公司對文秘人員個性要求的調(diào)研報告.doc

公司對文秘人員個性要求的調(diào)研報告秘書是從事辦公室程序性工作， 協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及其實施提供服務(wù)的人員。這是一個“外向型”的崗位，需要接觸各色人等，處理各種關(guān)系，安排各種活動，因此這是與人打交道的職業(yè)，其有效性取決于與他人溝通與協(xié)調(diào)的有效性。心理品質(zhì)影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)，對秘書工作的效能具有重要影響，而性格品質(zhì)是秘書的主導(dǎo)心理品質(zhì)， 它制約著甚至支配著其他一些心理品質(zhì)，是秘書各項心理品質(zhì)的核心。 當(dāng)今秘書人員大多比較年輕， 一般為2035 歲之間，平均26 歲左右，秘書專業(yè)學(xué)生20 歲左右。塑造性格有個過程，年齡越大閱歷越深，性格塑造的難度也就越大。年輕秘書或秘書專業(yè)的學(xué)生大多閱歷不深，可塑性強，又具有自我調(diào)節(jié)意識和自我煅煉的動機，如果他們提高對職業(yè)性格培養(yǎng)的認(rèn)識，樹立信心，掌握方法，那培養(yǎng)便會卓有成效。一、秘書職業(yè)性格要求針對秘書這一特定職業(yè), 首先必須為秘書的職業(yè)性格作一個準(zhǔn)確的定位,才能根據(jù)這個標(biāo)準(zhǔn)來衡量秘書，知道欠缺什么, 如何訓(xùn)練, 怎樣改變。令人高興的是, 秘書的職業(yè)性格無疑是人類為了生存和發(fā)展所設(shè)定的職業(yè)類型中最為優(yōu)秀的性格, 擁有這種性格的人不僅能產(chǎn)生引人注目的欣賞與贊嘆,而且能以近乎完美的品質(zhì)在其職業(yè)生涯中保持成功。這是因為, 秘書的職業(yè)性格集中了人類所有最美好的內(nèi)容, 這些職業(yè)性格包括：1. 正直。人的世界觀決定著人的是非觀, 善惡忠奸,是非曲直, 愛恨分明, 嫉惡如仇。正直, 意味著忠誠, 意味著受人之托忠人于事, 意味著堅持原則。這是秘書理所應(yīng)當(dāng)?shù)男愿褚蟆?. 善良。以善心對待所有的人, 以善意處理所有的事。善良之心人皆有之, 但善良的表現(xiàn)則見仁見智, 尤其是始終如一地表現(xiàn)出善良。區(qū)別在于, 為了讓別人感到你的善良而刻意表現(xiàn), 始終有些勉強, 只有發(fā)自肺腑的本能行為, 才會令你自己習(xí)以為常。3. 熱忱。熱忱和熱情有所不同, 熱情是表現(xiàn)一種情態(tài), 熱忱是坦露一種心態(tài), 從效果而言, 熱忱更富有職業(yè)感染力。對人和事務(wù)的熱忱, 是秘書保持工作效率的重要法寶, 它能創(chuàng)造出積極的環(huán)境氛圍, 感染和影響別人的工作熱情。熱忱本身也能增加你投身工作的樂趣。4. 溫和。秘書置身于各種矛盾和各種利益的交匯點, 一舉一動都會影響結(jié)果的變化, 這種特殊性決定職業(yè)的特殊性,而溫和是化解矛盾平衡利益關(guān)系的最直觀也是最有效的態(tài)度。個性溫和幾乎已成了秘書最為人認(rèn)可與稱道的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。面對溫和的人, 別人永遠無法激怒你,也無法遷怒于你。5. 豁達。心胸寬廣的人最容易化有形為無形, 因為人生最大的敵人就是你自己, 過于計較和過于講究, 只會使你樹敵過多和結(jié)冤過深。如果你不能包容他人, 他人的心胸自然也不會容納得了你。所謂海納百川, 就是形容一個人能容忍和包容別人的所有優(yōu)點和缺點, 特別是別人對你的感覺。有時候你覺得身心疲憊, 原因就是你太在乎別人對你的感覺,當(dāng)你不再為感覺所累, 你就會發(fā)現(xiàn), 原來豁達居然如此簡單。6. 堅毅。性格堅毅是對經(jīng)歷的不盡如人意之處保持既定的生活狀態(tài)。磨練也好, 坎坷也罷, 都是人生必然的歷練。執(zhí)著你的信念, 堅定你的心態(tài), 堅忍不拔地做你認(rèn)為是正確的事, 你才會得到理想的結(jié)果。7. 縝密。細致認(rèn)真幾乎是秘書的代名詞, 性格上的粗放有可能會造成待人接物處事時的漫不經(jīng)心或粗枝大葉, 于是關(guān)于結(jié)果的細節(jié)就會被忽略。秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理, 任何一點疏忽都會因為性格上的粗放而被放大到無法想象的可怕局面, 對此絕對不能掉以輕心。性格縝密愈味著無微不至和無懈可擊, 這不僅是秘書的職業(yè)本能, 也是秘書職業(yè)的最高境界。8. 內(nèi)斂。張揚的人總是比較容易招人側(cè)目甚至反感,中國人受幾千年儒家文化中庸之道的影響, 性格普遍比較平和與內(nèi)向, 不喜張揚, 而秘書工作的特點與此也非常吻合, 這就能夠解釋為何秘書特別講究待人物處事時的分寸感。內(nèi)斂與內(nèi)秀有著密切關(guān)系, 這就好比一個木桶, 裝滿水時搖晃并沒聲音, 水裝得越少, 晃蕩時發(fā)出的聲音越響, 內(nèi)涵的豐富與否決定著木桶的價值。作為一種輔助性職業(yè), 內(nèi)斂的性格最為符合秘書的職業(yè)特征。但是性格內(nèi)斂并不是強調(diào)你悶不吭聲, 總是以旁觀者的姿態(tài)置身度外, 只有恰到好處才是內(nèi)斂的最完美體現(xiàn)。9. 敏銳。對商業(yè)信息的敏銳嗅覺, 對商業(yè)信息的準(zhǔn)確判斷, 這是秘書有別于其他行政人員的最重要的特征。因為敏銳就能把握商機, 為企業(yè)謀取利益因為敏銳, 就能迅速計算盈虧, 以最合算的方式做成生意。二、秘書職業(yè)性格培養(yǎng)的途徑與方法1.了解自己一是了解自己的氣質(zhì)。常見的氣質(zhì)類型有膽汁質(zhì)， 多血質(zhì)，粘液質(zhì)，抑郁質(zhì)四種。每一種氣質(zhì)均有其典型的心理特征。現(xiàn)實生活中具有純粹單一氣質(zhì)的人是極少見的， 一般人往往有兩種或兩種以上的氣質(zhì)特點， 只是其中某一種氣質(zhì)較為突出而已。了解自己的氣質(zhì)特點，對于培養(yǎng)職業(yè)性格大有幫助，因為氣質(zhì)會影響性格的表現(xiàn)方式，如同樣是勤勞的人，在工作中多血質(zhì)氣質(zhì)的人往往表現(xiàn)為情緒飽滿，精力充沛，而粘液質(zhì)氣質(zhì)的人則常常表現(xiàn)為踏實肯干，辦事精細。氣質(zhì)影響性格形成和發(fā)展的速度，性格也制約氣質(zhì)的表現(xiàn)。氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成人的性格，有的心理特征既可以說是氣質(zhì)特征，也可以說是性格特征，如性情中的易于激動，平淡恬靜等。要了解自己的氣質(zhì)類型，可以用心理學(xué)的測試標(biāo)準(zhǔn)進行對照，把它作為分析氣質(zhì)的依據(jù)。二是了解自己的性格。作為秘書或者有志于從事秘書職業(yè)的人，必須從多方面多角度了解自己的性格特征，比如:自己對人或事是否關(guān)心？對待工作是否細致？處理緊急情況是否果斷？是否善于控制自己的情緒？可以通過自我審視或換位思考了解自己，也可以請他人指出自己的性格特征。此外，還可借助性格測量法如國際上流行的自然實驗法、問卷法、投射法等進行測試其中問卷法較適用于秘書性格測試。2. 找出差距有計劃有針對性地進行訓(xùn)練把自己的性格與成為優(yōu)秀秘書必須具備的性格進行對照，根據(jù)對比的結(jié)果，制訂出切實可行，有針對性和計劃性的性格訓(xùn)練方法， 在日常工作、生活中持之以恒地進行自我訓(xùn)練。找差距可用列表格的方法，把秘書職業(yè)應(yīng)該具備的性格列為第一大項，把自己的原有性格列為第二大項，把兩者差距列為第三大項。同時把差距依程度分為嚴(yán)重欠缺、一般欠缺、稍微欠缺三個檔次，把訓(xùn)練方法及時間安排列為第四、第五項。3. 掌握訓(xùn)練方法，提高效率（1）反相行事就是針對自己氣質(zhì)性格中的弱項， 有意識地尋找與自己的性格氣質(zhì)沖突的工作去做，有目的地改造自己。如膽汁質(zhì)氣質(zhì)類型的秘書多數(shù)較粗心，可以多做一些謄寫文稿、立卷編目等平凡細致的工作；粘液質(zhì)性格的秘書一般反應(yīng)較遲緩，可以多做些實地調(diào)查、對外聯(lián)絡(luò)等鍛煉思維敏捷性的工作。（2）尋找榜樣在工作生活中多留意多觀察人與事， 看性格優(yōu)秀的秘書或其他人員是如何工作、如何待人處事的。榜樣的作用是巨大的，是具體感性的，能在潛移默化中影響人，有時能產(chǎn)生比理性認(rèn)識更明顯的效果。（3）了解“人性”多學(xué)習(xí)社會學(xué)、心理學(xué)及人際關(guān)系學(xué)知識，多了解人與人打交道的基本理論與技巧， 把從書籍中學(xué)到的知識與實踐巧妙結(jié)合起來。此處所說的“人性”，既包括自己也包括別人作為一個“人”的特點。（4）請人挑毛病，提建議根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)及自身的弱點，請上司、同事及親朋好友監(jiān)督自己的性格培養(yǎng)過程，隨時提出改進的意見建議。這種方法很“殘酷”，但卓有成效，訓(xùn)練過程中應(yīng)該學(xué)會調(diào)節(jié)自己，以免失去信心。4. 善于克服工作中常見的職業(yè)性格障礙在走向成功的道路上， 有許多性格上的缺陷障礙需要我們?nèi)A心盡力地加以克服，假如不能很好地克服它，它就是橫在成功道路上的一塊絆腳石，不僅難以獲得成功，還會導(dǎo)致敗筆連連。（1）自傲與自卑自傲與自卑的人一般不能正確評價自己的消極性格，這是由于不能正確認(rèn)識自我造成的。剛出校門的新秘書，往往因過高地估計自己而導(dǎo)致“眼高手低”的毛病。自卑的人往往把自己看得過低，遇到一點打擊便喪失信心，意志消沉，做事畏首畏尾或自暴自棄。克服自傲情緒必須深入實際了解社會對秘書職業(yè)從業(yè)者的要求，從中看到自己的缺陷和差距。克服卑，須努力學(xué)習(xí)掌握豐富的知識及職業(yè)技能，在實踐中找到成功感。（2）急躁急躁是神經(jīng)系統(tǒng)的一種過度興奮和沖動， 是秘書常見的職業(yè)性格障礙，多發(fā)生在青年秘書身上。他們工作無恒心，急于求成，缺乏計劃，對問題不深思熟慮，往往因操之過急而導(dǎo)致失敗?？朔痹昵榫w，就是要培養(yǎng)自制力。林則徐認(rèn)為，脾氣急躁、遇事易發(fā)怒的人最容易把好事辦壞。他為了克服自己急躁的壞脾氣，書寫了“制怒”二字掛在自己的書房，以后無論走到哪里都帶著這塊橫匾。林則徐這種時時提醒自己的方法我們可以借鑒。同時，克服急躁情緒還須從日常小事中的自我克制做起，只要持之以恒，急躁的毛病便會大大改善。文秘人員心理個性“六忌”所謂心理個性，是指一個人身上所表露出的相對穩(wěn)定持久的內(nèi)在氣質(zhì)修養(yǎng)、性格特點和外在精神面貌、行為習(xí)慣等等的總和,它是一個人思想、意志、品德、學(xué)識、能力、素養(yǎng)，乃至于需求、動機、興趣、志向及人生觀、世界觀、價值觀等心理態(tài)度的綜合體現(xiàn)，對一個人的日常工作、學(xué)習(xí)與生活中都起著至關(guān)重要的作用。文秘人員作為一個特殊的社會階層和職業(yè)群體，由于經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，各方面的能力要求高、工作任務(wù)重、崗位責(zé)任大，同時工作又比較辛苦，生活也比較清苦，如果時間較長，便容易產(chǎn)生一些負(fù)面心理個性，或者說是心理障礙，所以應(yīng)該注意適時適度調(diào)整和把握，才能更好地適應(yīng)或勝任本職工作。就筆者個人從事多年辦公室工作來看，做到這一點，就應(yīng)當(dāng)有意識地去克服以下“六忌”。 一、忌自負(fù)。自負(fù)的最大特點就是凡事只關(guān)心個人的需求，強調(diào)自己的感受，在日常工作與人際交往中表現(xiàn)為我行我素、獨來獨往、驕傲自大，具有明顯的情緒化特征，高興時積極肯干，啥都好說，不高興時又會百般推脫，不分場合地亂發(fā)脾氣，全然不顧他人的體會和感受。更有甚者，有的自恃文化程度較高，或有一定的工作經(jīng)驗，目中無人，聽不進批評和不同意見，事事有高人一籌的思想；有的甚至嫌領(lǐng)導(dǎo)水平低、能力差，因此脾氣大、“不服管”，整天牢騷滿腹、怨天憂人，工作不是消極應(yīng)付就是在領(lǐng)導(dǎo)面前耍小聰明，或者是挑肥揀瘦、“偷工減料”、斤斤計較。還有個別同志擺不正自己的位置，該匯報的不匯報，該請示的不請示，不該“拍板”的亂拍板，如此，必然給自己的工作帶來極大的“負(fù)面”影響。 二、忌自卑。自卑的淺層感受是別人看不起自己，而深層的理解則是自己看不起自己，進而就引化為看不起別人。久之，工作生活明顯缺乏自信，挫折感和失落感強，性格孤僻且封閉，悲觀厭世乃至頹唐傷感、自暴自棄等等?？梢哉f這也是長期從事辦公室工作的同志容易產(chǎn)生的消極心理個性和最大的心理障礙。辦公室由于文多會多事多，各種急難閑雜任務(wù)和事務(wù)性工作頻繁，經(jīng)常需要加班加點、夜以繼日地工作，而這種“默默無聞做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦做著風(fēng)風(fēng)光光的人”的崗位，很可能還不為人所知，既留不了名，又得不到利，有時還會被領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批評，的確很難取得顯赫的成績，也不容易得到提拔和重用的機會。久而久之，就容易形成自卑感。尤其是在當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)識水平普遍較高的情況下，不少從事辦公室的同志可能就會對自己信心不足，感覺上妄自菲薄，心理上忐忑不安，唯恐工作出錯或領(lǐng)導(dǎo)不滿意，整日戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰，身心負(fù)擔(dān)極為沉重。同時，嚴(yán)重的自卑心理中還常常伴隨著強烈的羞怯心態(tài)，往往在領(lǐng)導(dǎo)或大眾場合之下羞于啟齒或害怕見人，“言語上支支吾吾，行動上手足無措”等等，長此以往，很不利于工作的開展和個人的身心健康。三、忌多疑。多疑是焦慮的溫床。具有多疑心理的人，往往先在主觀上設(shè)定他人對自己的不滿，然后在學(xué)習(xí)工作和生活中尋找“證據(jù)”，進而在對事物的認(rèn)識中自覺或不自覺地添加進許多狹隘、片面觀點和缺乏根據(jù)的想象成分。這是人際交往中的一種很不好的心理品性。正如英國哲學(xué)家培根所說：“多疑之心猶如蝙蝠，它總是在黃昏中起飛。這種心情是迷惑人的，又是亂人心智的。它使你陷入迷惘，混淆敵友，從而破壞人的事業(yè)。”帶著以鄰為壑的心理與人相處，必然把無中生有的事實強加于人，甚至把別人的善意曲解為惡意，產(chǎn)生許多不切合實際和“杞人憂天”之類的幻想等等。這不啻是對正常美好情愫的自我摧殘和侵蝕。所以應(yīng)該著力克服。四、忌忌妒。西班牙著名作家塞萬提斯為說過：“忌妒者總是用望遠鏡觀察一切，在望遠鏡中，小物體變大，矮個子變成巨人，疑點變成事實?！奔啥适菍εc自己有聯(lián)系的、而強過自己的人的一種不服、不悅、失落、仇視，甚至帶有某種破壞性的危險情感，是通過自己與他人進行牽強附會式的對比而產(chǎn)生的一種消極心態(tài)。其最大的特點是：針對性針對與自己有聯(lián)系的人；對等性往往是和與自己的職業(yè)、層次、年齡等相似而超過自己的人進行對比攀比；潛隱性大多數(shù)忌妒心理潛伏較深，體現(xiàn)行為時又較為隱蔽，而且自己還不知道。所以，當(dāng)看到與自己有某種關(guān)系的人取得了比自己優(yōu)越的地位或成績時，便產(chǎn)生出一種忌恨心理；當(dāng)對方不如自己或陷入困境時，就隔岸觀火、幸災(zāi)樂禍，甚至借助造謠、中傷、刁難、穿小鞋等手段來貶低他人，安慰自己。忌妒心理個性不僅自欺欺人，而且也害人害已，就像黑格爾所說的那樣：“有忌妒心的人自己不能完成偉大事業(yè)，便盡量去低估他人的偉大，貶低他人的偉大性使之與他本人相齊?！?五、忌偏執(zhí)。偏執(zhí)是一種“綜合癥”式的負(fù)面心理。打個比方，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，被領(lǐng)導(dǎo)批評本屬正?，F(xiàn)象，絕大多數(shù)同志都能理解和接受，雖然個別時候也確會出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)不了解情況或其它原因而造成誤解的現(xiàn)象，但一些同志對此就是轉(zhuǎn)不過彎來，反應(yīng)過于敏感和偏激，以致背上思想包袱，根本不懂得“變通”，表現(xiàn)在工作上就是死搬“本本”、死守“框框”、死抱“條條”，不能理論結(jié)合實際，做到原則性與靈活機動性的統(tǒng)一；更有個別同志會一味地死鉆“牛角尖”，輕者認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)對自己有成見，感到前途暗淡，自暴自棄；重者過分固執(zhí)地認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)和他人是在故意“找茬”，和自己過不去，凡事斤斤計較、耿耿于懷，乃至把這種情緒發(fā)泄到工作上，最終“作繭自縛”，在工作生活中寸步難行，非常被動。六、忌冷漠?！爸阅笥谛乃馈！边@種個性心理總是以仇視的目光或冷漠的心情去看待人事，對不如自己的人則以不寬容表示敵視，對比自己厲害的人則以敢怒而不敢言的方式表示敵視，對處境與自己類似的人則以惡語攻擊、冷嘲熱諷等方式表示敵視。久之，就抱