李革增 高級(jí)行政文秘職業(yè)化訓(xùn)練課程1

1 眾人行 高級(jí)文秘職業(yè)化訓(xùn)練 主講：李革增 眾人行管理咨詢 中國(guó)企管網(wǎng) 鼎韻科技 2 眾人行 秘書的天空有多高 1、目前全國(guó)秘書從業(yè)人員 3000多萬(wàn)人， 80沒(méi)有經(jīng)過(guò)正式的培訓(xùn) 。 2、中國(guó)秘書距離國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)還有很多，高級(jí)秘書在大多數(shù)國(guó)家是企業(yè)的二把手。 3、社會(huì)的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)加劇導(dǎo)致企業(yè)扁平化，秘書越來(lái)越重要。 4、在國(guó)外是越老越值錢，國(guó)內(nèi)卻還以年輕取人 3 眾人行 調(diào)查表明： 1、 7 的被調(diào)查者認(rèn)為“做文秘就是打雜，跑腿，沒(méi)有什么前途”； 2、 10 文秘就是一個(gè)過(guò)度性的職業(yè)，沒(méi)有專業(yè)可言，是女性結(jié)婚前的最好職業(yè)； 3、 13 的人覺(jué)得文秘在國(guó)外是越老越值錢，國(guó)內(nèi)卻還以年輕取人； 4、 22 的公眾贊成 經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，好的文秘越缺乏； 5、 48 的公眾都認(rèn)為，文秘是一個(gè)可以積累經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)，是走向管理崗位的一個(gè)階梯； 4 眾人行 你的工作狀況如何 取決于什么因素 取決于你的 心態(tài) 5 眾人行 20世紀(jì)最偉大的發(fā)現(xiàn)之一 ： 只要改變你的 心態(tài) ，就能改變你的命運(yùn)。 6 眾人行 如果 態(tài)度 改變、 行為 就會(huì)改變 如果行為改變、 習(xí)慣 就會(huì)改變 如果習(xí)慣改變、 性格 就會(huì)改變 如果性格改變、 命運(yùn) 就會(huì)改變 7 眾人行 為自己工作還是為公司工作 （ 全力以付 全力應(yīng)付 ） 樂(lè)觀積極 ， 面對(duì)現(xiàn)實(shí) ,不要自尋煩惱 ； 自信向上 ,主動(dòng) ； 必勝的信念 ,每天多努力一點(diǎn)點(diǎn) ； 全力以赴 ， 堅(jiān)持到底 。 培養(yǎng)良好的心態(tài) 8 眾人行 目 錄 一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)； 三、行政文秘的溝通技巧 ; 四、行政文秘的時(shí)間管理技巧 ; 五、行政文秘的會(huì)議管理； 六、行政文秘的文檔管理 ; 七、行政文秘公文寫作； 八 、行政文秘的 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ; 9 眾人行 行政文秘的工作內(nèi)容是什么？ 請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容 : 1、時(shí)間 :5分鐘； 2、 用最快的速度寫下來(lái)，不用思考； 3、至少要寫下 10個(gè)； 10 眾人行 1、企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（ 1） 項(xiàng) 目 內(nèi) 容 1、日程管理 預(yù)約會(huì)面的受理及安排；日程表的制作；預(yù)定計(jì)劃的變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定，預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受 2、環(huán)境的整理準(zhǔn)備 上司辦公室和會(huì)客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理 3、 會(huì)議及活動(dòng)的管理 開(kāi)會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動(dòng)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的管理。 11 眾人行 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（ 2） 項(xiàng) 目 內(nèi) 容 4、照顧身邊瑣事 照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購(gòu)買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備、車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其它事務(wù)的代理。 5、會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù) 各種票據(jù)如：交通費(fèi)、交際費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記帳。 6、突發(fā)事件處理 發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪客人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動(dòng)問(wèn)題決裂和紛爭(zhēng)時(shí)的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。 12 眾人行 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（ 3） 項(xiàng) 目 內(nèi) 容 7、接待、應(yīng)酬工作 面談、訪客的安排、招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會(huì)客室的安排， 電話的接聽(tīng)、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。 媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理 8、溝通支持性工作 溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其它主管臨時(shí)交辦事項(xiàng) 9、文件的處理和保管 公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理； 13 眾人行 企業(yè)行政文秘的工作內(nèi)容（ 4） 項(xiàng) 目 內(nèi) 容 10、信息的搜集整理 文獻(xiàn)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集、整理、分析；上司有關(guān)的名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索； 11、決策支持工作 信息的處理與分析； 對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持； 14 眾人行 初級(jí)秘書： 協(xié)助 上司的工作 主要工作如下： 接聽(tīng)電話、上傳下達(dá)； 使用辦公軟件 :打字、制表、作幻燈； 使用各類辦公用具 (傳真、復(fù)印、電腦 )； 使用互聯(lián)網(wǎng)； 管理檔案、文件等； 接待； 其它 事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作 ； 2、文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃 15 眾人行 中級(jí)秘書： 分擔(dān) 上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系； 管理上司工作日程； 組織、召集相關(guān)的會(huì)議； 收集相關(guān)信息資料等 ； 公司內(nèi)、外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理； 語(yǔ)言要求 16 眾人行 高級(jí)秘書： 管理、參謀、支持 上司工作 主要工作如下： 安排、管理上司的工作時(shí)間； 主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)； 信息的處理與分析； 對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持； 語(yǔ)言支持 思考：想一想 你現(xiàn)在處在哪個(gè)階段？ 17 眾人行 一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)； 三、行政文秘的溝通技巧 ; 四、行政文秘的時(shí)間管理技巧 ; 五、行政文秘的會(huì)議管理； 六、行政文秘的文檔管理 ; 七、行政文秘公文寫作； 八 、行政文秘的 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ; 18 眾人行 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)； 1、秘書的定義 l 廣義的概念； “ 秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。 ” 這里的廣義，包括了公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù) -領(lǐng)導(dǎo)集體； 2狹義的概念。 “ 秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。 ” 這里著重排除了私人秘書。 我們定 義為“ 秘書是領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手 ” 行政文秘側(cè)重于商業(yè)環(huán)境中的公務(wù)活動(dòng)（商務(wù)秘書） 19 眾人行 2、秘書的角色定位 領(lǐng)導(dǎo)者 替身 決策支持 事務(wù) 執(zhí)行者 服務(wù)人員 協(xié)調(diào)人 參 謀 領(lǐng)導(dǎo) 20 眾人行 2、常見(jiàn)的角色錯(cuò)位 1、 主觀態(tài)度上的問(wèn)題 服從和服務(wù)意識(shí)淡薄 沒(méi)有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳 保密意識(shí)差，導(dǎo)致泄密事件 向上錯(cuò)位，擅作主張 2、客觀能力上的問(wèn)題 專業(yè)技能水平差 各類知識(shí)較淺薄 概念、判斷、概括能力差 21 眾人行 3、行政文秘必備的職業(yè)素質(zhì) 正 直 -堅(jiān)持既定政策和原則 實(shí)事求是 熱 情 對(duì)人 、 對(duì)事積極 、 樂(lè)觀 敬 業(yè) -以工作為榮 ， 設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 守 信 -不失約 、 不違約 、 不食言 、 不泄密 忠 誠(chéng) 忠于上級(jí) 忠于事業(yè) 有 序 -利落 ， 有條不齋 高 效 -追求效率和效益 可 靠 -按約定完成工作 ， 保質(zhì) 、 保量 、 及時(shí) 細(xì) 心 -盡可能的考慮事情周到 、 細(xì)心 悟 性 領(lǐng)悟上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法 自 信 積極 向上 勤 奮 不斷學(xué)習(xí) 提高能力 承受壓力 22 眾人行 “國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)”對(duì)秘書職業(yè)的要求作了那些描述： 1 像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解人 2 像政治家一樣有靈敏的頭腦 3 像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度 4 有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn) 5 有良好的速記能力及文字功夫 6 諳熟各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系 7 能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化 8 具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí) 9 能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理 24 眾人行 一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)； 三、行政文秘的溝通技巧 ; 四、行政文秘的時(shí)間管理技巧 ; 五、行政文秘的會(huì)議管理； 六、行政文秘的檔案管理 ; 七、行政文秘公文寫作； 八 、行政文秘的 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ; 25 眾人行 小故事 有效溝通的基本原則 26 眾人行 啟示： 站在對(duì)方的立場(chǎng)想問(wèn)題 及時(shí) 主動(dòng) 有效溝通的三個(gè)基本原則 27 眾人行 美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的 25，其余 75決定于良好的人際溝通。 哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組 1995年調(diào)查結(jié)果顯示，在 500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占 82。 秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手 沒(méi)有良好的溝通技巧就沒(méi)有良好的工作結(jié)果 一、溝通的重要性 28 眾人行 二、什么是溝通 ？ 為了設(shè)定的 目標(biāo) ，把 信息 ， 思想 和 情感 在個(gè)人或群體間傳遞，并 達(dá)成共同認(rèn)識(shí) 的過(guò)程。 實(shí)質(zhì) ： 如何理解別人 讓別人理解你的過(guò)程 注意 ： 溝通不是直來(lái)直去 明明白白 效果比有道理重要 29 眾人行 三、溝通的特性 1、 目的性 2、 方向性 （ 見(jiàn)人說(shuō)人話 見(jiàn)鬼說(shuō)鬼話 人鬼不在說(shuō)胡話 ） 3、 互動(dòng)性 傳送者 接受者 信息 反饋 30 眾人行 四、 溝通的種類及形式 電話 面對(duì)面口頭書信 文件書面語(yǔ)言距離 姿 勢(shì) 眼 神 表 情 手 式 聲音非語(yǔ)言 互聯(lián)網(wǎng)溝通31 眾人行 （ 1）幾種溝通形式的優(yōu)劣分析 優(yōu) 勢(shì) 劣 勢(shì) 面對(duì)面 快速 直接 好控制 有誤差 時(shí)間性差 電 話 快速 方便 省時(shí) 不準(zhǔn)確 難控制 書 面 準(zhǔn)確 易保存 速度慢 身體語(yǔ)言 生動(dòng) 準(zhǔn)確 難把握 互聯(lián)網(wǎng) 快速、直接、方便、 省時(shí)、準(zhǔn)確 不生動(dòng) 依賴性大 32 眾人行 （ 2）注意：口頭與書面的差異 世界上沒(méi)有一種語(yǔ)言能完全表達(dá)意志與思想 孔子在易經(jīng) .系傳 有兩句話“書不盡言，言不盡意” 意思是語(yǔ)言不能表達(dá)全部想要表達(dá)的思想。（語(yǔ)意學(xué)） 曾國(guó)藩的奏折 屢敗屢戰(zhàn) 33 眾人行 一次完整信息的傳遞 =? 34 眾人行 調(diào)查表明 一次完整信息的傳遞 = 7% 直接來(lái)源于我們所說(shuō)的話 38% 得益于我們講話的方式 音調(diào)、語(yǔ)音、音量 55% 來(lái)源于非語(yǔ)言的指引 手式、姿勢(shì)、面部表情、目光 35 眾人行 （ 3）解讀身體語(yǔ)言的含義 身體語(yǔ)言 行 為 含 義 距 離 距離的遠(yuǎn)近代表關(guān)系的親疏 姿 勢(shì) 雙臂環(huán)抱表示防御 ， 開(kāi)會(huì)時(shí)獨(dú)坐一隅意味著傲慢或不感興趣 。 眼 神 盯著看意味著不禮貌，但也可能表示興趣，尋求支持 表 情 微笑表示友善禮貌，皺眉表示懷疑和不滿意。 手 式 柔和的手勢(shì)表示友好、商量，強(qiáng)硬的手勢(shì)則意味著敵對(duì)、否認(rèn) 聲 音 演說(shuō)時(shí)抑揚(yáng)頓挫表明熱情，突然停頓是為了造成懸念，吸引注意力。 36 眾人行 理解身體語(yǔ)言應(yīng)注意的問(wèn)題 1、同樣的身體語(yǔ)言在不同 性格 的人身上意義可能不同 2、同樣的身體語(yǔ)言在不同 情境 中意義也可能不同 3、要站在對(duì)方的角度來(lái)考慮 4、要培養(yǎng)自己的觀察能力 5、不要簡(jiǎn)單地下結(jié)論 6、要結(jié)合整體行為來(lái)分析 注意：一定要綜合考慮 人的言行舉止是整體行為模式 ， 不能片面的分析 。 37 眾人行 六、 溝通的方法 說(shuō) 聽(tīng) 問(wèn) 看 38 眾人行 怎么聽(tīng) 1、 聽(tīng) a、 有興趣 理解的態(tài)度 （ 人只想聽(tīng)自己想聽(tīng)的話 、 走神 ） b、 會(huì)記錄 （ 確認(rèn)對(duì)方的要求 ） c、 回應(yīng) （ 肯定 引導(dǎo) ） D、 用 心聽(tīng) （ 聽(tīng)到?jīng)]說(shuō)的話是最高境界 ） 溝通從心開(kāi)始 自然賦予我們?nèi)祟愐粡堊?, 兩只耳朵 .也就是讓我們多聽(tīng)少說(shuō) -蘇格拉底 39 眾人行 學(xué)會(huì)看 a、 學(xué)會(huì)觀察他人 （ 衣著 、 舉止 、 使用工具 、 年齡 、 氣質(zhì)等判斷其特性 ） b、 看 他怎么說(shuō) （ 觀察身體語(yǔ)言 ） 如何看到真實(shí)的 40 眾人行 你看到了什么？ 41 眾人行 42 眾人行 43 眾人行 怎么說(shuō) 真 實(shí) 適當(dāng) 時(shí)機(jī) 完 整 言辭恰當(dāng) 不在于我們說(shuō)了多少， 而在于對(duì)方明白、理解了多少 44 眾人行 行政文秘人員不能說(shuō)的話： 1、你找誰(shuí) 2、有預(yù)約嗎 3、我沒(méi)空 4、我不知道 5、這事不歸我管 討論：文秘人員應(yīng)該說(shuō)哪些話 45 眾人行 七、了解對(duì)方的 溝通風(fēng)格 支配型 和藹型 表現(xiàn)型 分析型 理性、紀(jì)律、任務(wù)傾向 內(nèi)向 被動(dòng) 合作、緩慢、跟從 非命令、避免風(fēng)險(xiǎn) 主動(dòng) 競(jìng)爭(zhēng)、迅速、 敢冒險(xiǎn)、命令 外向 感性、散漫、人際傾向 友善、開(kāi)放、不拘禮節(jié) 46 眾人行 不同風(fēng)格的優(yōu)缺點(diǎn) 風(fēng)格 優(yōu) 點(diǎn) 缺 點(diǎn) 支配型 獨(dú)立、坦誠(chéng) 果決、實(shí)際 效率、行動(dòng) 專橫跋扈 冷酷無(wú)情 分析型 一絲不茍、按部就班 循序漸進(jìn)、有條不紊 謹(jǐn)慎小心、推理力強(qiáng) 吹毛求疵、不知變通 雞蛋里挑骨頭 和藹 型 態(tài)度合作、支持別人 忠誠(chéng)信賴、有耐心 配合別人、居中協(xié)調(diào) 一味順從、缺乏主見(jiàn) 有求必應(yīng)、委曲求全 表現(xiàn)型 熱情洋溢、活力四射 熱誠(chéng)率直、幽默風(fēng)趣 求新求變、說(shuō)服力強(qiáng) 好高騖遠(yuǎn)、不切實(shí)際 耐心不夠、經(jīng)常轉(zhuǎn)移注意力 虎頭蛇尾 47 眾人行 自我調(diào)整原則 分析型 表現(xiàn)型 和藹 型 支配型 當(dāng)機(jī)立斷 大膽出擊 學(xué)習(xí)尊重他人 避免專斷跋扈 克制自己 有頭有尾 48 眾人行 工作方式 . 嚴(yán)肅 認(rèn)真 有條不紊 有計(jì)劃有步驟 合乎邏輯 完美主義傾向 寡言的緘默的 面部表情少 喜歡個(gè)人單干 語(yǔ)言準(zhǔn)確 ,注意細(xì)節(jié) 語(yǔ)調(diào)單一 遵守時(shí)間 理性 不沖動(dòng) 分析型 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 分析型 49 眾人行 溝通方式： 必須以 專業(yè)水準(zhǔn) 與其交流 ; 表達(dá)準(zhǔn)確 且內(nèi)容突出 ,資料齊全 ， 邏輯性強(qiáng) ， 最好以 數(shù)字或數(shù)據(jù) 說(shuō)明問(wèn)題 ,他們喜歡紙面上的東西 ， 所以盡可能提供這些 ; 提供詳細(xì)的工作方案及 優(yōu)劣分析及你的意見(jiàn) 。 切忌流于外表的輕浮與淺薄 ; 避免空談或任其偏離溝通的方向與目的 ; 不可過(guò)急完成決策 ， 他們需要時(shí)間思考 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 分析型 50 眾人行 果斷 , 獨(dú)立 , 有能力 , 熱情 ,精力旺盛 , 表情少，不外露 .以事為中心 有時(shí)過(guò)于直率，而顯得咄咄逼人 目光接觸 , 目的性強(qiáng) , 說(shuō)話快且有說(shuō)服力 , 語(yǔ)言直接 , 計(jì)劃性強(qiáng)，強(qiáng)調(diào)效率 . 工作方式 . 支配型 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 支配型 51 眾人行 溝通方式： 首先要 深究其想法 ； 不要直接反駁或使用結(jié)論性的語(yǔ)言 ， 羅羅嗦嗦 ， 這樣的溝通注定是低效甚至是無(wú)效的； 透過(guò) 提問(wèn) 的方式讓他發(fā)掘要點(diǎn) ， 但不要問(wèn)得太多 ; 保持良好的工作關(guān)系 ， 不主動(dòng)去建立私人關(guān)系 ， 除非能確定這是他的意愿； 必須 精練 、 高效率 ， 良好的時(shí)間 掌握及全方位組織得體 。 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 支配型 52 眾人行 工作方式 . 和 藹 型 合作 友好 贊同 耐心 輕松 面部表情和藹可親 頻繁的目光接觸 說(shuō)話慢條斯理 聲音輕柔 ,抑揚(yáng)頓挫 辦公室里有家人照片 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 和藹型 53 眾人行 溝通方式： 多提 封閉式問(wèn)題 并以自己的觀點(diǎn)適度影響他 讓他們明白你很重視他 個(gè)人的風(fēng)格和看法 等 有必要提出個(gè)人的支持及保證 ， 以確定他所付出的行動(dòng)是低風(fēng)險(xiǎn)的 ， 但是不可有過(guò)分行為以避免他對(duì)你失掉信心； 表現(xiàn)出你很 積極地聆聽(tīng) 并對(duì)你們的談話持開(kāi)放態(tài)度； 當(dāng)雙方意見(jiàn)相左時(shí) ， 避免對(duì)事實(shí)及邏輯爭(zhēng)論 ， 應(yīng)從私人看法個(gè)人感受去討論 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 和藹型 54 眾人行 工作方式 . 外向 , 直率友好 熱情的 令人信服的 合群的 活潑的 情緒波動(dòng)大 有說(shuō)服力的語(yǔ)言 面部表情豐富，動(dòng)作多，快速的動(dòng)作和手勢(shì) 節(jié)奏快 幅度大 喜好與 人 打交道 并 愿意與人 合作 熱情感染 富有情趣 表 現(xiàn) 型 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 表現(xiàn)型 55 眾人行 溝通方式： 首先應(yīng)該成為一個(gè)好觀眾或好聽(tīng)眾， 少說(shuō)多聽(tīng) ； 熱情反饋， 支持與肯定 ，加之適度的引導(dǎo)。 切忌將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加給他或打斷、插話，或冷漠、無(wú)動(dòng)于衷； 對(duì)勝負(fù)看得很重，應(yīng) 避免爭(zhēng)論 而要在雙方探討時(shí)從各種可能方案中找出一個(gè)解決方法。 當(dāng)你們達(dá)成共識(shí)后， 定出具體細(xì)節(jié) 。 內(nèi)向 被動(dòng) 主動(dòng) 外向 表現(xiàn)型 56 眾人行 小故事 : 三個(gè)人到廟里當(dāng)和尚，大法師問(wèn)為什么來(lái)當(dāng)和尚： 八、 溝通的方向 1、如何與上司溝通 57 眾人行 八、 溝通的方向 向上溝通的原則： a、 服從、 尊重 上級(jí)是基礎(chǔ) b、 迎合上級(jí) 是方法 （你的心里有沒(méi)有上司） c、 理解、領(lǐng)會(huì) 上級(jí)意圖是出發(fā)點(diǎn) d、 及時(shí) 匯報(bào) (回報(bào) ) e 、 把握時(shí)機(jī)和方式 58 眾人行 八、 溝通的方向 與上司溝通的方法： 1、 事前聽(tīng) 明白 、看 清楚 上級(jí)意圖（個(gè)性、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格） 2、 事中要時(shí)時(shí)匯報(bào) 3、 事后及時(shí)總結(jié) 與上司溝通的態(tài)度： 1、尊重但不能吹棒 2、請(qǐng)示但不能依賴 3、主動(dòng)但不能越權(quán) （ 時(shí)間允許、時(shí)間緊急、時(shí)間不允許 ） 59 眾人行 討論：你在工作中與上司的溝通障礙？ 1、老板交待事情含含糊糊 怎么辦？ 2、 老板有錯(cuò)誤你應(yīng)該怎么做？ 3、 有人在你面前抱怨你的領(lǐng)導(dǎo)該怎么辦？ 4、 如何處理好工作與生活的之間的關(guān)系？ 八、 溝通的方向 60 眾人行 八、 溝通的方向 2、 與同級(jí)人員的溝通 a、 平時(shí)要注意建立 信任關(guān)系 b、 站在對(duì)方的立場(chǎng) c、 把握時(shí)機(jī)和方式 61 眾人行 八、 溝通的方向 3、 與下級(jí)人員的溝通 a、 把握秘書的管理角色 （ 傳達(dá) 、 協(xié)調(diào) 、 緩沖 、 幫助 ） b、 平時(shí)注意 多溝通 ， 盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況 ， 并將信息及時(shí)整理反饋給上級(jí) c、 掌握原則性與靈活性 62 眾人行 1、直接溝通 2、迂回溝通 方法 ： (看具體情況來(lái)決定） 1、交淺不言深 2、關(guān)系夠深厚 3、緊急或機(jī)密的事情 4、敏感事宜 九、溝通的途徑 63 眾人行 十、 常見(jiàn)的辦公室溝通障礙 1、定式思維 2、過(guò)早的評(píng)價(jià) 3、偏見(jiàn) 4、角色錯(cuò)位 5、千人一面 6、時(shí)間 地點(diǎn) 64 眾人行 溝通的要訣 1、良好溝通的前提 是真誠(chéng) 2、你怎樣對(duì)待別人，別人就怎樣對(duì)待你 3、用別人喜歡的方式去對(duì)待他們 65 眾人行 討論： 董事會(huì)今年給總經(jīng)理下了 1000萬(wàn)利潤(rùn)的任務(wù)，完不成就撤職，快到年底了，還差 50萬(wàn)，總經(jīng)理想利用今年最后一次貨物進(jìn)口的機(jī)會(huì)采用高值低報(bào)的方式偷逃 50萬(wàn)的稅款，來(lái)完成任務(wù)。這件事如果交給你來(lái)處理，你打算怎么辦？ 66 眾人行 十一、電話溝通的技巧 接電話的流程 撥打電話的流程 電話溝通的技巧處理 67 眾人行 接電話的流程： 接聽(tīng)電話 主動(dòng)報(bào)出自己名稱、姓名、職務(wù) 詢問(wèn)對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù)及事情 詳細(xì)記錄通話內(nèi)容 復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn) 整理記錄提出擬辦意見(jiàn) 呈送上司批閱 直接轉(zhuǎn)上司接聽(tīng) 根據(jù)具體情況判斷是否直接轉(zhuǎn)上司接聽(tīng) 68 眾人行 1、接電話的流程： 接聽(tīng)電話 原則一：在鈴響兩聲到三聲時(shí)，拿起電話！ 原則二：你的態(tài)度代表上司和公司的態(tài)度（微笑） 主動(dòng)報(bào)出自己的姓名和職務(wù) 公司 部門 個(gè)人 （ 3）詢問(wèn)對(duì)方公司的名稱、姓名、職務(wù)及事情、 判斷是否轉(zhuǎn)由上司接聽(tīng) 69 眾人行 來(lái)電人員 上級(jí)可接電話時(shí) 上級(jí)不在時(shí) 內(nèi)部 直接上級(jí)及平級(jí) 直接轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急 ， 記錄電話 ， 速聯(lián)系上級(jí)回電 。 直接下屬 問(wèn)清事情梗概 ， 轉(zhuǎn)接時(shí)說(shuō)明梗概后轉(zhuǎn)入 問(wèn)清梗概 ， 如不緊急 ， 記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告上級(jí) 如事情緊急 ， 告知上級(jí)聯(lián)系方法 。 普通員工 問(wèn)清事由 ， 如需要 ， 轉(zhuǎn)告上級(jí)；其他可視情況處理 外部 重要 且緊急 問(wèn)清概要 ， 向上級(jí)說(shuō)明后 ， 然后轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急 ， 記錄電話 ， 速聯(lián)系上級(jí)回電 。 重要 但不緊急 問(wèn)清概要 ， 向上級(jí)說(shuō)明后 ， 依上級(jí)指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入 記錄留言 ， 向上級(jí)匯報(bào) 。 不重要 且不緊急 問(wèn)清概要 ， 酌情處理 70 眾人行 詳細(xì)記錄通話內(nèi)容 時(shí)間 對(duì)方公司名稱 對(duì)方姓名 對(duì)方職務(wù) 通話內(nèi)容 記錄人 備注 71 眾人行 復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn) 以下的信息尤其要注意復(fù)述： 對(duì)方的 電話號(hào)碼 對(duì)方約定的 時(shí)間、地點(diǎn) 對(duì)方談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類 對(duì)方的解決方案 雙方認(rèn)同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他 重要的事項(xiàng) 72 眾人行 整理記錄提出擬辦意見(jiàn) 5W1H： Who （ 是誰(shuí) ） What （ 什么事 ） When （ 什么時(shí)候 ） Where（ 什么地方 ） Why （ 為什么 ） How （ 怎么樣 ） 73 眾人行 電話記錄單（來(lái)電） 第 號(hào) 記錄人 公司 （ 姓名 ） 電話 來(lái)電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 來(lái)電內(nèi)容 處理意見(jiàn) 74 眾人行 電話記錄單（去電） 公司 通話 接聽(tīng)人 通話時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 去電內(nèi)容： 通話結(jié)果與處理意見(jiàn)： 備注： 75 眾人行 下面是一份電話記錄的范例 ： 時(shí)間 2005 2 20 地點(diǎn) 辦公室 對(duì)方單位 方圓廣告公司 對(duì)方姓名及職務(wù) 張軍（業(yè)務(wù)員 ) 通話內(nèi)容 我公司委托該公司制作的電視廣告 ， 已經(jīng)制作完畢 。 對(duì)方約我公司 2/25日前去查看效果 。 備注 該事由公司宣傳部負(fù)責(zé) ， 宜將該電話記錄轉(zhuǎn)宣傳部知； 張軍的聯(lián)系電話是： xxxxxxxxxxxxxxxx 76 眾人行 呈送上司 將電話記錄單呈送上司 請(qǐng)求上司批閱 理解并接受上司意見(jiàn)后執(zhí)行 77 眾人行 2、撥打電話的流程管理： 提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱 撥打電話 詢問(wèn)對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù) 說(shuō)明自己的公司名稱、姓名、職務(wù) 主動(dòng)詢問(wèn)是否需要再說(shuō)一遍 在通話記錄上注明接聽(tīng)人及時(shí)間 78 眾人行 撥打電話前提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱 我的電話要打給誰(shuí)？ 我打電話的目的是什么？ 我要說(shuō)明幾件事情？它們之間的聯(lián)系怎樣？ 我應(yīng)該選擇怎樣的表達(dá)方式？ （注意：準(zhǔn)備好電話中需要的、筆、紙、文件等輔助用品） 79 眾人行 狀況一：要直接找上司的電話怎么說(shuō) 1、 確定事情的重要及緊急程度 ， 能確定的轉(zhuǎn)上司接聽(tīng) 。 2、 不 能確定上司是否要和對(duì)方通話的情況下 ， 不能隨便回答總經(jīng)理 “ 在 ” 或 “ 不在 ” ， 可說(shuō) “ 請(qǐng)您稍等一下 ， 我去看看 *總經(jīng)理是否在 ？ ” ， 然后請(qǐng)示上司是否轉(zhuǎn)接 。 3、 如遇上司不愿接聽(tīng)對(duì)方電話 ， 則可用委婉的語(yǔ)氣： “ 實(shí)在抱歉 ， *不知上哪去了 ， 我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話 ， 能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情 ？ ” 做到有禮有節(jié) 、 滴水不漏 。 4、 在知道身份但不告知事由的情況下 ， 如方便可詢問(wèn)上司后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問(wèn)對(duì)方是公事還是私事 ， 如是公事可讓對(duì)方知曉 ， 將事由告知自己也可達(dá)到目的 。 5、 在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下 ， 經(jīng)反復(fù)詢問(wèn)后未果 ，可委婉 、 禮貌的結(jié)束通話 。 注意： 對(duì)上司的直接領(lǐng)導(dǎo) 、 保持經(jīng)常聯(lián)系的外部 、 內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉 ， 達(dá)到聞其聲知其人 。 3、 電話溝通的應(yīng)對(duì)技巧 80 眾人行 狀況二 ： 當(dāng)對(duì)方怒氣沖天時(shí) 耐心聆聽(tīng) 細(xì)心勸說(shuō) 承諾對(duì)方 狀況三 ： 被問(wèn)及公司機(jī)密問(wèn)題時(shí) 婉言回避 轉(zhuǎn)移話題 坦誠(chéng)拒絕 81 眾人行 狀況四：當(dāng)對(duì)方喋喋不休、放不下電話時(shí) 抓住時(shí)機(jī) 、掌握主動(dòng) 轉(zhuǎn)移注意 狀況五：誰(shuí)先掛斷電話 原則 : 優(yōu)勢(shì)一方先掛 上級(jí)或地位高的先掛 平級(jí) 主叫方先掛 82 眾人行 一、企業(yè)行政文秘工作內(nèi)容與素質(zhì)要求 二、行政文秘的角色定位與必備素質(zhì)； 三、行政文秘的溝通技巧 ; 四、行政文秘的時(shí)間管理技巧 ; 五、行政文秘的會(huì)議管理； 六、行政文秘的文檔管理 ; 七、行政文秘公文寫作； 八 、行政文秘的 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 ; 83 眾人行 “不能管理時(shí)間，便什么都不能理。 ” -彼德 德魯克 84 眾人行 一、常見(jiàn)的時(shí)間管理誤區(qū) 事務(wù)性、重復(fù)性工作太多 打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約客人） 沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃 缺乏自律 資料不完整或有所延誤 文書工作不能一次到位 文件越積越厚 工作沒(méi)有效率 85 眾人行 二、時(shí)間管理的目標(biāo)： 加強(qiáng)工作 效果 （抓住重要的） 提高工作 效率 86 眾人行 三、時(shí)間管理的三原則 第一原則： 目標(biāo)管理原則 第二原則： 抓住重點(diǎn)原則 “ 80、 20” 法則運(yùn)用 第三原則： 工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 87 眾人行 第一原則：目標(biāo) 管理原則 目標(biāo)不明確 工作的目標(biāo)是什么？ 你自己的人生目標(biāo)是什么？ 目標(biāo)確定 根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃 三、時(shí)間管理的原則 88 眾人行 1953年耶魯大學(xué)曾對(duì)畢業(yè)生做過(guò)的一次調(diào)研。耶魯大學(xué)就目標(biāo)對(duì)人生的影響進(jìn)行過(guò)一項(xiàng)長(zhǎng)達(dá) 25年的跟蹤研究，研究對(duì)象在智力、學(xué)歷等其他條件上都差不多。研究結(jié)果如下： 所占比例 目標(biāo)狀態(tài) 成就狀態(tài) 27% 沒(méi)有目標(biāo) 社會(huì)最底層 60% 目標(biāo)模糊 社會(huì)中下層 10% 有清晰但比較短期的目標(biāo) 社會(huì)中上層 3% 有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo) 頂尖成功人士 89 眾人行 案例：海兒的 OEC管理法（ Overall Every Controland Clear） 即全方位地對(duì)每人、每天、每事進(jìn)行清理、控制，其主要內(nèi)涵，就是貫穿在企業(yè)各項(xiàng)工作中的“ 日事日畢、日清日高 ”。具體地講，就是企業(yè)每天所有的事都有人管，做到控制不漏項(xiàng)；所有的均有管理、控制內(nèi)容，并依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各自控制的事項(xiàng)按規(guī)定計(jì)劃執(zhí)行，每日將實(shí)施結(jié)果與計(jì)劃指標(biāo)對(duì)照、總結(jié)、糾偏，達(dá)到對(duì)事物發(fā)展過(guò)程日控、事控的目的，確保事物向預(yù)定目標(biāo)發(fā)展。 按照這一管理模式，上至總裁，下至一般員工，哪怕是一個(gè)修剪花草的花匠，都十分清楚自己應(yīng)該干什么。干多少，按什么標(biāo)準(zhǔn)干，達(dá)到什么結(jié)果。 德魯克在卓有成效的管理者一書中說(shuō) ： “ 管理好的企業(yè)，總是單調(diào)無(wú)味，沒(méi)有任何激動(dòng)人心的事件。那是因?yàn)榉彩强赡馨l(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見(jiàn)，并已將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè)了。 ” 三、時(shí)間管理的原則 90 眾人行 第二原則： 重點(diǎn)原則 “ 80、 20” 法則 帕雷托定律： 是一個(gè)意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出的，他在年觀察世紀(jì)英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系時(shí)，發(fā)現(xiàn)國(guó)家的財(cái)富是聚集在的人的手里。 80 的結(jié)果來(lái)自 20 的原因 。 80%的利潤(rùn)來(lái)自 20%的客戶 80%的銷售來(lái)自 20%的銷售人員 80%的時(shí)間用在了 20%的日常事情上 80%的事情在 20%的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成 80%的效率提升可以來(lái)自 20%的環(huán)節(jié)改進(jìn) 91 眾人行 第三原則： 工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限坐標(biāo)圖 重要度 緊迫性 A 重要而且緊迫 緊迫但不重要 D 不重要不緊迫 重要但不緊迫 92 眾人行 請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作： 緊 急 不緊急 重 要 A（ 碎石型的事務(wù)） 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的工作 B（ 石塊型的事務(wù)） 工作計(jì)劃 了解上級(jí) 提高工作能力 建立伙伴關(guān)系 防患于未然 不 重 要 C（ 細(xì)沙型的事務(wù)） 不速之客的接待 某些信件、文件、電話的處理 某些會(huì)議的出席 某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng) D（ 水型的事務(wù)） 一些可做可不做的雜事 一些不必要的應(yīng)酬 其它休閑活動(dòng) 93 眾人行 第一招：時(shí)間計(jì)劃表 1、結(jié)合工作目標(biāo)作好時(shí)間計(jì)劃表 注意： 60有計(jì)劃的工作 20沒(méi)有預(yù)期的行事 20突發(fā)的行事 四、時(shí)間管理的策略（ 18招） 94 眾人行 第二招：幫助上級(jí)跳出時(shí)間陷阱 過(guò)多的電話 不必要的會(huì)議 不速之客 無(wú)意義的文件 方法； 過(guò)濾 95 眾人行 第三招：區(qū)分掌控的時(shí)間 可控 不可控 工作、起居 飲食、睡眠 自我情緒管理 交通 開(kāi)會(huì) 上司召見(jiàn) 二分法：區(qū)分可控和不可控時(shí)間 96 眾人行 第四招：每日工作計(jì)劃表 一日之計(jì)在于昨天 明天必須要做的六件重要事情，寫下來(lái)。 相關(guān)工作一并完成。 不作預(yù)定表以外的工作。 97 眾人行 第五招： 保持自己的韻律并與他人協(xié)調(diào) “ 打擾是第一時(shí)間大盜 ” 日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出： “ 人們一般每 8 分鐘會(huì)受到 1 次打擾，每小時(shí)大約 7 次，或者說(shuō)每天 5060 次。平均每次打擾大約是 5 分鐘，總共每天大約 4 小時(shí)，也就是約 50%。其中80%（約 3 小時(shí)）的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要 3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。 ” 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為 5.5小時(shí)，按 8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的 68.7%。 要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如 e-mail）， 適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等； 是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，如：不要唐突拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。 98 眾人行 第六招：今日事、今日畢 工作計(jì)劃表 正在進(jìn)行的計(jì)劃，尚未完成的事情。 每日行事歷 規(guī)定的事項(xiàng)一定完成（明天有明天的工作）。 凡事一次完成 ，“再一次”就會(huì)浪費(fèi)了很多的時(shí)間。 今日不做，明天就后悔 拖延容易變的更困難 。 99 眾人行 第七招：找出上級(jí)的最佳 工作時(shí)間 了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒 安排重要的事情的在最好的時(shí)間 保證 1-2個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間 100 眾人行 第八招：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣 平時(shí)作事情 注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的好習(xí)慣 襪子 /長(zhǎng)褲（ 先穿襪子再穿長(zhǎng)褲，可節(jié)省 5秒 ） 用品放在一個(gè)固定的地方（ Key ?） 工作用品的放置 101 眾人行 第九招：同時(shí)做兩、三件事情 同時(shí)做兩件事情 刷牙、洗臉、洗澡 /聽(tīng)新聞 等車或塞車時(shí) /看報(bào) 開(kāi)車聽(tīng)演講或者有聲音的錄音帶 同時(shí)做三件事情 走路健身、聽(tīng) mp3學(xué)英語(yǔ)、上班。 人腦一次能處理 7件事情 102 眾人行 第十招：決不輕易“遲到” 時(shí)間沒(méi)有準(zhǔn)時(shí) 只有提前 工作時(shí)間（提前 10分鐘） 業(yè)務(wù)洽談 約會(huì) 上課 103 眾人行 第 11招：沒(méi)定期限就不叫工作 設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議） 交辦事項(xiàng)、定下期限，按時(shí)追蹤 指使、要求、命令 書面化 按時(shí)追蹤 承辦事項(xiàng)、自定期限、限期前提報(bào) 主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告。 力有未逮時(shí)，馬上說(shuō)出來(lái)。 104 眾人行 第 12招：整理工作環(huán)境 桌面 清除不必要的東西 相片、飾品等。 有用物品定位、編號(hào)。 抽屜 立即處理的公文、正在實(shí)施的計(jì)劃，分類、分組。 保留的公文，參考資料分別放置。 周圍環(huán)境 一天三分之一以上的時(shí)間。 清爽舒適、工作效率。 105 眾人行 工作環(huán)境 “ ” 管理 整理 ： 區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西， 撤除不需要的東西； 整頓 ： 把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理； 清掃 ： 將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。 清潔 ： 維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作覺(jué)得整潔、 修養(yǎng) ： 通過(guò)進(jìn)行上述 4S的活動(dòng)，讓每個(gè)都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。 5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率 。 106 眾人行 107 眾人行 用 5s來(lái)整理你的工作環(huán)境 （ 1）基本工具； （ 2）復(fù)印機(jī)； （ 3）傳真機(jī)； （ 4）電腦； （ 5）文檔 自己檢查你的辦公桌、文件柜、電腦、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西，是否符合 5s管理，是否方便你的工作。 108 眾人行 第 13招：各種文件只看一次 閱讀技巧 30花在閱讀上 閱讀前 選擇閱讀材料（ 1分鐘 200頁(yè)） 閱讀 改進(jìn)閱讀速度（ 1分鐘 500字） 閱讀后 用色筆來(lái)標(biāo)記 文件處理只看一次 今天決定不了的明天也一樣。 109 眾人行 第 14招：沒(méi)有淘汰就不叫檔案管理 五分鐘內(nèi)找不到文件 就不是好的檔案管理 如果不見(jiàn)了會(huì)發(fā)生什么樣的麻煩事？ 如果不確定該不該“淘汰”？往垃圾箱丟吧。 定期整理、 “淘汰”掉不用的文件。 110 眾人行 第 15招：學(xué)會(huì)使用外腦 專家或朋友 好朋友（可交心的朋友） 專家顧問(wèn) 資源 圖書館。 Internet。 111 眾人行 第 16招：集合零碎時(shí)間做大事 化零為整 25分鐘讀書法 25分 /20頁(yè) /天 600頁(yè) /月 24本書 /年 每天固定時(shí)間沉思片刻 /回顧與總結(jié) (思考周 ) 常規(guī)性工作放在零散的時(shí)間處理 112 眾人行 第 17招：勇敢說(shuō)“不” 您有拒絕的理由，不必每次都要有理由。 拒絕太慢反而會(huì)造成抱怨太多。 輕諾寡信 一生中的麻煩有一半是由于太快說(shuō) “ 是 ” ，太慢說(shuō) “ 不 ” 造成的 比林定律 ：美國(guó)幽默作家比林 113 眾人行 第 18招：休息是為了走更遠(yuǎn)的路 適當(dāng)?shù)乃?8， 6， 4 愛(ài)迪生 4小時(shí) 拿破侖 3小時(shí) 長(zhǎng)頸鹿 20分鐘 午睡 30分鐘 閉目養(yǎng)神 -小休片刻會(huì)更好 適當(dāng)?shù)男蓍e 114 眾人行 請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？ 1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然后再做難做的事。 4、先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí) 間才能做好的事。 5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。 7、先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 8、先做別人的事，然后再做自己的事。 9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 115 眾人行 五、管理上司的時(shí)間 固定日程管理 （如會(huì)議、出差、接待、大型活動(dòng)等） 突發(fā)性日程 （臨時(shí)性、突發(fā)性事件） 1、總體原則： 了解上司 的日常工作 、 近期業(yè)務(wù)重點(diǎn) 、 作息習(xí)慣 、 身體狀況 ， 優(yōu)化工作方法 ， 細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格 ， 主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； -了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況 ， 特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 ， 留意近期的工作興奮點(diǎn)； 對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表 ， 以免安排沖突； 明確事情的 優(yōu)先級(jí) ， 在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序 ， 分清輕重緩急 ， 酌情安排處理； 定期與上司溝通 ， 將雙方的要求 、 需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí) ， 以利工作開(kāi)展； 注意日程安排的時(shí)間松緊 ， 安排全部時(shí)間的 60 ； 116 眾人行 2、 經(jīng)驗(yàn)與技巧 周一日程 、 出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)； 在兩個(gè)約會(huì)間留出 機(jī)動(dòng)時(shí)間 ， 防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突 ， 并給上司留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)； 根據(jù)上司習(xí)慣 留出適當(dāng)固定時(shí)間 閱讀報(bào)刊資料及其他信息； 對(duì)于上司的各項(xiàng)安排熟記于心 ， 及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排 ， 防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與上司 核對(duì)日程 ， 保證秘書與上司日程表內(nèi)容一致； 不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定 ， 在上司的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理； 控制約會(huì)時(shí)間 ， 適時(shí)打斷 ， 防止拖延 ， 以免影響下面的日程； 掌握近期要回避的人物； 117 眾人行 3、 出差日程安排 出差前： 確定出差目的地和日期； 確認(rèn)上司出差 陪同人 與出差地人員溝通，確定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、 路程時(shí)間 、 接待人 等信息）。 確定行程，預(yù)定機(jī)票（選擇航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇 上司習(xí)慣的酒店 、酒店的電話、傳真等）、接 /送機(jī)人員（明確 接送機(jī)人的聯(lián)系方式 ）； 完善細(xì)致周到 的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。 根據(jù) 上司的習(xí)慣 ，準(zhǔn)備出差用物品。 擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件。 出差中： 在第一時(shí)間掌握上司 到達(dá)后的聯(lián)系方式 ， 必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 。 根據(jù)上司日程安排 ， 隨時(shí)通報(bào)公司及的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況； 配合上司授權(quán)人的工作 ， 及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息 。 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及上司溝通 ， 及時(shí)調(diào)整日程安排； 出差后： 及時(shí)向上司匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； 出差 資料整理 （ 包括資料 、 名片 、 會(huì)談備忘 ） ， 根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； 向上司認(rèn)為有必要的合作方 致感謝 函 。 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； 118 眾人行 時(shí)間 日程 地點(diǎn) 備注 4月25日 17： 25 北京 深圳 CA1305 機(jī)場(chǎng) 接機(jī)人： - 1360 入住新世紀(jì)酒店 該車在深圳期間隨行 21： 30 夜宵 自行安排 4月26日 11： 30 嘉利會(huì)面及午餐 新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳 嘉利參加人： * * 公司： -、 - 議題：嘉利最新情況通報(bào) 對(duì)方聯(lián)系人： *13： 20 出發(fā)前往 EMC office、 - 陪同前往 14： 00 EMC會(huì)面 深圳沙頭角保稅區(qū) 21-23棟北座 公司參加人： -、 -、 -、 EMC參加人： 副總經(jīng)理 : 業(yè)管處經(jīng)理 : 會(huì)面安排： 14:00 15:00 雙方公司介紹交流 15:0016:00 參觀工廠 16:0017:00 產(chǎn)品研討 （ 顯示器 /電腦相關(guān)產(chǎn)品 ）及未來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商 17： 20 返回新世紀(jì) ， *陪同 18： 00 晚餐 新世紀(jì)酒店餐廳 美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：及隨行人員 公司： -、 - 4月27日 14： 00 東莞涂料有限公司 會(huì)面 深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后） 參加人：總經(jīng)理 生產(chǎn)經(jīng)理 公司參加人： -、 -、 -