Unit_01_英文商務信函寫作的基本知識.ppt

外貿(mào)函電 Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商務信函寫作的基本知識 1 1Introduction 簡介 目的 掌握商務信函的寫作要求 寫作原則 以及信封和信函的基本構(gòu)成和行文要求 1 2RequirementsforBusinessLetterWriters 商務信函的寫作要求 要寫就一封成功的商務信函 需要起草人具備以下條件 1 精通英語 GoodcommandofEnglish 2 通曉外貿(mào)理論和實務 Knowledgeofbusinesstheoryandpractice 3 通曉術(shù)語 Knowledgeoftechnicalterms 4 通曉人的心理 Knowledgeofpsychology 5 熟悉推銷藝術(shù) Skillsinsalesmanship 1 3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters 英文商務信函寫作七原則 7C原則 即清楚 簡潔 正確 具體 禮貌 體諒和完整 1 清楚 Clarity 商務信函應使讀者一目了然 沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會之處 2 簡潔 Conciseness 言簡意賅地表達所需表達的意思 同時又無損于書信的完整和禮貌 3 正確 Correctness 正確的商務信函不僅表現(xiàn)為語法恰當 標點符號和詞匯拼寫正確 還要求敘述正確 提供的事實和數(shù)字無誤 寫作格式規(guī)范 技巧運用恰當以及商業(yè)術(shù)語正確 4 具體 Concreteness 商務信函必須避免采用模糊 大概和抽象的詞語和語句 應盡量運用具體的事實和數(shù)字 一般使用主動語態(tài)來陳述內(nèi)容 5 禮貌 Courtesy 在商務信函的寫作過程中 及時是禮貌之首 此外 應避免使用可能激怒 傷害對方的言辭或語氣 語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利 6 體諒 Consideration 發(fā)信人應盡可能從收信人的立場來考慮問題 在分析對方會如何理解信息的基礎(chǔ)上 提供其所需要的信息 7 完整 Completeness 商務信函必須力求完整 要包括寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況 或是回答來信所提出的全部問題和要求 1 4AddressingEnvelopes 信封的寫法 在寄往國外信函的信封上 收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的書寫位置 都不同于國內(nèi)信封的寫法 見圖1 1 圖1 1寄往國外信函的信封寫法 GeneralTradingCo 28NorthRoadBeijing100020P R ChinaOverseasTradingCo 52HooigrachtStreetAmsterdam theNetherlands 注意事項 1 寄信人姓名和地址應寫在信封的左上角 且務必與封內(nèi)地址在形式和標點上一致 2 收信人姓名和地址寫在信封中下偏右的位置 收信人的姓名和國名須分行書寫 3 寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是 先寫姓名后寫地址 地址的書寫應由小至大 先寫機構(gòu)名稱 再依次寫門牌 街道 城市 州 省及郵政編碼 最后書寫國名 4 關(guān)于信件類別 投遞方式及其他事項說明 寫在信封左邊寄信人地址下 或?qū)懺谧笙陆?如懷疑信件能否送交收信人 可在信封最下邊標明 IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX 即 如無法投遞 請退交XXX 1 5PartsofEnglishBusinessLetters 英文商務信函的組成部分 1 信頭 Letterhead 信頭也稱為信箋抬頭 由寄信人公司名稱 地址 電話號碼 E mail地址和傳真構(gòu)成 信頭通常位于信紙的最上端 2 日期 Date 日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊 距離信頭三到四行 注意事項 1 年份必須全部寫出 2 月份最好用英文全拼 不提倡用縮略式 3 日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞 4 年份前要加逗號 5 日期切忌全部用數(shù)字表示 3 信函編號 Referencenumber 給信函編號是為了便于往來書信的存擋和查閱 一般采用YourRef 你方編號 或OurRef 我方編號 信函編號通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置 打上如下字樣 YourRef OurRef 4 信內(nèi)地址 Insideaddress 信內(nèi)地址包括收信人的姓名 頭銜 單位名稱 營業(yè)地址以及城市 國家名稱和郵政編碼 收信人的姓名和地址應和信封上的內(nèi)容相同 信內(nèi)地址一般在信紙左上角低于日期的地方 書寫順序是由小單位到大單位 每項內(nèi)容單獨成行 Mr FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo 87UnicoAvenueToronto ST9878Canada 5 稱呼 Salutation 稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處 常見的正式稱呼有 DearMr Smith DearMrs Smith DearMissBrown DearMs White 如果稱呼多個男性 則在姓名前用Mr 的復數(shù)形式Messrs Mrs 沒有復數(shù)形式 如果稱呼多個女性 則在姓名前用Mmes 如Mmes WhiteandGray 寫信給一家公司時 通常用DearSirs 也可以用Gentlemen 6 事由 Subject 事由是為對方在閱讀信的正文以前對信的主題 內(nèi)容有一個了解 也便于登記歸檔和查卷 寫在稱呼下面 信的中間位置 事由下面可以劃線 也可以不劃線 有時可全部用大寫字體 例如 Subject Men sBicyclesRe SalesConfirmationNo 2536YourOrderNo Reference 7 信函正文 Bodyoftheletter 信函正文是商務信函中最重要的部分 要遵循 7C原則 正文一般遵循三段式的格式 第一段一般是引入主題 第二段詳細討論 第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文 需兩頁或更多的信紙時 在前一頁最后一行的右邊寫上tobecontinued 續(xù)頁應采用不帶信頭的信紙 并注明收信人名稱 頁數(shù)和日期 如 Mr JohnSmith Page2 June3 2005 8 信尾客套語 Complimentaryclose 信尾客套語是一種禮貌 是結(jié)束信函的正式方式 類似中文信函中的 此致 敬禮 等 常用的有 Sincerely Sincerelyyours Yourssincerely Bestregards 更親切一點的有 Cordially Cordiallyyours 再正式一些的有 Yourstruly Respectfullyyours Yoursfaithfully 注意 只有第一個字母大寫 一般打印在正文下面空一行處 9 簽名 Signature 簽名通常在信尾客套語下空三行的位置 簽名可采用不同寫法 一般包括 公司名稱 寫信人的手寫簽名 寫信人的打印簽名 寫信人的頭銜 有時 也可以不寫公司名稱 例如 Yourstruly GeneralTradingCo Signature JohnSmithSalesManager 10 經(jīng)辦人代號 Referencenotation 經(jīng)辦人代號是提供信件產(chǎn)生的信息資料 便于必要時查對之用 經(jīng)辦人代號是由信件口授者和秘書的姓名首字母組成 用冒號或斜線號分開 可用以下方式書寫 FCM HL FCM HL FCM hl fcm hl 11 附件 Enclosure 假如信封內(nèi)除信紙外 尚附有其他文件 可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容 當附件只有一件時 注明Enclosure或Encl 即可 一件以上時 要加上編碼 以便收信人識別 用Enclosures 說明 例如 Enclosures3 1 BirthCertificate2 Visa3 LetterofReference 12 抄送 Carboncopy C C 發(fā)信人若需把此信抄送給有關(guān)單位 可在附件下方即信左下端打上C C 然后打上抄送單位的名稱 例如 C C TheBankofChinaCopiesto directorsCcto CEOCopyto SalesManager 13 附筆 Postscript P S 若寫完信后還須附加項目時 就需補述 這類似于中文信中的附言 有時并非真正將忘了寫的事情補上 而是故意引起對方的注意 附筆被放在抄送下方 在寫完P(guān) S 之后 有時也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后 1 6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters 英文商務信函的開頭和結(jié)尾 信函的開頭應該直入主題 要避免空洞 根據(jù)書寫商務信函的目的不同 開頭一般分為兩大類 一是回復信件 二是主動與對方聯(lián)系 對于回復信件 可采用以下方式開頭 1 英文商務信函的開頭 1 感謝對方的來信 2 對來信進行回復 3 回復來信中的有關(guān)問題 4 回復來信中提出的要求或指示 5 表達滿意和欣喜 6 表達遺憾和驚訝 對于主動和對方聯(lián)系的商務信函 可以用以下方式開頭 1 通過別人的介紹了解到對方 2 對以前信函的補充或確認 3 通知對方一些情況 2 英文商務信函的結(jié)尾 商務信函的結(jié)尾應該簡潔 中肯 與寫信的主旨相符 根據(jù)是否需要對方回復把結(jié)尾分為兩類 對于期待對方回復的信件 可以用以下的方式結(jié)尾 對于期待對方回復的信件 可以用以下的方式結(jié)尾 對于無須對方答復的信函 可以用以下兩種方式結(jié)尾 1 表達感謝或希望繼續(xù)合作的意愿 2 表達歉意 1 7UsefulSentencesinCommonBusinessLetters 一般商務信函中的實用語句 1 回信Weareofferingasoundarticleatpopularprice andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims Inanswertoyourfavorofthe8thJune weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou Inanswertoyourinquiryforbran weofferyou40tonsofthesame 2 收訖Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst Kindlyacknowledgereceipt andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune contentsofwhichwenotewiththanks 3 通知WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress Havingestablishedourselvesinthiscity asmerchantsandgeneralagents wetakethelibertyofacquaintingyouofit andsolicitthepreferenceofyourorder Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust 4 確認Inconfirmationofmycabletoday Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou Weconfirmourrespectsofthe3rdJune andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived Confirmingourletteroflastweek weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative 5 愉快欣慰Wehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrow smailtotheBankfivebondsofUSD500each Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton 6 附函Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention Anorderformisenclosed Fillitoutandattachyourcheck 7 迅即Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock 8 依照 關(guān)于Inaccordancewithyourletterofyesterday Iamsendingtonight15casesofwhisky Referringtoourconversationofthismorning weencloseapamphletdescribingournewarticles Withreferencetoyourletterofthe16thinst wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles 9 期滿 到期ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay 10 抱歉 遺憾Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition Wearesorrythatwehavetakenthelibertyinwritingyouprematurelyonthesubject Iamregrettedtohavetoinformyouthattwocasesofthemaresobadinquality 11 榮幸Wefeelspeciallyhonoredtobegiventhisopportunitytomeetsuchanicegroupofdistinguishedpeoplelikeyou Today wefeelverymuchhonoredtohaveProf Wilsonwithus 12 感謝Wetakethisopportunitytothankourpatronsandfriendsfortheliberalsupportextendedtousduringourbusinesscareer Weappreciateyourtellingusaboutthedefectivesets andaregladtomakethingsright Whilethankingyouforyourvaluedsupport Iwishtoaskforacontinuanceofyourconfidenceinthenewcompany 13 提供服務Wewishtoassureyouthatweappreciateanopportunityaffordedusforservice Inthemeantime pleasebeassuredofourmostcordialgoodwishesandofourdesiretobeofservice Wethankyoufortheopportunitytobeofservicetoyou Wearealwayspleasedtoserveyouatanytime 14 希望 愿望Wehopetohearfromyoufavorably Wehopethatyouwillgivethismatterpromptattention Wehopethisactionwillmeetwithyourapproval 15 留意簽名Wewouldaskyoukindlytonoteourrespectivesignaturesgivenbelow Irequestyourattentiontohissignature appendedbelow 16 誠請回信Thensendbackthepostcardandwe llgladlytellyouwithoutabitofobligation ofcourse Apostcardisenclosedforyourconvenienceinrequestingfurtherinformation MakeoutyourcheckforUSD50 putitintheenclosedenvelope andstartitonitswaytousatonce 1 8F