企業(yè)內(nèi)部的發(fā)票管理制度.doc

企業(yè)內(nèi)部的發(fā)票管理制度發(fā)票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據(jù)，在購(gòu)銷(xiāo)的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一，為保證公司資產(chǎn)的完整，避免產(chǎn)生不必要的損失，必須加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、保管的管理，現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理制度，望相關(guān)部門(mén)和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。一、費(fèi)用發(fā)票的管理1、定義。費(fèi)用發(fā)票指因購(gòu)入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)而取提的發(fā)票。2、管理規(guī)定。1）凡購(gòu)入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報(bào)銷(xiāo)憑證后。2）對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、計(jì)算有誤的發(fā)票，應(yīng)將其退回經(jīng)辦人，由其負(fù)責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報(bào)支。3）收到真實(shí)、合法、合理的發(fā)票，但發(fā)票金額小于報(bào)支金額的，按發(fā)票實(shí)際金額報(bào)支。4）收到不真實(shí)、不合法的發(fā)票，財(cái)務(wù)必須拒絕報(bào)支。5）財(cái)務(wù)將費(fèi)用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件，與記帳憑證裝訂成冊(cè)，按規(guī)定年限保管。3、禁止條例。1）對(duì)于無(wú)法提供合法正確的原始發(fā)票的費(fèi)用，不得報(bào)銷(xiāo)；對(duì)于無(wú)法取得發(fā)票的，必須經(jīng)主管部門(mén)經(jīng)理證明，財(cái)務(wù)管理中心審核后方可報(bào)支。2）對(duì)于無(wú)原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進(jìn)行帳務(wù)處理，即不得虛列支出。4、處罰條例。1）費(fèi)用申報(bào)人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的，除全額補(bǔ)償公司損失外，另處損失金額30%且不低于100元的罰款。2）現(xiàn)金出納不嚴(yán)格保管原始發(fā)票，使費(fèi)用申報(bào)人無(wú)法進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的，由出納承擔(dān)該筆費(fèi)用。二、進(jìn)貨發(fā)票的管理1、定義。指購(gòu)進(jìn)商品用于銷(xiāo)售而獲取的發(fā)票（一律為增值稅發(fā)票），包括進(jìn)貨退貨獲取的紅字發(fā)票，在我公司商業(yè)類(lèi)公司進(jìn)貨必須獲得增值稅發(fā)票（手機(jī)卡除外）。2、管理規(guī)定。3）收到進(jìn)貨發(fā)票必須辦理簽收手續(xù)，公司內(nèi)部業(yè)務(wù)員與臺(tái)帳或結(jié)算員間轉(zhuǎn)讓進(jìn)貨發(fā)票也必須嚴(yán)格進(jìn)行簽收，以明確責(zé)任。4）代為收取的進(jìn)貨發(fā)票應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，并辦理簽收手續(xù)。5）收到進(jìn)貨發(fā)票必須進(jìn)行審核發(fā)票的真?zhèn)?，開(kāi)具的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)的一致性，對(duì)于有疑問(wèn)的發(fā)票應(yīng)詢(xún)問(wèn)財(cái)務(wù)人員辯別，對(duì)收到的假發(fā)票、開(kāi)具錯(cuò)誤、開(kāi)具不規(guī)范和與進(jìn)貨不符的發(fā)票應(yīng)退回，退回發(fā)票進(jìn)也必須做好簽收手續(xù)。6）進(jìn)貨發(fā)票的供應(yīng)商名稱(chēng)應(yīng)與進(jìn)貨、付款名稱(chēng)一致，對(duì)于母子性質(zhì)的集團(tuán)供應(yīng)商必須出具相關(guān)證明文件和委托文件（加蓋母子公司公章）。7）收到發(fā)票必須嚴(yán)格保管，在未確認(rèn)入帳前，保證發(fā)票記帳聯(lián)和抵扣聯(lián)的完整性。8）進(jìn)貨發(fā)票是商品所有權(quán)轉(zhuǎn)讓的證明，是付款的重要依據(jù)，進(jìn)貨發(fā)票必須及時(shí)處理，自開(kāi)票日起超過(guò)三個(gè)月的增值稅發(fā)票自動(dòng)作廢。9）財(cái)務(wù)入帳后，增值稅發(fā)票的記帳聯(lián)必須作為相應(yīng)的記帳憑證附件，一并裝訂成冊(cè)，按規(guī)定年限保管。10） 增值稅發(fā)票入帳后，抵扣聯(lián)抽下另外整理安全存放，定期交稅務(wù)專(zhuān)員（或其他指定人員）進(jìn)行抵扣聯(lián)錄入，每月月末結(jié)帳后，稅務(wù)專(zhuān)員必須核對(duì)帳務(wù)科目“應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅”本月發(fā)生額與抵扣聯(lián)總額是否一致，如有差異，必須找出原因，防止發(fā)生抵扣聯(lián)遺失現(xiàn)象。11） 抵扣聯(lián)錄入后應(yīng)按稅務(wù)規(guī)定裝訂成冊(cè)，并編號(hào)存檔并存放指定檔案室。12） 進(jìn)貨增值稅發(fā)票遺失，必須向分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（分管核算），并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，若為電腦打印發(fā)票可到稅務(wù)所進(jìn)行認(rèn)證手續(xù)，誰(shuí)遺失誰(shuí)負(fù)責(zé)。3、禁止條例。1）不得根據(jù)開(kāi)具錯(cuò)誤、開(kāi)具不規(guī)范、與進(jìn)貨不符的發(fā)票進(jìn)行入帳處理。2）不得收取三不符發(fā)票（進(jìn)貨、結(jié)算、付款供應(yīng)商名稱(chēng)不一）。3）未收到發(fā)票不得進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理。4）發(fā)票未進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理前，不得將發(fā)票記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)拆分，防止出現(xiàn)遺失造成不一致現(xiàn)象。5）不得將發(fā)票隨意擺放，抵扣聯(lián)錄入后不得隨意散放。4、獎(jiǎng)懲條例。1）每年對(duì)臺(tái)帳或結(jié)算員的發(fā)票管理入帳工作進(jìn)行檢查，若嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，從不發(fā)生違規(guī)操作的，獎(jiǎng)勵(lì)300元。2）發(fā)生進(jìn)貨發(fā)票（包括抵扣聯(lián)）遺失，造成無(wú)法抵扣的，由責(zé)任人補(bǔ)償稅金，并扣罰200元。3）增票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。4）帳務(wù)科目發(fā)生額與抵扣聯(lián)金額不一致，查清原因，對(duì)責(zé)任人扣款100元；若發(fā)票管理員據(jù)實(shí)不報(bào)的，對(duì)其扣款100元。5）增票移交不進(jìn)行簽收手續(xù)的，每發(fā)現(xiàn)一次對(duì)移交人扣款50元。三、銷(xiāo)售發(fā)票的管理（一） 定義。指銷(xiāo)售商品或提供勞務(wù)后向客戶(hù)開(kāi)具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱(chēng)增票）和普通發(fā)票（下稱(chēng)小票）。向供應(yīng)商進(jìn)行退貨時(shí)，應(yīng)開(kāi)具退貨證明，由供應(yīng)商開(kāi)具紅字發(fā)票。（二） 增值稅發(fā)票的管理1、購(gòu)買(mǎi)。增票只能由發(fā)票管理員購(gòu)買(mǎi)，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，其他任何人員無(wú)權(quán)購(gòu)買(mǎi)。2、領(lǐng)用。1）增票的領(lǐng)用人必須限于指定的少數(shù)人，且領(lǐng)用人限臺(tái)帳、門(mén)店財(cái)務(wù)主管、主管會(huì)計(jì)和其他指定開(kāi)票員（財(cái)務(wù)人員），收銀、出納和其他非財(cái)務(wù)人員一律不得領(lǐng)用。2）領(lǐng)用時(shí)必須在發(fā)票管理簿（稅務(wù)印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。3）領(lǐng)用人必須建立“增票領(lǐng)用歸還登記簿”。3、開(kāi)具。1）增票只能由領(lǐng)用人開(kāi)具，其他人員不得開(kāi)具，出納在獲得準(zhǔn)許時(shí)臨時(shí)代為開(kāi)具；2）將開(kāi)具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶(hù)或供應(yīng)商時(shí)，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。3）增票的開(kāi)具必須符合法律規(guī)定，不得虛開(kāi)、不得開(kāi)具與實(shí)際貨物不一致的增票，必須填寫(xiě)完整，注明開(kāi)具人姓名。4、保管。1）完全未使用的增票由發(fā)票管理員保管，且必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；2）領(lǐng)用后的增票由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，營(yíng)業(yè)終了后必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；增票使用完畢，按序排列，填寫(xiě)封面。3）使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管理員，發(fā)票管理員進(jìn)行審核增票的連續(xù)性、開(kāi)具的規(guī)范性，并在原領(lǐng)用人的“增票領(lǐng)用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記簿上勾銷(xiāo)登記，經(jīng)稅務(wù)局消號(hào)后，按序按號(hào)存放于指定檔案室；4）另：電腦打印增票必須裝訂成冊(cè)，每100份裝訂成一冊(cè)，并打印開(kāi)具匯總表，加蓋封面后一齊裝訂，此工作由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)，發(fā)票管理員監(jiān)督。存放要求同3）5、增票的紅沖與作廢。1）因增票開(kāi)具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢”章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡(jiǎn)單用針別在一起。2）對(duì)于因退貨或發(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)已入帳的，必須填寫(xiě)相應(yīng)的紅字增票，將原發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開(kāi)具日期和號(hào)碼，只需撕下記帳聯(lián)即可。3）不管是否財(cái)務(wù)已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺一不可，否則紅字發(fā)票的開(kāi)具必須獲得對(duì)方稅務(wù)同意的“退稅證明”。6、換票。1）換票指客戶(hù)需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無(wú)法當(dāng)即開(kāi)出，或事后客戶(hù)要求換票的，先給客戶(hù)小票，等增票開(kāi)具后再換回小票的行為。2）對(duì)顧客要求開(kāi)具的增票，自收到日起，保管期最多為二個(gè)星期，二星期內(nèi)顧客未換取的，將增票還與開(kāi)票人，不得積壓。3）小票的換票期限為一個(gè)月，超過(guò)一個(gè)月的不得更換。4）門(mén)店應(yīng)在收銀臺(tái)顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。5）對(duì)于換回的小票，應(yīng)進(jìn)行紅沖，