離職交接工作的正確步驟.doc

精品文檔離職交接工作的正確步驟離職要按一定的程序來辦理，那么離職交接工作的正確步驟有哪些，以下的離職交接工作的正確步驟相關(guān)文章，歡迎閱讀瀏覽一、離職交接工作的正確步驟【1】資料梳理是關(guān)鍵每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工，在工作中都會(huì)積累大量與工作有關(guān)的文檔資料，這些資料構(gòu)成了企業(yè)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)體系，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，一旦丟失，企業(yè)需要付出高額的成本代價(jià)進(jìn)行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在，具體可以把握三個(gè)環(huán)節(jié)：第一，資料整理。對(duì)于離職員工(以下簡(jiǎn)稱“交出方”)，部門負(fù)責(zé)人或人力資源經(jīng)理在與其進(jìn)行離職面談時(shí)，就要明確資料交接包括的內(nèi)容及重點(diǎn)，并指導(dǎo)員工在辦理離職審批的同時(shí)，做好對(duì)其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的填寫。交接內(nèi)容應(yīng)包含負(fù)責(zé)的工作任務(wù)或項(xiàng)目描述及進(jìn)展情況、對(duì)外聯(lián)絡(luò)的資源信息，各類文檔資料的書面及電子資料等。第二，交接存檔。交出方資料整理完畢后，填寫好崗位工作交接資料清單一覽表，并注明資料的存儲(chǔ)方式及存放地后，一并交接給直接上級(jí)，由直接上級(jí)負(fù)責(zé)對(duì)提交資料全面性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核、簽收與存檔。第三，轉(zhuǎn)交備份。直接上級(jí)將通過審核的電子與紙質(zhì)資料，轉(zhuǎn)交新接手該崗位的員工(以下簡(jiǎn)稱“接收方”)存檔與備份，并應(yīng)要求接收方盡快學(xué)習(xí)與熟悉相關(guān)資料。當(dāng)然，為了加強(qiáng)知識(shí)管理，企業(yè)人力資源部門還可以細(xì)化規(guī)定，例如：一定級(jí)別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料，除用人部門必須備份外，人力資源部或知識(shí)管理部門還應(yīng)雙重備份。需要說明的是，根據(jù)員工崗位和接收方對(duì)要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接與交出方進(jìn)行交接，這樣一是可以節(jié)省時(shí)間，同時(shí)也能夠一起熟悉一下工作內(nèi)容，但是直接上級(jí)必須一同參與交接，并且要對(duì)交接的內(nèi)容做好審核，避免出現(xiàn)重大疏漏?！?】交接培訓(xùn)不可少。接收方獲取崗位相關(guān)的資料以后，如果只是簡(jiǎn)單閱讀或?qū)W習(xí)該崗位的文檔資料，尚無法掌握該崗位的工作精髓，諸多工作細(xì)節(jié)、技巧、注意事項(xiàng)與特殊情況，都隱藏于各類文檔資料的背后，難以通過閱讀與學(xué)習(xí)就能迅速掌握。在現(xiàn)實(shí)中，往往因?yàn)楣ぷ鞯募逼刃?，無法給予接收方寬裕的時(shí)間和精力去熟悉與實(shí)踐，新人匆忙上陣，勢(shì)必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內(nèi)容與要求，交出方所在部門須及時(shí)組織交接培訓(xùn)，交接培訓(xùn)的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級(jí)，由交出方對(duì)交接工作與文檔資料進(jìn)行全面講解與說明，接收方在學(xué)習(xí)文檔資料的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備好問題和記錄本，及時(shí)與交出方有效互動(dòng)，直接上級(jí)作為監(jiān)管者，應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)交出方講解內(nèi)容的全面性和準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)講解內(nèi)容有遺漏或者錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)立即對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容補(bǔ)充與糾正。對(duì)于和該崗位工作流程緊密相關(guān)的同事，也可以請(qǐng)其參與旁聽與互動(dòng)，讓接收方對(duì)新崗位工作更有整體感和全局觀，那樣效果更佳。事實(shí)上，在交接培訓(xùn)過程中，用人部門往往還能獲得意外的收獲，即通過對(duì)該崗位全面工作的梳理與互動(dòng)，發(fā)現(xiàn)其中需要改進(jìn)與變革的內(nèi)容，在研討的過程中記錄和整理出來，可以有效優(yōu)化本崗位或部門工作。而且，這一環(huán)節(jié)的投入對(duì)保持工作連續(xù)性的作用不可小視，用人部門不可怕麻煩、耽誤時(shí)間而忽視?！?】實(shí)操指導(dǎo)上手快。古人云：知易行難。經(jīng)過“資料梳理”和“交接培訓(xùn)”環(huán)節(jié)，基本上接收方在知識(shí)與概念層面沒有問題，但知道并不等同于行動(dòng)，也不等同于會(huì)操作，接收方在實(shí)踐與操作上仍會(huì)感覺有一定的難度。為了實(shí)現(xiàn)知行合一，保證交接崗位的工作不受影響，在離職交接過程中，我們還須設(shè)置一個(gè)實(shí)操指導(dǎo)的環(huán)節(jié)。出于效率的考慮，實(shí)操內(nèi)容應(yīng)集中于該崗位的核心業(yè)務(wù)，即經(jīng)常性發(fā)生、重要程度較高的工作任務(wù)。具體操作是：交出方明確該崗位的核心業(yè)務(wù)，由直接上級(jí)予以審核確認(rèn)。以薪酬福利崗位為例，其核心業(yè)務(wù)主要包括：每月薪酬福利核算與計(jì)發(fā);每月社保與住房公積金業(yè)務(wù)辦理;季度獎(jiǎng)金、年度獎(jiǎng)金核算與計(jì)發(fā);年度人力成本分析與預(yù)算;年度薪酬調(diào)整業(yè)務(wù)處理;年度市場(chǎng)薪酬水平調(diào)研等。這六項(xiàng)工作是此崗位人員必須熟練操作的內(nèi)容。用人部門對(duì)崗位的核心工作梳理完畢后，交出方就可以指導(dǎo)接收方對(duì)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)際操作，次數(shù)至少一遍以上，通過實(shí)際操作及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理，確保接收方能夠符合新崗位的實(shí)際操作要求。通知各方線不斷。無論哪個(gè)崗位，其對(duì)內(nèi)對(duì)外、或多或少都有數(shù)目不等的固定聯(lián)系人，如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、專家學(xué)者、內(nèi)部員工等，崗位所承載的各類業(yè)務(wù)，基本上也都是通過該崗位員工與固定的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)人交織在一起。如果員工離職以后，接收方卻不知道該崗位有哪些固定聯(lián)系人，就會(huì)影響工作所涉及的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)順暢有效，不僅會(huì)直接影響工作的正常開展，甚至還會(huì)給公司造成實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失。因此，當(dāng)離職交接工作進(jìn)行至此環(huán)節(jié)時(shí)，在接收方已對(duì)該崗位工作基本熟悉的情況下，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知與該崗位有關(guān)的固定聯(lián)系人，確保工作無縫銜接。以人才招聘崗位為例，交出方填寫崗位聯(lián)系人一覽表，將人才招聘崗位的聯(lián)系人全面梳理出來，具體包括：各部門負(fù)責(zé)人、各獵頭公司聯(lián)系人、各招聘網(wǎng)站聯(lián)系人、各高校就業(yè)辦聯(lián)系人等，經(jīng)直接上級(jí)審核移交至接收方，由接收方主動(dòng)通知相關(guān)各方聯(lián)系人，從而實(shí)現(xiàn)交接工作的平穩(wěn)過渡。如果考慮部分業(yè)務(wù)工作的重要性，企業(yè)還可以采取由交出方帶領(lǐng)接收方逐一拜訪的方式，確保重要工作聯(lián)系不斷?！?】全面審核防缺漏。全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節(jié)，即便是公司的制度流程對(duì)員工離職工作交接進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，在實(shí)際操作過程中仍然容易出現(xiàn)走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執(zhí)行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據(jù)管理流程，對(duì)離職工作交接嚴(yán)格監(jiān)督與審核，其中特別要注意兩點(diǎn)：一是審核范圍。本文介紹的離職工作交接流程，不應(yīng)局限于員工離職單一類型，只要是人員離開工作崗位，工作的承擔(dān)者發(fā)生變更，都可以適用于本流程。從這個(gè)意義上來講，離職工作交接流程也適用于員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)、員工休假等多種情形，人力資源部門可參照員工離職工作交接的程序執(zhí)行，最大限度避免因崗位與人員變動(dòng)而帶來的工作效率損失。二是審核重點(diǎn)。人力資源部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照流程嚴(yán)格審核，避免流于形式，將交接資料、交接培訓(xùn)、聯(lián)系人等作為審核重點(diǎn)，必要時(shí)還可參與具體交接培訓(xùn)環(huán)節(jié)，抽檢相關(guān)的電子或紙質(zhì)文檔資料，定期備份部門離職材料;對(duì)未按照要求執(zhí)行的，有權(quán)暫停內(nèi)部調(diào)動(dòng)或者離職;違規(guī)情形嚴(yán)重的，人力資源部可在全公司范疇內(nèi)通報(bào)批評(píng)，督促相關(guān)責(zé)任人履行交接工作的具體的要求，直至責(zé)任人按照要求完成為止?！?】如何正確的進(jìn)行工作交接工作交接的目的是什么?運(yùn)用的場(chǎng)合或交接的時(shí)機(jī)不同，目的也有所不同，具體可歸為以下幾點(diǎn)：1、知識(shí)的轉(zhuǎn)移工作交接，是交接人一段時(shí)間或在職時(shí)期各項(xiàng)工作涉及到的知識(shí)轉(zhuǎn)移，通過工作交接將相關(guān)知識(shí)轉(zhuǎn)移給接手人，便于工作知識(shí)的傳承與保留。2、保證工作的持續(xù)性工作交接的完成，能保證在原有在職人員不在崗或離開公司的情況下，相關(guān)崗位所涉及的工作能持續(xù)開展，不因員工的離開而產(chǎn)生斷層或銜接不良。3、保證工作的穩(wěn)定性員工的異動(dòng)，尤其是離職會(huì)在一定程度上造成部門工作的不穩(wěn)定，完整、有效的交接可確保部門內(nèi)部、跨部門合作的穩(wěn)定性，避免引起管理的混亂。4、工作責(zé)任的明確工工作交接涉及移交人、接手人以及監(jiān)交人三方共同進(jìn)行此項(xiàng)活動(dòng)，在一定程度上能明確各項(xiàng)事務(wù)的責(zé)任人，從而減少工作中的推卸責(zé)任。5、工作梳理與總結(jié)除了上述目的，對(duì)于移交工作的員工本人來說，工作交接是一次梳理本崗工作業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)的機(jī)會(huì)，也是一次個(gè)人工作總結(jié)的機(jī)會(huì)，對(duì)于后續(xù)進(jìn)入新的環(huán)境和單位有利而無害，同時(shí)也是體現(xiàn)個(gè)人品行、職業(yè)操守的機(jī)會(huì)。二、工作交接的類型前面已表述，工作交接不僅僅是體現(xiàn)在離職交接，也要注重在職期間發(fā)生短期或較長(zhǎng)時(shí)間離開工作崗位時(shí)的工作交接。具體可分為以下幾類：1、離職工作交接離職工作交接一般是指員工離開公司時(shí)，根據(jù)工作交接管理辦法將相關(guān)事項(xiàng)交接給直接上級(jí)指定的在職人員，能確保該員工離開后原有的工作能保持連續(xù)性和穩(wěn)定性。2、請(qǐng)休假工作交接工作是為了更好的生活，但不是生活的全部。員工在職期間除了離職外，會(huì)出現(xiàn)請(qǐng)事假、病假、休產(chǎn)假、帶薪年假等或長(zhǎng)或短時(shí)間不在崗的情況。當(dāng)員工請(qǐng)休假超過3個(gè)工作日的，可根據(jù)該崗位工作重要性和影響面確定是否需要將工作暫時(shí)交接給其他同事，以確保本部門工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3、崗位調(diào)動(dòng)工作交接崗位調(diào)動(dòng)有調(diào)崗和崗位晉升等情況，員工的崗位出現(xiàn)調(diào)整，意味著離開原有崗位而到新的崗位上從事新的工作內(nèi)容，那么交接如同離職交接一樣，只是在風(fēng)險(xiǎn)控制方面相對(duì)松一些，畢竟該員工仍在企業(yè)，可隨時(shí)保持聯(lián)系。4、倒班工作交接除了上述工作交接外，還需注意實(shí)行倒班制的交接班工作交接，這是最能體現(xiàn)工作連續(xù)性、穩(wěn)定性和責(zé)任劃分的環(huán)節(jié)，做好倒班工作交接，可預(yù)防工作失誤、工作事故甚至重大事故。三、工作交接的內(nèi)容工作交接類型不同，交接的內(nèi)容和程度均有所不同，具體內(nèi)容包括但不限于如下內(nèi)容：1、公司各類文件交接，包括培訓(xùn)材料、規(guī)章制度、目標(biāo)責(zé)任書、操作手冊(cè)、各類宣傳材料等;2、任職期間的工作記錄資料，如電子版的工作日志、記事本等;3、崗位涉及工作流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和注意事項(xiàng);4、目前工作的進(jìn)展程度，包括未完成事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)的交接;5、客戶資料交接，主要包括銷售客戶、供應(yīng)商、對(duì)外聯(lián)系的部門及人員情況交接，尤其要注意客戶檔案的完整性和準(zhǔn)確性，比如客戶的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、電子郵箱等基本信息;6、固定資產(chǎn)及日常辦公用品等實(shí)物移交，注意固定資產(chǎn)和辦公用品的數(shù)量、完好情況;7、各類鑰匙;8、借閱的圖書及檔案資料，注意圖書和檔案資料的數(shù)量、完好性等;9、各類工具(如維修用品、移動(dòng)存儲(chǔ)、保管工具等);10、款項(xiàng)移交：指員工應(yīng)在離職前將經(jīng)手的各類項(xiàng)目、業(yè)務(wù)、個(gè)人借款等款項(xiàng)事宜移交至財(cái)務(wù)部。四、工作交接的方式不同的交接對(duì)象，交接的方式也會(huì)有所不同，具體可分為以下方式：1、實(shí)物交接可直接交回給接手人，確保數(shù)量和質(zhì)量無誤即可;2、電子版和紙質(zhì)版文件可形成電子臺(tái)賬形式，確保賬物相符后拷貝和移交給指定的人員;3、工作流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和注意事項(xiàng)的交接，尤其是工作流程、業(yè)務(wù)操作方法等，可遵循以下步驟進(jìn)行交接：(1)說給她/他聽;(2)做給她/他看;(3)讓她/他做做看;(4)不斷輔導(dǎo)和糾偏，確保能獨(dú)立操作為止。五、工作交接注意事項(xiàng)1、每項(xiàng)交接均應(yīng)由交接人、接交人以及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，并經(jīng)人力資源部審核備案后方可認(rèn)定為交接完成;2、在工作交接過程中，如出現(xiàn)部分文件、資料、圖書遺失或固定資產(chǎn)損壞時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的措施予以補(bǔ)救或賠償;3、工作交接是作為員工離職、崗位調(diào)動(dòng)和交接班工作風(fēng)險(xiǎn)防范的重要環(huán)節(jié)，確保工作交接流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。不管你是移交人還是接手人抑或是監(jiān)交人，本著為同事、為部門和企業(yè)的利他心理，認(rèn)真做好工作交接，終歸收益的還是自己。員工離職交接清單【3】致：相關(guān)部門在此通知您，以下員工今天辦理離職交接手續(xù)。請(qǐng)?jiān)谀块T手續(xù)辦理完成后簽字確認(rèn)。姓名： 聯(lián) 系 電 話 ：部門： 最后工作日期：相關(guān)部門 序號(hào) 項(xiàng)目 交接人簽字所在部門 1 文件、