經(jīng)典：崗位說明書編寫方法.ppt

1 崗位說明書編寫培訓 目錄 2 基本知識介紹構成要素及填寫規(guī)則下一步工作 崗位是一個組織的基本單位 是客觀存在的 不屬于某個人 3 崗位是 而員工流動時 一個組織的基本單位以結果為導向 即每個崗位都有明確的產(chǎn)出成果短期內是穩(wěn)定的 可以支撐企業(yè)經(jīng)營需要 但長期來講 是動態(tài)的 需要隨著企業(yè)戰(zhàn)略 組織 流程的變化而調整 帶走的是管理風格 解決問題的能力和績效表現(xiàn)水平留下來的是崗位的功能 工作范圍和應承擔的職責也就是說 崗位依然存在 不因人員變動而改變 崗位分析是人力資源管理的基礎 崗位說明書是其重要的輸出成果 4 崗位分析 崗位說明書 人力資源規(guī)劃 培訓 薪酬管理 職業(yè)生涯設計 人員績效管理 招聘 在崗位分析時 應遵循 5 空位子 原則 EmptyDesk 關注崗位對任職者的知識和能力的要求是什么 要求任職者做些什么 盡管這可能并不完全反映任職者當前實際的知識 能力和工作行為關注應該做什么 而不僅僅是正在做什么 注意 6 崗位分析是 而不是 一個了解任職者應該做什么工作的過程一個了解任職者為什么需要做的過程 一次對個人的分析一次人事分析一次績效評估 通過崗位分析 填寫崗位說明書 7 目錄 8 基本知識介紹構成要素及填寫規(guī)則下一步工作 崗位說明書的構成要素和填寫基本原則 9 基本信息崗位目標工作關系主要職責任職資格工作環(huán)境簽字欄 崗位說明書是崗位對任職者的最低要求 而不是現(xiàn)在該崗位上的人員的個人背景資料或工作表現(xiàn) 即可以把它當作是對公司新招收員工的崗位要求填寫需以言簡意賅為原則客觀描述而不要有所保留或者夸大所提供的信息應當適用于典型的及一般性的情況 而不適用于短期或者臨時工作 構成要素 基本原則 1 基本信息 10 崗位名稱詳細地寫出該崗位的全稱 如人力資源部部長 文秘崗等所屬部門詳細地寫出該崗位所在部門的全稱崗位編制可暫時不填 待明確之后再做更新崗位代碼可暫時不填 2 崗位目標 11 簡短而精確地說明此崗位為什么存在 如 根據(jù) 通過 實現(xiàn) 的目的 本項目的在于了解任職者對完成公司及任職部門工作目標的重要性 也就是該崗位存在的意義 文秘崗 根據(jù)公司領導 綜合部主任的指示 通過負責起草公司級的各類文字材料 組織會議工作 收集相關材料和負責保密工作 以實現(xiàn)為領導提供良好服務和保密安全的目的 3 工作關系 12 直接上級這里的上級指的是管理關系上的上級 如科長為科員的上級 工程師相對于技術員只有技術指導的關系 一般情況下是沒有管理關系的行政副職崗位為行政正職崗位的直接下級崗位 此崗位如果沒有明確的分管安排 是沒有直接下級崗位的 自然也不是任何崗位的直屬上級崗位請?zhí)顚憤徫幻Q而非個人姓名直接下級這欄與上一欄存在對應關系 對于一些較大部門的領導 此欄內容可能較多請?zhí)顚憤徫幻Q而非個人姓名內部關系和外部關系本欄列出了該崗位需要經(jīng)常性的內外部聯(lián)系的對象及聯(lián)系的目的 對象的描述要具體 并且應該是因工作關系需要經(jīng)常性聯(lián)系的 不包括偶爾一次兩次的情況 也不包括向直接上級匯報工作和給直接下級安排工作的聯(lián)系 4 主要職責 13 分兩個層次來描述主要職責 即職責表述和工作任務職責表述是該崗位所負責的某一類任務工作任務是在該職責表述的范圍內所具體從事的工作可參考后面一頁的示例常用格式 動詞 事項 填寫技巧盡量明確在該職責 任務中 該崗位所扮演的角色 如 起草公司級的各類文字材料 收集相關材料 可以按照職責的重要性或占用時間長短進行排序 要寫清楚該崗位在各主要職責中所扮演的角色 14 主責 參與 成果把控 指導 成果把控 審核 審批 審核以批準或否決主責 主要負責 負責啟動某一工作 并確保該工作的順利完成參與 協(xié)助 支持 為某項工作提供支持和協(xié)助指導 咨詢 反饋 為某項工作提供咨詢和反饋意見 但沒有直接影響 附 關鍵職責動詞 15 結果把控 主責 指導 參與 16 5 任職資格 17 基本條件學歷要求 該崗位所需的最低學歷 但并非目前在職人員的情況專業(yè)要求 該崗位所要求的專業(yè)背景 有的崗位對專業(yè)性要求非常強 而有的崗位則要求比較寬泛 工作經(jīng)驗 包括工作時間 行業(yè)或職能的要求資格證書 勝任該崗位需要哪些資格證書知識和技能知識要求 盡管在專業(yè)里有所要求 但此處具體描述該崗位所需要的知識 最好寫出程度 如 通曉 熟練 了解技能要求 完成完成該崗位職責所需的一些非本專業(yè)又不可缺少的應用性的技能 如 該崗位如果需要經(jīng)常性地與外方專家溝通 則良好的英文聽 說 讀 寫能力是必需的 6 工作環(huán)境與簽字欄 18 工作環(huán)境工作時間 該崗位工作的時間特點 是否需要經(jīng)常加班 是否可以彈性工作工作地點 該崗位的工作地點是否固定 是否需要經(jīng)常出差 有無高危有毒有害等工具和設備 該崗位需要用到的工具或設備 如對于文員來說可能是電腦 打印機 對于一線操作員來說可能是車床設備 對于司機來說是汽車簽字欄該崗位填寫人簽字 一般為任職者代表填寫 該崗位直屬上級主管審核簽字和更高一級的主管審批簽字 最終人事部門簽字確認并備案 人事部門將復印件返回該崗位任職者 直屬上級主管各一份 目錄 19 基本知識介紹構成要素及填寫規(guī)則下一步工作 編寫崗位說明書是一個需要反復溝通的過程 我們預計需要一周左右的時間 20 由當前任職者編寫崗位說明書初稿 交給直接上級 進行初步審核 顧問組統(tǒng)一收集起來 對格式進行規(guī)范 對模糊不清的地方 與各個部門部長 科長進行詳細驗證 領導做最終的審批 原件交給人力資源部備案 將復印件分發(fā)給各部門 崗位描述書的審核人員可參考以下主要審核點 21 檢查整個描述書應該填寫的內容是否填寫完整 總體目標