設(shè)計圖樣文擋發(fā)放及回收管理辦法.doc

設(shè)計圖樣和設(shè)計文檔、發(fā)放及回收辦法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工農(nóng)裝管理制度制度要素1.制訂目的加強(qiáng)產(chǎn)品技術(shù)資料的管理，強(qiáng)化各部門、科室對技術(shù)資料的保護(hù)和管理意識，降低管理費用,最大程度縮短管理流程，防止技術(shù)機(jī)密外泄，保證技術(shù)成果不受侵犯，特制訂本規(guī)定。2.適用范圍適用于農(nóng)裝事業(yè)部內(nèi)相關(guān)各部門以及需要提供產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的外協(xié)廠家。3.術(shù)語產(chǎn)品圖樣：本制度產(chǎn)品圖樣僅包括設(shè)計輸出的各類S圖，A圖、B圖；設(shè)計文件：本制度設(shè)計文件僅指業(yè)務(wù)聯(lián)系書、更改通知單、明細(xì)表、配置表、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)表、新產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息表等。制度主要內(nèi)容4.各單位職責(zé)4.1 工程開發(fā)部是收獲機(jī)械、拖拉機(jī)產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的印曬管理部門，（工程開發(fā)部資料室）是A圖、B圖（包括新產(chǎn)品鑒定藍(lán)圖、電子圖檔）以及外來資料的歸檔管理部門，是A、B圖二次申請的圖紙發(fā)放及相對應(yīng)舊圖回收的管理部門。4.2 專業(yè)研究所（一所、二所）負(fù)責(zé)S圖的存檔發(fā)放，更改通知單的編制、復(fù)制、存檔、發(fā)放，A圖、B圖的首次發(fā)放以及職責(zé)內(nèi)的舊圖回收，負(fù)責(zé)S圖狀態(tài)設(shè)計更改業(yè)務(wù)聯(lián)系書的編制、發(fā)放和檔案管理工作，負(fù)責(zé)將A圖底圖和相關(guān)設(shè)計文件送交工程開發(fā)部進(jìn)行歸檔。4.3 農(nóng)裝事業(yè)部采購部、制造部負(fù)責(zé)更改通知單及相應(yīng)技術(shù)資料對外協(xié)廠家（制造單元）發(fā)放的部門（科室）：負(fù)責(zé)向各專業(yè)研究所技術(shù)管理員提供各“零部件圖號對應(yīng)外協(xié)廠家（制造單元）數(shù)量明細(xì)表”（表樣見附錄11），并根據(jù)變化情況隨時更新明細(xì)表，保證更改通知單、更改圖樣、技術(shù)文件高效同步知達(dá)各制造單元外協(xié)廠家，同時負(fù)責(zé)相對應(yīng)舊圖的回收，按要求集中交專業(yè)所技術(shù)管理員確認(rèn)登記后統(tǒng)一按規(guī)定銷毀。4.4 農(nóng)裝事業(yè)部各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的保管、保密和使用以及相應(yīng)的圖紙更改等管理工作。5.內(nèi)容及要求5.1 產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的歸檔管理5.1.1 根據(jù)專業(yè)研究所簽批的“產(chǎn)品圖樣輸圖交接單”（見附錄1），經(jīng)工程開發(fā)部綜合管理科負(fù)責(zé)人簽批后，由綜合科兼職輸圖人員給予圖樣輸出。專業(yè)研究所在對產(chǎn)品圖樣和資料按圖樣審簽程序進(jìn)行審簽后，A圖、B圖連同明細(xì)表（配置表、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)表、新產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息表）交工程開發(fā)部資料室辦理歸檔登記，S圖及技術(shù)資料交由各所技術(shù)管理員登記歸檔，分別填寫“底圖歸檔登記表”（見附錄2）和“技術(shù)文件和資料歸檔登記表”（見附錄3）。5.1.2 產(chǎn)品設(shè)計更改通知單,以及涉及S圖更改等業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)聯(lián)系書由各研究所負(fù)責(zé)歸檔保管。5.2 產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的復(fù)制（印曬）和發(fā)放5.2.1 復(fù)制（印曬）和發(fā)放流程a )農(nóng)裝事業(yè)部正常生產(chǎn)所需產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件，按附錄8農(nóng)裝事業(yè)部生產(chǎn)/開發(fā)計劃用圖曬印、發(fā)放流程圖執(zhí)行；b )農(nóng)裝事業(yè)部生產(chǎn)臨時用圖（包括供應(yīng)商所需產(chǎn)品圖樣、制造部生產(chǎn)車間自制用圖、車間質(zhì)檢組檢驗用圖及生產(chǎn)使用過程中被損壞和丟失而需補(bǔ)發(fā)的生產(chǎn)用圖）、專業(yè)研究所開發(fā)的儲備產(chǎn)品用圖，由所需部門填寫“技術(shù)文件和資料發(fā)放申請表”（簡稱“申請表”，見附錄4），注明所需產(chǎn)品圖樣名稱、代號、數(shù)量、申請理由和部門負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)技術(shù)中心綜合管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，工程開發(fā)部資料室按申請內(nèi)容組織印曬和發(fā)放。其工作程序見流程圖（附錄9）。 設(shè)計圖樣和設(shè)計文檔、發(fā)放及回收辦法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工農(nóng)裝管理制度制度主要內(nèi)容5.內(nèi)容及要求c )產(chǎn)品設(shè)計更改通知單、設(shè)計更改增（換）圖樣的復(fù)制和發(fā)放；發(fā)放數(shù)量的確定：技術(shù)管理員按（?。┡可a(chǎn)以及采購部（制造部）提供的“零部件圖號對應(yīng)外協(xié)廠家（制造單元）數(shù)量明細(xì)表”數(shù)量，確定曬發(fā)數(shù)量;對新增零部件圖樣，更改通知單由采購和生產(chǎn)計劃科按實際廠家復(fù)制發(fā)放,圖紙按申請單補(bǔ)曬發(fā)放。設(shè)計更改時，相關(guān)圖樣與技術(shù)文件審批后設(shè)計人員將相關(guān)資料交給所內(nèi)技術(shù)管理員，由技術(shù)管理員開具底圖出庫、印曬通知單，曬圖室進(jìn)行印曬。印曬完成后技術(shù)人員持相關(guān)文件到資料室進(jìn)行底圖更改并轉(zhuǎn)交底圖，資料管理員確認(rèn)底圖更改后，對相關(guān)存檔底圖文件進(jìn)行整理，圖紙及相關(guān)技術(shù)文件由所內(nèi)技術(shù)管理員負(fù)責(zé)發(fā)放。對于底圖增（換）由所內(nèi)技術(shù)管理員開具印曬通知單，并轉(zhuǎn)相應(yīng)的底圖到曬圖室進(jìn)行印曬。復(fù)制完成后由設(shè)計人員辦理底圖歸檔手續(xù)，藍(lán)圖由所內(nèi)技術(shù)管理員負(fù)責(zé)發(fā)放。工作程序見流程圖（附錄10）；d )其他設(shè)計文件和資料由編制部門負(fù)責(zé)復(fù)制和發(fā)放。5.2.2 產(chǎn)品圖樣不同生產(chǎn)階段的名稱、標(biāo)記及負(fù)責(zé)保管和發(fā)放的單位（見附錄12）。5.2.3 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件不同生產(chǎn)階段的發(fā)放范圍和數(shù)量（見附錄13）5.2.4 圖樣曬印、發(fā)放數(shù)量，A圖、B圖按規(guī)定發(fā)放。S圖、試驗用圖按產(chǎn)品開發(fā)/試驗計劃發(fā)放。特殊情況下，如需S圖臨時指導(dǎo)生產(chǎn)，由專業(yè)研究所下發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系書予以明確數(shù)量和發(fā)放單位。5.3 發(fā)放管理要求5.3.1 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件的發(fā)放數(shù)量應(yīng)遵循既降低成本又滿足生產(chǎn)的原則，必須履行規(guī)定的審批與簽收手續(xù)；5.3.2 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件發(fā)放時，工程開發(fā)部資料室、研究所和其他發(fā)放單位，必須在產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件上加蓋下發(fā)時間和使用單位的部門代號章（見標(biāo)記樣式，試制用圖不加部門代號）和在“技術(shù)文件和資料發(fā)放登記表”（見附表5）上做好發(fā)放記錄，并通知各單位專（兼）職資料管理員辦理簽收手續(xù)，確認(rèn)齊全后，領(lǐng)回圖樣及設(shè)計文件；標(biāo)記樣式：2004年03月20日04 ，其中 04為部門代號（具體按農(nóng)裝事業(yè)部規(guī)定，供應(yīng)商代號暫定為00）5.3.3 非生產(chǎn)用圖：對于引進(jìn)圖紙、外協(xié)廠家圖紙僅作為參考或檢驗等特殊用途時加蓋“參考用圖”印章。對于滿足特殊客戶需求一次性使用的圖紙加蓋“一次性使用”印章。并按有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)方可發(fā)放，此類圖樣及設(shè)計文件更改時不予通知；5.3.4 車間、科室設(shè)立專（兼）職技術(shù)檔案管理員，負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件的管理、更改、查閱、保管，對因管理不善而造成泄密、擴(kuò)散及損壞等，視情節(jié)及造成損失的程度，按公司檔案管理有關(guān)規(guī)定對專（兼）職資料管理員、使用責(zé)任人予以處罰，并追究部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)責(zé)任；5.3.5 供應(yīng)商所需產(chǎn)品圖樣（A圖），須先與農(nóng)裝事業(yè)部簽訂采購技術(shù)協(xié)議和交納圖樣成本費后，方可發(fā)放。其中：圖樣成本費，由工程開發(fā)部資料室根據(jù)“申請表”進(jìn)行核算和填寫“技術(shù)資料、圖紙收費通知單”，（收費標(biāo)準(zhǔn)：折合A4圖紙5元人民幣/張，如有變化以通知為準(zhǔn)）供應(yīng)商到農(nóng)裝事業(yè)部財務(wù)科交款后，憑交款收據(jù)辦理圖樣接收手續(xù)（注：參與新產(chǎn)品試制的供應(yīng)商可免收圖樣成本費）。5.3.6 因圖樣丟失或損壞而需補(bǔ)發(fā)圖樣的，按臨時生產(chǎn)用圖處理。圖紙發(fā)放員根據(jù)“申請表”中注明的圖樣數(shù)量，核定補(bǔ)發(fā)圖樣款項，由用圖單位持交款通知單到財務(wù)科交款后，方可到工程開發(fā)部資料室辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。 設(shè)計圖樣和設(shè)計文檔、發(fā)放及回收辦法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工農(nóng)裝事業(yè)部管理制度制度主要內(nèi)容5.內(nèi)容及要求5.4 產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件的回收與處理6.4.1 試制用圖在樣件驗收合格后，由試制車間、外檢科，專業(yè)研究所統(tǒng)一將圖紙交回到專業(yè)所技術(shù)管理員處，技術(shù)管理員檢驗登記確認(rèn)后，由工程開發(fā)部曬圖室統(tǒng)一銷毀；5.3.2 批量生產(chǎn)用圖和設(shè)計文件經(jīng)過多次更改或更改內(nèi)容較多影響使用時，可進(jìn)行替換，被替換的設(shè)計圖紙和文件由圖紙發(fā)放人員收回，廠內(nèi)部分于當(dāng)月月底統(tǒng)一收回，并填寫“技術(shù)文件和資料回收登記表”予以確認(rèn)，外協(xié)廠家的由采購部技術(shù)科或制造部計劃調(diào)度科統(tǒng)一回收，每月分階段交圖紙發(fā)放部門登記確認(rèn)。如確因工作需要而要求留用舊圖時，須寫出書面申請，明確留用期限，經(jīng)技術(shù)中心工程開發(fā)部部長及以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可延期留用，同時加蓋“留用”章，但必須在延長期內(nèi)交還圖紙發(fā)放部門登記后交工程開發(fā)部曬圖室統(tǒng)一銷毀。延長期限應(yīng)在在制品過渡期限內(nèi)，到期拒不歸還者，按丟失圖樣處理。5.3.3 對由于設(shè)計更改而產(chǎn)生的被替代產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件可直接銷毀（考慮到PLM已有版本保存）；其它作廢的技術(shù)文件和資料需銷毀（或留用）時，工程開發(fā)部資料管理員或研究所技術(shù)管理員應(yīng)填寫“技術(shù)文件和資料銷毀/留用申請單”（見附錄7），經(jīng)專業(yè)研究所會簽，工程開發(fā)部部長審核，技術(shù)中心主任或主管副總批準(zhǔn)后方可銷毀（或留用）；6.3.4 因設(shè)計更改取消的產(chǎn)品圖樣與設(shè)計文件，圖紙發(fā)放人員與當(dāng)月月底給予統(tǒng)一收回并填寫“技術(shù)文件和資料回收登記表”予以確認(rèn)。并交工程開發(fā)部曬圖室統(tǒng)一銷毀。6.考核細(xì)則6.考核細(xì)則6.1 各部門對產(chǎn)品圖樣和設(shè)計文件必須嚴(yán)加管理，如丟失或損壞，按折合A4幅面圖樣的數(shù)量處罰，標(biāo)準(zhǔn)為每張A4幅面圖樣罰款50元。由綜合管理部綜合管理科負(fù)責(zé)考核。6.2 對丟失整套部件圖樣的，必須出具書面說明，并處以510倍的罰款，同時按分公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任者及部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。6.3 更換圖樣后，不按時交回舊圖或不收回舊圖者，按丟失圖樣規(guī)定處理。6.4 更改通知及技術(shù)文件、產(chǎn)品圖樣必須同時到位，凡出現(xiàn)二次曬圖，每曬一張折合A4幅面圖樣罰款20元，因采購部（制造部）提供的“零部件圖號對應(yīng)外協(xié)廠家（制造單元）數(shù)量明細(xì)表”有誤的，由明細(xì)表提報部門承擔(dān)罰款；明細(xì)表數(shù)量提報正確，曬制數(shù)量確定有誤的由研究所承擔(dān)罰款。附則與附件7.附則7.1 本制度由工程開發(fā)部起草并負(fù)責(zé)解釋7.2 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行8.附件附件1 ：產(chǎn)品圖樣輸圖交接單附件2：底圖歸檔登記表附件3 ：技術(shù)文件和資料歸檔登記表附件4 ：技術(shù)文件和資料發(fā)放申請單 設(shè)計圖樣和設(shè)計文檔、發(fā)放及回收辦法FTZGN.8110400.015.0-2005福田重工農(nóng)裝事業(yè)部管理制度附則與附件8.附件附件5-1：技術(shù)文件和資料發(fā)放登記表附件5-2：技術(shù)文件和資料發(fā)放登記表（S圖）附件6 ：技術(shù)文件和資料回收登記表附件7 ：技術(shù)文件和資料銷毀/留用申請單附件8：生產(chǎn)/開發(fā)計劃用圖曬印、發(fā)放流程圖附件9：分公司生產(chǎn)臨時用圖曬印、發(fā)放流程圖附件10：產(chǎn)品更改增換圖樣、更改通知單發(fā)放流程圖附件11： 零部件圖號對應(yīng)外協(xié)廠家（制造單元）數(shù)量明細(xì)表附則附表12： 產(chǎn)品圖樣不同階段圖紙保管與發(fā)放單位一覽表 附表13： 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件不同階段的發(fā)放范圍和數(shù)量一覽表附加說明本制度提出部門技術(shù)中心工程開發(fā)部本制度歸口管理部門技術(shù)中心工程開發(fā)部本制度起草人技術(shù)中心綜合管理科本制度審核人蔣書滿本制度審定人魯正宏本制度批準(zhǔn)人朱金光下發(fā)時間：2005年9月13日附件1：內(nèi)容簽字交接輸圖員接收時間 年 月 日 時 分圖紙打印完成時間 年 月 日 時 分產(chǎn)品圖樣輸圖交接單 JL1104-037A 單位： 設(shè)計人： 原因： 圖紙類型及份數(shù)： 單位領(lǐng)導(dǎo)簽字： 綜合科領(lǐng)導(dǎo)簽字： 序號代號圖幅比例序號代號圖幅比例序號代號圖幅比例120392214032241423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756附件2： 底 圖 歸 檔 登 記 表 JL1104-038A項目 類別 圖 入檔單位 保管期限： 序號圖號名稱編制數(shù) 量變更記載接收人備注歸檔人時間A0A1A2A3A4折合A4附件3：類別： 技術(shù)文件和資料歸檔登記表 JL1104-043A序號文件/資料編號文件名稱歸檔人歸檔時間接收人頁次保存期限備注附件4： 技術(shù)文件和資料發(fā)放申請表 申請部門辦理人申請理由日 期序號文件編號或圖號名 稱份 數(shù)備 注申請部門領(lǐng)導(dǎo)日期文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)日期文件領(lǐng)取人日期附件5-1： JL1104-041A技術(shù)文件和資料發(fā)放登記表發(fā)放部門： 發(fā)放人： 發(fā)放日期： 序號文件編號和圖號文件名稱數(shù)量備注圖樣明細(xì)1234567891011121314151617181920212223接收部門部門套數(shù)接收人部門套數(shù)接收人專業(yè)研究所1總裝車間1工藝管理科1質(zhì)檢科1采購技術(shù)質(zhì)量科2外檢科1生產(chǎn)計劃科1配件中心1附附5-2： JL1104-042A技術(shù)文件和資料發(fā)放登記表（S圖）發(fā)放部門： 發(fā)放人： 發(fā)放日期：序號文件編號和圖號文件名稱數(shù)量備注圖樣明細(xì)12345678910111213141516171819202122232425接收部門部門套數(shù)接收人部門套數(shù)接收人專業(yè)研究所1工藝管理科試制車間1附件6： JL1104-043A 技術(shù)文件和資料回收登記表序號回收文件編號或圖號名稱原文件接收單位份數(shù)回交人日期備注附件7： JL1104-044A技術(shù)文件和資料銷毀/留用申請單序號文件編號文件名稱數(shù)量銷毀/留用理由制表審核批準(zhǔn)附件8附件9附件10附錄11： 零部件圖號對應(yīng)外協(xié)廠家（制造單元）數(shù)量明細(xì)表提報部門： 提報人： 接收部門： 接收人：序號零部件圖號名 稱外協(xié)廠家（制造單元）數(shù) 量最新提供時 間123456789101112131415161718192021222324252627282930附錄12 產(chǎn)品圖樣不同階段圖紙保管與發(fā)放單位一覽表 產(chǎn)品生產(chǎn)階段圖樣名稱底圖保管單位圖樣標(biāo)記藍(lán)圖發(fā)放單位樣機(jī)試制試制用圖研究所S研究所（?。┡可a(chǎn)（?。┡可a(chǎn)用圖工程開發(fā)部資料室（拖拉機(jī)、收獲機(jī)械）A、B研究所負(fù)責(zé)A圖首次發(fā)放；臨時用圖等申請由資料室負(fù)責(zé)。附錄13 產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件不同階段的發(fā)放范圍和數(shù)量一覽表部門代號產(chǎn)品生產(chǎn)階段發(fā)放范圍試制用圖（S圖）（?。┡可a(chǎn)用圖（A圖）B圖備注04專業(yè)研究所1套1套1.“-”標(biāo)志為無圖；2.凡成套圖紙，技術(shù)資料有明細(xì)表、配置表、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)表的一同下發(fā)。 3.“”僅發(fā)放類件圖紙，具體按專業(yè)所提供的類零部件明