如何組織高效會議

如何組織高效會議 2010-8-18 據(jù)調查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花 1/4的時間在開會上。美國權威機構的統(tǒng)計表明，每年企業(yè)因不當?shù)臅h管理導致的損失高達 60億美元。 另一項調查表明，企業(yè) 80%的員工提升來源于其在會議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識。 如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重要的意義。 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！ 一、 初識會議 會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻繁 會議成本的計算 會議的意義 1、會議是一個集思廣益的渠道 2、會議顯示一個組織或一個部門的存在 3、會議是一種群體溝通的方式 集思廣益圖 會議 想法 想法 想法 好創(chuàng)意 好點子 甲 乙 丙 會議的目的 1、開展有效的溝通 2、傳達資訊 3、監(jiān)督員工工作、協(xié)調矛盾 4、達成協(xié)議與解決問題 5、決策和資源共享 6、開發(fā)創(chuàng)意 7、激勵士氣 8、鞏固地位 達成協(xié)議與解決問題 點明困 難所在 發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法 衡量問 題的輕 重緩急 想出新 點子 評議新 點子 確定行 動綱領 會議的種類 按人數(shù)分類 按開會方式分類 按開會目的分類 1.團隊會議 2.一對一會議 1.面對面會議 2.電話會議 3.視頻會議 1.宣布人事安排、講解政策的會議 2.當眾表揚或批評別人的會議 3.臨時處理突發(fā)事件的會議 4.固定的團隊會議（例會） 5.集思廣益的會議 會議的頻率 固定的部門會議： 建議頻率：至少每月一次 注意事項：不能多與每周一次， 否則容易形成拖沓的不良習慣； 將會議時間記錄在筆記本上， 以防因一時疏忽造成工作上的被動。 建議頻率：至少每兩月一次 注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負擔。 全體會議 建議頻率：隨時 注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。 處理突發(fā)事件的會議 建議頻率：按需要 注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過 1小時。 一對一會議 會議成本的計算 1、會議的時間成本 2、直接的會議成本 3、效率損失成本 會議的時間成本 時間成本 =參加會議的人數(shù) （與會者的準備時間 +與會者的旅游時間 +會議服務人員工作時間） 會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本 金錢成本 =與會人員時間成本 與會人員平均每小時的薪水 會議的時間成本 時間成本 =參加會議的人數(shù) （與會者的準備時間 +與會者的旅游時間 +會議服務人員工作時間） 會議成本并不是很直觀轉化為金錢成本 金錢成本 =與會人員時間成本 與會人員平均每小時的薪水 直接的會議成本 直接的會議成本 =會議設施租用費 +會議場地租賃費+交通費用 +食宿費用 +會議資料準備費 效率損失的費用 開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。 二、會議效率不高的原因及解決方案 1、會議效率不高的原因及預防性管理 2、高效會議的八大特征 3、會議規(guī)范 會議效率不高的原因 項 次 原因 具體表現(xiàn) （ 1） 時間安排得不合適 會議安排在即將午餐的時間 ， 每個人都饑腸轆轆 ，無心開會 。 （ 2） 地點安排得不妥當 會議地點設在經(jīng)理辦公室 ， 致使會議被頻繁打斷 ，無法正常進行 。 （ 3） 開會對象選擇不對 必須出席會議的人未到 ， 通知來的是一些可有可無的參加者 。 （ 4） 主持人影響力不夠 會議主持人缺乏影響力 、 說服力 ， 被參會者牽著鼻子跑 ， 無法達到會議意圖 。 （ 5） 參會者的技能不夠 參會者發(fā)言混亂 ， 既不知如何表意 ， 又不知如何引退 ， 致使會議失敗 。 （ 6） 準備工作不夠充分 開會前沒有通知參會者相關事宜 ， 致使會議拖沓而無成效 。 （ 7） 目的和結果不明確 開會的原因 、 目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確 ， 致使會議毫無意義 、 宣告失敗 。 會議的三大致命傷 1、主持人的技巧 2、會議的地點 3、會議的準備工作 如何進行預防性管理 效率不高的原因 預防性管理措施 時間 會議一般應安排在周二至周四上午或者下午兩點半以后 ， 避免安排在周一或周五 。 地點 地點盡量設置在一個封閉的會議室內 ， 而且最好圍著圓桌進行 。 開會對象的選擇 事先通知必須出席會議的人 ， 將出席會議的人分為必須參加者 、 可以旁觀著和可選擇參加者幾類 。 主持人的技能 選擇具有親和力 、 影響力的人擔當主持人一職 。 參會者的技能 參會者一定要具有傾聽能力 。 會議的準備工作 一定要提前做好具體的準備工作 。 開會的原因 、 目的和結果 在會議舉行之前將開會的原因 、 目的和結果通知所有的參會者 。 高效會議的八大特征 1、只在必要時召集 2、會前充分籌劃 3、擬訂和分發(fā)會議程表 4、遵守時間 5、一切按部就班 6、請最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 7、作出評論和歸納 8、記錄所有決定、建議和負責人 會議規(guī)范種類 1、時間安排方面的規(guī)范 2、固定的會議流程規(guī)范 3、會議本身要遵守的規(guī)則 會議時間安排的規(guī)范 上午 9:30-10:00點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 上午 10-12點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。 下午 1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。 。 固定的會議流程規(guī)范 開始 歡迎 會議目的 議程 具體時間 安排 規(guī)章制度 3 議程 1 分享話題和目標 交換信息 產生生意 /做決定 /確認行動 總結 2 結束會議 總結 安排下次會議 跟蹤 備忘錄 跟蹤計劃 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。 （ 1）一個中心 一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。 （ 2）兩個基本點 兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。 會議本身要遵守的規(guī)則（一） 1.參會者要將工作安排交給會議主席 2.超過 1小時的會議要有書面的通知 3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài) 4.會議要能準時開始、準時結束 5.負責人對決議能否達成負主要責任 會議本身要遵守的規(guī)則（二） 6.在會上要維護別人的尊嚴 7.要有人提出不同的意見 8.會后要能拿到書面的記錄 9.參會者要履行反饋職責 10.要請第三方監(jiān)控會議質量 三、開會前的準備工作 是否要開會 準備工作的作用 1H5W 準備工作核對單 主持人的準備工作 如果 已經(jīng)按慣例每周聚會 會議成本太大 還有比開會更好的方法 沒什么特別的事情要討論 你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會 讓他人參與只能把問題 弄糟） 無需開會的五個如果 如果 必須把信息同 時傳達給很多人 有些事情需要當 眾表揚或批評 要讓別人參與決 策以集思廣益 聽取部門匯報工作 給小組委派任務 必須開會的五個如果 準備工作的作用 選擇最恰當?shù)倪x擇方式 使參會者能對討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會者應有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時間與減少沖突 會議準備的 5W1H法 Why What When Who Where How 會議準備工作核對單 1.了解會議的目的 3.確定會議的形式 5.決定會議的時間 7.決定會議的地點 9.確定出席人數(shù) 11.是否準備會議名簽 13.是否安排與會者住宿 15.確定視聽教材 17.準備會場周邊位置圖 19.確定自己人的相關資料 2.是否一定要開會 4.安排會議的議程 6.確定會議的主持人 8.研究會場如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會者準備資料 20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知 主持人的 4個準備 設定溝通目標 制訂行動計劃 預備可能的爭執(zhí) 進行 SWOT分析 SWOT分析 Strength 優(yōu)勢 Weakness 劣勢 Opportunity 機會 Threat 威脅 自身 環(huán)境 四、成功會議的五種策略 如何做開場白 如何分配發(fā)言時間 如何掌握議事進度 如何達成決議 決策方式 如何圓滿結束會議 如何做開場白 定義： 35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。 內容：