HXL-SOP09采購控制程序.doc

恒鑫隆印刷有限公司文件名稱：采購控制程序 版本：0 / A文件編號(hào)：HXL-SOP-09頁碼：4 / 41. 目的 對(duì)采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的物資符合規(guī)定的要求。2. 適用范圍 適用于外購材料、外發(fā)加工產(chǎn)品的訂購以及運(yùn)輸服務(wù)等供方的選擇、評(píng)定和控制。3. 職責(zé)3.1 采購部負(fù)責(zé)組織各部門進(jìn)行供方選擇評(píng)定， 3.2 采購部負(fù)責(zé)依據(jù)采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)材料重要性分類和HXL-QR-069-O/A供方評(píng)定表。3.3品管部負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)廠物資進(jìn)行檢驗(yàn)；負(fù)責(zé)在新供方評(píng)定時(shí)，進(jìn)行小批量試用測(cè)試。3.4 生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)提供有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)要求及負(fù)責(zé)對(duì)樣品的試用等。3.5 倉管員對(duì)進(jìn)廠物資進(jìn)行驗(yàn)證。3.6 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”。4. 工作程序4.1 采購分類4.1.1 物料采購：生產(chǎn)所用的物料采購。采購部依據(jù)采購物資及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)， 4.1.2 外發(fā)采購：某工序本企業(yè)無法加工，或者由于繁忙沒有時(shí)間加工的工序，需要外發(fā)生產(chǎn)，詳見“HXL-QR-025-O/A外發(fā)加工單”。4.1.3 服務(wù)采購：運(yùn)輸?shù)确?wù)項(xiàng)目的采購。4.2 采購供方的評(píng)定4.2.1 物料采購供方的評(píng)定：采購部根據(jù)采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)發(fā)展的需要,在確保適當(dāng)品質(zhì)前提下進(jìn)行采購工作的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)作業(yè)，初定候選供方的名單，并將有關(guān)資料填入“HXL-QR-069-O/A供方評(píng)定表”。a.必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考查，并進(jìn)行樣品測(cè)試及小批量試用:生產(chǎn)部或品質(zhì)部向候選供方提供相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或其它資料，要求其提供適量的樣品；采購部將樣品以及“HXL-QR-069-O/A供方評(píng)定表”送生產(chǎn)部門進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試不合格時(shí)，允許供方重新送樣品；測(cè)試合格，采購部通知供方小批量送貨，經(jīng)檢驗(yàn)合格后，在生產(chǎn)部門試用，試用后由品管部在“HXL-QR-069-O/A供方評(píng)定表”上記錄試用效果；樣品測(cè)試和小批量試用均合格的供方經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”。b.對(duì)于一般物資，需要經(jīng)過樣品測(cè)試（或試用）。經(jīng)樣品測(cè)試或試用合格后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，即可將其列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”。c.已經(jīng)有業(yè)務(wù)往來半年的供方，由采購部組織對(duì)其供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)定，合格的情況下，可經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”。4.2.2 外發(fā)供方的評(píng)定：對(duì)于外發(fā)加工的燙金、膠片、膠裝、貼紙等外協(xié)加工單位，由有外發(fā)主管將其質(zhì)量保證能力情況填入“HXL-QR-069-O/A供方評(píng)定表”，交總經(jīng)理審批后列入“HXL-QR-40合格供方名冊(cè)”。4.2.3 對(duì)運(yùn)輸服務(wù)的供方，外發(fā)主管評(píng)價(jià)其服務(wù)質(zhì)量保證能力，填寫“HXL-QR-69供方評(píng)定表”列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”。4.2.4 由采購部負(fù)責(zé)建立并及時(shí)更新“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”，發(fā)放生產(chǎn)部、品管部及倉庫等。4.3 采購4.3.1 采購申請(qǐng)：a.倉庫物料采購：倉庫管理員依據(jù)存料情況上報(bào)生產(chǎn)經(jīng)理，并根據(jù)庫存情況，填寫“HXL-QR-027-O/A物料申購單”,交生產(chǎn)經(jīng)理批準(zhǔn)進(jìn)行采購申請(qǐng)，然后憑據(jù)批準(zhǔn)后的“HXL-QR-027-O/A物料申購單”交到采購部； b.紙張、坑紙及部分雙灰的采購：采購部只需按照跟單員所開出的“HXL-QR-023-O/A工程單”的要求進(jìn)行紙張、坑紙或雙灰采購。c.其他部門需采購物品或零星采購物料用“HXL-QR-027-O/A物料申購單”交給主管批準(zhǔn)申請(qǐng)購料；所有的“HXL-QR-027-O/A物料申購單”經(jīng)過主管或經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可交到采購部，通知采購部進(jìn)行采購；4.3.2 采購的執(zhí)行a.采購部根據(jù)“HXL-QR-027-O/A采購申購單”，按照采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”采購；b.采購部根據(jù)“HXL-QR-027-O/A采購申購單”，填寫“HXL-QR-028-O/A采購合同”，明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、質(zhì)量、技術(shù)要求、驗(yàn)收條件、包裝等相關(guān)內(nèi)容；外發(fā)采購則填寫“HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗(yàn)報(bào)告”；c.采購部向供方提供相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或文件；d.“HXL-QR-028-O/A采購合同”和“HXL-QR-025-O/A外發(fā)加工單”準(zhǔn)備好后，向供方發(fā)出，進(jìn)行采購；e.采購前，需核實(shí)此前提供給供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)或文件等是否有效，才進(jìn)行采購；f.采購單發(fā)出后，采購員將“HXL-QR-028-O/A采購合同”復(fù)印一份給倉庫，作為倉庫收貨的依據(jù)；g.在緊急情況下，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，可向未認(rèn)可合格供方處購貨，但必須在一個(gè)月內(nèi)補(bǔ)辦供方評(píng)定手續(xù)。4.4 采購物資的驗(yàn)證4.4.1 采購物資的驗(yàn)證按合同的規(guī)定進(jìn)行，如需要在供方貨源處對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在采購合同中規(guī)定驗(yàn)證的具體事項(xiàng)，以及產(chǎn)品放行的方式。4.4.2 當(dāng)營業(yè)合同有規(guī)定時(shí)，顧客或其代表人有權(quán)在供方處或本企業(yè)對(duì)供方的產(chǎn)品進(jìn)驗(yàn)證，顧客的驗(yàn)證不能免除企業(yè)提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，以及其后顧客的拒收。4.4.3 采購物資到廠后由QC按“HXL-QCI”檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后應(yīng)通知倉庫入倉及通知生產(chǎn)部安排領(lǐng)料生產(chǎn)。4.4.4 對(duì)外發(fā)加工的物料的質(zhì)量控制按HXL-QCI檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行。4.4.5 對(duì)于非生產(chǎn)所用物資如文具、衛(wèi)生用品等由倉庫按名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀按“HXL-QR-028-O/A采購合同”驗(yàn)收后，在帳本上登記便可。4.5 供方的質(zhì)量控制4.5.1 品管部負(fù)責(zé)在物料檢驗(yàn)中記錄供方每批供貨質(zhì)量狀況及是否準(zhǔn)時(shí)交貨，填寫“HXL-QR-058-O/A供方供貨記錄表”，提供給采購部。4.5.2 采購部每一年組織品管部、生產(chǎn)部等部門進(jìn)行一次對(duì)已納入“HXL-QR-040-O/A合格供方名冊(cè)”的供方進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估，合格的批準(zhǔn)為第二年的合格方，不合格的取消供方資格。4.5.3 供方進(jìn)貨發(fā)生一次批量不合格，由品管部追查原因，填寫“HXL-QR-029-O/A品管進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告或HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗(yàn)報(bào)告”，經(jīng)品管部、采購部生產(chǎn)經(jīng)理等審核后，確實(shí)需要退貨，采購部將“HXL-QR-029-O/A品管進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告、HXL-QR-032-O/A外發(fā)加工檢驗(yàn)報(bào)告及HXL-QR-033-O/A不合格品處理單”傳真給供方，要求供方分析原因，采取措施改善質(zhì)量，對(duì)供方的回復(fù)，品管部在下批進(jìn)貨時(shí)驗(yàn)證整改效果，采購部跟蹤整改情況，質(zhì)量無明顯改善的或連續(xù)三次批量不合格，則報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，取消其合格供方資格。詳見HXL-SOP-07不合格品控制程序。5. 相關(guān)文件5.1 HXL-SOP-07不合格品控制程序5.2 HXL-SOP-11 產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量程序6. 記錄6.1 HXL-QR-025-O/A 外發(fā)加工單6.2 HXL-QR-069-O/A 供方評(píng)定表6.3 HXL-QR-040-O/A 合格供方名冊(cè)6.4 HXL-QR-027-O/A 物料申購單6.5 HXL-QR-023-O/A 生產(chǎn)工程單6.6 HXL-QR-058-O/A 供方供貨記錄表6.7 HXL-QR-032-O/A 外發(fā)加工檢驗(yàn)報(bào)告6.8 HXL-QR-028-O/A 采購合同6.9 HXL-QR-029-0/A 品管進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告6.10 HXL-QR-033-O/A 不合格品處理單