采購員入門之采購技巧.doc

采購員入門之議價技巧 之一一采購談判的“規(guī)劃”采購主管的主要工作之一，就是要降低采購成本 ，因此必須懂得如何談判。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。談判的規(guī)劃工作，包括預測，學習，分析及談判策四項，分析如下：（一）預測好的預測包含下列幾項：1盡早由供應商處得到協(xié)助供應商對產(chǎn)品的了解，通常較買方為多，要求供應商給予技術(shù)、管理、財務等方面的協(xié)助。2使用量預測收集過去使用量的資料，作為未來訂購量的參考。同時有了過去及未來的詳細采購資料，有助于在談判時得到較大的折扣。3掌握特殊重大事件如能掌握有關(guān)罷工、天災、壞天氣、關(guān)稅、法令、運輸狀況等重大事件，將可更準確預測合理價格，而于談判桌上居于優(yōu)勢。這些重大事件除了由報章雜志收集外，尚可由銷售人員處得知。4注意價格趨勢：（1）過去供應商有多少產(chǎn)品項目價格上漲（何時、上漲幅度、通報方式）。（2）比較供應商的價格上漲模式與該產(chǎn)業(yè)的模式（是否比同業(yè)漲得快，漲得多）。（二）學習談判模式從所獲得的資訊中學習談判的問題、對象及內(nèi)容，是談判成功的關(guān)鍵。下面分為容易得到（少花錢及時間）的資訊與不易得到（多花錢及時間）的資訊兩部分敘述之。1容易得到的資訊（1）談判及價格的歷史資料a找出供應商談判技巧的傾向。b供應商處理上次談判的方式。（2）產(chǎn)品與服務的歷史資料價格的上漲有時是隱含于品質(zhì)及服務水準的降低。工程部門及使用該產(chǎn)品的制造部門不難揭發(fā)實情，此點可作為談判的籌碼。（3）稽核結(jié)果從會計或采購稽核可發(fā)現(xiàn)待加強控制之處（例如供應商常發(fā)生錯誤的賬款）。（4）最高指導原則挾公司政策、政府法令、和過去發(fā)生的先例，以增強你的談判力。（5）供應商的營運狀況從其銷售人員及競爭能力可了解供應商的問題與優(yōu)劣勢，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。（6）誰有權(quán)決定價格收集談判者的個人資料加以運用。（賣方通常較易對陌生人抬高價格）（7）掌握關(guān)鍵原料或關(guān)鍵因素運用80/20原理。（對非緊要項目可予退讓，對重要項目緊守談判原則）（8）利用供應商的情報網(wǎng)絡(luò)可從銷售人員處得到一些有價值的資訊（例如價格趨勢、科技的重要發(fā)明、市場占有率、設(shè)計的改變等）。2不易得到的資訊（1）尋求更多的供應來源（包括海外）即使你仍向原來的供應商采購，但更多的供應來源可增強你的議價能力。（2）有用的成本、價格資料與分析良好的成本、價格分析可提供有效的采購談判工具。必要時應借重成本分析師，這是一種投資而非成本。（3）供應商的估價系統(tǒng)化整為零從供應商各個部門的生產(chǎn)過程來推估其合理的成本。（4）限制供應商的談判能力a提供對方愈少的資訊愈好。b盡量讓對方發(fā)表意見，仔細聆聽并從中找出對策。(5)了解供應商的利潤目標及價格底線需耐心地透過各種管道求得（談判過程也是管道之一）。（三）分析1如何建立報價系統(tǒng)利用專業(yè)成本分析師從事成本分析，借以估算底價。2如何比價（1）價格分析相同成分或規(guī)格比較其價格或服務。（2）成本分析將總成本分為細項包含人工、原料、外包、制造費用、管理費用、利潤。賣方與買方估計的價差，需要雙方討價還價來達成協(xié)議。3找出決定價格的主要因素是人工、原料、或外包？這可作為談判的依據(jù)。4價格的上漲如何影響供應商的邊際利潤供應商的成本雖然上漲（例如由于通貨膨脹），但其價格通常不止反應成本的增加（常有灌水現(xiàn)象）。5實際與合理的價格是多少？6對付價格上漲的最好對策重要的是方法與時機的掌握最好有專家的協(xié)助。（四）談判策略1漲價時讓銷售人員當面提出通常書面通知漲價比電話通知容易，面隊面通常是比較難以啟齒的。因此，耐心地等待銷售人員提出漲價的妥協(xié)意見。2雙重退避當銷售人員報價時，買方采購人員應表示驚訝得難以接受，同時他的老板也應如此。這樣才能讓對方明白他們無法接受高報價的立場，否則下次賣方可能會食髓知味。3不要馬上談到正題如此賣方會承受一股無形的壓力而變得焦慮，這樣對你的談判較有利。4聲東擊西先要求對方給一些不是你真正想要的好處，然后再拿這些來交換你真正想要的。5不要輕易給賣方第一次相對的好處當你想提供好處給供應商時，最好預留余地以供討價還價，同時要求對方有所回報。采購員入門之議價技巧 之二二采購優(yōu)劣勢之分析采購部門必須評估與供應商談判力量，究竟有哪些優(yōu)勢或劣勢，才能夠選擇適當?shù)恼勁胁呗耘c方法。例如屬于買方力量占優(yōu)勢的狀況，有下列各項：（一）采購數(shù)量占供應商的產(chǎn)能的比率愈大（二）供應商產(chǎn)能的成長超過買方需求的成長（三）供應廠商產(chǎn)能利用率偏低（四）賣方最終產(chǎn)品的獲利率高（五）賣方市場競爭激烈，而買方并無指定的供應來源（六）物料成本占產(chǎn)品售價的比率低（七）斷料停工損失成本輕（八）買方自制能力高，而自制成本低（九）采用新來源的成本低（十）買方購運時間充裕，而賣方急于爭取訂單觀察采購力量與供應力量的對抗情形，自然可以找出機會或弱點，據(jù)此能夠發(fā)展對付供應商的策略（壓榨策略或平衡策略或多角化策略），此等策略將成為采購人員執(zhí)行工作的行動方針。三議價技巧之一 當買方占優(yōu)勢時（一）借刀殺人通常詢價之后，可能有數(shù)個廠商報價。經(jīng)過報價分析與審查，然后按報價之高低次序排列（比價）。議價究竟先從報價最高者著手，還是從最低者開始？是否只找報價最低者來議價？是否與報價的每一廠商分別議價？事實上，這并沒有標準答案，應視狀況而定。一般采購人員工作均相當忙碌，若逐一與報價廠商議價，恐怕“時不我與”。且議價的廠商愈多，通常將來決定的時候困擾就愈多。若僅從報價最低的廠商開始議價，則此廠商可能倨傲不訓，降價的意愿與幅度可能不高。故所謂“借刀殺人”，即從報價并非最低者開始。若時間有限，先找比價結(jié)果排行第三低者來議價，探知其降低的限度后，再找第二低者來議價，經(jīng)過這兩次議價，“底價”可能就浮現(xiàn)出來。若此一“底價”比原來報價最低者還低，表示第三、第二低者承做的意愿相當高，則可再找原來報價最低者來議價。以前述第三、第二低者降價后的“底價”，要求最低者降至“底價”以下來承做，達到“借刀殺人”的目的。若原來報價最低者不愿降價，則可交予第二或第三低者按議價后的最低價格成交。若原來最低價者剛好降至第二或第三低者的最低價格，則以交給原來報價最低者為原則?！敖璧稓⑷恕边_到合理的降價目的，應即見好就收，免得造成報價廠商之間的“割頸競爭”，致延誤時效。此外，摒除原來報價偏高的廠商之議價機會，可以鼓舞競爭廠商勇于提出較低的報價。（二）過關(guān)斬將所謂“過關(guān)斬將”，即采購人員應善用上級主管的議價能力。通常供應商不會自動降，必須采購人員據(jù)理力爭，但是，供應商之降價意愿與幅度，視議價的對象而定。因此，如果采購人員對議價的結(jié)果不太滿意，此時應要求上級主管（課長）來和供應商（業(yè)務員或課長）議價，當買方提高議價者的層次，賣方有受到敬重的感覺，可能同意提高降價的幅度。若采購金額巨大，采購人員甚至進而請求更高的主管（如采購經(jīng)理，甚至副總經(jīng)理或總經(jīng)理）邀約賣方的業(yè)務主管（如業(yè)務經(jīng)理等）面談，或直接由買方的高階主管與對方的高階主管直接對話，此舉通常效果不錯。因為，高階主管不但議價技巧與談判能力高超，且社會關(guān)系及地位崇高，甚至與賣方的經(jīng)營者有相互投資或事業(yè)合作的關(guān)系，因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價效果。由于，業(yè)務人員若為回避“過關(guān)斬將”而直接與采購經(jīng)理或高階主管洽談，勢必會得罪采購人員，將來有喪失詢價機會之虞，所以通常會接受此種逐次提高議價者層級的安排。（三）化整為零采購人員為獲得最合理的價格，必須深入了解供應商的“底價”究竟是多少？若是僅獲得供應商籠統(tǒng)的報價，據(jù)此與其議價，則吃虧上當?shù)臋C會相當大。若能要求供應商提供詳細的成本分析表，則“殺價”才不至于發(fā)生錯誤。因為真正的成本或底價，只有供應商心理明白，任憑采購人員亂砍亂殺，最后恐怕還是占不了便宜。因此，特別是擬購之物品是由幾個不同的零件組合或裝配而成時，宜要求供應商“化整為零”，列示各項零件并逐一報價，并另洽制造此等零件的專業(yè)廠商獨立報價，藉此尋求最低的單項報價或總價，作為議價的依據(jù)。如此做法，也會面臨以完成品買進或以個別零件買進自行組裝的采購決策問題。（四）壓迫降價所謂壓迫降價，是買方占優(yōu)勢的情況下，以脅迫的方式要求供應商降低價格，并不征詢供應商的意見。這通常是在買方處于產(chǎn)品銷路欠佳，或競爭十分激烈，致發(fā)生虧損或利潤微薄的情況下，為改善其獲利能力而使出的殺手锏。由于市場不景氣，故供應商亦有存貨積壓，急于出脫產(chǎn)品換取周轉(zhuǎn)資金的現(xiàn)象。因此，這時候形成買方市場。采購人員通常遵照公司的緊急措施，通知供應商自特定日期起降價若干；若原來供應商缺乏配合意愿，即行更換來源，當然，此種激烈的降價手段，會破壞供需雙方的和諧關(guān)系；當市場好轉(zhuǎn)時，原來委曲求全的供應商，不是“以牙還牙”抬高售價，就是另謀發(fā)展，供需關(guān)系難能維持良久。總之，在采取“壓迫降價”時，必須注意切勿“殺雞取卵”，以免危害長期的供應商關(guān)系或激起對抗的行動。四議價技巧之二當買賣雙方勢均力敵時在買賣雙方勢均力敵時，采購人員的議價技巧有下列二種：（一）欲擒故縱由于買賣雙方勢力均衡，任何一方無法以力取勝，因此必須斗智；買方應該設(shè)法掩藏購買之意愿，不要明顯表露非買不可的心態(tài)，否則若被賣方識破非買不可的處境，將使買方落居劣勢。所以，此時買方應采取“若即若離”的姿態(tài)，以試探性的詢價著手。若能判斷賣方有強烈的銷售意思，再要求更低的價格，并作出不答應即行放棄或另行尋求其他來源的表示。通常，若買方出價太低，賣方無銷售之意思，則不會要求買方加價；若賣方雖想銷售，但利潤太低，即要求買方酌予加價。此時，買方的需求若相當急迫，應可同意略加價格，迅速成交；若買方并非迫切需求，可表明絕不加價之意思，賣方極可能同意買方的低價要求。（二）差額均攤由于買賣雙方議價的結(jié)果，存在著差距，若雙方各不相讓，則交易告吹；買方無法取得必須的物資，賣方喪失了謀利的機會，雙方都輸家。因此，為了促使雙方的交易，最好的方式就是采取“中庸”之道，即將雙方議價的差額，各承擔一半，結(jié)果雙方都是贏家。五議價技巧之三當買方處于劣勢時茲將在賣方占優(yōu)勢的情況下，特別是單一來源或獨家代理，買方尋求突破議價困境的技巧，分述如次：（一）迂回戰(zhàn)術(shù)由于賣方占優(yōu)勢，正面議價通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術(shù)才能奏功。（二）直搗黃龍有些單一來源的總代理商，對采購人員的議價要求置之不理，一副“姜太公釣魚，愿者上鉤”的姿態(tài)，使采購人員有被侮辱的感覺，真是“斯可忍，孰不可忍”？此時，若能擺脫總代理商，尋求原廠的報價將是良策。（三）哀兵姿態(tài)在買方居于劣勢下，應以“哀兵”姿態(tài)爭取賣方的同情與支持。由于買方?jīng)]有能力與賣方議價，有時會以預算不足作藉口，請求賣方同意在其有限的費用下，勉為其難的將貨品賣給他，而達到減價的目的。一方面買方必須施展“動之以情”的議價功夫，另一方面則口頭承諾將來“感恩圖報”，換取賣方“來日方長”的打算。此時，若賣方并非血本無歸，只是削減原來過高的利潤，則雙方可能成交。若買方的預算距離賣方的底價太遠，賣方將因無利可圖，不為買方的訴求所動。（四）釜底抽薪為了避免賣方處于優(yōu)勢下攫取暴利，采購人員只好同意賣方有“合理”利潤，否則胡亂殺價，仍然給予賣方可乘之機。因此，通常由買方要求賣方提供所有成本資料。以國外貨品而言，則請總代理商提供一切進口單據(jù)，藉以查核真實的成本，然后加計合理的利潤作為采購的價格。六議價技巧之四當供應商要提高價格時由于外在環(huán)境的快速變遷，如國際局勢動蕩、原料的匱乏（例如稀少金屬鈷等之取得困難）等，往往造成供應商有機可乘，占有優(yōu)勢，形成賣方市場，并進而提高售價。此時采購部門責任更為重大，若能發(fā)揮議價協(xié)商的技巧，則能針對賣方所提高之售價，予以協(xié)議商談，達成降價的目的。在議價協(xié)商的過程中，我們可以采用直接方式或間接方式，對價格進行談判。茲說明如下：（一）直接議價協(xié)商即使面臨通貨膨脹，物價上漲的時候，直接議價仍能達到降低價格的功能。我們可以采用下列四種技巧來進行協(xié)商。1面臨售價的提高，采購人員仍以原價訂購當賣方提高售價時，往往不愿意花太多時間在重復議價的交涉上，因此若為其原有之顧客，則可利用此點，要求沿用原來價格購買。2采購人員直接說明預設(shè)底價在議價過程中，采購人員可直接表明預設(shè)的底價，如此可促使賣方提出較接近該底價之價格，進而要求對方降價。3不干拉倒此技巧是一個較邀進的議價方式，此法雖有造成火爆場面的可能，但在特定情況下仍不失為一個好的議價技巧，此法使用于：（1）當采購人員不想再討價還價時。（2）當議價結(jié)果已達到買方可以接受的價格上限。在上述二情形下，采用“不干拉倒”的強硬手段，往往能扭轉(zhuǎn)供應商的態(tài)度，進而有所讓步。4要求說明提高售價原因供應商提高售價，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤太薄等原因。采購人員在議價協(xié)商時，應對任何不合理之加價提出質(zhì)疑，如此可掌握要求賣方降價的機會。（二）間接議價技巧在議價的過程中，好的開始便可說是成功的一半。所以不需一直采用直接議價方式，有時也可以采用迂回戰(zhàn)術(shù)，即以間接方式進行議價。我們可用下列三種技巧來進行協(xié)商。1議價時不要急于進入主題在開始商談時，最好先談一些不相關(guān)的話題，藉此熟悉對方周圍事物，并使雙方放松心情，慢慢再引入主題。2運用“低姿勢”在議價協(xié)商時，對賣方所提之價格，盡量表示困難，多說“唉！”“沒辦法！”等等字眼，以低姿勢博取對方同情。3盡量避免書信或電話議價，而要求面對面接觸面對面的商談，溝通效果較佳，往往可藉肢體語言、表情來說服對方，進而要求對方妥協(xié)，予以降價。在進行議價協(xié)商的過程中，除了上述針對價格所提出的議價技巧外，采購人員亦可利用其他非價格的因素來進行議價。以下列舉三項議價協(xié)商技巧：1在協(xié)商議價中要求供應商分擔售后服務及其他費用當賣方?jīng)Q定提高售價，而不愿有所變動時，采購人員不應該放棄談判，而可改變議價方針，針對其他非價格部分要求獲得補償。最明顯的例子，便是要求供應商提供售后服務，如操作機器訓練。在一般的交易中，賣方通常將訓練成本加于售價中，因此常使買方忽略此項成本。所以在供應商執(zhí)意提高售價時，采購人員可要求供應商負擔所有訓練成本，而不將此項成本進行轉(zhuǎn)嫁。如此也間接達到議價功能。2善用“妥協(xié)”技巧在賣方價格居高不下時，買方若堅持繼續(xù)協(xié)商，往往不能達到效果，此時可采取妥協(xié)技巧，在少部分不重要的細節(jié)，可做讓步，再從妥協(xié)中要求對方回饋。如此亦可間接達到議價功能但妥協(xié)技巧的使用須注意下列：（1）一次只能做一點點的妥協(xié)，如此才能留有再妥協(xié)的余地