公司會計檔案管理制度.doc

檔案管理制度第一條 為加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)會計檔案管理辦法和中華人民共和國檔案法的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于本部。第三條 會計檔案的范圍1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。 2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.財務(wù)報告。包括會計制度規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標快報，月、季、年度財務(wù)會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。 4.其它會計核算資料。與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行對賬單及其他應(yīng)當保存的會計專業(yè)資料。第四條 會計檔案管理部門 1.公司本部檔案主管部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。一年以內(nèi)未交檔案部門保管的會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負責，交檔案部門管理的檔案由檔案管理部門負責，要指定專人負責在專門地點進行保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。 2.公司財務(wù)部，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。 第五條 會計檔案的整理 會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。 （1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 （2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 （3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。 各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。 （2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。 （3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 （4）會計賬簿的裝訂順序： 會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁會計賬簿裝訂封底。 （5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 （6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 （7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 （8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬、輔助賬。 3.會計報表。 會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第六條 會計檔案的歸檔保管 1.當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。 2.會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第七條 會計檔案的借閱使用 1.財務(wù)部門建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。 2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶外出，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。 第八條 各種會計檔案的保管期限 1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為15年。 2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬，輔助賬簿保管期限15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限25年；固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后再保管5年。3、會計報表類：月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）保管期限為3年；年度決算財務(wù)報告（包括文字分析）永久保存。4、其他類：會計移交清冊保管期限為15年，會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊永久保存， 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為5年。第九條 會計檔案的銷毀 1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。 2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部