GTD時(shí)間管理方法

深圳德信誠(chéng)培訓(xùn)中心 755 28269363 楊小姐 深圳培訓(xùn)網(wǎng) ： 課堂要求 歡迎閣下參加深圳德信誠(chéng)培訓(xùn)中心本次課程 ， 本課程將為您打下一個(gè)良好的基礎(chǔ) ， 提高您的能力和水平 。 請(qǐng)注意以下的幾點(diǎn)： 1、 手機(jī) 請(qǐng)將您的手機(jī)開為振動(dòng)或關(guān)閉 。 2、 吸煙 在課堂內(nèi)請(qǐng)不要吸煙 。 3、 其它 課期間請(qǐng)不要大聲喧嘩 ,舉手提問(wèn)； 不要隨意走動(dòng) 。 在開始之前， 首先，讓我們來(lái)做一個(gè)關(guān)于時(shí)間管理的測(cè)試。 下面的每個(gè)問(wèn)題，請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從不”為 0分，選擇“有時(shí)”記 1分，選擇“經(jīng)常”記2分，選擇“總是”記 3分。 1、我在每個(gè)工作日之前，都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。 2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作進(jìn)度表來(lái)書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 4、我盡量一次性處理完畢每份文件。 5、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來(lái)排列，依次辦理這些事情。 6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來(lái)訪，以及突然的約會(huì)。 7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線來(lái)安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。 9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說(shuō)“不”。 測(cè)試結(jié)論 0自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。 13試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。 18的時(shí)間管理狀況良好。 23是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范。 知道了你自己的時(shí)間管理方面的總體水平，接下來(lái)，讓我們分析一下時(shí)間是如何被浪費(fèi)掉的。 浪費(fèi)時(shí)間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來(lái)分析一下浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因，因?yàn)椋@是一切的根源。 1、做事目標(biāo)不明確。 2、作風(fēng)拖拉。 3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)。 4、過(guò)于注重細(xì)節(jié)。 5、做事有頭無(wú)尾。 6、沒有條理，不簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化。 7、事必躬親，不懂得授權(quán)。 8、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求。 9、消極思考。 一項(xiàng)國(guó)際調(diào)查表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá) 10倍以上。 看來(lái)，人人都需要掌握時(shí)間管理的方法和理念。 什么是時(shí)間管理？ 所謂時(shí)間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。善于利用時(shí)間的人不會(huì)把時(shí)間花在需要的事情上，而會(huì)花在值得的事情上。 就好像如果你讓自己一天做一件事情，你會(huì)花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會(huì)完成它們；如果你讓自己一天做 12件事情，則會(huì)完成 78件 數(shù)字往往會(huì)揭示一些人們意想不到的真相。這些數(shù)據(jù)是否令你感到吃驚？我們不妨留意一下，找出一些和自己有關(guān)的時(shí)間數(shù)字，使自己始終保持危機(jī)感，警惕時(shí)間的流逝，抓緊利用好每一分、每一秒。 時(shí)間管理不是什麼 ? 時(shí)間本身不是問(wèn)題 . 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多 所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間 時(shí)間管理的架構(gòu) 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 急 2 不重要的事 3 4 正確的行事優(yōu)先順序 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 設(shè)備故障 ,生產(chǎn)停擺 重傷害急救 員工產(chǎn)生肢體衝突 顧客抱怨 停電 計(jì)劃之研擬 技能之提升 公關(guān)之促進(jìn) 問(wèn)題之調(diào)查 健康檢查 不重要的事 有些電話 有些不速之客到訪 有些會(huì)議之出列席 有些無(wú)謂的請(qǐng)託 有些臨時(shí)的邀約 有些交際應(yīng)酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個(gè)人嗜好的沈迷 最新的時(shí)間管理概念 借用今天這個(gè)機(jī)會(huì)，我把網(wǎng)絡(luò)上比較好的時(shí)間管理辦法跟大家分享下。 我不知道大家有沒有看過(guò)一本來(lái)自于 國(guó)內(nèi)的中文翻譯本盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)由中信出版。 書中提到一種最新最有效的時(shí)間管理方法 的具體做法可以分成 收集、整理、組織、回顧 與 行動(dòng)五個(gè)步驟。 收 集 就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（ 統(tǒng)羅列出來(lái)，放入 個(gè) 需要有用來(lái)記錄各種事項(xiàng)的紙張或 收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。 整 理 將 需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空這些 于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。 組 織 參考資料的組織 下一步行動(dòng)的組織 文檔管理系統(tǒng) 下一步清單 等待清單 未來(lái) /某天清單 記錄那些委派他人去做的工作 記錄延遲處理 且 無(wú) 具體的完成日期 的 未來(lái)計(jì)劃、電子等 具體的下一步工作， 而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工 作 ， 那么需要將其細(xì)化成具體的工作。 它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)， 而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作 回 顧 回顧也是 般需要 每周 進(jìn)行回顧與檢查，通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保 且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作。 執(zhí) 行 現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng)。 時(shí)間管理的原則 一 時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。把今年度的 4到 10個(gè)目標(biāo)寫出來(lái)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定詳細(xì)的計(jì)劃，并依照計(jì)劃進(jìn)行。 二 把自己所要做的每一件事情都寫下來(lái)，列一張總清單，這樣做能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。在列好清單的基礎(chǔ)上進(jìn)行目標(biāo)切割。 出清單，每一季度要做哪一些事情； 在每月初重新再列一遍，遇到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形時(shí)及時(shí)調(diào)整過(guò)來(lái)； 下周要完成的每件事列出來(lái)； 三 間日志” 你花了多少時(shí)間在哪些事情，把它詳細(xì)地，記錄下來(lái)，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時(shí)間，早上搭車的時(shí)間，平上出去拜訪客戶的時(shí)間，把每天花的時(shí)間一一記錄下來(lái)，做了哪些事，你會(huì)發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。 四 絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真思考慮的行動(dòng)引起的。在制訂有效的計(jì)劃中每花費(fèi) 1小時(shí)，在實(shí)施計(jì)劃中就可能節(jié)省 3會(huì)得到更好的結(jié)果。如果你沒有認(rèn)真作計(jì)劃，那么實(shí)際上你正計(jì)劃著失敗。 五 0:80定律 用你 80%的時(shí)間來(lái)做 20%最重要的事情。生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)困擾和迫不及待要解決的問(wèn)題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。一定要了解，對(duì)你來(lái)說(shuō)，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。成功者往往花最多時(shí)間在做最重要但不是最緊急的事情，而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此，必須學(xué)會(huì)如何把重要的事情變得緊急。 六 被干擾”時(shí)間 假如你每天能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾地思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情，這一個(gè)小時(shí)可以抵過(guò)你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率還要好。 七 假如價(jià)值觀不明確，就很難知道什么對(duì)你是最重要的，當(dāng)你的價(jià)值觀不明確時(shí)，就無(wú)法做到合理地分配時(shí)間。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事。 八 巴金森 (其所著的 巴金森法則 中寫下這段話“你有多少時(shí)間完成工作，工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。 列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來(lái)，找適當(dāng)?shù)娜藖?lái)授權(quán)。 假如你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考，用一段時(shí)間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時(shí)間一次把它打完。 當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。 九 十 類的事情最好一次做完 十一 . 每 1分鐘每 1秒做最有效率的事情 你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對(duì)你最有效率的，列下來(lái)，分配時(shí)間把它做好。 (始終直瞄靶心 ) 時(shí)間，對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平的，每天時(shí)間銀行都會(huì)為每個(gè)人存入86400秒，而每天這 86400秒也會(huì)毫不留情的流逝，不會(huì)因?yàn)槿魏稳嘶蛉魏问露鋈魏瓮Ａ?。既然時(shí)間的流逝是一種大自然的客觀規(guī)律，不以人的意志為轉(zhuǎn)移，那么我們能做的只能是更合理的規(guī)劃、利用和管理自己的時(shí)間，通過(guò)強(qiáng)化時(shí)間管理意識(shí)，學(xué)習(xí)與掌握時(shí)間管理方法，制定并執(zhí)行時(shí)間管理規(guī)劃，檢驗(yàn)時(shí)間管理效果，并不斷修正時(shí)間管理方案，高效能完成日常工作生活中相關(guān)事宜，充分利用大自然所賦予我們的這一寶貴資源來(lái)創(chuàng)造自己的價(jià)值。 測(cè) 試： 1、 好象在有壓力的情況下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我認(rèn)為之所以沒有時(shí)間深刻思考問(wèn)題，都是由于外界的匆忙和壓力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周圍的人或事慢吞吞地進(jìn)行時(shí)，總是感到很生氣。我討厭排隊(duì)。 0 1 2 3 4 4、 每當(dāng)要請(qǐng)假時(shí)，我總感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象總是從一個(gè)地方匆匆忙忙趕到另一個(gè)地方，從一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4 6、 我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己把別人趕開，為的是自己有時(shí)間趕快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一離開辦公室?guī)追昼?，我就?huì)覺得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事時(shí)，我腦子里經(jīng)常想著另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在處理危機(jī)時(shí)我的狀態(tài)最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危機(jī)比爭(zhēng)取長(zhǎng)期性的結(jié)果能給我?guī)?lái)更大滿足感。 0 1 2 3 4 11、我經(jīng)常要舍棄跟生活中最重要的人在一起的時(shí)間，去處理各種各樣的危機(jī)。 0 1 2 3 4 12、當(dāng)我不得不讓別人失望，放棄一些事情去處理危機(jī)時(shí)，我相信別人是會(huì)理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解決各