2007年辦公室QC報告.doc

百靈鳥無紙辦公QC總結(jié)廣西綠城水務(wù)股份有限公司管網(wǎng)管理處百靈鳥無紙辦公QC小組一 小組概況小組名稱百靈鳥無紙辦公QC小組成立時間2007.5.15課題名稱使用電子發(fā)文系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公小組目標(biāo)比往年節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)一半以上。課題注冊2007年 月 號注冊號活動日期2007年5月11月活動類型管理型活動人數(shù)8人序號姓名職務(wù)或職稱組內(nèi)職責(zé)序號姓名職務(wù)或職稱組內(nèi)職責(zé)1王健君組長組織8周紅軍副主任協(xié)調(diào)2蒙繼才副組長組織93梁譽(yù)寧組員協(xié)助104黃 韜組員協(xié)助115張桂紅組員協(xié)助126吳月嬋組員協(xié)助137何 剛組員協(xié)助14二 選擇課題 每年，我處都有大量的公司文件和內(nèi)部文件要下發(fā)、簽收，用在文件打印和復(fù)印的各類紙張不下幾萬張，紙張消耗就接近2000元左右。如果利用我處現(xiàn)有的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立一個電子發(fā)文系統(tǒng)發(fā)送文件，推廣無紙化辦公，不但可以大大提高內(nèi)部溝通的效率，還可以省去許多文件的復(fù)印和打印，節(jié)省開支。 三、活動計(jì)劃：活動階段月份5月6月7月8月9月10月11月選擇課題計(jì)劃實(shí)際現(xiàn)狀調(diào)查計(jì)劃實(shí)際確定目標(biāo)計(jì)劃實(shí)際原因分析計(jì)劃實(shí)際制定對策計(jì)劃實(shí)際對策實(shí)施計(jì)劃實(shí)際效果檢查計(jì)劃實(shí)際鞏固措施計(jì)劃實(shí)際總結(jié)成果計(jì)劃實(shí)際 計(jì)劃時間實(shí)施時間四、現(xiàn)狀調(diào)查我QC小組針對去年我處紙張使用的情況進(jìn)行了調(diào)查。我處紙張主要使用在文件的打印、復(fù)印。按照文件紙張的使用情況，大致分為4類：1、 上級公司下發(fā)的各類通知、方案以及行政性文件等；2、 我處內(nèi)部的各類通知、方案以及行政性文件等；3、 各班組內(nèi)部的記錄文件等；4、 職工個人的一些文件。其中，上級公司下發(fā)的文件，我處內(nèi)部下發(fā)班組的文件，每次都要打印或復(fù)印到我處下屬的11個班組，復(fù)印量很大。一些外勤班組內(nèi)部因工作的需要而填寫許多維修記錄、排水記錄等，每個月也需要使用紙張共300張左右。還有職工個人有時需要打印、復(fù)印一些個人資料上交，也占我處紙張使用的一部分。據(jù)統(tǒng)計(jì)前3類的紙張使用占全處紙張使用的90%以上。五、 目標(biāo)確定 根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查以及我處的情況，我QC小組經(jīng)過討論，設(shè)定了本次活動的目標(biāo)為：比往年同期節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)一半以上。六、原因分析影響辦公經(jīng)費(fèi)成本的因素人機(jī)料法環(huán)其它員工操作失誤導(dǎo)致重復(fù)打印、復(fù)印而引起浪費(fèi)。打印、復(fù)印設(shè)備陳舊，容易出錯，在使用過程中造成浪費(fèi)。 打印、復(fù)印設(shè)備使用原裝耗材，成本高。上級公司以及處內(nèi)的一些文件須大量打印和復(fù)印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。無一些職工拿私人的文件到辦公室打印或復(fù)印。外勤班組每個月需要復(fù)印大量的記錄表。我小組成員運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，對影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的原因進(jìn)行了分析討論，并借助樹圖進(jìn)行了末端原因分析，如圖。七、要因確認(rèn)我小組通過分析論證對6個末端原因作進(jìn)一步分析確認(rèn)。要原因驗(yàn)證情況見表：序號末端因素確認(rèn)方法調(diào)查論證是否要因1職工操作失誤導(dǎo)致重復(fù)打印、復(fù)印而引起浪費(fèi)。調(diào)查分析職工平時加強(qiáng)對打印文件的校對以及對設(shè)備的正確使用可以減少浪費(fèi)。非要因2打印、復(fù)印設(shè)備陳舊，容易出錯，在使用過程中造成浪費(fèi)。調(diào)查分析陳舊的設(shè)備出錯的幾率不大。有問題的時候都及時送去維修。對于年限長久的設(shè)備已經(jīng)申請報廢更換。非要因3打印、復(fù)印設(shè)備使用原裝耗材，成本高。調(diào)查分析我處已經(jīng)推廣使用替代墨水，復(fù)印機(jī)的碳粉依然使用原裝碳粉盒。非要因4上級公司以及處內(nèi)的一些文件須大量打印和復(fù)印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。調(diào)查分析需要下發(fā)的文件很多都是電子檔，須打印后再復(fù)印，我處各班組基本都配備有電腦并且組成了局域網(wǎng)，可以有效的利用這個優(yōu)勢將電子檔通過局域網(wǎng)發(fā)送而不必再打印下發(fā)。是要因5外勤班組每個月需要復(fù)印大量的記錄表。調(diào)查分析外勤班組的原始記錄表要存檔3年，屬于必須支出項(xiàng)。非要因6一些職工拿私人的文件到辦公室打印或復(fù)印。調(diào)查分析已經(jīng)建立制度，限制職工過度使用公家設(shè)備辦私事。非要因八、制定對策小組在找到要因后，為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，針對上述原因提出對策方案。序號原因目標(biāo)措施負(fù)責(zé)人實(shí)施時間1上級公司以及處內(nèi)的一些文件須大量打印和復(fù)印到每個班組傳閱，沒有更好的傳閱方式。通過新的傳閱方式減少辦公經(jīng)費(fèi)的支出搜集電子發(fā)文系統(tǒng)的資料，初步試用，進(jìn)一步推廣到各班組梁譽(yù)寧黃 韜2007年7月九、實(shí)施 實(shí)施1：收集關(guān)于局域網(wǎng)內(nèi)的電子發(fā)文系統(tǒng)、OA系統(tǒng)。了解到目前企業(yè)內(nèi)部使用比較廣泛的系統(tǒng)為：LOTUS OA類型的辦公系統(tǒng)，WEB OA 類型的辦公系統(tǒng)。我們還多選了一個網(wǎng)絡(luò)非常流行的論壇形式的BBS 系統(tǒng)。將三者進(jìn)行試用比較。下面是三者的對比表：系統(tǒng)優(yōu)缺點(diǎn)LOTUS OA 辦公系統(tǒng)WEB OA 系統(tǒng)BBS 論壇系統(tǒng)1、是否開源免費(fèi)軟件否，商業(yè)收費(fèi)軟件有開源軟件，也有商業(yè)收費(fèi)軟件是，開源免費(fèi)軟件2、是否需要安裝客戶終端是否否3、是否需要安裝服務(wù)器端是是是4、安全級別 進(jìn)入系統(tǒng)需要由管理員分配的專門的ID標(biāo)識符文件，安全級別高。 進(jìn)入系統(tǒng)時的ID由管理員分配，不需要標(biāo)識符。安全級別中等。 系統(tǒng)的ID可以經(jīng)過管理員設(shè)置為自由注冊，也可以禁止注冊，安全級別相對較低。5、文件的發(fā)送可以發(fā)送多種類型的文件?？梢园l(fā)送多種類型的文件。只能在論壇帖子內(nèi)共享txt文檔和一些壓縮型的文件。6、是否可以群發(fā)文件是是否7、操作的難易程度容易容易容易8、系統(tǒng)安裝以及維護(hù) 安裝的設(shè)置較繁瑣，維護(hù)相對麻煩。安裝簡單方便，易維護(hù)無須安裝，但設(shè)置較繁瑣，易維護(hù)。 根據(jù)我公司對正版軟件的要求，我們希望不增加經(jīng)費(fèi)來購置軟件系統(tǒng)，盡量選擇開源的或免費(fèi)的辦公系統(tǒng)。在綜合對比這三種系統(tǒng)之后，我們選擇了WEB OA類型的辦公系統(tǒng)。在經(jīng)過網(wǎng)上的查詢以及比較后，我們最終選擇了信達(dá)OA辦公系統(tǒng)。選擇的理由有3個：1、該系統(tǒng)正進(jìn)行免費(fèi)推廣活動，可以免費(fèi)注冊使用；2、安裝過程簡單，無須再安裝IIS5.0等操作系統(tǒng)所需的程序；3、該OA系統(tǒng)功能多，完全可以滿足我處日常的辦公。實(shí)施2：我們先安排2名對電腦使用非常熟悉的員工對信達(dá)OA系統(tǒng)進(jìn)行試用，熟悉其基本功能，對我處需要的功能進(jìn)行重點(diǎn)研究和使用。7月10日，我處專門安排了信達(dá)oa系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，由每班派出一名負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)。該負(fù)責(zé)人今后將負(fù)責(zé)接收我處辦公室下發(fā)的電子檔文件，告知其本班同事查閱新下發(fā)的文件。 技術(shù)人員在學(xué)習(xí)使用新系統(tǒng)實(shí)施3、系統(tǒng)從7月11日開始試運(yùn)行。平時有新文件需要下發(fā)的時候，領(lǐng)導(dǎo)會在全體職工集合的時候通知，或者辦公室人員用內(nèi)線電話通知各班組查收。從開始試運(yùn)行到8月11日整一個月時間，我們統(tǒng)計(jì)了利用信達(dá)OA系統(tǒng)發(fā)送電子文檔的文件，根據(jù)我處倉庫的一些購入辦公用品的價格進(jìn)行了計(jì)算。7月份節(jié)省的辦公用品統(tǒng)計(jì)如下表：名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計(jì)數(shù)量22307.41.1單價0.04元25.00元160.00元金額89.2元185.00元176.00元450.2元注：墨盒按照每打印300張紙使用1個墨盒計(jì)算； 碳粉盒按照每復(fù)印2000張消耗一個碳粉盒計(jì)算。十、效果檢查1、措施自實(shí)施以來已見成效，經(jīng)過不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，工作效率大為提高，在經(jīng)過810月份的推廣使用后，11月份我們進(jìn)行了效果檢查。具體效果如下表：8月份:名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計(jì)數(shù)量15605.20.78單價0.04元25.00元160.00元金額62.4元130.00元124.80元317.2元9月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計(jì)數(shù)量1220 4.07 0.61 單價0.04 25.00 160.00 金額48.80 元101.67 元97.60 元248.07元10月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計(jì)數(shù)量13404.47 0.67 單價0.04 25.00 160.00 金額53.60元111.67元107.20元272.47元11月份名稱紙張（張）墨盒（個）碳粉盒（個）合計(jì)數(shù)量10503.50.525單價0.0425160金額42.00元87.50元84.00元213.50元按照類型來統(tǒng)計(jì)如下表：月份八月九月十月十一月合計(jì)紙張62.4元48.8元53.6元42元206.8元墨盒130元101.67元111.67元87.5元430.84元碳粉盒124.8元97.6元107.2元84元413.6元 由上表可以看出，8-11月份，紙張共節(jié)約了206.8元，打印機(jī)墨盒節(jié)約了430.84元，復(fù)印件碳粉盒節(jié)約了413.6元，總計(jì)約1052.00元。 去年我處同期的辦公室經(jīng)費(fèi)使用在這幾項(xiàng)的金額為2215元，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)節(jié)約一半經(jīng)費(fèi)的小組目標(biāo)。2、無形效益： 新的發(fā)文系統(tǒng)的使用，即節(jié)約了紙張的使用，減少了電腦的閑置率，我處辦公無紙化程度大為提高，辦公效率較之活動前有了提升。3、企業(yè)效益：總共節(jié)約辦公室經(jīng)費(fèi)約1052.00元。十一、鞏固措施一、堅(jiān)持使用