辦公室5S打造標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施方案

辦公室辦公室 5S5S 推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施方案推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施方案 一 目的一 目的 通過(guò) 5S 打造工作有效開(kāi)展辦公環(huán)境 提升辦公室人員的工作效率 改善辦 公場(chǎng)所的環(huán)境 提高辦公室人員的整體素質(zhì) 提升公司的整體形象 二 使用范圍二 使用范圍 本方案適用于辦公室全體人員 三 具體實(shí)施時(shí)間三 具體實(shí)施時(shí)間 2016 年 1 月 1 日正式啟動(dòng)辦公室 5S 推進(jìn)工作 四 辦公室四 辦公室 5S5S 小組小組 組長(zhǎng) 督查 人事行政部 成員 市 場(chǎng) 部 負(fù) 責(zé) 人 成員 財(cái) 務(wù) 部 負(fù) 責(zé) 人 成員 客 服 部 負(fù) 責(zé) 人 成員 人 事 行 政 負(fù) 責(zé) 人 五 小組成員職責(zé)五 小組成員職責(zé) 1 組長(zhǎng)職責(zé) 總體把握 5S 推行小組的工作方向 批準(zhǔn) 5S 推行標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施方案 評(píng)價(jià) 5S 推行 改善成果 在辦公區(qū)域 5S 活動(dòng)推行中擁有最高裁決權(quán) 2 5S 監(jiān)查員的職責(zé) 對(duì)辦公區(qū)域成員進(jìn)行 5S 檢查和監(jiān)督 對(duì) 5S 檢查結(jié)果公布到辦公區(qū)域人員 上報(bào)給組長(zhǎng)辦公區(qū)域 5S 推行情況 跟進(jìn)推行小組會(huì)議決定事項(xiàng) 3 組員的職責(zé) 參與本部門(mén)開(kāi)展 5S 活動(dòng)方案 具體落實(shí)本部門(mén)推行工作 執(zhí)行 5S 小組的各 種工作指示 參與 5S 活動(dòng)的具體實(shí)施 自查 評(píng)比 評(píng)價(jià) 確定開(kāi)展 5S 活動(dòng) 效果 六 辦公室六 辦公室 5S5S 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)要求 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)要求 1 桌面 物品方面 將公司用品和個(gè)人用品區(qū)分開(kāi)來(lái) 公司用品放在明顯處 私人物 品放在不明顯處 辦公用品放在抽屜的上層 私人物品放在抽屜的下層 辦公 桌椅應(yīng)設(shè)置姓名標(biāo)牌 圖一 電腦 鍵盤(pán) 電話 水杯 文件筐 筆筒 姓名標(biāo)牌 部門(mén) 姓名 職務(wù) 2 文件柜 A 文件柜右上角貼柜子編號(hào) 名稱 部門(mén)以及責(zé)任人等 B 文件柜內(nèi)分層分類 用分隔線和標(biāo)簽區(qū)分 圖二 3 文件資料 將所有文件資料有效分類 運(yùn)用形跡管理的方法使文件能夠馬上被拿取 如下圖示為經(jīng)過(guò)分類整理后的文件資料放置圖例 分類方式 1 按形式分類 2 按門(mén)店分類 3 按一般文件分類 4 按主題分類 5 按標(biāo)題分類 6 文件編號(hào) 1 2 34 6 責(zé)任人 保存期限 圖三 4 抽屜 主機(jī)箱及線路 A 清除不用或不用物品 留下必需品 B 所有物品應(yīng)分類 并進(jìn)行標(biāo)識(shí) C 辦公用品放置在上層 個(gè)人用品放置在下層 圖四 5 墻壁不隨意張貼紙張及任何物品 使用膠水 膠紙將紙張貼在墻上時(shí) 一旦揭除會(huì)留下難看的斑跡 從而影 響辦公室整體形象 6 辦公室標(biāo)識(shí)管理 6 1 辦公區(qū)域標(biāo)識(shí)管理 根據(jù)辦公人員的數(shù)量 將辦公桌劃分為不同員工的作業(yè)區(qū)域 其標(biāo)識(shí)的內(nèi) 容包括以下 3 個(gè)部分 1 區(qū)域名稱 2 區(qū)域所屬人姓名 分層柜分類 第一層 辦公用品 第二層 臨時(shí)用品 第三層 個(gè)人私人物品 線路扎整齊 確保安全不凌 亂 主機(jī)箱靠一邊整齊放好 3 區(qū)域人職務(wù) 6 2 文件夾標(biāo)識(shí)管理 文件夾外部標(biāo)識(shí)主要是指?jìng)?cè)面標(biāo)識(shí)和正面標(biāo)識(shí) 其中 側(cè)面標(biāo)識(shí)主要包括 以下 5 個(gè)要素 1 文件夾編號(hào) 2 文件夾名稱 3 文件夾內(nèi)文件內(nèi)容簡(jiǎn)述 4 文件夾管理部門(mén) 5 文件夾管理責(zé)任人 6 文件夾標(biāo)識(shí)的注意事項(xiàng) 無(wú)論文件的厚薄 文件夾標(biāo)識(shí)的長(zhǎng)度 寬度都應(yīng)保持一致 若將文件夾放入文件盒內(nèi) 文件盒也應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)識(shí) 在文件夾側(cè)面加上斜線或三角形 以形成目視管理標(biāo)準(zhǔn) 統(tǒng)一文件夾標(biāo)識(shí)的規(guī)格和字體 在文件柜的 左側(cè)門(mén)上做 好文件清單 文件盒上做 好數(shù)字編號(hào) 與文件柜左 側(cè)門(mén)上清單 一致 圖五 7 人走桌凈 員工如果離開(kāi)桌子 5 分鐘以上 應(yīng)該在離開(kāi)辦公桌位前將物品整理好放起 來(lái) 椅子歸為 電腦處于鎖屏狀態(tài) 圖六 七 辦公室七 辦公室 5S5S 推進(jìn)工作要求推進(jìn)工作要求 一 整理 1 每日將所有文件 包括電子文檔 分為必要 有效 和不要 無(wú)效 的 2 每日將審批后的有效表單 記錄統(tǒng)一保存文件夾并歸檔 3 本部門(mén)所轄區(qū)域的設(shè)備 物品 空間 并區(qū)分 要 和 不要 并分 類如下 1 設(shè)備 電腦 打印機(jī) 電話 傳真機(jī) 文具和書(shū)籍等 2 物品 公共辦公用品 個(gè)人用品等 3 空間 柜 架 桌椅 抽屜和儲(chǔ)物柜等 4 不要 物品經(jīng) 5S 小組判定后 集中處理 二 整頓 1 文件資料的管理整頓 1 將文件按待處理 處理中和已處理分類放置 2 機(jī)密類文件根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用 常用和常不用 3 種 常不用 的機(jī)密類文件盡快處置 3 電子文檔資料分類必須條理清晰 需要永久或長(zhǎng)期保存的 應(yīng)打印成 紙制文件并同時(shí)將電子文檔存儲(chǔ)到電腦硬盤(pán)或 U 盤(pán)進(jìn)行妥善保存 2 辦公室的整頓 1 辦公室桌面除文件盒 文件欄 水杯 電話 臺(tái)歷 辦公用品 筆筒 文件 電腦外無(wú)其他物品 2 電腦 桌面呈 45 度角貼墻放置 豎式主機(jī)置桌面下 3 抽屜 所有物品分類放置 辦公用品放上層 個(gè)人用品放下層 4 桌椅 桌面物品擺放整齊有序 桌面清潔 干凈 椅子擺放整齊 5 垃圾筒 置于辦公桌右下角 三 清掃 1 辦公區(qū)域 如通道 地面 按照每日排班表按時(shí)清掃 2 清掃的對(duì)象主要是個(gè)人辦公區(qū)域 具體清掃基準(zhǔn)如下 清掃對(duì)象清掃要求周期清掃時(shí)間 個(gè)人區(qū)域桌面干凈 整潔 桌洞內(nèi)無(wú)垃圾 雜物每天一次每天上班前 辦公設(shè)備電腦主機(jī)和重點(diǎn)部位的正面 背面 送風(fēng)口無(wú)污垢每周一次每天上班前 四 清潔 三 安全 1 正確使用辦公室各種電器設(shè)備 2 定期檢查辦公區(qū)域各種電源 線路的安全狀況 3 保持安全通道 出口的暢通 四 節(jié)約 1 最大限度地利用各種辦公用品 2 設(shè)置各類辦公用品分類回收箱 3 對(duì)不能再使用的辦公設(shè)備進(jìn)行相關(guān)回收處理 八 辦公室 5S 工作檢查表 另附表 九 辦公區(qū)域 5S 檢查考核方法 方法說(shuō)明 定期巡查方法 1 各部門(mén)負(fù)責(zé)人每周至少自查兩次 2 5S 小組督查員每周至少巡查一次 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 及時(shí)做好記錄 不定期巡查方法 5S 小組督查員每周不定期到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行巡查和督導(dǎo) 隨時(shí)發(fā)現(xiàn) 5S 活動(dòng)推行中的問(wèn)題 以便迅速采取措施解決 文件資料 桌面 電腦中無(wú)失效文件 超過(guò)保管期限的及時(shí)銷 毀 保管期限內(nèi)的在文件資料柜歸檔 每周一次自定 5S5S 推行小組檢查工作流程推行小組檢查工作流程 5S 小組督查員定好巡查時(shí)間 開(kāi)展巡查工作 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題超過(guò) 3 項(xiàng) 部門(mén)周例會(huì)通報(bào)批 評(píng) 出現(xiàn)問(wèn)題部門(mén) 每人樂(lè)捐 50 元 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在三項(xiàng) 以內(nèi) 部門(mén)周例 會(huì)通報(bào)批評(píng) 跟進(jìn)整改 十 申訴制度十 申訴制度 對(duì) 5S 活動(dòng)檢查評(píng)比結(jié)果 若有認(rèn)為與實(shí)際情況不符或不合理情況 可以郵 件形式或會(huì)議提出 由 5S 活動(dòng)推行小組成員表決裁決問(wèn)題決策權(quán) 申訴人申訴前 必須核對(duì)最新檢查標(biāo)準(zhǔn) 確定評(píng)比有誤 并與相關(guān)檢查人員協(xié)商 附表 附表 辦公室辦公室 5S5S 活動(dòng)檢查表活動(dòng)檢查表 活動(dòng)檢查內(nèi)容配分得分問(wèn)題點(diǎn)描述 桌面及抽屜內(nèi)均無(wú)多余物品 且擺放整齊 4 審批后文件是否及時(shí)歸檔 3 辦公區(qū)域是否有不用或不急用的物品 工具 4 整理 15 分 辦公區(qū)域是否有明確的區(qū)域標(biāo)識(shí) 且標(biāo)識(shí)清 楚 4 定位明確 使用目視管理 任何人可隨時(shí)使用 4 文件柜 辦公用品是否有管理責(zé)任人 3 文件等是否實(shí)施定位化管理 4 整頓 15 分 辦公桌下是否有工作無(wú)關(guān)物品存放 4 地面 桌面是否雜亂 3 電腦和辦公設(shè)備線路是否雜亂 3 個(gè)人區(qū)域墻壁 地面是否保持干凈 3 清掃 15 分 辦公區(qū)域文件 工具 辦公用品是否有灰塵 2 復(fù)查 辦公區(qū)域死角是否有灰塵 4 辦公設(shè)備是否保持干凈 3 抽屜內(nèi)是否雜亂 3 私人物品有無(wú)依規(guī)定放置 3 下班時(shí)桌面上是否整齊 3 清潔 15 分 辦公區(qū)域人員是按照前 5S 是否規(guī)范化 標(biāo) 準(zhǔn)化 3 是否遵照規(guī)定統(tǒng)一穿戴工服 佩戴工牌 3 待人接物態(tài)度好 語(yǔ)言禮貌 舉止文明 3 有無(wú)遲到 早退 曠工現(xiàn)象 3 堅(jiān)持上班前開(kāi)展 5S 活動(dòng)五分鐘 下班后開(kāi)展 5S 活動(dòng)五分鐘 3