如何組織高效會(huì)議

如何組織高效會(huì)議 2010-8-18 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專(zhuān)業(yè)人員每周約花 1/4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上。美國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá) 60億美元。 另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè) 80%的員工提升來(lái)源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識(shí)。 如何開(kāi)會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于企業(yè)和企業(yè)人來(lái)說(shuō)，都具有重要的意義。 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？ 整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿(mǎn)會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問(wèn)題，反面作用則是帶來(lái)難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！ 一、 初識(shí)會(huì)議 會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類(lèi) 會(huì)議的頻繁 會(huì)議成本的計(jì)算 會(huì)議的意義 1、會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 2、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門(mén)的存在 3、會(huì)議是一種群體溝通的方式 集思廣益圖 會(huì)議 想法 想法 想法 好創(chuàng)意 好點(diǎn)子 甲 乙 丙 會(huì)議的目的 1、開(kāi)展有效的溝通 2、傳達(dá)資訊 3、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾 4、達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 5、決策和資源共享 6、開(kāi)發(fā)創(chuàng)意 7、激勵(lì)士氣 8、鞏固地位 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 點(diǎn)明困 難所在 發(fā)現(xiàn)問(wèn) 題并尋 找解決 方法 衡量問(wèn) 題的輕 重緩急 想出新 點(diǎn)子 評(píng)議新 點(diǎn)子 確定行 動(dòng)綱領(lǐng) 會(huì)議的種類(lèi) 按人數(shù)分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi) 1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議 2.一對(duì)一會(huì)議 1.面對(duì)面會(huì)議 2.電話(huà)會(huì)議 3.視頻會(huì)議 1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 2.當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議（例會(huì)） 5.集思廣益的會(huì)議 會(huì)議的頻率 固定的部門(mén)會(huì)議： 建議頻率：至少每月一次 注意事項(xiàng)：不能多與每周一次， 否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣； 將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上， 以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。 建議頻率：至少每?jī)稍乱淮?注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。 全體會(huì)議 建議頻率：隨時(shí) 注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺(jué)日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無(wú)序的可怕境地。 處理突發(fā)事件的會(huì)議 建議頻率：按需要 注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過(guò) 1小時(shí)。 一對(duì)一會(huì)議 會(huì)議成本的計(jì)算 1、會(huì)議的時(shí)間成本 2、直接的會(huì)議成本 3、效率損失成本 會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 =參加會(huì)議的人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間 +與會(huì)者的旅游時(shí)間 +會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀(guān)轉(zhuǎn)化為金錢(qián)成本 金錢(qián)成本 =與會(huì)人員時(shí)間成本 與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水 會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 =參加會(huì)議的人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間 +與會(huì)者的旅游時(shí)間 +會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀(guān)轉(zhuǎn)化為金錢(qián)成本 金錢(qián)成本 =與會(huì)人員時(shí)間成本 與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水 直接的會(huì)議成本 直接的會(huì)議成本 =會(huì)議設(shè)施租用費(fèi) +會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)+交通費(fèi)用 +食宿費(fèi)用 +會(huì)議資料準(zhǔn)備費(fèi) 效率損失的費(fèi)用 開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。 二、會(huì)議效率不高的原因及解決方案 1、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 2、高效會(huì)議的八大特征 3、會(huì)議規(guī)范 會(huì)議效率不高的原因 項(xiàng) 次 原因 具體表現(xiàn) （ 1） 時(shí)間安排得不合適 會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間 ， 每個(gè)人都饑腸轆轆 ，無(wú)心開(kāi)會(huì) 。 （ 2） 地點(diǎn)安排得不妥當(dāng) 會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室 ， 致使會(huì)議被頻繁打斷 ，無(wú)法正常進(jìn)行 。 （ 3） 開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì) 必須出席會(huì)議的人未到 ， 通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者 。 （ 4） 主持人影響力不夠 會(huì)議主持人缺乏影響力 、 說(shuō)服力 ， 被參會(huì)者牽著鼻子跑 ， 無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖 。 （ 5） 參會(huì)者的技能不夠 參會(huì)者發(fā)言混亂 ， 既不知如何表意 ， 又不知如何引退 ， 致使會(huì)議失敗 。 （ 6） 準(zhǔn)備工作不夠充分 開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知參會(huì)者相關(guān)事宜 ， 致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效 。 （ 7） 目的和結(jié)果不明確 開(kāi)會(huì)的原因 、 目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確 ， 致使會(huì)議毫無(wú)意義 、 宣告失敗 。 會(huì)議的三大致命傷 1、主持人的技巧 2、會(huì)議的地點(diǎn) 3、會(huì)議的準(zhǔn)備工作 如何進(jìn)行預(yù)防性管理 效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時(shí)間 會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后 ， 避免安排在周一或周五 。 地點(diǎn) 地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi) ， 而且最好圍著圓桌進(jìn)行 。 開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇 事先通知必須出席會(huì)議的人 ， 將出席會(huì)議的人分為必須參加者 、 可以旁觀(guān)著和可選擇參加者幾類(lèi) 。 主持人的技能 選擇具有親和力 、 影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職 。 參會(huì)者的技能 參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力 。 會(huì)議的準(zhǔn)備工作 一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作 。 開(kāi)會(huì)的原因 、 目的和結(jié)果 在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因 、 目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者 。 高效會(huì)議的八大特征 1、只在必要時(shí)召集 2、會(huì)前充分籌劃 3、擬訂和分發(fā)會(huì)議程表 4、遵守時(shí)間 5、一切按部就班 6、請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席 7、作出評(píng)論和歸納 8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人 會(huì)議規(guī)范種類(lèi) 1、時(shí)間安排方面的規(guī)范 2、固定的會(huì)議流程規(guī)范 3、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 上午 9:30-10:00點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。 上午 10-12點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。 下午 1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 。 固定的會(huì)議流程規(guī)范 開(kāi)始 歡迎 會(huì)議目的 議程 具體時(shí)間 安排 規(guī)章制度 3 議程 1 分享話(huà)題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意 /做決定 /確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié) 2 結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次會(huì)議 跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 （ 1）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話(huà)題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （ 2）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一） 1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席 2.超過(guò) 1小時(shí)的會(huì)議要有書(shū)面的通知 3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài) 4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二） 6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán) 7.要有人提出不同的意見(jiàn) 8.會(huì)后要能拿到書(shū)面的記錄 9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé) 10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量 三、開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作 是否要開(kāi)會(huì) 準(zhǔn)備工作的作用 1H5W 準(zhǔn)備工作核對(duì)單 主持人的準(zhǔn)備工作 如果 已經(jīng)按慣例每周聚會(huì) 會(huì)議成本太大 還有比開(kāi)會(huì)更好的方法 沒(méi)什么特別的事情要討論 你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開(kāi)會(huì) 讓他人參與只能把問(wèn)題 弄糟） 無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果 如果 必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng) 眾表?yè)P(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決 策以集思廣益 聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作 給小組委派任務(wù) 必須開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果 準(zhǔn)備工作的作用 選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突 會(huì)議準(zhǔn)備的 5W1H法 Why What When Who Where How 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單 1.了解會(huì)議的目的 3.確定會(huì)議的形式 5.決定會(huì)議的時(shí)間 7.決定會(huì)議的地點(diǎn) 9.確定出席人數(shù) 11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽 13.是否安排與會(huì)者住宿 15.確定視聽(tīng)教材 17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖 19.確定自己人的相關(guān)資料 2.是否一定要開(kāi)會(huì) 4.安排會(huì)議的議程 6.確定會(huì)議的主持人 8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否發(fā)出了會(huì)議通知 16.確定輔助教材 18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料 20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知 主持人的 4個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行 SWOT分析 SWOT分析 Strength 優(yōu)勢(shì) Weakness 劣勢(shì) Opportunity 機(jī)會(huì) Threat 威脅 自身 環(huán)境 四、成功會(huì)議的五種策略 如何做開(kāi)場(chǎng)白 如何分配發(fā)言時(shí)間 如何掌握議事進(jìn)度 如何達(dá)成決議 決策方式 如何圓滿(mǎn)結(jié)束會(huì)議 如何做開(kāi)場(chǎng)白 定義： 35分鐘的談話(huà)，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：