餐廳采購(gòu)部的工作流程.doc

餐飲資料庫(kù)中國(guó)最大的餐飲資料下載平臺(tái) 餐廳采購(gòu)部的工作流程部門概述及組織結(jié)構(gòu)一、概述采購(gòu)部是負(fù)責(zé)酒店采購(gòu)工作的職能部門。采購(gòu)部在酒店統(tǒng)一管理下，根據(jù)實(shí)際工作要求，適時(shí)、適量、適價(jià)、經(jīng)濟(jì)合理地采購(gòu)各部門所需要的物品，確保酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。采購(gòu)部的采購(gòu)工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店的采購(gòu)制度，嚴(yán)格按照采購(gòu)程序辦理，確保所采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格和交貨期符合要求，并嚴(yán)格控制采購(gòu)成本。采購(gòu)部員工必須樹(shù)立“一心為酒店“的采購(gòu)供應(yīng)意識(shí)。二、組織結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)總監(jiān)采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部主管文員采購(gòu)員第二節(jié) 崗位職責(zé)及素質(zhì)要求一、經(jīng)理直接上級(jí)：財(cái)務(wù)總監(jiān)直接下屬：采購(gòu)主管崗位職責(zé)1直接對(duì)總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)。主持采購(gòu)部的全面工作。審批所有的采購(gòu)單和訂購(gòu)單，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)順利完成。2參與大宗商品及國(guó)外進(jìn)口貨物訂貨的業(yè)務(wù)洽談并檢查合同執(zhí)行情況。3指導(dǎo)下屬開(kāi)展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能。4熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格、用途和產(chǎn)地。檢查購(gòu)進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)酒店的物資采購(gòu)負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5要按計(jì)劃完成酒店各類物資的采購(gòu)任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)做到開(kāi)源節(jié)流。6負(fù)責(zé)本部門員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃的制定和實(shí)施，抓好員工的思想工作。 7有計(jì)劃地組織部門員工參加學(xué)習(xí)。8主持采購(gòu)部的日常工作，協(xié)調(diào)采購(gòu)部與酒店各部門之間的關(guān)系。9完成總經(jīng)理臨時(shí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。10接受總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)及成本控制部經(jīng)理的監(jiān)督。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，不假公濟(jì)私，不以權(quán)謀私泄露業(yè)務(wù)機(jī)密；有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)能力；能獨(dú)立指導(dǎo)部門運(yùn)作；遵紀(jì)守法。自然條件：年齡30歲以上；品貌端正，氣質(zhì)高雅，待人和藹。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上。外語(yǔ)水平：具有旅游酒店英語(yǔ)中級(jí)水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備3年以上酒店采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)，2年主管以上管理工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購(gòu)程序和采購(gòu)內(nèi)容；了解海關(guān)對(duì)進(jìn)口業(yè)務(wù)頒布的法規(guī)及國(guó)家有關(guān)稅收政策；掌握市場(chǎng)行情和酒店的供貨渠道。二、采購(gòu)主管直接上級(jí)：采購(gòu)經(jīng)理直接下屬：采購(gòu)員崗位職責(zé) 1編制每旬市場(chǎng)價(jià)格表，掌握新的產(chǎn)品供應(yīng)來(lái)源和季節(jié)性產(chǎn)品資料，及時(shí)提供給上司參考。 2負(fù)責(zé)與倉(cāng)管部的聯(lián)系，及時(shí)處理產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題和督促供應(yīng)商及時(shí)送貨。3按上司指派，進(jìn)行外出采購(gòu)。4協(xié)助上司比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和整理供應(yīng)商資料。 5協(xié)助上司審核供應(yīng)商的發(fā)票、送貨單、報(bào)價(jià)或訂購(gòu)單等。6搜集采購(gòu)樣本或安排供應(yīng)商示范。7向上司報(bào)告有關(guān)貨物運(yùn)輸途中的失誤和損壞情況，并負(fù)責(zé)向有關(guān)方面申報(bào)賠償或報(bào)關(guān)損耗。8負(fù)責(zé)進(jìn)口物品的報(bào)關(guān)工作，并安排提貨事宜。9配合倉(cāng)庫(kù)對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保物品符合申購(gòu)要求。10負(fù)責(zé)屬下員工培訓(xùn)，檢查員工紀(jì)律，完成上級(jí)分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力；具備較高的工作責(zé)任感，不以權(quán)謀私，保守業(yè)務(wù)機(jī)密。自然條件：年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。身高：男1.741.78米，女1.651.68米。文化程度：大專以上學(xué)歷。外語(yǔ)水平：具備中級(jí)英語(yǔ)水平。工作經(jīng)驗(yàn)：具備5年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)及兩年以上采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購(gòu)程序和采購(gòu)內(nèi)容。三、采購(gòu)員直接上級(jí)：采購(gòu)主管直接下屬：無(wú)崗位職責(zé) 1根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單或倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨單采購(gòu)各部門所需的物品和食品。2力爭(zhēng)使酒店所購(gòu)的產(chǎn)品價(jià)平物美。3對(duì)不符合要求的產(chǎn)品，負(fù)責(zé)辦理退貨補(bǔ)貨或調(diào)換。4與有關(guān)供應(yīng)商保持良好關(guān)系。 5負(fù)責(zé)到機(jī)場(chǎng)或火車站裝運(yùn)進(jìn)口或外埠的來(lái)貨。6協(xié)助倉(cāng)庫(kù)搞好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。7及時(shí)向上司報(bào)告有關(guān)產(chǎn)品和價(jià)格的最新行情。8做好每天現(xiàn)金或支票采購(gòu)的報(bào)銷工作和結(jié)算工作。9積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀(jì)律，保持與酒店有關(guān)部門的良好關(guān)系，完成上級(jí)分配的其他工作任務(wù)。 素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；有自我約束力，不以權(quán)謀私，不假公濟(jì)私，不吃回扣。自然條件：男，女均可，年齡在25歲以上；品貌端正，身體健康。身高：男1.741.79米，女1.651.69米。文化程度：高中以上學(xué)歷。外語(yǔ)水平：具有初級(jí)英語(yǔ)水平。工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上酒店采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，勇于克服困難。四、采購(gòu)部文員直接上級(jí)：采購(gòu)部經(jīng)理直接下屬：無(wú)崗位職責(zé) 1根據(jù)部門經(jīng)理要求，草擬各類報(bào)告并打印、發(fā)放。2做好酒店內(nèi)部各類文件和有關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)、合同等資料的整理、歸檔工3做好有關(guān)會(huì)議記錄。4負(fù)責(zé)申領(lǐng)部門內(nèi)文具和員工餐券的發(fā)放工作。5協(xié)助上司做好與各部門的聯(lián)系工作。6負(fù)責(zé)部門員工的考勤工作。7整理每天的采購(gòu)單和收據(jù)等，并編制每周進(jìn)貨匯總表。8協(xié)助經(jīng)理落實(shí)有關(guān)進(jìn)口貨物的書面申報(bào)工作。9積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀(jì)律，完成上級(jí)分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：遵紀(jì)守法；具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心；具有一定的公關(guān)能力。自然條件：女性；年齡在20歲以上；品貌端正，身體健康。身高：女1.651.69米。文化程度：大專以上學(xué)歷。外語(yǔ)水平：具有中級(jí)英語(yǔ)水平。工作經(jīng)驗(yàn)：1年以上酒店工作經(jīng)驗(yàn)。特殊要求：熟悉采購(gòu)程序和各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)；有很好的文字表達(dá)能力；會(huì)使用電腦。工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一、采購(gòu)工作基本程序1所有的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)盡量通過(guò)庫(kù)房來(lái)提出。所有的采購(gòu)任務(wù)都由采購(gòu)部完成。2所有采購(gòu)的物品(包括服務(wù)合同)要由3個(gè)競(jìng)價(jià)中選出，如果沒(méi)有3個(gè)競(jìng)價(jià)，采購(gòu)部必需說(shuō)明原因。3采購(gòu)部要對(duì)所購(gòu)物品的質(zhì)量及價(jià)格負(fù)責(zé)，并保證物品按采購(gòu)申請(qǐng)單上的日期供貨。4如果提交采購(gòu)申請(qǐng)單或訂貨單后，價(jià)格上漲，采購(gòu)部要查看其他供貨商的價(jià)格并報(bào)知成控經(jīng)理，最后由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理決定、批準(zhǔn)。程序： 采購(gòu)項(xiàng)目 授權(quán)申請(qǐng)人 單據(jù)文件 食品 總廚食品庫(kù)保管員 市場(chǎng)單食品和飲品申請(qǐng)表干貨 總廚食品庫(kù)保管員 食品單飲品 酒水庫(kù)保管員 飲品單物品 物品庫(kù)保管員 采購(gòu)申請(qǐng)單工程備件 工程部 采購(gòu)申請(qǐng)單固定資產(chǎn) 申請(qǐng)部門 采購(gòu)申請(qǐng)單維修等服務(wù)項(xiàng)目 申請(qǐng)部門 備忘錄及有關(guān)所需服務(wù)的說(shuō)明采購(gòu)申請(qǐng)單直接采購(gòu) 申請(qǐng)部門 采購(gòu)申請(qǐng)單除工程、固定資產(chǎn)和維修等服務(wù)項(xiàng)目以外，所有部門申請(qǐng)購(gòu)買的食品或物品都必須得到大廚或庫(kù)房保管員的審批和確認(rèn)，大廚和庫(kù)房保管員要保存各部門申購(gòu)物品的有關(guān)單據(jù)，如果庫(kù)存不足或缺貨，只有大廚和庫(kù)房保管員可以直接向采購(gòu)部拉交采購(gòu)申請(qǐng)單，并在單上注明目前庫(kù)存量和平均消費(fèi)量。不同物品采購(gòu)程序如下a)食品的采購(gòu)、市場(chǎng)單日需食品的采購(gòu)，由食品庫(kù)保管員提單(市場(chǎng)單)，一式三聯(lián)，必須填寫庫(kù)存量和所需訂購(gòu)數(shù)量，然后送交大廚，由大廚檢查訂購(gòu)數(shù)量，必要時(shí)做刪減或增補(bǔ)，采購(gòu)部門根據(jù)此單尋找最合理的價(jià)格并填在市場(chǎng)單上，市場(chǎng)單一聯(lián)送到收貨部以確認(rèn)所購(gòu)食品，當(dāng)收到所購(gòu)食品后，收貨員將票和市場(chǎng)單_起送到計(jì)財(cái)部。b)干貨采購(gòu)、食品單干貨的采購(gòu)(食品單)和食品采購(gòu)程序一樣，每周采購(gòu)一次，食品單的一份由食品庫(kù)保存，其他兩份分別送到采購(gòu)部和收貨部。c)飲品的采購(gòu)、飲品單飲品單由酒水庫(kù)保管員填寫。目前庫(kù)存量和需要訂購(gòu)的數(shù)量，然后將此單送到成控經(jīng)理處審查，由餐飲部經(jīng)理批準(zhǔn)，一份由酒水庫(kù)保管員保存，另外一份送到采購(gòu)部下訂單，酒水庫(kù)保管應(yīng)根據(jù)庫(kù)存量和營(yíng)業(yè)消費(fèi)情況，每周有計(jì)劃地進(jìn)行一次訂購(gòu)。d)物品采購(gòu)、采購(gòu)申請(qǐng)單為了統(tǒng)一管理和發(fā)放，除庫(kù)里沒(méi)有的東西以外，各種物品的采購(gòu)都必須通過(guò)物品庫(kù)。當(dāng)庫(kù)存量低于正常標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，物品庫(kù)保管員要填寫物品采購(gòu)申請(qǐng)單，并由庫(kù)房經(jīng)理簽字，如果是廚房用品，訂購(gòu)數(shù)量需大廚審定，采購(gòu)部根據(jù)物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、發(fā)貨期等因素，推薦合適的供貨商，填好的表格送到財(cái)務(wù)監(jiān)和總經(jīng)理處認(rèn)可批準(zhǔn)，根據(jù)批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單，采購(gòu)部填寫購(gòu)單，訂購(gòu)單按號(hào)碼順序發(fā)放，并記錄備案，訂購(gòu)單一式5份，并按如下順序分發(fā)：原件 (白色) 供貨商 第二聯(lián) (粉色) 購(gòu)貨應(yīng)付款 第三聯(lián) (藍(lán)色) 收貨部 第四聯(lián) (綠色) 申請(qǐng)部門 第五聯(lián) (黃色) 采購(gòu)部定購(gòu)單和批準(zhǔn)了的申請(qǐng)單一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處作最后審定。e)工程用品的采購(gòu)工程部要在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明所購(gòu)零配件，電線和燈泡等需訂購(gòu)物品的品名采購(gòu)部要提供3個(gè)不同供貨商的報(bào)價(jià)，并填寫在申請(qǐng)單上，其中一個(gè)價(jià)格來(lái)自代理商，另外兩個(gè)來(lái)自經(jīng)銷商，然后送到總經(jīng)理處批準(zhǔn)。申請(qǐng)單批準(zhǔn)后，采購(gòu)部要填寫定購(gòu)單，并與申請(qǐng)單一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處報(bào)批。f)固定資產(chǎn)的采購(gòu)所有固定資產(chǎn)項(xiàng)目的申購(gòu)表先由部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字然后送到計(jì)財(cái)部檢查，申請(qǐng)部門必須寫出購(gòu)置理由，申購(gòu)表由財(cái)務(wù)總監(jiān)審后送到總經(jīng)理處審批，如果某些項(xiàng)目金額超過(guò)人民幣2，000元，還要送董事會(huì)財(cái)務(wù)審批。g)服務(wù)合同服務(wù)項(xiàng)目(修理和維修)，先由工程部寫出報(bào)告(備忘錄)，在報(bào)告中應(yīng)寫明服務(wù)的性質(zhì)，原因以及服務(wù)的規(guī)格，申請(qǐng)服務(wù)的備忘錄送到采購(gòu)部以獲取3個(gè)不同的報(bào)價(jià)，并填寫在備忘錄上，然后再送到總經(jīng)理處報(bào)批，批準(zhǔn)后，采購(gòu)部要填寫采購(gòu)單，和申請(qǐng)備忘錄一起送到計(jì)財(cái)部和總經(jīng)理處最后審批。h)直接采購(gòu)物品，采購(gòu)申請(qǐng)單直接采購(gòu)的物品是庫(kù)存沒(méi)有的東西，這樣采購(gòu)的物品直接從收貨部送到申請(qǐng)部門，申請(qǐng)直接采購(gòu)，部門領(lǐng)導(dǎo)要從庫(kù)房保管員那里取采購(gòu)申請(qǐng)表，并填寫原因，所需數(shù)量及其他細(xì)節(jié)，此表送采購(gòu)部，采購(gòu)部要提供3個(gè)不同供貨商的價(jià)格，填寫好的表格再送到總經(jīng)理處審查批準(zhǔn)，接到批準(zhǔn)的申請(qǐng)表后，采購(gòu)部要填寫采購(gòu)單，和批準(zhǔn)了的申請(qǐng)表一起送到財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理處最后審批。1采購(gòu)單(PR單)流程圖采購(gòu)單(PR單)流程圖2訂購(gòu)單(P0單)流程圖 訂購(gòu)單(PO單)流程圖以上程序僅限于正常情況下的采購(gòu)，急購(gòu)不經(jīng)以上程序。采購(gòu)部工作流程圖二、酒店物品采購(gòu)程序1酒店物品多屬于低值易耗品。例如清潔劑、洗滌用品、印刷品、棉織品、服務(wù)用品、瓷器和玻璃器等。這些均由財(cái)務(wù)部的庫(kù)房出據(jù)采購(gòu)單，采購(gòu)員根據(jù)PR單報(bào)出三家供應(yīng)商的價(jià)格，再選出質(zhì)量上乘和價(jià)格合理的一家。采購(gòu)經(jīng)理審批后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后做PO單。PO單的簽字程序與PO單相同。2PO單在總結(jié)理簽字后，方可訂貨。3申領(lǐng)部門購(gòu)雜品時(shí)，不足500元可用現(xiàn)金支付。4需外出購(gòu)物時(shí)，填寫派車單。5如某些項(xiàng)目單價(jià)金額超過(guò)2000元，采購(gòu)單需送交業(yè)主財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。6所購(gòu)商品在驗(yàn)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理?yè)Q退手續(xù)。三、工程物品采購(gòu)程序1工程物品采購(gòu)包括低值易耗品和固定資產(chǎn)。低值易耗品包括機(jī)器的零配件、油漆、燈管、鹽、磚瓦灰沙石、五金電料配件、水暖器材、制冷配件、各專業(yè)工具、工程機(jī)械和廚房機(jī)械配件等。2采購(gòu)員在接到PR單后，尋找三家報(bào)價(jià)。PR單和RO單程序相同。3工程物品購(gòu)回后交工程指定人員收貨并簽字。4所購(gòu)物品單價(jià)金額超過(guò)2000元，要申報(bào)業(yè)主財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)。四、食品采購(gòu)程序1采購(gòu)員根據(jù)食品庫(kù)提供的市場(chǎng)單由行政總廚簽字后，將價(jià)格填在市場(chǎng)單上，然后訂貨。到貨期限為3天。2采購(gòu)員根據(jù)酒水庫(kù)提供的飲料單由財(cái)務(wù)成控經(jīng)理和餐飲部經(jīng)理簽字，將價(jià)格填在飲品單上