時間管理PPT

時間管理 本講座的目的 學會合理利用時間 掌握時間管理的幾個原則 提高時間管理技能，彌補自己的不足 本講座主要內(nèi)容 前言 時間的特性及價值 時間管理的定義 時間管理的發(fā)展 時間管理的意義 如何高效地時間管理 時間管理的方法原則技巧 常見問題及對策 前言 時間的特性 （ 1）供給毫無彈性： 時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是 24小時，所以我們無法開源。 （ 2）無法蓄積： 時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （ 3）無法取代： 任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （ 4）無法失而復得 ： 時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 前言 時間的特性： 時間不可以缺少， 時間不可以替代， 時間不可以存儲， 時間不可以增減， 但時間可以管理！ 莫等閑/白了少年頭 前言 據(jù)調(diào)查：一個活到 72歲的美國人一生的時間分配： 睡覺 21年 工作 14年 個人衛(wèi)生 7年 吃飯 6年 旅行 6年 排隊 5年 學習 4年 開會 3年 打電話 2年 找東西 1年 其他 3年 前言 時間的價值 年 收 入（ 萬 元 ）年 工 作 時 間（ 天 ）且 工 作 時 間（ 小 時 ）每 天 價 值（ 元 ）每 小 時 價 值（ 元 ）每 分 鐘 價 值（ 元 ）2 254 8 7 8 . 7 4 9 . 8 4 0 . 1 64 254 8 1 5 7 . 4 8 1 9 . 6 8 0 . 3 36 254 8 2 3 6 . 2 2 2 9 . 5 2 0 . 4 88 254 8 3 1 4 . 9 6 3 9 . 3 6 0 . 6 610 254 8 3 9 3 . 7 0 4 9 . 2 0 0 . 8 0時間就是金錢！你的時間價值幾何？ 前言 時間的價值 你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值 錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的 浪費多少時間，就會浪費多少錢 規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益 前言 浪費他人的時間， 無異于謀財害命！ 浪費自己的時間呢？ 前言 時間管理 時間管理的定義： 在日常事務中執(zhí)著并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效的利用可以支配的時間?！?減少時間浪費，有效利用時間” 時間管理的目的： 將時間投入與你的目標相關的工作，達到“三效”，即效果、效率、效能。 前言 為什么要做時間管理？ 時間管理就是自我管理！ 缺乏時間管理 容易感到恢心、憤怒和焦慮 沒有多大的成就 缺乏自尊 沒有辦法真正的享受生活 一團糟的狀態(tài) 前言 時間管理的理論發(fā)展 第一代時間管理理論 第二代時間管理理論 第三代時間管理理論 第四代時間管理理論 磨刀不誤砍柴工！ 前言 第一代時間管理 屬于 備忘錄型 優(yōu)點： 應變能力很強，壓力小 缺點： 隨意忽略整體規(guī)劃 忙碌中調(diào)配時間和精力 前言 第二代時間管理 屬于 記事薄規(guī)劃與準備 優(yōu)點： 1.追蹤約會事件 2.達成率比較高 缺點： 產(chǎn)生安排的習慣 注意到規(guī)劃未來的重要 前言 第三代時間管理 強調(diào)價值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序 優(yōu)點 ：以價值為導向提高生產(chǎn)率 缺點 ：忽略了自然法則缺乏遠見 分配有限的時間和精力、爭取最高效率 前言 第四代時間管理 屬于 自然法則和羅盤理論 優(yōu)點： 效率高 方向?qū)?以原則為重心、兼顧重要性與急迫性 時間管理的方法原則 時間管理的原則 原則一： 80/20原則 原則二：目標 ABC 原則三：四象限法則 時間管理的方法原則 原則一： 80/20原則 (柏拉圖原理） 協(xié)助我們，將大多數(shù)時間投 入在能帶來更高回報的工作上，結(jié)果 =生產(chǎn)力提高，工作量降低 運用柏拉圖原理的三個步驟： 確認要達成的 目標 確認達成目標下的 關鍵重要活動 重新安排時間，將 更多時間 投入在關鍵重要活動上 80/20原則 在一個特定的組群或團隊內(nèi) ,這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值 . 80/20原則 投入時間的 80% (“ 次要的多數(shù)”問題 ) 投入時間的 20% (“ 重要的少數(shù)”問題 ) 產(chǎn)出的 20% 產(chǎn)出的 80% 造成 時間管理的方法原則 如何堅持 80/20原則？ 列出全部工作項目 對工作按價值進行分類 分配自己的時間和精力 常見誤區(qū)： 面面俱到 都想做好 完全主義 都想做完 平均分配時間和精力 時間管理的方法原則 原則二：目標 ABC A： 必須做的 B： 應該做的 C： 暫時可以不做的 運用 ABC分析法 來設定優(yōu)先順序 C任務 A任務 B任務 65% 20% 15% 15% 20% 65% 由功能有效的達成角度觀之 ,占所有任務的百分比 (目的達成 ) 占所有任務組合的百分比 時間管理的方法原則 原則三：四象限法則 (優(yōu)先原則） 把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事做起 每天都這么做 準備工作 客戶管理 建立關系（內(nèi)、外 ) 團隊培養(yǎng) 個人成長、學習 危機 有限期的任務 安全事故 投訴 重要 緊急 不速之客 某些會議 某些電話 很多流行活動 打發(fā)時間的工作 看報紙 閑聊 賭博 看肥皂劇 盡量避免擴大 盡量減少 事情 多投資時間在 盡量避免 事情 優(yōu)先矩陣 事關重大者不可受制于細枝末節(jié) -哥德 重要： 你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標有意義的活動。 緊急： 你或別人認為需要立刻處理的緊急事件或活動。 偏重各類事務的結(jié)果 不 緊急 緊急 重 要 有遠見 平衡 紀律 自制 少有危機 壓力 筋疲力盡 危機處理 忙于收拾殘局 不 重 要 全無責任感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，抱怨 人際關系浮泛，破裂 活在第 II象限 身體健康 愉快假期 和諧的人際關系 真正有效的授權(quán) 確定自己的個人使命 長期的職業(yè)生涯規(guī)劃 品格的培養(yǎng) 關于人生的思考 NO NO 活在第 II象限 65-80% 20-25% 1% 15% 高效能人士的時間安排 普通人的時間安排 25-30% 50-60% 15% 2-3% 有效管理時間四大技巧 技巧一：明確目標 樹立時間觀念 設計職業(yè)生涯 切實的短期目標 合理進行目標管理 技巧二：分清輕重緩急 運籌時間，充分應用 只做最重要的事情 時間管理矩陣 20/80原理的運用 技巧三：制訂計劃表 六項工作法 制訂有效計劃 逐步實現(xiàn)遠期目標 自我激勵 技巧四：立即行動 克服拖延 有頭有尾 重視今日 有障時間管理的四種觀念 視時間為主宰： 重形式不重實質(zhì)（歲月不饒人、時間是最好的試金石） 視時間為敵人： 重效率不重效能（與時間賽跑） 視時間為神物： 忘記時間 視時間為奴隸： 工作狂 工作狂的害處 工作效率降低 養(yǎng)成拖延的習慣（珀金森定律） 可能導致工作的失敗 ！ “工作狂”的原因 勤勉等于成就？勤能補拙？ 天黑就吹口哨？ 欠缺時間管理的技能 顯示重要性 滿足烈士感 不知休閑的樂趣 逃避不愉快的家庭生活 常見問題及對策 我們?yōu)槭裁茨敲疵Γ?-（浪費時間的內(nèi)因與外因） 目標及其設定 如何授權(quán)？ 良好習慣的建立 浪費時間的外在因素及解決方法(一 ) 電話干擾的原因及解決方法 不速之客的原因及解決方法 用人不當?shù)脑蚣敖鉀Q方法 社交閑談的原因及解決方法 電話干擾的解決方法 浪費時間的原因： 1.害怕冒犯別人 2.希望保持消息靈通 3.自我膨脹 4.享受社交的樂趣 阻絕干擾 1.處理 2.轉(zhuǎn)接 3.暫緩 4.速辦 5.清凈時間 運用電話節(jié)省時間 暗示他談話即將結(jié)束 提到有時間限制 突然造訪的不速之客 1.解決方法 延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 另外安排時間 2.回答問題 簡明扼要 長話短說 門戶開放的不速之客 解決方法 1.學會過濾 2.轉(zhuǎn)移地點 3.站起來說話 4.不要讓別人找到你 用人不當?shù)脑蚣敖鉀Q 原因： 員工能力不足 1.公司雇人程序出錯； 2.該職位提供了不正當?shù)挠柧殻瑢е聠T工不知道工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。 解決的方法： 1.教導員工善用時間 2.提升員工時間管理的成本意識 社交閑談的原因及解決 解決方法： 過濾訪客與電話 衡量辦公地點是否恰當 設置一些暗示社交時間的結(jié)束技巧 浪費時間的外在因素及解決方法(二 ) 權(quán)責混淆的解決方法 溝通不良的解決方法 進度失控的解決方法 資料不全的解決方法 權(quán)責混淆的原因及解決 權(quán)責混淆是浪費時間、降低效率的一種最主要的因素： 1.權(quán)責問題主要是發(fā)生在工作項目的說明上，說明含糊不清就會導致權(quán)責不清。 2.權(quán)責配合不當，會浪費許多時間，甚至浪費精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。 權(quán)責混淆的解決 1.定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責得到清楚的界定 2.權(quán)責對等 交出職責時一定要授予同等的權(quán)利 主動檢討并提供對等的職權(quán) 溝通不良的原因及解決 浪費時間的原因： 不明白事情的重要性 沒有時間 沒有傾聽 溝通的目的不明確 時機不當 溝通的機會不夠 溝通不良的解決 1.學習改善溝通技巧的步驟 2.學會做好一個傾聽者 3.使用恰當字眼 4.運用非語言式的溝通 改善溝通技巧 弄清目標； 排除偏見 及時記錄 用字譴詞是一件非常重要的事情 進度失控的原因及解決 浪費時間的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制的進度工具，認為完善的計劃會自行達成目標，沒有加強控制及提出適當?shù)倪M度報告 資料不全的原因及解決 浪費時間的原因： 1.不明白事情的重要性； 2.沒有系統(tǒng)，不知道要何種資料以及這些資料的可靠性，這種情況也會造成浪費時間。 解決方法： 1.認清事情的重要性，排除優(yōu)先順序 2.系統(tǒng)強調(diào)的是有條理，有步驟，還要有組織性。 浪費時間的外在因素及解決方法(三 ) 會議耽誤的原因及解決方法 文件復雜的原因及解決方法 工作擱置的原因及解決方法 旅行不當?shù)脑蚣敖鉀Q方法 會議耽誤的原因及解決 浪費時間的原因： 1.會議沒有適當?shù)臏蕚?，或者沒有會議目的 2.會議沒有議程 3.開會找錯人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關鍵的人沒有到會 4.開會沒有計劃 5.會議過多或會議時間過長 6.不能準時開會，或者不能準時散會 7.開會時間有外來干擾 8.討論脫離議程的內(nèi)容浪費時間 9.會議沒有結(jié)論，甚至會而無議，議而未決 10.沒有追蹤對會議的執(zhí)行情況 會議耽誤的解決方法 會議要有目的，沒有目的就不開會 召開會議首先安排會議的議程 對于找錯人參加、參加的人數(shù)太多、太少的解決方法 安排適當?shù)挠媱?會議的時間和次數(shù)要適當 務必準時開會和散會 應付干擾、提高效率的辦法就是指定規(guī)則 對于脫離討論議題的解決辦法 會要有議，議要有決，決要有行 追蹤會議決議的執(zhí)行 文件復雜的原因及解決 解決的方法 對于優(yōu)柔寡斷解決的方法 不要拖拖拉拉 學會授權(quán) 拋開完美主義 及時銷毀過時的文件 檔案要分類存放 對于各自工作的解決方法 量力而行 要有系統(tǒng) 讀速要快 文件復雜的解決方法 文件讀一遍后處理掉 不做授權(quán)給別人的事 文件過期一定要銷毀 給檔案表明壽命符號 不在一個時間做很多事 工作擱置的原因及解決 浪費時間的原因： 1.不明白問題所在 2.沒有目標，優(yōu)先的次序、完成的期限不明確 3.沒有自我獎勵 4.遇到急事立刻反映 5.桌上一片混亂，沒有條理 6.缺乏完成工作的決心，缺乏目標，懶惰成性 7.沒法把事情分派出去，授權(quán)不當 8.接受干擾 9.變更優(yōu)先程序 10.不完全，或者不可靠的資料妨礙了工作的完成 工作擱置的解決 應明白問題的所在 對于沒有目標、先后次序、完成期限的解決方法 自我獎勵 遇到急事不立刻反映 桌上東西安排的井井有條，條理分明 強迫自己完成期限，保證事情的完成，控制事情的進度 學會授權(quán) 排除干擾 更新，重新安排優(yōu)先順序 取得適當?shù)馁Y料是有必要的，展開工作之前，一定要取得必備的資料 旅行不當?shù)脑蚣敖鉀Q 浪費時間的原因 1.旅行的目的不明確 2.沒有發(fā)覺替代的方法 3.忘了需帶重要物品 4.沒有善用旅行時間 5.旅行安排的時間不好 6.旅行歸來后辦公桌上堆積如山 7.變更，或者重新安排行程浪費時間 旅行不當?shù)慕鉀Q 首先要弄清楚旅行的目的 尋找替代的方法 列好清單 做好安排，達到最佳的結(jié)果 把你工作準備好，不要旅行歸來后讓你的辦公桌上堆積如山 在安排旅行之前首先要確定所有的約會，利用旅行安排的行程跟他們約會，這也是一種節(jié)約時間的方法 浪費時間的內(nèi)在因素及解決方法(一 ) 危機應付的原因及解決方法 計劃欠妥的原因及解決方法 貪求過多的原因及解決方法 事必躬親的原因解決方法 危機應付的原因及解決 1.不明白事情的重要性 2.沒有預期會發(fā)生問題 3.反映過度把問題當危機看 4.忙著救火 5.做事拖延 6.工作時間預算的不切實際 7.機械故障、人為錯誤 8.部署不愿透漏壞消息 9.因重要人物提出要求而引起的過度反應 10.進度失控 危機應付的解決 記錄危機工作日志，分析危機的來源 預期意外事故的發(fā)生 不要理會不必要的問題，授權(quán)，做自己的事情 預防星星之火 擔任主管角色的人應該主動積極，做好總結(jié) 低估狀態(tài)，增加緩沖 動用最能迅速有效調(diào)整彌補的資源 培養(yǎng)大家可以范錯，強調(diào)迅速報告壞消息 弄清楚他們真正的要求是什么 把所有重要計劃都安排好時間 計劃欠妥的原因及解決 1.不明白事情的重要性 2.沒有建立系統(tǒng) 3.沒有時間擬訂計劃 4.以危機為導向，假設危機不可避免 5.缺乏自律 6.害怕許下承諾 7.沒有指出明確的結(jié)果 8.無法指定工作的優(yōu)先順序 9.假設計劃被緊急事故破壞 10.心里雖然有計劃，卻認為這計劃還沒有重要到可以寫下來的地步 計劃欠妥的解決 建立系統(tǒng)，包括計劃表、每日目標、優(yōu)先次序、完成的期限，運用好整合組織系統(tǒng) 花時間擬訂計劃，擬訂計劃應有先后順序 認清“危機不可避免”這種危機導向假設是一種錯誤思想，預先為偶發(fā)事故做好應變計劃 要有自律，強迫自己定好完成期限，嘗試第一個月目標優(yōu)先次序及每日計劃，列出同時可提供的協(xié)助、監(jiān)控進度、評估成果等 不要害怕許下承諾 要指出明確的結(jié)果 指定工作的優(yōu)先次序 緊急事故可能把一天的事情打斷，如果這天的工作已經(jīng)計劃妥當，損失就可以降到最低 貪求過多的原因及解決 不了解事情的重要性 欠缺優(yōu)先順序與計劃 工作時間評估的不切實際 遇到急事緊急反應，或反應過度 野心太大，成就感要求過高 渴望加深老板的印象 過度渴望表現(xiàn)合作的態(tài)度 人手不足 完美主義 貪求過多的解決 填寫工作周的工作計劃 要多授權(quán) 設定年、月、周、日計劃 認清每一件事情所花的時間 分清事情的要義 限制自己的反映 控制自己的野心 討論老板真正的意圖是什么，長期成功比短期印象更重要 敢于提出拒絕 長期教育訓練引導部署 把標準降到合理的程度 事必躬親的原因及解決 缺乏安全感，怕失敗 對部下缺乏信心 不清楚不完全令人困惑的指令 期望人人知道事情的細節(jié) 不能適當?shù)目刂乒ぷ?管人過多，沒有最終進度，人手不足 事必躬親的解決 學習讓他獨當一面 從錯誤中去學習，引導他信任部署 利用進度報告加以控制 學會表達完整 把標準降到大家可以接受的程度 時間成本 要授權(quán) 合理的分派工作，檢查進度 浪費時間的內(nèi)在因 素及解決方法 (二 ) 條理不清的原因及解決 欠缺自律的原因及解決 無力拒絕的原因及解決方法 做事拖延的原因及解決方法 條理不清的原因及解決方法 1.不知道事情的重要性 2.沒有系統(tǒng) 3.自我膨脹 4.害怕失去控制 5.害怕忘東西 6.允許外來干擾 7.拖拖拉拉、優(yōu)柔寡斷 8.沒有目標、沒有優(yōu)先次序、沒有日計劃 9.沒有授權(quán) 10.沒有過濾 條理不清的解決方法 寫下工作日志 利用整合系統(tǒng)來記錄 不要自我膨脹 利用工作計劃表來提供控制 利用聯(lián)絡日志來幫助記憶 過濾干擾 先處理棘手的，重要的，強迫自己定期限 安排好工作計劃 學會授權(quán) 要學會過濾 欠缺自律的原因及解決 1.設立個人和組織目標 2.安排優(yōu)先順序 3.安排完成期限 4.設定追蹤表 5.運用日計劃檢查 6.學會專注的技巧 7.好習慣代替壞習慣 欠缺自律的解決 指定目標和標準 要安排完成的期限，要追蹤進度 沒有運用隨手可得的工具與技巧的解決方法 及時完成工作 不做白日夢 做事干脆 不要養(yǎng)成拖延的習慣 無力拒絕的原因及解決 1.渴望受到別人的贊許或者接納 2.怕會冒犯別人 3.對義務的認識錯誤 4.不知道如何拒絕 5.缺乏工作目標與優(yōu)先次序 6.別人毫不考慮的就假定你會答應 7.無法拒絕老板 無力拒絕的解決 認清可能的陷阱 學會拒絕的技巧 有必要培養(yǎng)拒絕別人的能力 檢討造成的理由并加以控制 仔細聆聽別人的要求 替沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 學習說抱歉，善意的拒絕 出示雙方同意的優(yōu)先順序清單 做事拖延的原因及解決 1.沒有能力辨認事情的重要性 2.做事拖延是一種自我幻覺，也是一種習慣，同 時也可以說是一種態(tài)度 3.認為遇到壓力才有最好的表現(xiàn)，只有讓自己到最后一刻才去做 4.習慣先做簡單瑣碎的，拖延困難的 5.工作時間的估算不切實際 6.貪求過多，沒有定期的監(jiān)控進度，缺乏自律 7.擱置工作，沒有完成期限 做事拖延的解決 要有能力辨認事情的重要性 自我分析，認清自己 先做最重要的事情 監(jiān)控自己的進度 高效時間管理之 目標及其設定 目標的定義： 一種未來的遠景 ,為了實現(xiàn)它 ,人們愿意做些努力 .如果說你沒有去做努力 ,那只不過是一個企圖 . 目標及其設定 為什么要設定目標 讓生活的方向有一種目標感 克服懶惰的心態(tài) 專心致志 產(chǎn)生熱忱 區(qū)分事情的輕重緩急 節(jié)省很多時間 ,把時間擺在最 有生產(chǎn)力的地方 . 可以省錢 確認價值重要性 有了目標以后 ,會提高 有助于成長和進步 目標能喚起你最高尚的才能！ 重視書面目標的好處 步步高 8.高價值的提升 7.創(chuàng)造人生的預期 6.良性的抉擇 5.學會更關注 4.增強自尊心 3.減少矛盾 2.鍛煉自信心 1.學會獨立思考 步步高 目標及其設定 目標設定的指導原則 強調(diào)選擇 強調(diào)內(nèi)容 白紙黑字注明達成時間表 目標及其設定 如何設定目標 -SMART原則 Specific（具體的） Time-based(基于時間的） Relevant（相關的） Attainable（可達到的） Measureable（可計算的） 目標搜尋四個階段 勾勒出生命遠景 依據(jù)時間標準區(qū)分遠景目標及生命體系 職業(yè)理想的推擬 目標清單開列 下年目標 3-5年目標 10年目標 20年目標 人生目標 目標金字塔 使命宣言 角色 目標 每日目標 每周目標 月度目標 季度目標 年度目標 目標金字塔 每周目標 角色 目標 計劃 行事歷 授權(quán) 目標設定步驟 強烈的欲望 信念、信仰、信心 白紙黑字寫下來 要問自己怎么做 分析現(xiàn)在的位置 你有哪些障礙 所需要的知識 誰是你的客戶 堅持不懈地努力 日計劃的步驟 寫下任務 估計做事的時間長短 留些緩沖的時間給未預見的事情 (60/40規(guī)則 ) 確定優(yōu)先順序 ,簡化及授權(quán) 追蹤與檢討 日計劃的好處 你可以對第二天有較好的心理準備 集中到重要事情上 借著任務整合 ,合理的達成你想要得目標 你可以控制你的人生目標或年度目標的進度 成功就是實現(xiàn)預先決定好的目標或者計劃 高效時間管理的秘訣之 授權(quán) 為什么人們不會授權(quán) 為什么要授權(quán) 授權(quán)的類型 授權(quán)應該把握的原則 如何接受授權(quán) 管理是通過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責。 高效成就的秘訣之授權(quán) 不會授權(quán)和要授權(quán) 不會授權(quán)的管理者不是一個好的管理者 授權(quán)時做事的效益更大 事必躬親與 管理者之間的區(qū)別 事必躬親者：輸入 輸出 管理者：輸入 輸出 授權(quán)的類型 下達指令型 充分信任型 下達指令型的特點 管理者 獨