(jié)轉(zhuǎn) 11 1 月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè) 作業(yè)目的 用于月底帳務關帳 產(chǎn)生月結(jié)損益和資產(chǎn)負債表 作業(yè)說明 執(zhí)行月結(jié)后會計現(xiàn)行期別會自動加一 該月份電腦自動結(jié)算本期損益 會計年度之最后一期 會將當年度損益結(jié)果匯總于 本期損益 過帳后能查詢 試算表 科目匯總表 執(zhí)行月底結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)后產(chǎn)生 資產(chǎn)負 債表 和 期別損益表 40 72 反月結(jié)操作 按 F8 鍵進入反月結(jié)畫面 點擊確定即反月結(jié)成功 點擊一次反 一個月 再點擊又反月結(jié)下一月因此在點擊確定按鈕時請小心使用 反月結(jié) 后系統(tǒng)財務期別自動減一 當期憑證自動反過帳 41 72 1111 2 2 指定關帳指定關帳 作業(yè)說明 會計年度之最后一期 會將當年